FRAS-LE REVISÃO: 04. Emitente: Aprovador: Data: Adair Kayser Supervisor de Logística Fábio Copelli - Gerente Corp. de Logística 25/04/2011

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1 1. OBJETIVO Estabelecer procedimento padrão, para todos os colaboradores da Irapuru que estão envolvidos na operação logística da Fras-le de recebimento, armazenagem e expedição. 2. REGRAS / CONSIDERAÇOES GERAIS Todo serviço logístico Fras-le realizado nas dependências da Irapuru, deverá ser executado e processado utilizando-se do Sistema de Gerenciamento de Armazém WMS, dos coletores de dados RF (rádio freqüência) e do processamento via EDI recebimento de dados da nota fiscal, dados da requisição e retorno dos dados da nota fiscal de retorno simbólico. Referências Normativas: NBR ISO Produção e Fornecimento de Serviços Propriedade do Cliente Preservação do Produto 3. PROCEDIMENTO 3.1 RECEBIMENTO DO MATERIAL Chegada do Caminhão Ao chegar ao armazém da Irapuru, o motorista deverá entregar as notas fiscais correspondentes ao Setor Administrativo da logística e aguardar orientações para estacionar o veículo na área de carga e descarga Recebimento do Material Ao receber orientação para descarregar, o operador de empilhadeira deverá iniciar o descarregamento, manuseando e movimentando com cuidado a fim de preservar as condições e características originais do produto, devendo estar atento para que os pallets sejam colocados uns sobre os outros de maneira a não comprometer a segurança dos colaboradores. Deve ser segregado em local indicado pelo Encarregado e deixar a disposição para iniciar o processo de apuração. NOTA: Estar sempre atento, para não colocar pallets de lonas pesadas sobre os pallets de lonas mais leves. Observar o acondicionamento dos pallets, quando for pallet completo deve-se colocar três pallets de altura, no caso de pallet fracionado pequenos podem ser quatro pallets de altura. NOTA: Para qualquer divergência constatada durante o processo, providenciar o preenchimento do Relatório de Incidente Logístico RIL (RQLOG-01) e comunicar o cliente Recebimento das Notas Fiscais Sistema Receber as notas fiscais do motorista e iniciar o processo de validação no sistema WMS; Emitente: Aprovador: Data: Adair Kayser Supervisor de Logística Fábio Copelli - Gerente Corp. de Logística 25/04/2011 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 1 de 9

2 Acessar o sistema na opção: Recebimento de notas fiscais WMS EDI - Notas fiscais de armazenagem para verificar se a nota fiscal já está disponível, estando disponível, copiar o arquivo TXT da nota para o sistema e processar. Se não estiver disponível entrar em contato com a Fras-le. NOTA: Ao processar, se tiver log (erro) proceder conforme abaixo: Estoque Materiais Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os dados obrigatórios e pesquisa. Estoque Alteração de Dados para Materiais Selecionar a ultima opção, digitar o código do material e pesquisa, após substitui o grupo de ICMS. Estoque Vínculos estoque Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios e pesquisa. Recebimento de nota fiscal Fator de conversão para EDI Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios e pesquisa. Requisição de entrega - WMS Vinculação materiais x fornecedores Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios. Após 1. Analisar e corrigir, exemplo: Log de produto, neste caso efetuar o cadastramento do produto; 2. Após a correção repetir o processo; Acessar o sistema na opção: Recebimento de notas fiscais WMS EDI - Notas fiscais de armazenagem para verificar se a nota fiscal já está disponível; copiar o arquivo TXT da nota para o sistema e processar; Acessar o sistema na opção: Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 2 de 9

