HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/17 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DE COMPRAS/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: LICITAR ELABORADO EM: 16/02/2017 REVISADO EM: 22/02/2017 APROVADO EM: 21/03/2017 Responsável: PRISCILA DO VALE DA SILVA Responsável: LUCIANA GONÇALVES Responsável: ALEX LIMA DE CARVALHO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: FEVEREIRO/ FEVEREIRO/2022 REVISÃO: 02/2017 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES LICITAR LICITAR Elementos do processo Pedido de Compras Administrar Pedido de Compras Consultar Ata Verificar pedido ou processo Atribuir ao Comprador correspondente Analisar pedido e direcionar ao analista Pesquisar preços Analisar Mapa de preços Desvio exclusivo Confirmar pedido no sistema Aprovar Nota Técnica Administrar Pedido de Compras Encaminhar processo ao Analista de Mercado responsável Anexar documentação ao processo Definir modalidade de Pregão Montar Edital Desvio exclusivo Cadastrar itens Conferir IRP Divulgar IRP Aguardar conclusão da IRP Consolidar Termo de Referência Enviar Parecer Analisar apontamentos Devolver processo ao Requistante

3 Aguardar processo com acertos Responder apontamentos do SEAC Solicitar cadastramento e publicação da Licitação Marcar Licitação no ComprasNet Publicar Licitação Aguardar 8 dias úteis - Data de abertura do pregão Acompanhar/ Realizar Licitação Publicar resultado de Julgamento Desvio exclusivo Emitir OF Empenhar Colher assinatura do Ordenador Colher assinaturas do fornecedor Desvio exclusivo Formalizar Contratos Processo finalizado Processo finalizado Elaborar Ata Colher assinaturas do fornecedor Colher assinatura do Ordenador e do gestor da Ata Fazer extrato de Ata Cadastrar ata no sistema SGA Autuar Processos Administrativos Processo finalizado Atores Áreas de interação REQUISITANTE

4 1 L I C I TA R 4

5 Processo: Gestão de Compras. Subprocesso: Licitar. Fornecedores: Requisitante, Administrador do Pedido de Compras, Seção de Gestão de Preços (SEGEP); Serviço de Administração de Compras (SEAC); Seção de Compras Especializadas (SECOMP); Setor de Análise de Mercado (SEANAM), Setor Operacional de Compras-SEOPEC, Procuradoria Federal, Serviço de Orçamentação (SEOR), Seção de Protocolo e Gestão de Contratos (GESCON). Responsáveis: Requisitante, Administrador do Pedido de Compras, Seção de Gestão de Preços (SEGEP); Serviço de Administração de Compras (SEAC); Seção de Compras Especializadas (SECOMP); Setor de Análise de Mercado (SEANAM), Setor Operacional de Compras-SEOPEC, Procuradoria Federal, Serviço de Orçamentação (SEOR), Seção de Protocolo e Gestão de Contratos (GESCON). Clientes: Requisitantes. REGRAS DO NEGÓCIO: Portaria 013/2014 Dirad Fiocruz. Lei N 8.666/1993 Lei Geral de Licitações e Contratações Públicas. Lei Nº , de 17 de julho de 2002 Lei do Pregão. Decreto Nº5.450, de 31 de maio de 2005 Regulamenta o Pregão Eletrônico. Decreto Nº3.555, de 08 de Agosto de 2000 Regulamenta o Pregão Presencial. Decreto nº7.892, de 23 de Janeiro de 2013 Sistema de Registro de Preços. Lei Complementar 123, de 14 de Dezembro de 2006 Estatuto das Micro e Pequenas Empresas. Decreto Nº 6.204, de 05 de Setembro de 2007 Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para as Microempresas e empresas de pequeno porte. IN 03 de 16 de Dezembro de 2001 Procedimentos para operacionalização do Pregão Eletrônico. 5

