GESTÃO DO DESEMPENHO UM GUIA COM AS MELHORES PRÁTICAS

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1 GESTÃO DO DESEMPENHO UM GUIA COM AS MELHORES PRÁTICAS

2 O QUE É GESTÃO DO DESEMPENHO E POR QUE MINHA EMPRESA DEVERIA SE PREOCUPAR COM ISSO? A Gestão do Desempenho ou Avaliação de Desempenho- é o conjunto de práticas de gestão que ajudam a garantir que os funcionários da sua empresa recebam o direcionamento e feedback necessários para que eles desempenhem seus papeis com sucesso. Uma Avaliação de Desempenho, quando feita da forma correta, promove: Alinhamento de objetivos: garante que os funcionários compreendam, de forma clara, o que é esperado deles, e o que devem fazer para contribuir para que a organização alcance seus objetivos globais; Desenvolvimento de competências: ajuda a mapear competências necessárias para o time e para a organização,apontando os pontos fortes e as necessidades de desenvolvimento de cada funcionário; Foco no desenvolvimento do funcionário: estimula os empregados a desenvolver suas habilidades e competências, para que tenham sucesso em sua função; Engajamento e empoderamento dos empregados: convida cada um dos funcionários a assumir a responsabilidade por seu próprio desempenho, desenvolvimento e progressão de carreira, enquanto contribui para o sucesso da organização. O diálogo sobre performance: encoraja um diálogo constante entre empregados e gestores sobre suas expectativas, progressos, conquistas, performance e necessidade de desenvolvimento; Feedback e reconhecimento aos empregados: oferece mecanismos para os empregados obterem o feedback e o reconhecimento que eles precisam para, continuamente, melhorar em sua função; Ao menos uma avaliação formal por ano: oferece uma oportunidade de gestores e empregados reunirem-se e revisarem os objetivos e a performance conquistada; O crescimento da sua empresa: ajuda no aumento da produtividade, eficiência e habilidades, diminui custos, elimina duplicação de trabalho e facilita a execução da sua estratégia. Alinha objetivos Desenvolve competências Desenvolve pessoas Engaja os empregados Promove o diálogo Facilita o feedback Alinha o processo Promove o crescimento do negócio

3 COMO IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NA SUA EMPRESA Qualquer profissional de Recursos Humanos está familiarizado com as vantagens da Avaliação de Desempenho, mas muitos executivos, gestores e empregados não estão. Mas, para que o processo seja realmente eficiente, é importante ter o engajamento de todos. Se sua empresa não possui nenhum processo formal de Avaliação de Desempenho, você deve iniciar abordando o tema a partir das facilidades em se ter um software na nuvem como apoio ao processo. Se você já realiza uma avaliação manual, feita em papel, mas precisa melhorá-la para aumentar sua eficiência, você pode reiterar a importância do processo de Avaliação de Desempenho, mostrando os benefícios que a sua organização terá em automatizar o que é feito manualmente. Há quatro passos básicos que poderão auxiliar você neste processo.

4 COMO IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NA SUA EMPRESA 1. Identificar e priorizar os desafios que a sua organização está enfrentando atualmente. Comece apontando claramente os impactos por não ter um sistema de Avaliação de Desempenho, ou tê-lo somente feito em papel, manualmente. Priorize esses desafios no que tange ao impacto negativo para a organização, bem como os obstáculos que isso traz para que todos alcancem seus objetivos e resultados. Para fazer isso, você precisará consultar outros líderes da organização. 2. Identificar seus objetivos ao implementar um sistema de Avaliação de Desempenho. Agora que você já mostrou quais são os desafios da sua organização, é o momento de identificar os objetivos no que tange ao novo processo e eles deverão estar diretamente relacionados aos desafios identificados, assim como aos objetivos e metas da organização. 3. Estimar o ROI. A liderança está muito mais interessada em quantificar os benefícios da nova solução e o retorno sobre o investimento para justificar a alocação do orçamento, tempo e recursos na implementação de um novo sistema de Avaliação de Desempenho. Esta pode ser uma tarefa mais difícil, principalmente se você nunca teve um sistema de Avaliação de Desempenho. Um caminho possível é obter alguns dados de mercado como: Deloitte: Organizações que revisam suas metas com seus empregados a cada trimestre ou em uma frequência maior, têm 45% de probabilidade de ter uma performance financeira acima da média, enquanto que 64% delas têm mais probabilidade de baixar seus custos, se comparadas ao seu mercado de atuação; McKinsey: empresas com um processo bem estruturado para avaliação de talentos têm uma performance melhor que seus concorrentes, e um retorno 22% maior para os acionistas; Towers Watson: um sistema efetivo de Avaliação de Desempenho pode aumentar o valor da empresa em até 30%; Russel Investments: empresas que estão na lista da Fortune das 100 Melhores para se Trabalhar têm um resultado financeiro cerca de 10% melhor do que aquelas que estão na Fortune Comunicar os benefícios aos empregados. O próximo passo é comunicar seus objetivos e os benefícios da Gestão de Desempenho para todos os empregados. Comece com a liderança sênior para garantir adesão dos tomadores de decisão. Uma vez que a sua iniciativa tenha sido aprovada, comunique o projeto para o time de RH, os gestores e, claro, os empregados.

