Fatores de sucesso para envolvimento do usuário final do Office 365

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1 Fatores de sucesso para envolvimento do usuário final do Office 365 Os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Office 365 adoption e como usá-los com sucesso em sua implantação

2 O Office 365 altera o modo como sua organização trabalha, permitindo que indivíduos e equipes sejam mais produtivos. Sabemos que essa alteração pode ter impacto tanto para seus funcionários quanto para toda a organização. Portanto, é importante compreender os fatores-chave para o sucesso que contribuem para a adoção bem-sucedida do Office 365 pelos usuários finais. Promover a adoção pelos usuários finais significa garantir que as pessoas na organização compreendam os benefícios que serão obtidos ao trabalhar de uma nova maneira com o Office 365. Para alcançar esses benefícios, é importante considerar algumas questões-chave que o ajudarão a realizar sua implantação do Office 365 da maneira certa: Quem são os principais stakeholders que devem ser envolvidos na implantação do Office 365? O que define o sucesso? Quais objetivos e resultados de negócios preciso considerar para minha organização no uso do Office 365? Como comunicar e treinar as pessoas de forma eficiente para que elas se envolvam com a nova tecnologia? Como você pode efetivamente abordar essas considerações para garantir uma implantação bem-sucedida e maximizar o retorno sobre o investimento no Office 365? Continue a ler para descobrir. 2

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4 Fatores de sucesso Com a implantação do Office 365, é muito importante compreender desde o início a importância de investir na adoção. Pesquisas mostram que as organizações que impulsionam a adoção e investem em atividades específicas para promover o engajamento obtêm maior uso do Office 365. As organizações que investem em mais de duas atividades relacionadas à adoção do Office 365 obtêm maior envolvimento de seus usuários (Figura 1). Figura 1 Organizações que impulsionam a adoção do Office 365 obtêm maior uso Número médio de atividades de adoção por cliente em relação ao uso USO MODERADO 2.0 USO BAIXO USO ELEVADO 2.6 Número médio de atividades por cliente 1.8 Pesquisa de uso do Microsoft Office 365, maio de 2015 Identificamos os fatores de sucesso mais importantes para promover a adoção do usuário final. É importante entender como cada um desses fatores de sucesso pode afetar a aceitação da nova tecnologia e como você pode usá-los em seu favor ao implantar o Office 365 na organização. 01. Stakeholders 02. Cenários 03. Conscientização e treinamento 4

5 01. Stakeholders Garantir a participação de pessoas-chave na organização Garantir que você identifique, conquiste a aceitação coletiva e a participação dos principais stakeholders é fundamental para o resultado da implantação do Office 365. Uma das etapas mais importantes é selecionar um 'Proprietário do Sucesso' na organização, que terá papel crucial para assumir e impulsionar os resultados de negócios desejados para o Office 365. Os Proprietários do Sucesso podem ser de qualquer parte da organização, inclusive a TI, desde que se concentrem em obter valor comercial do Office 365 e não apenas implementar a tecnologia. É importante adotar uma abordagem altamente colaborativa, o que inclui não só Proprietários do Sucesso, Patrocinadores Executivos e Adeptos, mas também pessoas de outras partes integrais da empresa, como RH, Segurança e Setor Jurídico. 5

6 Patrocínio dos executivos Ter um patrocinador executivo ativamente envolvido, seja ele um CEO ou um chefe de unidade de negócios, é um dos principais impulsionadores do sucesso do projeto. Um patrocinador executivo pode obter o suporte da gerência de alto nível, e sua participação é essencial para promover a adoção de novas tecnologias pelos funcionários. O patrocinador executivo obtém o alinhamento estratégico com a organização, ajudando a definir uma visão abrangente para o Office 365 na organização, vinculando-o a objetivos organizacionais mais amplos e comunicando a visão a outros líderes em toda a organização. Eles também podem se comunicar diretamente com os usuários finais sobre a importância da adoção e as vantagens e benefícios do Office 365 e modelar o comportamento desejado por meio de seu próprio uso do Office 365. Pesquisas indicam que os projetos de transformação são mais bem-sucedidos quando há um patrocinador executivo visível (Figura 2). Mais de 85% dos pesquisados indicaram que, quando o CEO estava razoavelmente ou muito visível, o projeto de transformação era considerado muito ou extremamente bem-sucedido. Figura 2 Qual era o nível de visibilidade do envolvimento do CEO ou da unidade de negócios na Transformação O valor da visibilidade Sucesso da transformação Sem sucesso Algum sucesso Muito bem-sucedido Extremamente bem-sucedido Não visível 23% 6% 3% 1% Não muito visível 29% 22% 10% 13% Razoavelmente visível 32% 37% 31% 25% Muito visível 16% 35% 56% 61% Anexo adaptado de "Criando transformações organizacionais", julho de 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reimpresso sob permissão. Para obter mais informações sobre como um patrocinador executivo pode contribuir para a implantação bem-sucedida de seu projeto do Office 365, confira este recurso: 6