6 1. 1 L I C I T A R ELEMENTOS DO PROCESSO Pedido de Compras O pedido de Compras é aberto no SGA pelo requisitante, ele que dará início ao processo. Entrada: pedido via SGA Administrar Pedido de Compras Subprocesso da Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento (AGEPLAN), no caso de compras para a Coordenação Geral de Administração (Cogead). Para as demais: Coordenação Geral de Planejamento Estratégico (Cogeplan) e para Presidência, o administrador do pedido é da própria Coordenação. A Cogead realiza compras para ela, para FPB, Presidência, Coordenação Geral de Gestão de Pessoas - Cogepe (Creche, NUST, CST), Coordenação Geral de Planejamento - Cogeplan e Escritórios Técnicos (Rondônia, Mato Grosso do Sul e Ceará) Nessa etapa do Subprocesso em questão o administrador irá receber o pedido via SGA, se o item não for registrado fará seu registro junto à equipe do Catálogo de Materiais, classificará o pedido e encaminhará para a Setor de Gestão de Preços (SEGEP). Saída: pedido via SGA Consultar Ata O Setor de Gestão de Preços (SEGEP) irá buscar, através do Comprasnet, Atas de Registro de Preços e outros órgãos ou de outras Unidades Fiocruz que tenha como objeto aquele bem ou serviço pretendido. Após, o SEGEP irá enviar o pedido via SGA para SEAC, anexando a sua Nota Técnica com o resultado da busca realizada. Saída: Nota Técnica. 6

7 Verificar pedido ou processo O gestor do SEAC irá verificar o pedido de Compras no SGA ou processo no caso de a compra já estiver em andamento Atribuir ao Comprador correspondente Definir Comprador de acordo com a especificidade do pedido de compras e direcionar o pedido ao comprador especialista Analisar pedido e direcionar ao analista O comprador fará a análise do Termo de Referência e verificará se está de acordo com o pedido e o modelo do AGU. Se houver divergência o pedido é devolvido ao requisitante. O pedido será direcionado ao analista de mercado, observando a demanda de cada um, de acordo com o que o sistema apresenta Pesquisar preços A Pesquisa de Mercado será feita para estimar o valor do processo. Dependendo do valor verifica-se qual tipo de contratação será feita. Nos casos de adesão à Ata a pesquisa será feita para comprovar a vantajosidade. O analista de mercado elabora o mapa de preços de acordo com os preços encontrados e encaminha para análise do Comprador. Saída: Mapa de preços Analisar Mapa de preços O Comprador irá analisar e conferir o mapa de preços e as fontes de pesquisa que devem ser no mínimo três (SISPP, Atas de Registro de Preços, fornecedor e internet). Caso a média 7

8 de preços esteja de acordo com o valor estimado, será aprovado. Se a média de preços não estiver dentro do valor estimado o comprador solicitar nova pesquisa ao SEANAM Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: mapa de preços não foi aprovado ou mapa de preços aprovado Confirmar pedido no sistema Após aprovação do mapa de preços, o pedido será confirmado no SGA pelo analista de mercado que deverá ainda elaborar a Nota Técnica e encaminhar para aprovação do gestor. Saída: Nota Técnica Aprovar Nota Técnica O gestor do SEAC irá analisar e aprovar a Nota Técnica. O analista de mercado deverá aguardar autorização. Após a aprovação o pedido é encaminhado novamente ao administrador do pedido de compras. Saída: pedido via SGA Administrar Pedido de Compras Nessa etapa o Administrador do pedido de compras irá fazer a análise da cotação de preços e verificar se está na ação correta. Encaminhará o pedido para autorização do Ordenador de despesas, irá gerar e imprimir RCO e inserir o Termo de Referência e toda documentação pertinente. Após irá autuar o processo na Seção de Protocolo que encaminhará o processo físico para o SEAC. Saída: Processo. 8

9 Encaminhar processo ao Analista de Mercado responsável O SEAC irá receber o processo físico e deverá encaminhá-lo ao analista de mercado responsável Anexar documentação ao processo O analista de mercado deverá incluir ao processo físico a pesquisa de preços realizada e as Notas Técnicas. Pelo valor do processo já dá para saber a modalidade, tipo de contratação a ser feita Definir modalidade de Pregão Para esse fluxograma serão apresentadas as atividades relacionadas à modalidade de Pregão Eletrônico Montar Edital Elaborar edital de acordo com modelo da AGU Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Intenção de Registro de Preços (IRP) ou Pregão Tradicional Cadastrar itens Cadastrar os itens do Registro de Preços no Comprasnet e encaminhar para análise e aprovação do comprador. 9

