HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/11 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS SIEX/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: ANALISAR PROCESSO PARA RECEBIMENTO DE RECURSOS DO EXTERIOR ORDEM DO EXTERIOR ELABORADO EM: 07/02/2014 REVISADO EM: 12/03/2014 APROVADO EM: 12/03/2014 Responsável: PRISCILA DO VALE DA SILVA Responsável: MAURÍCIO MARNET DE OLIVEIRA Responsável: MAURÍCIO MARNET DE OLIVEIRA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: MARÇO/ MARÇO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo Rubrica 01 Todos Adequação sistêmica (QPR para Bizagi) 02 Alguns Revisão do processo (Metodologia e atividades) 1

2 Índice 1 ANALISAR PROCESSO PARA RECEBIMENTO DE RECURSOS DO EXTERIOR ORDEM DO EXTERIOR4 1.1 ANALISAR PROCESSO PARA RECEBIMENTO DE RECURSOS DO EXTERIOR ORDEMDO EXTERIOR elementos do processo Verificação mensal Consultar Banco do Brasil Desvio exclusivo Aguardar um mês para realizar nova consulta Obter Ordem do Exterior do Banco do Brasil Verificar existência de documentação Desvio exclusivo Localizar o coordenador/ Responsável pelo Recurso/ Ordem Desvio exclusivo Solicitar ao responsável a documentação referente ao recurso Imprimir a Ordem do Exterior Preparar memorando para formalização processo Autuar Processos Administrativos Registrar entrada Verificar processo Contatar pesquisador a respeito da conversão Preparar documentação para contratação do câmbio Inserir informações da documentação no Gerenciador do Banco do Brasil Negociar a taxa cambial com a mesa de operações do Banco do Brasil

3 Aguardar BB disponibilizar a documentação no GDC Imprimir a documentação do fechamento do câmbio Registrar a saída do processo Processo enviado ao SECON Divulgar informes Desvio exclusivo Investigar junto ao fornecedor a quem pertence a Ordem Processo para recebimento de Recursos do Exterior Atores Áreas de interação UNIDADE REQUISITANTE BANCO DO BRASIL

4 1 A N A L I S A R P R O C E S S O PA R A R E C E B I M E N T O D E R E C U R S O S D O E X T E R I O R O R D E M D O E X T E R I O R 4

5 Processo: Gestão de Importação e Exportação. Sub-Processo: Analisar processo para recebimento de recursos do exterior Ordem do Exterior. Fornecedores: Serviço de Importação e Exportação. Responsáveis: Serviço de Importação e Exportação - SIEX Clientes: Unidade requisitante A N A L I S A R P R O C E S S O P A R A R E C E B I M E N T O D E R E C U R S O S D O E X T E R I O R O R D E M D O E X T E R I O R. Trata-se da integralização de recursos provenientes de projetos assinados entre a FIOCRUZ e Instituições no exterior e de cheques referentes ao pagamento das vendas ou assinaturas de revistas. Todas as atividades são registradas e acompanhadas simultaneamente através do SGA- SIEX ELEMENTOS DO PROCESSO Verificação mensal A primeira entrada desse processo consiste na verificação mensal realizada pelo Analista de Importação para ter conhecimento da disponibilidade de Ordem do exterior Consultar Banco do Brasil A consulta é feita para verificar se existe ordem do exterior para a Fiocruz e é realizada mensalmente. Entrada: Verificação mensal Saída: Resultado da consulta 5

6 Desvio exclusivo Permite duas instâncias de processo: Existe Ordem do exterior para a Fiocruz e não existe ordem do exterior para a Fiocruz Aguardar um mês para realizar nova consulta Após a consulta ao Banco do Brasil, caso não exista Ordem do exterior para a Fiocruz, o Analista de Importação deve aguardar um mês, pois as consultas são realizadas mensalmente, para realizar nova consulta Obter Ordem do Exterior do Banco do Brasil Receber Ordem do Exterior do Banco do Brasil via . Entrada: Ordem do exterior Verificar existência de documentação Verificar se já existe documentação referente à Ordem do Exterior disponível no SEOR. Entrada: Ordem do exterior Desvio exclusivo Permite duas instâncias de processo: Existe documentação e não existe documentação Localizar o coordenador/ Responsável pelo Recurso/ Ordem Se no momento do recebimento, for verificado que não existe documentação referente à Ordem, é verificada a localização do responsável por meio de envio de e contato telefônico com as áreas de interação do processo e, havendo necessidade, com outras Unidades FIOCRUZ. 6

