ROTEIRO OPERACIONAL CONTROLE PATRIMONIAL IMOBILIZADO

Transcrição

1 ROTEIRO OPERACIONAL CONTROLE PATRIMONIAL - IMOBILIZADO Datahouse Automação Rua Barão do Itaqui, número 55, sala 101, Bairro Passo D areia, Porto Alegre / RS 1

2 CRONOGRAMA IMOBILIZADO CONTROLE PATRIMONIAL Configurações Gerais Cadastro e Configuração do Bem Movimento do Bem Cadastro e Configuração Tabelas Contábeis Relatórios 2

3 Sumário 1) Configurações Gerais 1.1) Configuração da Empresa ) Bem 2.1) Cadastro do Bem ) Encargos do Bem ) Termos e Definiçõs ) Movimentos 3.1) Transferência ) Aglutinações ) Baixas ) Valor Residual ) Cadastros 4.1) Centro de Custos ) Local Físico ) Grupos ) Contabilização 5.1) Tabela contábil ) Duplicação Tabela contábil ) Contabilização ) Limpar Contabilização

4 CONTROLE PATRIMONIAL...A configuração e manutenção destes dados é de única responsabilidade do usuário, devendo este estar ciente das informações nestes indicadas bem como as alterações nestes feitas. 1. CONFIGURAÇÕES GERAIS 1.1: CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA: É nesta tela que o operador irá definir a forma que a empresa irá controlar seus Bens no Módulo Controle Patrimonial. Para configuração e/ou alteração, deve-se acessar o menu CONFIGURAÇÕES / CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA: Data Inicial e Final do Exercício Social: Informar a data para início e fim do exercício social da empresa. Salientamos que o Sistema não tem limite para a data final, portanto, o operador pode informar o período que melhor lhe convier. No entanto a data inicial do período irá definir o controle do ínicio do cálculo do encargo (depreciação, amortização, exaustão). Os saldos de cada bem serão implantados até a data imediatamente anterior a data aqui informada. Utiliza Numeração Automática de Itens: Informe Sim para que o sistema, a cada inclusão de novo ítem, sugira o próximo código disponível e, o operador, caso necessário, pode informar um código qualquer. Para ignorar essa opção, informe Não, nesse caso a informação deverá sempre ser feita pelo Usuário. Controla Numeração de Chapeira: Ao informar Sim, no cadastro do bem será habilitado o campo para informar o número de chapeira deste bem. O sistema não permitirá informar dois bens com o mesmo número. Caso não seja informado um número para o bem o sistema irá sugerir um número que será o Número do Bem + Adição, pois esses números nunca vão repetir. 4

5 Utiliza Controle de Garantia: Caso o operador deseje emitir os relatórios de acompanhamento da data de garantia dos bens, deverá informar que sim Sim neste campo. Caso contrário informe Nâo. Quando confirmada essa opção, durante o cadastramento dos bens será solicitada a data de garantia dos mesmos. Utiliza Grupos: Informar que Sim para controlar os Grupos de Bens do Ativo Imobilizado, caso contrário informar Não. Quando confirmada essa opção, no cadastramento dos bens o será habilitado um campo para informação do código do grupo. Utiliza Centro de Custos: O sistema possibilita o controle dos itens de três formas: Contábil, Centro de Custo e por Local Físico. Nesse campo informe se a Empresa vai ou não utilizar o controle por Centro de Custo. Nesse caso, a alocação dos bens deve ser efetuada por conta contábil e centro de custo. Data Inicial Centro de Custo: Informe o mês e o ano do início do controle dos encargos por centro de custo. A parir dessa data, durante o cálculo, além do controle contábil o operador terá o controle Gerencial dos encargos. Utiliza Local Físico: O sistema possibilita o controle dos itens de três formas: Contábil, Centro de Custo e por Local Físico. Nesse caso informe se a empresa vai ou não utilizar o controle por Local Físico. Nesse caso, a alocação dos bens deve ser efetuada por conta contábil e local físico. Data Inicial Local Físico: Informe a data para início do controle dos encargos por local físico. A partir dessa data, durante o cálculo, além de controle contábil o operador terá o controle dos encargos por local físico. Contabilizar Encargo: Esse parâmetro define a forma como será contabilizado os encargos (depreciação, exaustão e amortização). Essa configuração define se será utilizada a conta definida na tabela contábil ou no cadastro do bem. O encargo que esse parâmetro refere-se é ao valor do encargo calculado no período lançado a débito no grupo de resultado. Para configurar essa contabilização, existem duas formas: Por Conta Contábil ou por Ítem. a) Contabilização por Conta Contábil: Selecione essa opção para efetuar a contabilização do encargo apurado em cada período na conta contábil definida na configuração da contabilização. Nesse caso, todos os itens alocados em determinada conta contábil do Ativo Imobilizado, terão o valor do encargo contabilizado em somente uma conta de resultado. b) Por Ítem: Selecione essa opção para efetuar a contabilização do encargo apurado em cada período na conta contábil definida no cadastro do ítem. Nesse caso, para contabilizar o encargo do período, o sistema irá considerar a conta contábil que esta definida no cadastro do ítem e não na tabela contábil. Cada bem de uma determinada conta poderá contabilizar o valor do encargo do período em uma diferente conta de resultado. Contabilizar Dacon: São opções: Não Contabilizar: não contabilizará nenhum lançamento de Dacon, mesmo estando a contas informadas nos campos Dacon na configuração da contabilização; Conta Contábil: irá agrupar os lançamentos por conta contábil informada na configuração da contabilização para Dacon; Item: contabilizará lançamento por lançamento de dacon ou seja os valores de dacon de cada bem configurado. Controle de Encargo: São opções: Considerar Data Aquisição: O cálculo do encargo de um determinado bem, cessa quando a data do cálculo em relação a data de aquisição do bem atingir o limite estabelecido pelo percentual do encargo. Para exemplificar, digamos que tenhamos um determinado bem que a data de aquisiçãoé igual a 15/01/2000 e a taxa de encargo igual a 10%. Isso indica que o sistema irá depreciar por 10 anos para atingir o seu limite. 5