10 Conferir IRP O comprador deverá Analisar e conferir o cadastramento dos itens do Registro de Preços feito no Comprasnet pelo analista operacional Divulgar IRP Após a conferência e aprovação do cadastramento dos itens, o analista operacional irá divulgar a Intenção de Registro de Preços no Comprasnet Aguardar conclusão da IRP Aguardar conclusão da Intenção de Registro de Preços (IRP). A divulgação será pelo prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis, podendo ser prorrogado desde que tenha justificativa. Após ultrapassado o prazo de divulgação, a partir do sexto dia, a IRP será analisada pelo comprador, havendo manifestação de interesse de outros órgãos e sendo aceita a participações estes terão o prazo mínimo de 2 (dois) dias para confirmar a participação. Entre a divulgação da IRP e a confirmação dos órgãos participantes totaliza-se o prazo de 09 dias Consolidar Termo de Referência Após conclusão do prazo de divulgação da IRP, havendo participantes, o comprador irá consolidar o Termo de Referência com a quantidade de órgãos e suas informações (locais de entrega, gestor da Ata, endereço, contato), elaborará a minuta do edital e enviará o processo para à Procuradoria Federal. Saída: Processo Enviar Parecer 10

11 A Procuradoria Federal irá realizar a análise processo e enviará seu parecer com apontamentos ao SEAC. Saída: Processo Analisar apontamentos Analisar os apontamentos feitos pela Procuradoria que podem ser referentes ao Requistante e/ou ao SEAC Devolver processo ao Requistante O processo será devolvido ao requisitante para atendimento dos apontamentos da Procuradoria. Saída: Processo Aguardar processo com acertos Aguardar retorno do processo com acertos feitos pelo requisitante Responder apontamentos do SEAC O comprador fará os seus ajustes à minuta do edital após o retorno do processo do requisitante, conforme apontamentos da Procuradoria Federal. Consolidará as informações e realizará as devidas alterações no edital. Entrada: Processo Solicitar cadastramento e publicação da Licitação Com os apontamentos atendidos, o comprador solicita ao SEOPEC o cadastramento dos itens da licitação no Comprasnet Marcar Licitação no ComprasNet 11

12 No caso de Licitação tradicional todos os itens são cadastrados no Comprasnet no momento da divulgação do aviso de licitação. Para Registro de Preço serão inseridos apenas os dados da licitação, pois os itens já foram cadastrados na IRP. Após marcada a licitação, o analista operacional enviará para o Requisitante com data, horário e o número do pregão Publicar Licitação Publicar a licitação no Diário Oficial da União (DOU) e jornal de circulação (O DIA). Os Pregões Tradicionais até R$ ,00, estes serão publicados no Diário Oficial da União (DOU) e Meio Eletrônico, na internet. Os Pregões Tradicionais acima de R$ ,00 até R$ ,00, estes serão publicados no Diário Oficial da União (DOU), Meio Eletrônico, na internet e Jornal de Grande Circulação Local. Os Pregões Tradicionais superiores a R$ ,00, estes serão publicados no Diário Oficial da União (DOU), Meio Eletrônico, na internet e Jornal de Grande Circulação Regional ou nacional. Para os Pregões de Registro de Preços a publicação estes serão publicados no Diário Oficial da União (DOU), Meio Eletrônico, na internet e Jornal de Grande Circulação Local Aguardar 8 dias úteis - Data de abertura do pregão Neste período de divulgação o edital poderá receber pedido de esclarecimentos e/ou impugnação Acompanhar/ Realizar Licitação Realizar licitação consiste em acompanhar cada um de suas etapas, em resumo: 12