3 e processar; Recebimento de notas fiscais WMS Validação de nota por responsabilidade Acessar a opção naopção: Recebimento de notas fiscais WMS Recebimento fiscal para WMS preencher com o número da nota fiscal e imprimir o Espelho da Nota Fiscal (RQLOG-05) e o Relatório de Guarda (RQLOG-14) para obter o número do lote da mercadoria, o que irá facilitar a conferência e apuração do que esta recebendo; Para gerar o Relatório de Guarda (RQLOG-14) copiar os dados para Clipboard, clicar OK, após abrir o arquivo Relatório de Guarda/Ctrl+V/Ctrl+Shift+E após imprimir; Disponibilizar o Espelho da Nota Fiscal (RQLOG-05), o Relatório de Guarda (RQLOG-14), a cópia da DANFE e a Seleção Correção e Indicação do Lote gerada via WMS para conferência e apuração do material; Para gerar a Seleção Correção e Indicação do Lote acessar: Entregas WMS Correção indicação de lote informar o número da requisição / Pesquisa / Imprimir. Durante esta conferência poderão ser identificados materiais a serem expedidos no dia; Enviar a DANFE para o Depto Fiscal e a cópia da DANFE para o setor de expedição da Irapuru para emissão do CTRC Separação e Atendimento da Carga De posse da Seleção Correção e Indicação do Lote, efetuar a apuração e conferência das cargas. Caso encontre algum lote que será expedido no dia identificado na Seleção Correção e Indicação Lote, este material deverá ser identificado e separado, não disponibilizando para guardar. Após liberar para efetuar a guarda/endereçamento. NOTA: Se tiver divergência no recebimento, comunicar ao Encarregado Guarda / Armazenamento 1. Pegar o Espelho da Nota Fiscal (RQLOG-05) e conferir o número do lote que está no espelho X código do lote que está identificado na etiqueta das caixas X a referência e descrição do material; 2. Apurar as quantidade de caixas e em seguida a quantidade de peças ou jogos e multiplicar para ver se conferem com a etiqueta de quantidade total; 3. Anotar no Relatório de Guarda (RQLOG-14), o endereço que foi alocado (endereçado). Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 3 de 9

4 4. Realizar a guarda física do material utilizando-se do coletor RD radio freqüência opção 2 Troca 1 vez, conforme seqüência abaixo: a. Scaneia a etiqueta de Código de barras do endereço; b. Scaneia a etiqueta da quantidade total dos volumes; No momento da guarda, os pallets devem estar organizados e alinhados sobre os porta pallets. c. No coletor informar: Nº do CNPJ do cliente, correspondente ao da NF; Nº da nota fiscal e série; Scanear a etiqueta do local de endereçamento; Scanear a etiqueta do volume total. 5. Após a guarda/armazenagem do material da nota fiscal gerar a Conferência da Primeira Movimentação (RQLOG-07); 6. Em Status = OK e COM SALDO; 7. Analisar as divergências e corrigir. Em seguida, entregar o Espelho da Nota Fiscal (RQLOG-05) ao Encarregado. 3.3 ATENDIMENTO DAS REQUISIÇÕES SISTEMA (VIA EDI) 1. Acessar o sistema WMS Requisição de entrega, opção EDI Requisição de WMS e processar o recebimento das requisições; 2. Acessar a opção Entrega WMS, opção Atendimento de requisições WMS: Colocar a data e selecionar o tipo de requisição: EXPORTAÇÃO e pesquisa; Selecionar todas as requisições e ATENDE. 3. Estando tudo OK, acessar a opção Romaneio e pesquisa. Informar: o Dados de embalagem = Padrão; o Local de Segregação = número do embarque; o Placa do veículo = IRA0001 e SALVA; 4. Acessar a opção Entrega = Separação por lote Fornecedor, para emissão do romaneio: Informar o número do romaneio e ordenar por material = SIM e imprime; 5. Emissão do Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08); 6. Emissão das etiquetas dos saldos dos lotes: Acessar a opção: Recebimento de Notas Fiscais WMS Etiqueta de Lote saldo por romaneio; Selecionar o romaneio e o terminal: Etiqueta do lote quantidade. 7. Emitir o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), preencher: cliente, data, romaneio e embarque. Deixar disponível para o separador o Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08), o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), juntamente com as etiquetas de código de barras das quantidades requisitadas. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 4 de 9

