Emitente: Aprovador: Data: Elenice Costa Auxiliar Administrativo Adair Kayser Supervisor de Logística 01/09/2012

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1 1. OBJETIVO Estabelecer procedimento padrão, para todos os colaboradores da Irapuru que estão envolvidos na operação logística da Fras-le de recebimento, armazenagem e expedição. 2. REGRAS / CONSIDERAÇOES GERAIS Todo serviço logístico Fras-le realizado nas dependências da Irapuru, deverá ser executado e processado utilizando-se do Sistema de Gerenciamento de Armazém WMS, dos coletores de dados RF (rádio freqüência) e do processamento via EDI recebimento de dados da nota fiscal, dados da requisição e retorno dos dados da nota fiscal de retorno simbólico. Referências Normativas: NBR ISO Produção e Fornecimento de Serviços Propriedade do Cliente Preservação do Produto 3. PROCEDIMENTO 3.1 RECEBIMENTO DO MATERIAL Chegada do Caminhão Ao chegar ao armazém da Irapuru, o motorista deverá entregar as notas fiscais correspondentes ao setor administrativo da logística e aguardar orientações para estacionar o veículo na área de carga e descarga Recebimento do Material Ao receber orientação para descarregar, o operador de empilhadeira deverá iniciar o descarregamento, manuseando e movimentando com cuidado a fim de preservar as condições e características originais do produto, devendo estar atento para que os pallets sejam colocados uns sobre os outros de maneira a não comprometer a segurança dos colaboradores. Deve ser segregado em local indicado pelo Encarregado e deixar a disposição para iniciar o processo de apuração. NOTA: Estar sempre atento, para não colocar pallets de lonas pesadas sobre os pallets de lonas mais leves. NOTA: Para qualquer divergência constatada durante o processo, providenciar o preenchimento do Relatório de Incidente Logístico RIL (RQLOG-01) e comunicar o cliente Recebimento das Notas Fiscais Sistema Receber as notas fiscais do motorista e iniciar o processo de validação no sistema WMS. Acessar o sistema na opção: Emitente: Aprovador: Data: Elenice Costa Auxiliar Administrativo Adair Kayser Supervisor de Logística 01/09/2012 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 1 de 9

2 EDI - Notas fiscais de armazenagem Para verificar se a nota fiscal já está disponível, estando disponível, copiar o arquivo TXT da nota para o sistema e processar. Se não estiver disponível entrar em contato com a Fras-le. NOTA: Ao processar, se tiver log (erro) proceder conforme abaixo: Estoque Materiais Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os dados obrigatórios e pesquisa. Estoque Alteração de Dados para Materiais Selecionar a ultima opção, digitar o código do material e pesquisa, após substitui o grupo de ICMS e salva. Estoque Vínculos estoque Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios e pesquisa. Recebimento de nota fiscal Fator de conversão para EDI Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios e pesquisa. Requisição de entrega - WMS Vinculação materiais x fornecedores Selecionar a ultima opção, pressionar F2 e digitar os campos obrigatórios. Após 1. Analisar e corrigir, exemplo: Log de produto, neste caso efetuar o cadastramento do produto. 2. Após a correção repetir o processo. Acessar o sistema na opção: EDI - Notas fiscais de armazenagem Para verificar se a nota fiscal já está disponível; copiar o arquivo TXT da nota para o sistema e processar; Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 2 de 9

3 Acessar o sistema na opção: Recebimento fiscal para WMS Fazer leitura com coletor da chave de acesso Validação de nota por responsabilidade Numero da nota fiscal, pesquisa, clica em cima da nota fiscal. Recebimento fiscal para WMS Preencher com o número da nota fiscal, clicar em lotes para abrir o espelho da nota. Imprimir o espelho da Nota Fiscal e o Relatório de Guarda (RQLOG-14) para obter o número do lote da mercadoria, o que irá facilitar a conferência e apuração do que esta recebendo. Para gerar o Relatório de Guarda (RQLOG-14) copiar os dados para Clipboard, clicar OK, após abrir o arquivo Relatório de Guarda/Ctrl+V/Ctrl+ e (minúsculo) após imprimir. Disponibilizar o Espelho da Nota Fiscal, o Relatório de Guarda (RQLOG-14), a cópia da DANFE e a Seleção Correção e Indicação do Lote gerada via WMS para conferência e apuração do material recebido (separação). Para gerar a Seleção Correção e Indicação do Lote acessar: Entregas WMS Correção indicação de lote Informar o número da requisição / Pesquisa / Imprimir. Durante esta conferência poderão ser identificados materiais a serem expedidos no dia. Enviar a DANFE para o Departamento Fiscal e a cópia da DANFE para o setor de Expedição da Irapuru para emissão do CTRC Separação e Atendimento da Carga Recebida De posse da Seleção Correção e Indicação do Lote, efetuar a apuração e conferência das cargas recebidas. Caso encontre algum lote que será expedido no dia identificado na Seleção Correção e Indicação Lote, este material deverá ser identificado e separado, não disponibilizando para guardar. Após liberar para efetuar a guarda/endereçamento. NOTA: Se tiver divergência no recebimento, comunicar ao Encarregado. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 3 de 9