5 ! DICA: PARA SER MAIS ASSERTIVO, SEU PROJETO DEVE INCLUIR UM REPRESENTANTE DO RH, UM REPRESENTANTE DO TIME DOS GESTORES, E CONSULTORES EXTERNOS.

6 COMO DEFINIR AS MELHORES PRÁTICAS PARA O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Veja agora algumas ações que você pode tomar para garantir as melhores práticas quando se trata da avaliação de desempenho: ESTABELEÇA SEU DREAM TEAM Uma vez que você tenha obtido a adesão de todos os seus stakeholders-chave para criar e implementar um processo formal de avaliação de desempenho, ou para melhorar o processo que você tenha atualmente implementado na sua empresa, você está pronto para delinear o projeto e suas fases de implementação. Para fazer isso de forma efetiva, reúna um time para o projeto e discuta pontos como: Os objetivos do programa e os critérios de sucesso; Os processos que envolverão a avaliação de desempenho; Datas para lançamento e prazos para execução das atividades; Integração de habilidades e competências que serão críticos para sua empresa; Como incorporar os objetivos organizacionais e alinhar a sua força de trabalho; Estratégias de comunicação; Estratégias de treinamento. Você também deverá ter um grupo tático para apoiar a implementação efetiva do projeto, bem como um steering comittee que irá oferecer suporte e feedback, além de aprovar suas decisões. Considere incluir ao menos um representante de cada grupo de stakeholders. Isso ajudará você a garantir o engajamento de todos, bem como considerar as necessidades específicas de cada um desses grupos. DOCUMENTE SEUS OBJETIVOS E CRITÉRIOS DE SUCESSO. Estabeleça e documente seus objetivos-chave e defina quais os parâmetros que levarão seu projeto a ser considerado um sucesso. Garanta que seus objetivos sejam S.M.A.R.T (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo). Esses objetivos irão guiá-lo no seu projeto, bem como nas tomadas de decisões. DEFINA OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO. Uma das primeiras tarefas do novo time será definir quais passos serão incluídos no processo. Independente do tamanho ou do segmento da empresa, a maior parte dos processos de avaliação de desempenho incluem as seguintes etapas: Passo 1: Planejamento Esse passo acontece no início do ciclo. É quando os gestores definem e comunicam a cada funcionário, quais são suas expectativas em relação à performance, expressando-as no formato de competências e objetivos.

7 DEFINA OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DO DESEMPENHO NA SUA EMPRESA Gestores e empregados também estabelecem o plano de desenvolvimento individual para direcionar necessidades de treinamento e aprendizado, facilitando ações para que cada empregado alcançe seus objetivos e demonstre as competências requeridas para o seu perfil. Discussões entre gestores e empregados são importantes neste estágio para garantir que as expectativas para o próximo período sejam bem compreendidas e estejam alinhadas. Em um processo anual de gestão de desempenho, esse primeiro passo é geralmente realizado ao mesmo tempo da revisão anual (Passo 3). Passo 2: Acompanhamento Os acompanhamentos durante o processo são bastante flexíveis. Você pode escolher o intervalo que melhor se adequa às necessidades da sua empresa: uma vez no meio do ano, a cada trimestre, ou mensalmente. O mais importante, neste passo, é garantir que o empregado não passe o ano inteiro sem receber qualquer feedback sobre o seu desempenho. Se os gestores costumam realizar reuniões semanais com seus empregados, um check point de meio de ano é suficiente. Algumas empresas optam por fazer apontamentos formais a cada trimestre, e até mensalmente. Empresas que trabalham por projeto adotam a avaliação na conclusão de cada projeto. Esses acompanhamentos devem ser curtos e seu formulário deve ser simplificado, contendo os seguintes pontos: revisão do processo; ajuste de objetivos e planos de desenvolvimento; reporte de quaisquer mudanças, e avaliação da performance atual. Passo 3: Avaliação Anual de Performance Neste ponto, você obtém feedbacks dos resultados das avaliações do gestor, bem como das avaliações 360º, vindas de outras fontes (pares, subordinados, etc). Esse passo pode incluir vários tipos de avaliação, dependendo de como você escolhe fazer o seu processo. A tarefa final é, geralmente, um de acordo entre empregado e gestor, o que completa o formulário de avaliação. Os passos 1 e 3 são geralmente completados ao mesmo tempo. Passo 4: Calibração de Resultados Esse passo inclui uma revisão da área de Recursos Humanos em conjunto com gestores de outras áreas. Seu objetivo principal é garantir que todos as avaliações foram feitas, que as avaliações foram justas e acuradas, e que os gaps de performance serão endereçados com planos de desenvolvimento. Algumas empresas conduzem reuniões com gerentes para fazer a calibração das avaliações, outras fazem essa tarefa com a ajuda dos gestores sênior de RH, entre outros métodos.