5 3.4 SEPARAÇÃO DA REQUISIÇÃO / PEDIDO / EMBARQUE 1. De posse do Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08), das etiquetas das quantidades requisitadas e do Coletor RF Radio Freqüência, proceder: a. Acessar no coletor o sistema WMS na opção 3 Etiqueta EAN; i. Opção 12 Almoxarifado (Fras-le nº 9); ii. Opção 4 Separação 2. Informar o número do romaneio e pressione ENTER; 3. No coletor de dados, aparecerá o endereço / local onde se encontra a mercadoria a separar e a quantidade mais o lote da mercadoria. No endereço e local identificado, baixar a carga e efetuar o processo de separação da carga de acordo com a quantidade requisitada de acordo com o lote solicitado; NOTA: Qualquer divergência identificada neste momento, informar de imediato o encarregado. A quantidade separada e a carga separada devem estar 100% corretas. A conferência do material deverá ser: Código do lote na etiqueta X Código do lote do volume X Código do lote da peça, quando a caixa estiver aberta. OBS.: Se o lote do material for diferente, solicitar a liberação do Encarregado. 4. Utilizar o coletor e scanear a etiqueta do local (endereço) e a etiqueta da quantidade total requisitada e afixar na caixa. Deixar o material baixado, para depois levar para a área de montagem. Dirigir-se para o próximo local, indicado no coletor e repetir a operação. NOTA: Após a separação, realizar a limpeza imediata do local de armazenagem da Fras-le. Se houver sobra de carga sobre o pallet, organizar as cargas e devolver o pallet para o mesmo local de endereçamento inicial ou fazer a transferência via WMS para outro endereço, mantendo o mesmo organizado e alinhado sobre o porta-pallets. Quando todo material estiver separado, disponibilizar para a área de montagem e vistar o Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08) e o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11) após entregar para o Conferente / Encarregado / Supervisor. 3.5 VERIFICAÇÃO DO BOLETIM DE SEPARAÇÃO (2º CONFERÊNCIA) De posse do Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08) e do Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11) é realizada a conferência, após vistar o relatório de acompanhamento. NOTA: Qualquer divergência de quantidade/lote deverá ser comunicada ao Encarregado e registrada no Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11). Após a 2ª conferência é iniciada a montagem do pedido. NOTA: Ao final do expediente repassar as informações para a planilha de Acompanhamento Embarque Fras-le Exportação (RQLOG-15). 3.6 MONTAGEM DO EMBARQUE 1. De posse do Boletim de Separação Romaneio (RQLOG-08) e do Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), pegar o número do embarque; Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 5 de 9

6 2. Pegar junto a Fras-le, o documento Itens do Embarque (Packing List) correspondente ao número do embarque, para em seguida iniciar a montagem do pedido conforme a prioridade definida pela Fras-le; 3. Emissão das etiquetas Unidades Logísticas; 4. Acessar o sistema e emitir as unidades logísticas; NOTA: Embarque com o packing list emitido, o pallet deverá ser montado de acordo com o indicado no mesmo. 5. Iniciar a montagem dos pallets; 6. Anotar no packing list, o número do pallet e a quantidade (itens, jogos, peças, metros, etc) que vai sobre o pallet; 7. Antes de afixar as etiquetas da quantidade total no pallet, conferir se as quantidades físicas estão de acordo com a quantidade total indicada nas etiquetas. Verificar se os lotes são os correspondentes; NOTA: Quando o pedido indicar pallet fumegado, será necessário transferir as cargas do pallet normal para o pallet fumegado. 8. Conferir atentamente o nº da referência e código do lote que está nas etiquetas das caixas X Nº da referência e lote do material que consta no pedido/embarque e assinalar OK. NOTA: As quantidades dos materiais por pallet devem estar 100% corretas. As divergências devem ser comunicadas ao encarregado. Altura média para montagem dos pallets é de 1,10 metros. Havendo excesso, retirar e emitir novas etiquetas para as quantidades da nova situação. Sempre que possível, deve respeitar a regra de altura dos pallets, como segue: a. Com destino América do Sul até 1,1 m; b. Se for em container até 1,0 m; c. Para os demais até 1,2 m. 9. Coletar a unidade logística do pallet e as etiquetas das quantidades totais que estão sobre o pallet. 10. Ao final da montagem do pedido preencher o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11) nos seguintes campos: horário de início e de término da montagem, visto do conferente, tipo de embalagem, tipo de pedido e quantidade de volumes. 11. Após preencher a Planilha de Acompanhamento e Montagem (RQLOG-12), nos seguintes campos: romaneio, embarque, peso total, cliente, data e turno; 12. Analisar os itens de embarque (packing list), para verificar a possibilidade de agrupamento total do item por pallet; 13. Liberar os packing list (itens embarque) somente, quando todos os pallets e quantidades estiverem fechados; 14. Acessar a opção 10 Consulta de Embalagem do coletor, para verificar se há falta, ou seja, se as quantidades estão zeradas. Se não estiver zerada, analisar e verificar o motivo. Utilizar o packing list para saber em qual pallet foi montado e conferir novamente. 15. Estando tudo OK, liberar os pallets; 16. Após liberar o packing list /Itens do embarque para o encarregado / almoxarife que irá passar para a Fras-le efetuar o faturamento. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 6 de 9