7 Adeptos Criar e aproveitar os adeptos do Office 365 na organização é outro grupo de stakeholder importante para promover a adoção do Office 365. Em um estudo sobre usuários finais da Microsoft, a pesquisa indica que aprender com os colegas de trabalho é um dos métodos mais eficazes e usados para aprender sobre uma nova tecnologia (Figura 3). Figura 3 Métodos eficazes para que os usuários finais aprendam sobre novas tecnologias Estes métodos são subutilizados (pouco uso, mas com alta eficácia) O aprendizado por meio de colegas de trabalho é um dos métodos mais eficazes e usados % das pessoas disseram que o método foi "muito útil" 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Fóruns da comunidade Site da Microsoft Meu gerente Treinamento formal (externo) Funcionário de TI Treinamento formal (interno) Guia ou manual do usuário Tutoriais online Ferramenta de pesquisa 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% % usando o método para aprender Colega de trabalho (não gerente, não TI) Autodidata, pelo método de tentativa e erro A autoaprendizagem é ineficiente, mas atualmente faz parte do processo de aprendizado para muitas pessoas Estudo sobre usuários finais do SharePoint, abril de 2013, Microsoft Corporation É importante tirar proveito da influência que os colegas de trabalho podem ter por meio da criação de um programa formal de adeptos do Office 365. Além de serem entusiastas da maneira como podem usar o Office 365, eles também gostam de divulgar e ajudar seus colegas a conhecer o Office 365. Conquistar a adesão de todos os usuários em uma organização é um desafio. Os adeptos podem ajudar a aliviar esse desafio e desempenhar uma função importante na adoção do Office 365. Eles são instruídos, comprometidos com a ampliação do conhecimento e dispostos a instruir e auxiliar os colegas. Há uma série de considerações que você precisará levar em conta para garantir o sucesso ao estabelecer um programa de adeptos. Os adeptos precisam ser formalmente treinados, encorajados e capacitados para ensinar e também precisam de um plano claro para execução. Para obter mais recursos para criar seu próprio programa de adeptos do Office 365, baixe este guia: 7

8 02. Cenários Definir o sucesso e estabelecer objetivos claros Qualquer projeto de transformação exige que metas claras sejam definidas desde o início. Com metas bem definidas, há uma maior chance de sucesso (Figura 4). Oitenta por cento dos entrevistados em uma pesquisa da McKinsey Global indicaram que um conjunto bem definido de metas financeiras e operacionais levou a uma transformação "extremamente bem-sucedida". Figura 4 Qual das seguintes afirmações descreve melhor os objetivos que sua empresa estabeleceu para definir o sucesso da transformação? Direcionar o sucesso Sucesso da transformação Sem sucesso Algum sucesso Muito bem-sucedido Extremamente bem-sucedido Bem definido em termos financeiros ou operacionais e representou um verdadeiro nível novo de desempenho Bem definido em termos financeiros ou operacionais, mas não beneficiou a empresa significativamente 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Não foi bem definido 65% 32% 8% 8% Anexo adaptado de "Criando transformações organizacionais", julho de 2008, McKinsey Quarterly, Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reimpresso sob permissão. Ao planejar uma implantação do Office 365, você precisa identificar os cenários de negócios de sua organização. Essas são as metas direcionadas que você deseja capacitar sua organização a alcançar com o Office 365. O processo para definir e criar cenários de negócios acionáveis para a implantação do Office 365: 01. Identificar os cenários de negócios. É importante identificar e definir os cenários de negócios no contexto de suas iniciativas organizacionais mais amplas. Trabalhe com os principais stakeholders para identificar os resultados ou as metas de negócios que você gostaria de alcançar com o Office 365. Para obter mais informações sobre como identificar os cenários, confira este recurso: Descobrir cenários de uso. Após identificar os cenários de negócios, você pode começar a descobrir cenários específicos de uso do Office 365 para ajudar a concretizar os objetivos definidos. Com os cenários de uso abaixo, você pode ajudar os usuários finais a melhorar a produtividade com o Office