6 Ocorre que em determinado exercício a empresa não efetuou o cálculo / apropriação da depreciação. Com essa opção o sistema vai calcular o encargo até 15/01/2010 e, independente de ter ou não valor residual, cessa o cálculo do bem pois o mesmo atingiu 10 anos de vida útil. Considerar Valor Residual: O cálculo do encargo dos bens somente cessa quando o valor residual for igual a zero. O sistema não vai considerar a data de aquisição e sim o valor residual igual a zero. No exemplo o sistema vai continuar a calcular encargos até que seu valor seja zerado. Bem adquirido em 01/01/2000, com taxa de encargo igual a 10%. Isso indica ao sistema que vai parar de calcular o encargo em 01/01/2010. Ou seja, neste caso vai continuar calculando encargos após 01/01/ BEM 2.1: CADASTRO DO BEM: Antes de iniciarmos o cadastro do Bem, é necessário certificar-se de que no Plano de Contas as contas contábeis do grupo do Ativo Imobilizado estejam com indicação do Tipo de Controle para Depreciação, Amortização ou Exaustão e com os percentuais de encargo indicados. Para isso o operador deverá, no Módulo da Contabilidade fazer essa consulta e ajuste caso necessário, não esquecendo de fazer a atualização do mesmo para depois iniciar o cadastro dos bens. Uma vez esta configuração pronta o operador, de volta ao Módulo do Controle Patrimonial deverá acessar o menu CADASTROS / BEM / CADASTRO BEM: Chave do Lançamento: Esta chave será única na no banco independente da empresa, e o sistema a dará de forma automática no final do cadastro do bem; Número do Bem: Informe o código do bem. Caso, na configuração da empresa o operador tenha assinalado o campo Númeração Automática de Ítens = Sim, a cada nova inclusão o sistema sugere o próximo código disponível. Caso não queira a numeração sugerida pelo sistema o operador pode informar outra e o sistema dará sequência a partir dessa; Adição: Informe o código da adição do item. Entenda por adição subitens que terão o controle de seu encargo individualizado mas totalizaram em um item principal com adição igual a zero. A seqüência estabelecida pelo sistema, para o controle da numeração dos itens, segue a ordem dos campos filial + conta contábil + número de item + adição, ou seja, a numeração é controlada por conta contábil. Exemplo de adição: A retifica de um motor de um veículo. Caso esse seja o item principal, deixe zero no campo adição. 6