4 3.1.5 Guarda / Armazenamento 1. Pegar o Espelho da Nota Fiscal e conferir o número do lote que está no espelho X código do lote que está identificado na etiqueta das caixas X a referência e descrição do material; 2. Apurar as quantidade de caixas e em seguida a quantidade de peças ou jogos e multiplicar para ver se conferem com a etiqueta de quantidade total. 3. Anotar no Relatório de Guarda (RQLOG-14), o endereço que foi alocado (endereçado). 4. Realizar a guarda física do material utilizando-se do coletor RD radio freqüência opção 2 Troca 1 vez, conforme seqüência abaixo: a. Scaneia a etiqueta de Código de barras do endereço. b. Scaneia a etiqueta da quantidade total dos volumes ou digita o código ( ) e depois o lote e quantidade. No momento da guarda, os pallets devem estar organizados e alinhados sobre os porta pallets. c. No coletor informar: Nº do CNPJ do cliente, correspondente ao da NF. Nº da nota fiscal e série. Scanear a etiqueta do local de endereçamento. Scanear a etiqueta do volume total ou digita o código ( ) e depois o lote e quantidade. 5. Após a guarda/armazenagem do material da nota fiscal gerar a Conferência da Primeira Movimentação. 6. Em Status = OK e COM SALDO. 7. Analisar as divergências e corrigir. Em seguida, entregar o Espelho da Nota Fiscal ao Encarregado. 3.3 ATENDIMENTO DAS REQUISIÇÕES SISTEMA (VIA EDI) 1. Acessar o sistema WMS Requisição de entrega, opção EDI Requisição de WMS e processar o recebimento das requisições. 2. Acessar a opção Entrega WMS, opção Atendimento de requisições WMS: Colocar a data e selecionar o tipo de requisição: EXPORTAÇÃO e pesquisa. Selecionar todas as requisições e ATENDE. 3. Estando tudo OK, acessar a opção Romaneio e pesquisa. Informar: o Dados de embalagem = Padrão. o Local de Segregação = número do embarque. o Placa do veículo = IRA0001 e SALVA. 4. Acessar a opção Entrega = Separação por lote Fornecedor, para emissão do romaneio: Informar o número do romaneio e ordenar por material = SIM e imprime. 5. Emissão do Boletim de Separação Romaneio. 6. Emissão das etiquetas dos saldos dos lotes: Acessar a opção: Recebimento de Notas Fiscais WMS Etiqueta de Lote saldo por romaneio. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 4 de 9