7 NOTA: As cantoneiras devem ser utilizadas para todas as cargas exceto, para ArvinMeritor; NOTA: As cargas com o packing list previamente emitido, deve-se colocar as etiquetas no momento da montagem do embarque. Nos casos em que o packing list não foi emitido antecipadamente, deve-se colocar as etiquetas após a conclusão/finalização do pedido. 3.7 ARMAZENAGEM DA CARGA MONTADA Segregar as cargas strechadas separadas por embarque, aguardando pela liberação da Frasle; Cuidar para não colocar pallets com lonas pesadas, sobre os pallets com lonas leves. 3.8 LIBERAÇÃO DA CARGA PARA CARREGAMENTO 1. Receber a nota fiscal da Fras-le, juntamente com a Ficha Controle de Embarque e efetuar a separação do embarque; 2. Pegar o número do embarque que consta na nota fiscal da Fras-le; 3. Acessar a opção Cadastro de Unidade Logística ou a opção Romaneio para obter o número do romaneio; 4. Acessar o sistema WMS para emitir o Romaneio de Carregamento (RQLOG-09): Entrega WMS Romaneio carregamento/entrega Inserir o numero do romaneio e imprimir. Destacar o canhoto da nota fiscal e anexar ao Romaneio de Carregamento (RQLOG-09). 5. Utilizando o coletor de dados RF Rádio freqüência na opção 6 Carregamento da unidade logística, efetuar a leitura das etiquetas dos pallets; 6. Coletar (ler) todos os pallets se houver saldo, verificar e corrigir; 7. Estando tudo OK pedir para o motorista assinar o canhoto, carimbar o Romaneio de Carregamento (RQLOG-09) e preencher a data e hora de saída na nota fiscal e os campos do carimbo, 8. Preencher na Ficha Controle de Embarque a data de saída e carimbar com a data e hora. 3.9 FINALIZAÇÃO DO PROCESSO Após liberar o romaneio, acessando: Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 7 de 9

8 Entrega WMS Romaneio Inserir o numero do romaneio, pesquisar, acessar e inserir o numero da nota e data de liberação, marca e libera. Se o romaneio não for liberado, não será possível emitir a nota fiscal de retorno simbólico; Acessar a opção: Emissão nota fiscal de retorno simbólico Geração de NF de retorno simbólico Acessar a opção: Gesta de Vendas Faturamento Nota Fiscal Eletrônica NF-e Informar o numero das notas fiscais, gerar, enviar e atualizar status. Gerar o arquivo de retorno das notas emitidas, acessando: Emissão nota fiscal de retorno simbólico Reemissao da DANFE WMS Imprimir e enviar por para Fras-le as notas fiscais através de FTP, acessando: Emissão nota fiscal de retorno simbólico EDI - Retorno simbólico Informar o número do romaneio das notas fiscais, gerar arquivo e salvar; Após gerar arquivo de XLM, acessando: Gesta de Vendas Faturamento Enviar NF-e Processada ao Cliente Gerar, em seguida acessar a intranet, uploads envio de arquivo para servidor, selecionar e enviar por e- mail. 4. REGISTROS RQLOG-01Relatório de Incidente Logístico - RIL RQLOG-05 Espelho da Nota Fiscal RQLOG-07 Conferência da 1ª Movimentação RQLOG-08 Boletim de Separação Romaneio RQLOG-09 Romaneio de Carregamento RQLOG-11 Relatório de Acompanhamento de Processo RQLOG-12 Planilha de Acompanhamento e Montagem Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 8 de 9

9 RQLOG-14 Relatório de Guarda RQLOG-15 Acompanhamento Embarque Fras-le Exportação CONTROLE DE REVISÕES Revisão Descrição Data 01 Revisão geral, com adequação da sistemática realizada 30/04/ Revisão adequação ISSO 9001: /12/ Revisão Geral 13/08/ Revisão geral e alteração na formatação do documento. 25/04/2011 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 9 de 9