7 Desvio exclusivo Permite duas instâncias de processo: responsável localizado e responsável não localizado Solicitar ao responsável a documentação referente ao recurso Solicitar ao responsável a documentação referente ao recurso recebido. Solicitação feita via . A documentação é recebida via e encaminhada ao SIEX Imprimir a Ordem do Exterior Saída: Ordem do exterior Preparar memorando para formalização processo Saída: memorando Autuar Processos Administrativos Entrada: documentos para formalização do processo Saída: Processo formalizado Registrar entrada Após a formalização do processo no Protocolo, o mesmo deve ter sua entrada registrada no SIEX por meio do SGA. Nos casos em que o processo é encaminhado pela Unidade via Expedição, sua entrada ao SIEX também é registrada no SGA. Entrada: Processo para recebimento de Recursos do exterior. 7

8 Verificar processo Análise conforme MPO/IE-Instrução Processual, também é realizada consulta ao Banco do Brasil para verificar se existe Ordem do Exterior para a FIOCRUZ. Entrada: Processo Contatar pesquisador a respeito da conversão Contato feito via . Saída: Preparar documentação para contratação do câmbio Carta a ser enviada ao Banco do Brasil, solicitando a conversão da ordem. Saída: Carta Inserir informações da documentação no Gerenciador do Banco do Brasil Saída: informações inseridas no Gerenciador do Banco do Brasil Negociar a taxa cambial com a mesa de operações do Banco do Brasil Negociação feita via telefone. Entrada: contato telefônico. Saída: taxa cambial negociada. 8

9 Aguardar BB disponibilizar a documentação no GDC Após receber os dados da Ordem Bancária, o Banco do Brasil, dentro de 2 a 3 dias, disponibilizará a documentação no GDC Imprimir a documentação do fechamento do câmbio Quando disponível no GDC, o contrato de câmbio é impresso. Saída: Contrato de câmbio Registrar a saída do processo É preparado um despacho e a saída do processo é registrada no SGA-WEB e encaminhado ao SECON. Saída: Processo Processo enviado ao SECON Divulgar informes Encaminhar informe para as Unidades FIOCRUZ para localização do pesquisador. O informe é encaminhado às áreas específicas das Unidades (Diretoria, Administração, outros), para tentar localizar a quem pertence a verba. O pesquisador precisa ser localizado para que o processo tenha continuidade Desvio exclusivo Permite duas instâncias de processo: Pesquisador localizado e Pesquisador não localizado 9

10 Investigar junto ao fornecedor a quem pertence a Ordem Buscar informações junto ao fornecedor Processo para recebimento de Recursos do Exterior A segunda entrada do processo será o envio do processo devidamente instruído, da Unidade, para o Serviço de Importação e Exportação-SIEX para proceder com a conversão. Nesse caso, as consultas são realizadas pelo Analista de Importação ao Banco, posteriormente ao recebimento Atores Administrativo-SIEX Analista de Importação-SIEX Áreas de interação Suporte Administrativo-SIEX Área de Análise processual e câmbio-siex SEOR ASCOM Seção de Protocolo Unidade requisitante Banco do Brasil 1. 2 U N I D A D E R E Q U I S I T A N T E As Unidades Requisitantes são Unidades Fiocruz, que encaminham ao SIEX o processo para recebimento de recursos do exterior Ordem/Projeto. 10

11 1. 3 B A N C O D O B R A S I L O Banco do Brasil é responsável em encaminhar a Ordem de Exterior ao Serviço de Importação e Exportação-SIEX, negociar junto ao SIEX a taxa cambial para fechamento do câmbio. Em seguida, o Banco do Brasil irá disponibilizar o contrato de câmbio no GDC. 11