5 Selecionar o romaneio e o terminal: Etiqueta do lote quantidade. 7. Emitir o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), preencher: cliente, data, romaneio e embarque. Deixar disponível para o separador o Boletim de Separação Romaneio, o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), juntamente com as etiquetas de código de barras das quantidades requisitadas. 3.4 SEPARAÇÃO DA REQUISIÇÃO / PEDIDO / EMBARQUE 1. De posse do Boletim de Separação Romaneio das etiquetas das quantidades requisitadas e do Coletor RF Radio Freqüência, proceder: a. Acessar no coletor o sistema WMS na opção 3 Etiqueta EAN. i. Opção 12 Almoxarifado (Fras-le nº 9), após teclar numero 0. ii. Opção 4 Separação NOTA: A separação só pode ser realizada pelo boletim de separação. 2. Informar o número do romaneio e pressione ENTER. 3. No coletor de dados, aparecerá o endereço / local onde se encontra a mercadoria a separar e a quantidade mais o lote da mercadoria. No endereço e local identificado, baixar a carga e efetuar o processo de separação da carga de acordo com a quantidade requisitada de acordo com o lote solicitado. NOTA: Qualquer divergência identificada neste momento, informar de imediato o encarregado. A quantidade separada e a carga separada devem estar 100% corretas. A conferência do material deverá ser: Código do lote na etiqueta X Código do lote do volume X Código do lote da peça, quando a caixa estiver aberta. OBS.: Se o lote do material for diferente, solicitar a liberação do Encarregado. 4. Utilizar o coletor e scanear a etiqueta do local (endereço) e a etiqueta da quantidade total requisitada e afixar na caixa. Deixar o material baixado, para depois levar para a área de montagem. Dirigir-se para o próximo local, indicado no coletor e repetir a operação. NOTA: Após a separação, realizar a limpeza imediata do local de armazenagem da Fras-le. Se houver sobra de carga sobre o pallet, organizar as cargas e devolver o pallet para o mesmo local de endereçamento inicial ou fazer a transferência via WMS para outro endereço, mantendo o mesmo organizado e alinhado sobre o porta-pallets. Quando todo material estiver separado, disponibilizar para a área de montagem e vistar o Boletim de Separação Romaneio e o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11) após entregar para o Conferente / Encarregado / Supervisor. 3.5 VERIFICAÇÃO DO BOLETIM DE SEPARAÇÃO (2º CONFERÊNCIA) De posse do Boletim de Separação é realizada a conferência, após vistar o relatório de acompanhamento. NOTA: Qualquer divergência de quantidade/lote deverá ser comunicada ao Encarregado. Após a 2ª conferência é iniciada a montagem do pedido. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 5 de 9

6 NOTA: Ao final do expediente repassar as informações para a planilha de Acompanhamento Embarque Fras-le Exportação (RQLOG-15). 3.6 MONTAGEM DO EMBARQUE 1. De posse do Boletim de Separação Romaneio e do Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11), pegar o número do embarque. 2. Pegar junto a Fras-le, o documento Itens do Embarque (Picking List) correspondente ao número do embarque, para em seguida iniciar a montagem do pedido conforme a prioridade definida pela Fras-le. 3. Emissão das etiquetas Unidades Logísticas. 4. Acessar o sistema e emitir as unidades logísticas. NOTA: Embarque com o Picking list emitido, o pallet deverá ser montado de acordo com o indicado no mesmo. 5. Iniciar a montagem dos pallets. 6. Anotar no Picking list, o número do pallet e a quantidade (itens, jogos, peças, metros, etc) que vai sobre o pallet. 7. Antes de afixar as etiquetas da quantidade total no pallet, conferir se as quantidades físicas estão de acordo com a quantidade total indicada nas etiquetas. Verificar se os lotes são os correspondentes. NOTA: Quando o pedido indicar pallet fumegado, será necessário transferir as cargas do pallet normal para o pallet fumegado. 8. Conferir atentamente o nº da referência e código do lote que está nas etiquetas das caixas X Nº da referência e lote do material que consta no pedido/embarque e assinalar OK. 9. Após a conferência e montagem dos pallets, deve-se afixar as etiquetas contendo o número do processo de exportação (Invoice), e garantir que a etiqueta correta esteja colada no pallets ou material conforme Peck List. NOTA: As quantidades dos materiais por pallet devem estar 100% corretas. As divergências devem ser comunicadas ao encarregado. Altura média para montagem dos pallets é de 1,10 metros. Havendo excesso, retirar e emitir novas etiquetas para as quantidades da nova situação. Sempre que possível, deve respeitar a regra de altura dos pallets, como segue: a. Com destino América do Sul aproximadamente 1,1 m. b. Se for em container aproximadamente 1,0 m. c. Para os demais aproximadamente 1,2 m. 10. Coletar a unidade logística do pallet e as etiquetas das quantidades totais que estão sobre o pallet. 11. Ao final da montagem do pedido preencher o Relatório de Acompanhamento de Processo (RQLOG-11) nos seguintes campos: horário de início e de término da montagem, visto do conferente, tipo de embalagem, tipo de pedido e quantidade de volumes. 12. Após preencher a Planilha de Acompanhamento e Montagem (RQLOG-12), nos seguintes campos: romaneio, embarque, peso total, cliente, data e turno. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 6 de 9