7 2.1.1: Aba (1) Bem Data Aquisição: Esta data representa a entrada do bem na empresa. Em conjunto com a data informada na configuração do bem, determinará a necesidade ou não de informações acumuladas de encargo. Caso houver necessidade de inclusão de bem com data de aquisição e data de configuração do bem anterior a um período já contabilizado, será necessário excluir os períodos contabilizados, efetuar a inclusão do bem e refazer a rotina de contabilização. Tipo: Informe a forma como adquirido esse bem. O sistema permite três controles: Aquisição, Reavaliação e Incorporação. Aquisição: Bens adquiridos. Reavaliação: Bens reavaliados até 12/2007. Incorporação: Bens incorporados na absorção de outra sociedade. Data da Incorporação: Bens cadastrados com o tipo Incorporação habilitará este campo para informar a data que foram incorporados pela empresa. Nos relatórios esses bens serão listados a partir dessa data informada. Quantidade: Informe a quantidade de bens que será considerado para o bem. Valor do Bem: Informe o valor de aquisição, reavaliação ou incorporação do bem. Grupo/Família: Informar o código do Grupo/Família para controle. Número Lançamento: Refere-se ao número do lançamento da nota no Módulo Fiscal. Na consulta trará todas as notas lançadas nas entradas do módulo fiscal conforme a data informada no campo data aquisição no bem. Número Chapeira: Este campo somente será habilitado se na configuração da empresa estiver sim para controle de chapeira. Neste campo não será permitido informar dois bens com o mesmo número de chapeira. Caso não seja informado o sistema irá sugerir um número que será o número do bem + adição. Data Garantia: Informar a data de garantia do bem, caso seja solicitado. Tipo Contabilização: Utilize este campo para identificar o tipo do lançamento contábil que será gerado pelo bem. São quatro possibilidades de configuração e há no sistema algumas validações que o auxiliarão na definição. 7

8 Lançamento Normal: O bem deverá ser configurado com tipo de lançamento normal quando possuir uma única forma de depreciação (societária ou fiscal) e o valor do mesmo deverá ser considerado tanto para relatórios de saldos societários quanto relatórios de saldos fiscais. Lançamento Societário: Devem ser configurados como societários os bens que possuírem somente configuração societária e para os quais há necessidade de controles de expurgos de valores nos relatórios e apurações de resultados ou ainda no fcont. Lançamento Fiscal: Devem ser configurados como fiscais os bens que possuírem somente configuração fiscal e para os quais há controles específicos em relação a apuração do resultado. Lançamentos Societário/Fiscal: Este tipo deve ser utilizado para aqueles bens que possuírem depreciações tanto fiscais quanto societárias, desta forma o sistema irá gerar lançamentos específicos para cada um dos tipos. Descrição: Informe a descrição para especificar o bem que está sendo cadastrado : Aba (2) Conta Contábil Filial: Informe o código da filial a que pertence o item que está sendo efetuado o seu cadastro. Conta Contábil: Deve ser informada a conta contábil em que o bem será alocado. Centro de Custo: Deve ser informado o centro de custo em que o bem será alocado, este campo estará habilitado somente se na configuração da empresa esteja sim para o centro de custo. Local Físico: Deve ser informado o local físico em que o bem será alocado, este campo estará habilitado somente se na configuração da empresa esteja sim par o local físico. Data Inicial: Indicar neste campo a data de aquisição do bem. Quantidade: O sistema replica a quantidade do bem informada. Valor: O sistema replica o valor do bem informado. 8

9 2.1.3: Aba (3) Configuração Tipo de Depreciação: Indicar o tipo de depreciação que será feita para o bem. Os tipos são: Fiscal, Linha Reta, Saldos Crescentes, Saldos Decrescentes e Unidades Produzidas. O método de depreciação utilizado reflete o padrão de consumo pela entidade dos benefícios econômicos futuros. O método de depreciação deve ser revisado pelo menos ao final de cada exercício, devendo ser alterado quando houver alteração significativa no padrão de consumo previsto. Tal mudança dever ser registrada como mudança na estimativa contábil. 1 - Método da linha reta: A depreciação pelo método da linha reta (linear) resulta em despesa constante durante a vida útil do ativo, caso o seu valor residual não se altere. Este método é o único permitido pelo RIR (Regulamento do Imposto de Renda). Consiste em aplicar um percentual sobre o valor do bem, lançando o valor correspondente a resultado. Tempo de vida útil é o prazo durante o qual se pode esperar a utilização do bem, nas atividades da empresa. Neste método, as quotas de depreciação são iguais a cada período. Exemplo: Veículo: valor R$ ,00 e vida útil de 5 anos. Taxa de depreciação: 100% em 5 anos/60 meses/20% a.a. Quota mensal de depreciação: R$ ,00 / 60 meses = R$ 166, Método dos saldos crescentes: Neste método as quotas são crescentes. Exemplo: O mesmo veículo do exemplo anterior, com vida útil de 5 anos, soma-se de 1 a 5: = 15 -> a soma é o denominador da fração que representará a quota. No método crescente as taxas são: 1/15; 2/15; 3/15; 4/15; 5/15... Cálculo das quotas anuais, método crescente: 1/15 de = 666,67 2/15 de = 1.333,33 (acumulado: 2.000,00) 3/15 de = 2.000,00 (acumulado: 4.000,00) 4/15 de = 2.666,67 (acumulado: 6.666,67) 9

