PÁGINA: 1/8 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: Elaborar e controlar POPs Procedimentos Operacionais Padrões ELABORADO EM: 12/01/2017 REVISADO EM: 31/01/2017 APROVADO EM: 02/02/2017 Responsável: ERIKA JOAQUIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: ALINE GUIMARÃES ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: CLÁUDIA SIMONE ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JANEIRO/2017 - JANEIRO/2022 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. REVISÃO: 01/2016 Rubrica 01 Todos Processo Revisado 1
Índice HISTÓRICO DE REVISÕES... 1 1 PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO... 3 1.1 ELABORAR E CONTROLAR POPS - PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES... 5 1.1.1 Elementos do processo... 5 1.1.1.1 Identificar necessidade... 5 1.1.1.2 Receber demanda... 5 1.1.1.3 Encaminhar modelo... 5 1.1.1.4 Confeccionar documento... 5 1.1.1.5 Solicitar Publicação... 6 1.1.1.6 Controlar vigência... 6 1.1.1.7 Receber solicitação... 6 1.1.1.8 Encaminhar demanda... 6 1.1.1.9 Desvio Exclusivo... 6 1.1.1.10 Excluir POP... 7 1.1.1.11 Atualizar POP... 7 1.1.1.12 Revalidar POP... 7 1.1.1.13 Finalizar Processo... 7 1.1.1.14 Modelo POP... 7 1.1.1.15 Planilha Excel... 7 1.1.1.16 Ageplan... 8 1.1.1.17 Setores Dirad... 8 2
1 P L A N E J A M E N T O E P R O G R A M A Ç Ã O 3
Processo: Planejamento e programação Sub-Processo: Controlar e elaborar POPs Procedimentos Operacionais Padrões Fornecedores: Assessoria de Planejamento Responsáveis: Ageplan Clientes: Setores Dirad REGRAS DO NEGÓCIO: Não se aplica. 4
1. 1 E L A B O R A R E C O N T R O L A R P O P S - P R O C E D I M E N T O S O P E R A C I O N A I S PA D R Õ E S 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Identificar necessidade O responsável da área identifica a necessidade de um documento padronizando de um ou mais processos de trabalho do setor. 1.1.1.2 Receber demanda O colabordor da Ageplan recebe a solicitação do requisitante para orientações de como proceder na confecção do POP. 1.1.1.3 Encaminhar modelo O colaborador da Ageplan deve encaminhar o modelo padrão do POP para que o requisitante possa confeccioná-lo no padrão estabelecido. 1.1.1.4 Confeccionar documento O requsitante deve incluir as informações no POP de acordo com o modelo encaminhado pela Ageplan. Nota: Após confecção o requisitante deve encaminhar a Ageplan para prosseguir com a publicação. 5
1.1.1.5 Solicitar Publicação Antes de encaminhar para publicação o colaborador da Ageplan verifica se o POP está de acordo com o modelo enviado, e se necessário realiza as devidas alterações. Nota1: O POP é classificado da seguinte forma: "Cópia Controlada" 2 vias (Arquivo físico sobre responsabilidade da Ageplan e da área solicitante) "Cópia Não Controlada" 1 via (A via é scaneada e encaminhada ao ASCOM para publicação, onde ficará disponível para consulta na Web. O documento físico também é guardado na Ageplan). Nota 2: Os responsáveis devem assinar 3 (três) vias do POP, uma para área e a outra para Ageplan. Nota 3: A solicitação de publicação é feita a Ascom. 1.1.1.6 Controlar vigência Após a publicação o colaborador da Ageplan atualiza a planilha em Excel com os dados de vigência do POP para acompanhando. 1.1.1.7 Receber solicitação No caso da vigência do contrato ter siso expirada, o responsável recebe um contato da Ageplan para definir a permanência do POP da sua área. 1.1.1.8 Encaminhar demanda Após o contato da Ageplan, o responsável pelo POP deve verificar se irá atualizar, manter ou excluí-lo. 1.1.1.9 Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir: Excluir POP, Revalidar POP ou Atualizar POP. 6
1.1.1.10 Excluir POP O responsável deve encaminhar um e-mail a Ageplan solicitando a exclusão do POP. 1.1.1.11 Atualizar POP O responsável atualiza o POP conforme modelo. Nota 1: Quando o POP é atualizado, uma nova vigência é atribuida a este pelo colaborador da Ageplan. Nota 2: Neste caso há um Link (A) informando as etapas do processo a serem seguidos para este desvio. 1.1.1.12 Revalidar POP Se não houver alteração apenas informar a Ageplan para revalidar a data de vigência. Nota: Neste caso há um Link (B) informando as etapas do processo a serem seguidos para este desvio. 1.1.1.13 Finalizar Processo Processo finalizado após elaboração ou atualizações e o controle será períodico conforme vigência. 1.1.1.14 Modelo POP Modelo utilzado na padronização dos POPs pelas áreas. 1.1.1.15 Planilha Excel Planilha utilizada pela Ageplan no controle de vigência dos POPs. 7
1.1.1.16 Ageplan Área responsável pelo planejamento operacional e orçamentário da Dirad. 1.1.1.17 Setores Dirad Áreas responsáveis pela solicitação e atualização dos POPs. 8