9 Cenário de uso Benefícios Realize tarefas em qualquer lugar O Office 365 fornece às pessoas em toda sua organização o acesso a tudo de que elas precisam para trabalhar em qualquer lugar. e Calendário em qualquer lugar O Office 365 é o lugar central para s, calendários, arquivos, contatos e tarefas: tudo disponível em qualquer lugar. Colabore no conteúdo Faça reuniões de qualidade O Office 365 oferece a capacidade de se conectar aos documentos e informações de que você precisa, sempre que necessário. Colabore em documentos com membros da equipe, compartilhe relatórios e conecte-se com clientes de praticamente qualquer dispositivo. O Skype for Business permite que as pessoas se encontrem e se conectem online com mais facilidade, onde quer que estejam, em vários dispositivos. Vídeo em HD, compartilhamento de tela e anotações em tempo real ajudam a aprimorar as reuniões. Mantenha sua equipe conectada O Yammer ajuda sua organização a ouvir, adaptar e desenvolver novas formas de atuar como uma rede. Ele inspira a unidade e a inovação, permitindo que as pessoas aprendam, compartilhem e sejam ouvidas. Você também pode usar a Biblioteca de Produtividade para mapear tarefas específicas em relação a recursos do Office 365 localizados aqui: 9

10 03. Conscientização e treinamento Maximizar o impacto e a adoção Normalmente, 34% dos usuários estão dispostos a usar novas implantações de tecnologia*. É crucial usar uma combinação de campanhas internas e treinamento para promover a conscientização e garantir o aprendizado do usuário final para superar a apatia típica que ocorre no início de novas implantações de tecnologia. *Banco de dados de produtividade de negócios da CIO Executive Board Figura 5 As três principais atividades para impulsionar a adoção bem-sucedida % de pessoas que implementaram a atividade 100% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Fornecer treinamento para usuários finais Promover a conscientização por meio de uma campanha interna multicanal Obter suporte proativo da equipe de liderança sênior Atividade implementada para impulsionar a adoção Clientes com uso elevado C l i e n t e s c o m uso médio Clientes com baixo uso Pesquisa de uso do Microsoft Office 365, maio de a. Conscientização A conscientização é uma maneira poderosa de garantir que você maximize o impacto e a adoção do Office 365. Uma campanha de conscientização pode incluir comunicados internos, boletins informativos, eventos de lançamento, reuniões de toda a empresa, concursos e brindes para informar e empolgar os usuários sobre como o Office 365 os ajudará. 3b. Treinamento O treinamento é uma parte essencial da implantação do Office 365, permitindo que os usuários finais entendam como usar o Office 365 com eficiência. Os tipos de treinamento podem variar desde sessões em estilo de sala de aula até guias de introdução autodidatas. 10

11 Entender e implementar esses fatores de sucesso é uma parte integrante de uma implantação bem-sucedida do Office 365. A chave para o sucesso é começar selecionando um Proprietário do Sucesso, que promoverá a adoção contínua dessa nova maneira de trabalhar. Identifique os principais stakeholders e obtenha o suporte de patrocinadores executivos na elaboração de sua visão para criar uma base sólida para alinhamento da implantação. A identificação de cenários de negócios ajudará a alinhar seus objetivos de negócios ao Office 365, definindo o caminho para o engajamento do usuário final. É importante então planejar campanhas de conscientização e estratégias de treinamento para garantir o uso contínuo. A melhor maneira de iniciar sua jornada com o Office 365 é aproveitar o Microsoft FastTrack para Office 365, o serviço de sucesso do cliente, projetado para ajudá-lo a migrar para o Office 365 com facilidade e confiança e alcançar com mais rapidez o valor de negócios. Como parte de seu envolvimento com clientes elegíveis*, o Microsoft FastTrack para Office 365 fornecerá orientação, conteúdo e práticas recomendadas sobre como planejar a adoção bem-sucedida do Office 365. Saiba mais em * Os clientes elegíveis têm pelo menos 50 estações de SKUs do Office 365 Enterprise/Business, bem como SKUs governamentais pagas, SKUs de quiosque e SKUs sem fins lucrativos

12 2017 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Este documento é fornecido "no estado em que se encontra". As informações e opiniões expressas neste documento, inclusive URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser alteradas sem aviso prévio. Você assume o risco de usá-lo. Este documento não oferece a você quaisquer direitos jurídicos sobre a propriedade intelectual de qualquer produto da Microsoft. Você pode copiar e usar este documento para fins internos de referência.