10 5/15 de = 3.333,33 (acumulado:10.000,00) Para quotas mensais teríamos o seguinte cálculo: =1830 As taxas seriam: 60/1830;59/1830;58/1830;..;3/1830;2/1830;1/1830 1/1830; 2/1830; 3/1830;...;58/1830; 59/1830; 60/1830 Cálculo das quotas mensais, método crescente: 1/1830 de = 5,46 2/1830 de = 10,93 3/1830 de = 16, /1830 de = 316,94 59/1830 de = 322,40 60/1830 de = 327, Método dos saldos decrescentes: Neste método as quotas são decrescentes. Exemplo O veículo do exemplo anterior, com vida útil de 5 anos, soma-se de 1 a 5: = 15 -> a soma é o denominador da fração que representará a quota. No método decrescente as taxas são: 5/15;4/15;3/15;2/15;1/15 Cálculo das quotas anuais, método decrescente: 5/15 de = 3.333,33 4/15 de = 2.666,67 (acumulado: 6.000,00) 3/15 de = 2.000,00 (acumulado: 8.000,00) 2/15 de = 1.333,33 (acumulado: 9.333,33) 1/15 de = 666,67 (acumulado:10.000,00) Para quotas mensais teríamos o seguinte cálculo: =1830 As taxas seriam: 60/1830;59/1830;58/1830;..;3/1830;2/1830;1/1830 Cálculo das quotas mensais, método decrescente: 60/1830 de = 327,87 59/1830 de = 322,40 58/1830 de = 316,94.. 3/1830 de = 16,39 2/1830 de = 10,93 1/1830 de = 5, Método das unidades produzidas: O método das unidades produzidas consiste em estipular a taxa de depreciação, com base no número de unidades produzidas pelo bem no período. O cálculo é feito da seguinte maneira: inicialmente estima-se a quantidade de unidades que o bem produzirá durante o tempo de vida útil; em seguida, a taxa de depreciação de cada período é calculada proporcionalmente em função da quantidade de unidades produzidas no respectivo período. Exemplo: Suponhamos que uma determinada máquina de produção tenha sua capacidade máxima de produção estimada em unidades. Considerando que o primeiro mês de operação tenha produzido 200 unidades, veja como calcularemos a taxa de depreciação do respectivo período: unidades = 100% 200 unidades = X 10

11 200X100/ = 0,4% /200 = 250 (valor bem societário(-)valor residual)/250 = valor do encargo. 5 - Método Fiscal: É o método de cálculo pela taxa de depreciação definida pelo Fisco. Tipo da Configuração: A nova legislação societária determinou duas formas de controle dos cálculos de encargos para os valores referentes a reavalição dos bens. Para atender esta necessidade acrescentamos no sistema as opções neste campo, que são: Vida Útil: Quando a reavaliação é feita em relação ao tempo de vida útil do bem, deve-se incluir um registro de configuração com esta configuração. Por ela o sistema irá encontrar os novos valores (quotas) de encargos mensais dentro do novo prazo definido. Sempre que houver uma nova reavaliação de vida útil do bem, o usuário deverá incluir uma nova configuração. Valor Justo: A informação do valor justo deve ser utilizada quando o valor registrado no patrimonial está divergente dos valores apresentados nos laudos técnicos. Esta nova informação fará com que o sistema gere os valores dos encargos separados dos valores referentes a mudança de tempo de vida útil, possibilitando ao usuário definir regras de contabilização específicas para estes valores. Data Inicial: Informar a data de aquisição do bem. Caso precise incluir o encargo acumulado de um bem que já está depreciado, informar a data do cálculo do encargo. Valor Societário: Informar o valor societário do bem para depreciação. Valor Residual: Informar o valor residual do bem. Valor residual de um bem é o valor estimado que a entidade obteria com a venda do bem, após deduzir as despesas estimadas de venda, caso o ativo já tivesse a idade e a condição esperadas para o fim de sua vida útil. Percentual de Encargo: Informar o percentual de encargo para depreciação do bem. Vida Útil: Informar o número de meses de vida útil do bem. A vida útil é o prazo durante o qual se pode esperar a utilização do bem, nas atividades da empresa. Pode ser considerada por um período determinado ou após o consumo de uma proporção específica de benefícios econômicos. A vida útil pode ser menor que a vida econômica. Unidade de Medida: Informar o tipo de unidade de medida relativo ao que se está produzindo. Ex: litros, peças, etc... Produção Mensal Estimada (Unidades): Informar em unidades a produção mensal do bem estimada. Capacidade de Produção (Unidades): Informar em unidades a capacidade total de produção do bem. 11