8 DEFINA OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DO DESEMPENHO NA SUA EMPRESA Passo 5: Revisar os processos É importante reunir o grupo responsável pelo projeto e fazer uma análise minuciosa da experiência até aqui. O seu time de RH e os executivos devem revisar os objetivos do processo anualmente para identificar questões como: Avaliações gerais e tendências; Gaps organizacionais e tendências; Necessidades de desenvolvimento em nível organizacional, departamental ou individual; Indivíduos de alta e baixa performance; Tendências nas avaliações ou variações do uso do processo. Você deve, então, formular um plano de ação para garantir que endereçará qualquer questão encontrada na avaliação do processo, e usar os dados para prover informações a qualquer outro programa de desenvolvimento de talentos na organização, bem como para a tomada de decisão. Você também deve revisar o processo e formulários e procurar formas de otimizá-los. Trabalhe com seu time de projeto para definir os passos que você deve incluir ou retirar da avaliação de desempenho. Coaching, feedback e desenvolvimento devem ser atividades contínuas. Os gestores precisam fazer coaching e dar feedback aos seus empregados, e suportá-los em seu desenvolvimento ao longo do ano, encorajando a melhoria da performance. Feedback e coaching também podem ser usados para reconhecer e encorajar comportamentos desejados e boa performance, assim como identificar áreas de desenvolvimento e oportunidades de melhoria. O objetivo principal é manter um diálogo contínuo sobre performance e expectativas. Só assim, os empregados não serão surpreendidos no final do ciclo de avaliação. COACHING, FEEDBACK E DESENVOLVIMENTO DEVEM SER ATIVIDADES CONTÍNUAS.

9 O CICLO DE GESTÃO DO DESEMPENHO Passo 1: Planejamento Determinar e comunicar expectativas em relação à performance, expressando-as como competências e objetivos; Criar planos de desenvolvimento. Passo 2: Acompanhamento Revisar o progresso até a data estipulada, ajustar objetivos e planos de desenvolvimento, e capturar quaisquer mudanças nas prioridades ou expectativas Passo 5: Revisar o Processo Revisar os resultados relacionados ao ciclo de avaliação de desempenho para identificar áreas de desenvolvimento; Revisar o processo e os formulários e fazer as mudanças necessárias; Revisar os dados junto aos executivos. Passo 4: Calibração da Performance e dos Resultados Garantir que todas as revisões foram feitas, avaliações foram justas e acuradas, e os gaps de performance serão endereçados no plano de desenvolvimento Passo 3: Avaliação Anual Obter feedback e avaliações de performance dos empregados e gestores; Conduzir a reunião de calibração da performance; Assegurar que empregados e gestores finalizaram o processo e assinaram o formulário

10 INICIANDO O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Agora que você já estabeleceu o processo e o modelo de formulário, garantiu que eles estão alinhados com as competências requeridas pela organização e com os objetivos do negócio, você está pronto para implementar o projeto. Como qualquer novo processo organizacional, as iniciativas que mudam a rotina das pessoas estão entre as partes mais críticas do processo. Você precisa se certificar que tem o apoio da maior parte dos seus stakeholders, bem como que você tem as informações e ferramentas necessárias para seguir adiante. O rollout do projeto inclui: Criar os materiais de treinamento; Comunicar os detalhes do novo processo, incluindo: - As razões pelas quais está sendo implementado; - O compromisso da alta de liderança com o novo processo; - Os benefícios que o processo trará para a organização e para todos os participantes; - Os prazos e as primeiras atividades; - Quando ocorrerão os treinamentos; - Deveres e responsabilidades de cada um. Como desenvolver seu material de treinamento Executivos, gestores, empregados e até mesmo a equipe de RH precisarão ser treinadas na aplicação dos processos, ferramentas e formulários. Trabalhe com seu time de projeto para identificar como você vai endereçar as necessidades levantadas. Talvez, a metodologia mais adequada seja uma mistura de formatos, por exemplo, aulas presenciais, e-learning, treinamento práticos, vídeos, etc. Você também precisa pensar no longo prazo, por exemplo: todos os novos gestores precisam ser treinados na ferramenta, e é interessante ter material de apoio para que as pessoas possam recordar o processo e tirar suas dúvidas. Outros aspectos importantes são oferecer treinamentos específicos que alinharão todos e principalmente os gestores-- nas melhores práticas tais como: Como criar objetivos S.M.A.R.T.; Como dar feedback; Como fazer coaching; Como auxiliar no desenvolvimento do funcionário; Como preparar uma sessão de acompanhamento etc. Comunicando detalhes do novo processo O próximo passo é comunicar claramente os detalhes do novo processo para todos os empregados, incluindo respostas a questões como: Por que implementar um novo processo de Gestão do Desempenho? Quais os benefícios? Quais atividades ou processos isso inclui?