7 13. Analisar os itens de embarque (packing list), para verificar a possibilidade de agrupamento total do item por pallet. 14. Liberar os packing list (itens embarque) somente, quando todos os pallets e quantidades estiverem fechados. 15. Acessar a opção 10 Consulta de Embalagem do coletor, para verificar se há falta, ou seja, se as quantidades estão zeradas. Se não estiver zerada, analisar e verificar o motivo. Utilizar o packing list para saber em qual pallet foi montado e conferir novamente. 16. Estando tudo OK, liberar os pallets. 17. Após liberar o packing list /Itens do embarque para o encarregado / almoxarife que irá passar para a Fras-le efetuar o faturamento. NOTA: As cantoneiras devem ser utilizadas para todas as cargas exceto, para ArvinMeritor; NOTA: As cargas com o packing list previamente emitido, deve-se colocar as etiquetas no momento da montagem do embarque. Nos casos em que o packing list não foi emitido antecipadamente, deve-se colocar as etiquetas após a conclusão/finalização do pedido. 3.7 ARMAZENAGEM DA CARGA MONTADA Segregar as cargas strechadas separadas por embarque, aguardando pela liberação da Frasle. Cuidar para não colocar pallets com lonas pesadas, sobre os pallets com lonas leves. 3.8 LIBERAÇÃO DA CARGA PARA CARREGAMENTO 1. Receber a nota fiscal da Fras-le, juntamente com a Ficha Controle de Embarque e efetuar a separação do embarque. 2. Pegar o número do embarque que consta na nota fiscal da Fras-le. 3. Acessar a opção Cadastro de Unidade Logística ou a opção Romaneio para obter o número do romaneio. 4. Acessar o sistema WMS para emitir o Romaneio de Carregamento. Entrega WMS Romaneio carregamento/entrega Inserir o numero do romaneio e imprimir. Destacar o canhoto da nota fiscal e anexar ao Romaneio de Carregamento. 5. Utilizando o coletor de dados RF Rádio freqüência na opção 6 Carregamento da unidade logística, efetuar a leitura das etiquetas dos pallets. 6. Coletar (ler) todos os pallets se houver saldo, verificar e corrigir. 7. Estando tudo OK o Romaneio de Carregamento e preencher a data e hora de saída na nota fiscal e os campos do carimbo. 8. Preencher na Ficha Controle de Embarque a data de saída e carimbar com a data e hora. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 7 de 9

8 3.9 FINALIZAÇÃO DO PROCESSO Para liberar o romaneio, acesse: Entrega WMS Romaneio Inserir o numero do romaneio, pesquisar, acessar e inserir o numero da nota e data de liberação, marca e libera. Acessar a opção: Emissão nota fiscal de retorno simbólico Geração de NF de retorno simbólico Selecionar o setor, tipo de nota e pesquisa. Acessar a opção: Gestão de Vendas Faturamento Nota Fiscal Eletrônica NF-e Informar o numero das notas fiscais, gerar, enviar e atualizar status. Gerar o arquivo de retorno das notas emitidas, acessando: Emissão nota fiscal de retorno simbólico Reemissao da DANFE WMS Imprimir e enviar por para Fras-le as notas fiscais através de FTP, acessando: Emissão nota fiscal de retorno simbólico EDI - Retorno simbólico Informar o número do romaneio das notas fiscais, gerar arquivo e salvar. Após gerar arquivo de XLM, acessando: Gestão de Vendas Faturamento Enviar NF-e Processada ao Cliente Gerar, em seguida acessar a Intranet, Uploads envio de arquivo para servidor, selecionar e enviar por e- mail. 4. REGISTROS RQLOG-01 Relatório de Incidente Logístico - RIL RQLOG-11 Relatório de Acompanhamento de Processo RQLOG-12 Planilha de Acompanhamento e Montagem RQLOG-14 Relatório de Guarda Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 8 de 9

9 RQLOG-15 Acompanhamento Embarque Fras-le Exportação Espelho da Nota Fiscal Conferencia da 1ª Movimentação Boletim de Separação Romaneio Romaneio de Carregamento CONTROLE DE REVISÕES Revisão Descrição Data 01 Revisão geral, com adequação da sistemática realizada 30/04/ Revisão adequação ISO 9001: /12/ Revisão Geral 13/08/ Revisão geral e alteração na formatação do documento. 25/04/ Revisão, inclusão no Item /05/ Revisão, Item 3.1.2, Item 3.1.3, Item 3.1.5, Item 3.4, Item 3.5, Item /09/2012 Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho Página 9 de 9