12 2.1.4: Aba (4) Dacon Dacon: Informar o tipo de controle que o bem vai ter para a Dacon; Data Inicial Crédito: Informar a data inicial para início da utilização do crédito do bem para o PIS e COFINS; Data Final Crédito: Informar a data final para início da utilização do crédito do bem para o PIS e COFINS; Valor DACON Base de Cálculo: Informe o valor da base de cálculo para a Dacon; Identificação: Informe a identificação do bem incorporado ao Ativo Imobilizado; Origem: Informe a origem do bem incorporado ao Ativo Imobilizado; Utilização: Informe qual a utilização do bem incorporado ao Ativo Imobilizado; CST PIS: Informe o código da CST para crédito do PIS; CST COFINS: Informe o código da CST para crédito do COFINS; Importante: Após o cadastro desta Aba, será calculado os valores de crédito do bem e os mesmos serão listados e demonstrados na GRID de baixo da tela. 12

13 2.1.5: Aba (5) Documentos Fiscais Esta tela guarda as informações da Nota Fiscal de compra do Bem do Ativo Imobilizado, a mesma é preenchida automaticamente quando informado o número do lançamento fiscal na Aba 1 deste cadastro : Aba (6) Detalhes do Grupo/Família Esta tela guarda as informações de detalhamento dos Grupos/Famílias, já previamente definidas no cadastro destes grupos/famílias. 13

14 2.2: ENCARGOS DO BEM: O Sistema Questor faz o cálculo das depreciações de forma automática no momento em o mesmo é salvo, não havendo necessidade de interferência do operador para isso. O usuáro poderá fazer a consulta e conferência dos valores depreciados a qualque momento acessando o menu CONSULTAS / CONSULTA COMPLETA DO BEM: O sistema abrirá a tela acima, onde o operador deverá selecionar a chave do lançamento do bem que deseja consultar e posteriomente clicar na aba Informações (2). O Sistema então irá mostrar todas as informações cadastrais do bem inclusive ao que diz respeito aos encargos. Esta mesma consulta pode ser feita através da barra de ferramentas da tela de lançamento do bem: 14

15 Nesta tela de consulta o operador ainda tem a possibilidade de refazer os calculos da depreciação caso tenha sido alterado alguma informação no cadastro do bem. Esta rotina será feita através da barra de ferramentas no botão de atalho CTRL+R: Recalcula os encargos a partir da data informada (ctrl+r) Ao executar a rotina de recalculo o sistema abre a janela acima, onde o operador deverá informar o período inicial para o recalculo das depreciações. 2.3: TERMOS E DEFINIÇÕES: A seguir listaremos alguns Termos e Definições para melhor entendimento: Valor Contábil: É o valor do Ativo após a dedução da depreciação e da perda por redução ao valor recuperável acumuladas. Custo: É o montante de caixa ou equivalente de caixa pago para adquirir um ativo. Valor Depreciável: É o custo do Ativo menos o seu valor residual. Depreciação: É a alocação sistemática do valor depreciável de um Ativo ao longo de sua vida útil. Valor Justo ou Custo Atribuido: É o valor pelo qual a empresa negociará o bem. Perda por Redução ao Valor Recuperável: Valor pelo qual o valor contábil de um ativo ou de uma unidade gerador de caixa excede seu valor recuperável. 15

