INTRODUÇÃO. Vamos lá? Então mãos à obra.

Transcrição

1 INTRODUÇÃO Ter uma comunicação interna eficaz auxilia no desenvolvimento de uma cultura colaborativa e ajuda a alinhar os membros de uma organização às estratégias da empresa. Segundo estudo da Tower Watson, empresas com uma comunicação interna eficaz têm 70% mais chances de superar seus concorrentes, além de manter altos níveis de engajamento e satisfação dos seus colaboradores. Porém, mesmo com o aumento da visibilidade do setor, muitas vezes o departamento de Comunicação Interna (CI) é visto como secundário dentro da empresa, sendo deixado de lado na hora de decisões críticas para a organização. Inclusive, fortalecer o papel estratégico da comunicação é um dos principais desafios do setor, tanto pela visão dos próprios profissionais da área como pela visão da alta direção. Assim, para superar este desafio e mostrar o valor da comunicação interna para os diretores e colaboradores, é fundamental que a equipe de CI utilize dados e métricas para acompanhar e provar a eficiência das metodologias de comunicação utilizadas. Desta forma, além de poder tomar decisões estratégicas baseadas em números, a equipe de CI terá mais argumentos para convencer a diretoria a investir no setor. Nesse whitepaper, pretendemos ensinar você a iniciar o trabalho de mensuração da comunicação interna, para realmente mostrá-la como um fator-chave para o sucesso das estratégias dentro da empresa. Para ajudar, também oferecemos um modelo de dashboard de CI em que você vai começar a trabalhar seus indicadores. Vamos lá? Então mãos à obra. 1

2 PARA COMEÇAR: QUAL A NECESSIDADE DE TER E DIVULGAR MÉTRICAS E INDICADORES? Se a Comunicação Interna é um fator-chave para o sucesso das estratégias da empresa, por que nem sempre ela está posicionada como tal? Salvo as particularidades de cada organização, a resposta para essa pergunta pode ser um mesmo problema comum: o posicionamento do setor. Muitas vezes as áreas de comunicação e recursos humanos são vistas como subjetivas e de difícil mensuração. Nesses casos, pode ser o mindset da equipe e o senso comum sobre estas áreas que acabam não contribuindo para que elas sejam consideradas estratégicas e, mais do que isso, para que não recebam a atenção e o investimento necessários. Para fugir do esteriótipo e provar a sua relevância, a área que trabalha a comunicação interna nas empresas - seja ela recursos humanos ou marketing e comunicação - precisa começar a mostrar os benefícios que o setor traz para a empresa, definindo indicadores e métricas. Para isso, pode-se usar modelos de gestão à vista tanto para mostrar resultados para gestão como para os colaboradores e outras áreas da empresa. Segundo a Associação Internacional de Comunicação Corporativa, o IABC, apenas 40% dos profissionais responsáveis pela comunicação interna realizam a mensuração dos indicadores do setor, sendo que apenas 16% estão satisfeitos com a capacidade de medição que possuem. Mas por que a maioria dos profissionais ainda não acompanham as métricas de comunicação interna? Na realidade, segundo o IABC, isto acontece devido à uma combinação de fatores, dentre eles a falta de conhecimento sobre quais índices medir, não saber por onde começar, não ter o hábito de trabalhar com números e achar que não é essencial demonstrar estas métricas aos diretores. 2

3 A IMPORTÂNCIA DE MOSTRAR RESULTADOS Para os colaboradores O simples ato de mensurar a comunicação interna já demonstra uma preocupação com o aperfeiçoamento da área, o que será notado pelos colaboradores. Divulgar os resultados para toda a empresa irá aumentar a visibilidade do departamento de comunicação interna de forma positiva. Para os gestores É muito comum a alta direção achar que se uma mensagem foi enviada para todos os colaboradores, então o recado foi entendido. Os comunicadores sabem que é bem mais complicado do que isto; que enviar uma mensagem é bem diferente de comunicar. Assim, ao divulgar as métricas para os gestores, a equipe mostrará o quão efetiva é a comunicação, quais as barreiras que diminuem a efetividade e o que deve ser feito para melhorar. Isto, além de mostrar comprometimento com a melhoria, exibirá a complexidade da comunicação e o valor da área. Ao se familiarizar com estes aspectos, a alta direção estará mais propensa a investir no setor. Para o próprio time de comunicação É aqui que temos os maiores ganhos ao aplicar a metodologia da gestão à vista. Tudo que é medido e observado tem mais probabilidade de melhorar. É essencial ter a maior quantidade de dados possíveis em mãos para poder tomar decisões importantes baseadas em resultados passados e não apenas em instintos. Com isto, ficará mais fácil acompanhar e aprimorar as estratégias de comunicação, e divulgar os resultados para a equipe deixará todos cientes dos objetivos do departamento, o que pode ser melhorado, o que funciona e o que não funciona. A comunicação interna é muito importante para ser levada às escuras. 3