11 REALIZANDO A GESTÃO DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Quando começa? Quando e onde estarão os formulários necessários? Quando e como será o treinamento? Quais são as responsabilidades de cada um? Trabalhe com seu time para estruturar um sólido plano de comunicação, que esclareça todas as questões que eventualmente possam surgir. Comunique o tema por canais diferentes e repetidas vezes. Leva tempo para uma mudança cultural e de comportamento. Realizando o treinamento Antes que os executivos e empregados iniciem o novo processo de desempenho, é preciso realizar os treinamentos necessários. Assegure-se que você tenha sessões suficientes para acomodar a todos, e crie materiais de referência que sejam de fácil consulta e acesso. Não se esqueça de solicitar feedback sobre o treinamento. Como a Efix pode ajudá-lo Há 15 anos, a Efix vem auxiliando as empresas a impulsionarem seus resultados por meio da gestão de talentos e desempenho, com a utilização de sistemas na nuvem que fomentam o crescimento sustentável e competitivo das organizações. Uma empresa com uma equipe de alta performance consegue alcançar resultados mais rápidos, é mais inovadora e ágil perante a concorrência e tem visão de futuro. É por isso que a Efix desenvolveu ferramentas específicas para gestão de talentos, que fornecem informações e insights estratégicos para a tomada de decisões em negócios. Hoje, com clientes como BM&FBovespa, Brookfield, BTG Pactual, Itaú-Unibanco e Sodexo, a Efix provê soluções e ferramentas que colocam Recursos Humanos no centro da estratégia de negócios, pois promovem: O alinhamento estratégico de toda a organização; Ganho de produtividade a partir da gestão do desempenho dos funcionários; Identificação, retenção e gestão do desenvolvimento dos talentos. Com tecnologia de ponta, as ferramentas da Efix têm uma excelente relação custo/benefício: estão hospedadas na nuvem, disponíveis sete dias por semana, 365 dias por ano, e podem ser personalizadas para as necessidades do negócio de cada empresa.

12 REALIZANDO A GESTÃO DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Utilize a plataforma Efix para obter alta performance das suas equipes Adoção das ferramentas Efix Metas Competências Motivação Engajamento Alinhamento com Cultura e Estratégia Performance - Gestão de desempenho - Desenvolvimento de competências - Alinhamento estratégico da organização - Retenção de talentos Alta Performance - Aumento de produtividade - Estímulo à alta performance - Meritocracia

13 CONHEÇA AS SOLUÇÕES DA EFIX Efix Performance Suite: plataforma para a mapeamento e avaliação das competências, bem como a mensuração do desempenho dos colaboradores. O sistema conta com dois módulos: Efix Competency, voltado para avaliações de competência top-down, 180º e/ou 360º integrados ao plano de desenvolvimento individual, e o Efix Goals, ferramenta que auxilia na definição,, acompanhamento e avaliação de metas e objetivos dos profissionais de uma empresa, que podem estar relacionados a um time, como também podem ser individuais. Efix Learning Suite plataforma para gestão de curso em formato presencial, e-learning ou híbrido, dentro dos padrões internacionais utilizados para o desenvolvimento de conteúdos e-learning. Uma vez implementado, pode ser acessado via internet, de forma simultânea, por milhares de usuários que podem interagir a partir de ferramentas colaborativas como fóruns e comunidades. A suíte conta com o Efix e-learning, para gestão de cursos e treinamentos corporativos a distância, e o Efix Classroom, um sistema completo de administração da logística de eventos presenciais de formação e capacitação de pessoas. Efix Survey Suite com dois módulos, a suíte oferece uma solução confiável para o desenvolvimento e aplicação de pesquisas de clima organizacional, alinhadas aos objetivos do negócio de cada organização: o Efix Survey, módulo para realização de pesquisas, e o Efix Action Plan, módulo que auxilia na definição e acompanhamento de planos de ação para melhoria de clima em escala corporativa. Entre em contato conosco e solicite mais informações sobre como ter um sistema de Gestão de Desempenho na sua empresa.