16 Ativo Imobilizado: É ítem tangível que é mantido para uso na produção, fornecimento de mercadorias ou serviços, para aluguel a outros, ou para fins administrativos e se espera utilizar por mais de um período. Valor Recuperável: É o maior valor entre o valor justo menos os custos de venda de um ativo e seu valor em uso. Valor Residual de um Ativo: É o valor estimado que a entidade obteria com a venda de um ativo, após deduzir despesas estimadas de venda, caso o bem já tivesse a idade e a condição esperada para o fim de sua vida útil. Vida Útil: É o período de tempo durante o qual a entidade espera utilizar o ativo, ou o número de unidades de produção ou de unidades semelhantes que a entidade espera obter pela utilização do ativo. Valor Societário (Somente em 01/01/2010): A Lei nº de 2007 eliminou todas as menções à figura da reavaliação espontânea de ativos. O CFC alerta para o fato de que a reavaliação está sim, impedida, desde o início do exercício social iniciado a partir de 1º de janeiro de 2008, em função da existência dos critérios permitidos de avaliação para os ativos não monetários. Avaliação a valor justo e reavaliação e ativos são institutos e conceitos contábeis diferentes, baseados inclusive em fundamentos distintos (valor justo, por exemplo, é o valor de mercado de venda, ou valor esperado de fluxo de caixa futuro, enquanto a reavaliçãose faz com base no valor de reposição). A avaliação a valor justo somente se aplica a ativos destinados à venda, enquanto a reavaliação somente se aplica a ativos destinados a serem utilizados futuramente pela empresa. Conceito de Custo Atribuído contida no Apêndice A do CPC 37: é o montante utilizado como substituto para o custo (ou o custo depreciado ou amortizado) em determinada data. Nas depreciações e amortizações subsequentes é admitida a presunção de que a entidade tenha inicialmente reconhecido o ativo ou passivo na determinada data por custo igual ou custo atribuido. O Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) 37 prevê a opção de a entidade fazer uma revisão dos valores de seus ativos com base em uma nova avaliação, a valor justo, na data de transição. Essa transição é feita no momento em que a entidade fizer ajustes nos seus ativos imobilizados no Balanço de Abertura, para a adequação às normas internacionais. 3. MOVIMENTOS 3.1: TRANSFERÊNCIAS: Nesta tela é permitido transferir o bem de conta, centro de custo, local físico e filial. O operador deve ter ciência de que não será permitido fazer transferências parciais. Para execução da rotina acessar o menu MOVIMENTOS / TRANSFERÊNCIAS / TRANSFERIR BENS: Para cancelar a transferência de bens o operador deverá acessar o menu MOVIMENTOS / TRANSFERÊNCIAS / CANCELAR TRANSFERÊNCIA DE BEM: 16

17 Informar então a chave de lançamentos e o registro de transferência a ser cancelado. 3.2: AGLUTINAÇÕES: Esta rotina permite ao operador criar o bem originado de aglutinações. O mesmo deve estar atento, pois só é permitido aglutinar bens com taxa de encargo igual a 0 (zero). Para execução o usuário deverá acessar o menu MOVIMENTOS / AGLUTINAÇÕES / AGLUTINAR BENS: Nesta tela, a tela de Parâmetros, o operador deverá preencher os dados do novo bem que será originado pela aglutinação. Na segunda tela, a tela de Seleção Bens, o usuário fará a seleção dos bens que serão aglutinados. 17

18 Da mesma forma o perador pode fazer o cancelamento de uma aglutinação acessando o menu MOVIMENTOS / AGLUTINAÇÕES / CANCELAR AGLUTINAÇÃO BENS: Devendo então selecionar a chave do lançamento de fazer o cancelamento e executar a rotina. 3.3: BAIXAS: Este processo permite ao operador fazer baixas por Venda, Perda ou Devolução, não sendo permitido fazer baixas parciais. Para executar a rotina deve-se acessar o menu MOVIMENTOS / BAIXAS / BAIXAR BEM: Da mesma forma o operador poderá fazer o cancelamento desta baixa, para isso deve acessar o menu MOVIMENTOS / BAIXAS / CANCELAR BAIXA: 18

19 Informando então a chave do lançamento e a chave da baixa que se deja cancelar. 3.4: VALOR RESIDUAL: Esta tela servirá para alteração do Valor Residual do Bem que possui configuração de depreciação societária. Para isso o operador deverá acessar o menu MOVIMENTOS / VALOR RESIDUAL / ALTERAR VALOR RESIDUAL: Indicar então a chave do lançamento e os dados referentes aos novos valores residuais que serão alterados. Da mesma forma o operador poderá fazer o cancelamento destas alterações, para isso deverá acessar o menu MOVIMENTOS / VALOR RESIDUAL / CANCELAR ALTERAÇÃO VALOR RESIDUAL: 19

