HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/7 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DOCUMENTAL ADMINISTATIVA/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: Anexar processos ELABORADO EM: 28/09/2016 REVISADO EM: 30/09/2016 APROVADO EM: 06/10/2016 Responsável: ERIKA JOAQUIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: NATALIA XAVIER ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: ANA LÚCIA RIBEIRO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: SETEMBRO/ SETEMBO/2021 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. REVISÃO: 01/2016 Rubrica 01 Todos Processo Revisado 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES GESTÃO DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA ANEXAR PROCESSOS Elementos do processo Receber solicitação Verificar anexação Desvio Padrão Realizar anexação no sistema Auxiliar usuário Arquivar formulário Finalizar anexação SGA - Processo Seção de protocolo Usuário

3 1 G E S T Ã O D O C U M E N TA L A D M I N I S T R AT I VA 3

4 Processo: Gestão Documental Administrativa Sub-Processo: Anexar processos Fornecedores: Seção de Protocolo Responsáveis: Seção de Protocolo Clientes: Requisitantes REGRAS DO NEGÓCIO: Manual de normas e procedimentos para o gerenciamento de processos. 4

5 1. 1 A N E X A R P R O C E S S O S ELEMENTOS DO PROCESSO Receber solicitação O colaborador do protocolo recebe a solicitação de anexação juntamente com o formulário para juntada de processos - anexação / apensações. São permitidas anexações no caso de processos com as mesmas características. O processo mais recente (secundário) é o que deve ser anexado ao antigo (primário), este obrigatoriamente deverá ser o processo principal Verificar anexação Ao verificar o pedido de anexação realizada pelo usuário, o colaborador do protocolo deve observar se o Termo de Juntada por anexação consta como última folha do processo primário e se este está numerado. A capa do processo secundário não pode mais ser numerada e sim dobrada, deste modo, a renumeração deve ser feita a partir da primeira folha do processo secundário. Já no campo de observação da capa do processo primário deve constar os números dos processos anexados a ele. É imprescindível, após a juntada física do processo, tanto por anexação quanto por apensação, que os usuários das Unidades centralizadas enviem o formulário de juntada de processos devidamente preenchido à seção de protocolo para os devidos registros Desvio Padrão Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documentação Incorreta, Documentação Correta. 5

6 Realizar anexação no sistema Se a anexação realizada pelo usuário estiver correta, o colaborador do protocolo deve registrar os processos que serão anexados no sistema SGA, e os processos passarão a ser movimentados pela numeração do processo primário. No sistema deve constar nos números dos processos, tanto primário quanto secundário e os motivos das anexações Auxiliar usuário No caso de os processos não estarem em conformidade para realizarem a anexação o colaborador do protocolo deve orientar o usuário a ajustá-lo antes de prosseguir Arquivar formulário Após realizar a anexação no sistema, o colaborador do protocolo retém o Formulário para juntada de Processos e mantém arquivado no setor por 3 (três) anos Finalizar anexação O processo é finalizado após o registro no sistema por parte do protocolo e a retenção do Formulário para Juntada de Processos SGA - Processo Sistema utilizado para realização da gestão documental da Unidade Seção de protocolo Setor responsável pela administração documental administrativa. 6

7 Usuário A necessidade de anexação de um processo é verificada pelo usuário requisitante, sendo este responsável por solicitar orientações ao protocolo, preencher o formulário para juntada de processos, elaborar termo de juntada por anexação (este deverá estar assinado pelo servidor da área) e encaminhá-los a seção de protocolo. O Formulário para Juntada de processos - Anexação / Apensação e o Termo de Juntada por apensação estão disponíveis na Intranet Dirad - serviços de informações - formulários - manuais - formulário de juntada de processos; Nota 2: Maiores fontes de informações podem ser encontradas pelo usuário no "Manual de normas e procedimentos para o gerenciamento de processos", também disponível em PDF na Intranet da Dirad. 7