4 OK, MAS COMO DEFINIR QUAIS DADOS MENSURAR E COMO INICIAR? Não existe uma regra única. Dentro de cada empresa, é possível criar métricas próprias em cima de objetivos e expectativas de resultado. Portanto, o primeiro passo é identificar os indicadores-chave de performance, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators). Uma metodologia comum é a do cálculo de ROI (Retorno Sobre Investimento). Esse método compara o quanto foi investido com o retorno financeiro obtido após uma determinada operação e pode ser aplicado dentro da comunicação, mensurando campanhas que tenham orçamentos específicos. Mas somente isto não é o bastante.? Boa parte dos resultados obtidos por uma comunicação interna eficaz não são exatamente tangíveis, ou são ligados apenas indiretamente à ganhos financeiros. Então, como mensurá-las? Criamos um dashboard para ajudar a organizar o que pode ser considerado no planejamento inicial da área, dentre objetivos e formas de medir a efetividade das ações. O planejamento irá garantir que a equipe de comunicação esteja investindo seu tempo e potencial em questões de prioridade mais alta, para ter senso de ordem e direcionamento, enquanto os objetivos a cada vez que forem alcançados são gatilhos motivacionais e as métricas permitem justificar as ações da área. No caso de ações e campanhas, é importante que a comunicação interna defina métricas e mensure o cenário no antes e depois. 4

5 E AGORA, COMO COMPARTILHAR ESSES RESULTADOS? Ao traçar métricas e indicadores para a área de comunicação interna, é importante também que seja definida uma periodicidade para a apresentação desses dados. Isso pode variar de acordo com o tamanho da sua empresa ou a estratégia do negócio. Após essa definição, pense nos canais mais adequados para compartilhar as informações. Para compartilhar com a alta gestão, podem ser definidos relatórios físicos ou digitais a serem apresentados em reuniões de alinhamento, enquanto que, para compartilhar com todos os colaboradores da empresa, podem ser usados os canais tradicionais da empresa, como newsletters e murais. Dependendo da quantidade de canais e o tamanho da sua organização, os indicadores podem exigir uma nova forma de apresentação, por isso, ao montar suas métricas de CI, você pode pensar em apresentá-las em canais mais efetivos: TV Corporativa É uma ótima opção para exibir as métricas, os objetivos e até os resultados do setor de uma forma mais interessante e atrativa, expondo as informações ativamente para a equipe sempre estar ciente do que é importante. É uma ferramenta de comunicação prática e direta, com uma ótima relação custo-benefício. Plataforma de Comunicação Interna Para uma comunicação corporativa mais robusta e completa, plataformas de comunicação, assim como redes sociais corporativas, oferecem a oportunidade de apresentar os relatórios da sua área de uma maneira mais interativa: possibilitando, por exemplo, que os colaboradores enviem comentários. Essas interações sobre os resultados gera ainda mais engajamento e reconhecimento para a área. 5

6 CONCLUSÃO Esperamos que este whitepaper e o nosso Dashboard de Comunicação Interna ajudem a sua área a planejar, mensurar e apresentar melhor objetivos e resultados para a empresa. Agora que você chegou até aqui, dê o primeiro passo: baixe nossa ferramenta e continue fazendo análise e mensuração para melhorar cada vez mais a sua performance. Bom trabalho! Quero ser mais estratégico utilizando o Dashboard de Comunicação! 6

7 MATERIAIS COMPLEMENTARES Compartilhe