20 Importante : Todos os cancelamentos aqui mencionados não serão possíveis caso tenha sido feita a contabilização do período. Para tanto, caso necessário limpe a contabilização para posterior rotina dos cancelamentos. 4. CADASTROS 4.1: CENTRO DE CUSTOS: O sistema Questor permite o controle por centro de custos. O operador deve definir o plano de contas dos centros de custos, o mesmo conceito do plano de contas contábil, para posterior definição dos grupos contábeis que terão rateio gerencial e, caso necessário, os percentuais de rateio automático. O controle por centro de custos, permite, além da contabilidade convencional, a distribuição de valores de determinadas contas contábeis por centro de custos com rateio automático ou não. Com base nesse rateio o sistema permite a geração de diversos relatórios para análises gerenciais, entre outros. Para tanto, o operador deverá acessar o menu CADASTROS / CENTRO DE CUSTOS. 4.2: LOCAL FÍSICO: O sistema Questor permite o controle dos bens de acordo com o seu local físico, para isso o operador precisa fazer o cadastro e a configuração destes locais. Tendo em mente o mesmo conceito do plano de contas contábeis. Para tanto, o operador deverá fazer estes cadastros acessando o menu CADASTROS / LOCAL FÍSICO. 4.3: GRUPOS: O sistema Questor permite o controle dos bens de acordo com o seu Grupo/Família, para isso o operador precisa fazer o cadastro e a configuração destes locais. Tendo em mente o mesmo conceito do plano de contas contábeis. Para tanto, o operador deverá fazer estes cadastros acessando o menu CADASTROS / GRUPOS. 5. CONTABILIZAÇÃO 5.1: TABELA CONTÁBIL: Para contabilização a movimentação do Ativo Imobilizado, no que diz respeito às depreciações, vendas, perdas, e outras situações, deve ser feita pelo operador. A configuração ficará atrelada a conta contábil do Ativo Imobilizado, ou seja, a tabela contábil estará diretamente relacionada a conta contábil do ativo e a mesma deverá estar obrigatoriamente no cadastro do bem para que esta rotina funcione corretamente. De igual forma, como nos demais módulos do Sistema Questor, as tabelas contábeis do Módulo de Controle Patrimonial poderá ser duplicada para as outras empresas que tiverem a mesma configuração. Para configuração das tabelas contábeis, o operador deverá acessar o menu CADASTROS / CONTABILIZAÇÃO / TABELA CONTÁBIL PATRIMONIAL: 20

21 Na parte superior da tela (conforme fig acima) o operador indicará a Conta Contábil do Ativo Imobilizado que estará configurando e também uma descrição. Sugerimos utilizar no campo da descrição o nome da conta, como forma de facilitar as consultas posteriores, porém o mesmo pode ser definido a critério do operador. Na parte inferiorior da tela (conforme fig abaixo) o operador fará a inclusão das configurações que irão determinar ao sistema como e onde deverá ser feita a integração contábil: Sequencia: Este campo é uma sequencia dentro da tabela contábil, e que serve para permitir o cadastro de vários lançamentos contábeis na mesma tabela contábil. Filial: Informar o código do estabelecimento para a sequência do lançamento contábil. Sempre que não informado o estabelecimento o sistema utilizará a configuração para todos os estabelecimentos da empresa. A informação do estabelecimento deve ser utilizado quando a empresa possuir códigos contábeis diferenciados para as contas por estabelecimento. Tipo Lançamento: A informação deste parâmetro servirá para o sistema identificar as contas contábeis em cada um dos tipos de lançamentos contábeis a serem gerados. Serve principalmente àqueles clientes que optaram em separar no plano de contas as contas que recebem os lançamentos Societários e Fiscais. Para gerar os lançamentos contábeis o sistema utilizará a informação que consta no cadastro do bem, campo Tipo Contabilização, o qual definirá se o lançamento será do tipo Normal, Societário ou Fiscal. Para lançamentos tipo Normal será utilizada preferencialmente a configuração de contas societárias, não existindo, será utilizada a configuração das contas fiscais. Para os bens configurados como Societário ou 21