13 Aceitação (1 dia útil); Habilitação (1 dia útil); Recurso (30 min.). Caso tenha recurso (16 dias úteis). Adjudicação (1 dia útil); Homologação (1 dia útil). Se houver necessidade de regularização de documento fiscal por parte do fornecedor aguardar (5 dias úteis), prorrogáveis com justificativa. O tempo de realização dependerá muito da licitação. Essa fase tem em média 5 dias úteis. Compra compartilhada, por exemplo, tem maior complexidade e maior quantidade de itens, como exemplo, uma das compras compartilhadas de material de expediente teve duração de 1 (um) mês Publicar resultado de Julgamento Publicar resultado da licitação no SERPRO, que automaticamente publica no Diário Oficial da União (DOU) Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Pregão Tradicional ou Registro de Preço Emitir OF A Ordem de fornecimento gerada no SGA Compras já possui as informações da RCO (número e dados orçamentários). O analista operacional fará o lançamento do valor da compra e os dados do fornecedor para que seja gerada a Ordem de Fornecimento. Saída: Ordem de Fornecimento (OF) Empenhar Subprocesso Executar Orçamento Empenho do Serviço de Orçamentação (SEOR). Entrada: Processo para empenho. Saída: Processo com empenho. 13

14 Colher assinatura do Ordenador Colher assinaturas do ordenador de despesas no processo Colher assinaturas do fornecedor Colher assinaturas dos fornecedores na Ordem de Fornecimento (OF) sendo que os prazos para os fornecedores do RJ são de 3 dias úteis para os demais estados são 5 dias úteis Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: processo sem contrato ou processo com contrato Formalizar Contratos Subprocesso Formalizar contratos da área de Gestão de Contratos. Após elaborar contrato e publicar extrato de contrato no DOU, o GESCON deverá encaminhar o contrato para o requisitante. Saída: Processo com contrato formalizado Processo finalizado Processo direcionado pelo GESCON ao Requisitante após a formalização do contrato Processo finalizado Processo sem contrato será direcionado pelo analista operacional ao requisitante Elaborar Ata Para Registro de Preços serão elaboradas as Atas de Registro de Preço para cada empresa vencedora. 14

15 Colher assinaturas do fornecedor Colher assinaturas dos fornecedores nas Atas de Registro de Preços, sendo que os prazos para os fornecedores no RJ são de 3 dias úteis e para os dos demais estados são de 5 dias úteis Colher assinatura do Ordenador e do gestor da Ata Após assinaturas dos fornecedores o analista operacional deverá colher as assinaturas do Ordenador de Despesas e do gestor da Ata Fazer extrato de Ata Publicar Extrato de Atas assinadas no Diário Oficial da União (DOU) Cadastrar ata no sistema SGA Cadastrar cada Ata de Registro de Preços no SGA Autuar Processos Administrativos Subprocesso Autuar processos administrativos da Seção de Protocolo. O analista operacional deverá solicitar a autuação Processo do fornecedor (processo de pagamento) na Seção de Protocolo Processo finalizado Processo direcionado ao requisitante após a abertura do processo de pagamento na Seção de Protocolo. 15

16 Atores Analista de Gestão de Saúde Gestor da Área de Compras Analista de Gestão de Preços Comprador Especialista Analista de Pesquisa de Mercado Analista Operacional Áreas de interação Requisitantes (Unidades Fiocruz) Administrador do pedido de Compras Seção de Gestão de Preços (SEGEP) Serviço de Administração de Compras (SEAC) Seção de Compras Especializadas (SECOMP) Setor de Análise de Mercado (SEANAM) Setor Operacional de Compras (SEOPEC) Procuradoria Federal Serviço de Orçamentação (SEOR) Seção de Protocolo (SEPROT) Gestão de Contratos (GESCON) 1. 2 R E Q U I S I T A N T E Requisitante (Unidades Fiocruz) será responsável em realizar a abertura do pedido de compras no SGA. Após o processo de Compras estar em andamento, no momento em que for solicitado, o Requisitante também será responsável em responder os apontamentos 16

17 feitos pela Procuradoria Federal e encaminhar novamente ao SEAC para andamento do processo. 17