22 Fiscal o sistema utilizará a configuração das contas contábeis de acordo com o tipo do lançamento. Em resumo, quem dita as regras de contabilização do bem é a configuração do tipo de contabilização no próprio bem. Natureza: Informe a natureza do lançamento, ou seja, débito ou crédito. É importante observar que na tabela contábil deverá ser configurado o lançamento e também a sua contrapartida. Conta Contábil: Informe a conta contábil que irá receber o lançamento contábil de acordo com a regra de valor do lançamento. Histórico: Informar o código do histórico padrão para a sequência do lançamento contábil que está sendo incluído. Complemento Histórico: Informar o complemento do histórico contábil de acordo com as regras disponíveis para o campo. Para consulta das regras disponpiveis clicar no botão [ ] que encontra-se do lado esquerdo da tela. Regra Valor Lançamento: Informe, de acordo com as opções disponíveis, a regra do valor do lançamento, o qual irá definir o valor a ser gerado no lançamento contábil. Para consultar as regras disponíveis o operador poderá clicar com o botão direito na linha da Regra, desta forma o sistema irá apresentar uma caixa de diálogo contendo as opções disponíveis para seleção e configuração. O sistema permite fazer a contabilização dos encargos dos bens, das vendas, perdas, aglutinações, devoluções, etc. E deverá sempre obseverva a regra a ser selecionada. Por exemplo, se no cadastro do bem foi indicado no tipo de contabilização a forma 'Fiscal' para configuração do encargo do bem deverá ser selecionada a opção 'Valor Fiscal' como demonstra a figura acima. Se caso, no cadastro do bem tiver sido utilizado o tipo de contabilização a forma 'Societária' então na regra da tabela contábil deverá ser utilizada a regra 'Valor Societário'. Esta mesma lógica deverá ser aplicada aos demais tipos de contabilização que o operador desejar configurar. 5.2: DUPLICAÇÃO TÁBELA CONTÁBIL: O processo de duplicação das tabelas contábeis deverá ser feita pelo operador acessando o menu CADASTROS / CONTABILIZAÇÃO / DUPLICAR TÁBELA CONTÁBIL: 22

23 Empresa Origem: Informe a empresa que contém os dados que deseja duplicar para as demais. Conta contábil: Informar o código da conta contábil que se deseja duplicar. Caso não informe o sistema ira duplicar a configuração de todas as contas que foram então configuradas na empresa de origem. Empresa Destino: Informe quais as empresas devem receber os dados da empresa de origem. Esse campo é de multimpla seleção, ou seja, o Usuário pode selecionar uma, algumas ou todas as empresas. O código da empresa de origem não pode estar selecionado nesse campo. Alterar no Destino: Indicar ao sistema, já houver algum tipo de configuração, se na empresa de destino as tabelas contábeis já existentes devem ser alteradas pelas novas configurações. 5.3: CONTABILIZAÇÃO: Para executar a rotina de contabilização o operador deverá acessar o menu MOVIMENTOS / CONTABILIZAÇÃO / CONTABILIZAÇÃO DOS MOVIMENTOS: Período Inicial e Final: Indicar o intervalo que será contabilizado, este campo compreende mês e ano. 23

24 Tipo Contabilização: Indicar o tipo de contabilização que será feita, deixar selecionado o tipo Integração Contábil. Tipo Lançamento: Indicar o tipo de contabilização que será realizada, observando sempre a configuração do cadastro dos bens. 5.4: LIMPAR CONTABILIZAÇÃO: Para fazer a limpeza dos lançamentos contábeis o operador deverá acessar o menu MOVIMENTOS / CONTABILIZAÇÃO / LIMPAR: Indicar nesta tela a competência inicial e final para limpeza dos dados contábeis e executar a rotina. 24

25 RELATÓRIO DE TREINAMENTO NÚMERO:... CLIENTE:... USUÁRIO:...CIDADE:... TÉCNICO:...MÓDULO:...CONTROLE PATRIMONIAL TIPO DE ATENDIMENTO: LEVANTAMENTO INSTALAÇÃO TREINAMENTO ACOMPANHAMENTO REVISÃO OUTROS(ESPECIFICAR)... MANHÃ : HORA INICIAL:...:... HORA FINAL:...:... ODOMETRO: INICIAL:... TARDE : HORA INICIAL:...:... HORA FINAL:...:... FINAL :... DESCRIÇÃO DO ATENDIMENTO REALIZADO CONFIGURAÇÕES GERAIS Configuração da Empresa CARRO: BEM Cadastro Geral do Bem Encargos do Bem MOVIMENTOS Transferências Aglutinações Baixas Valor Residual CADASTROS Centro de Custos Local Físico Grupos CONTABILIZAÇÃO Cadastro e configuração Tabelas Contábeis Contabilização OBS: LOCAL:... DATA:.../.../... NOME RESPONSÁVEL/USUÁRIO ASSINATURA RESPONSÁVEL USUÁRIO ASSINATURA DO TÉCNICO