Projeto BEAUTYCARE BRAZIL MANUAL DE AÇÕES. Versão de Janeiro de 2012

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1 Projeto BEAUTYCARE BRAZIL MANUAL DE AÇÕES Versão de Janeiro de 2012

2 Sumário 1. INTRODUÇÃO O Projeto Beautycare Brazil O Modelo de Gestão do Projeto O Comitê Gestor Os Stakeholders A Unidade de Comércio Exterior (COMEX) OBJETIVO DO MANUAL Objetivo Geral deste Manual Objetivos Específicos O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SETORIAL Objetivos estratégicos Os Indicadores e Metas de Gestão A Segmentação das do Projeto OS MERCADOS-ALVO DO PROJETO Análise e Definição de Mercados-alvo Estratégia nos mercados PLANO OPERACIONAL DO PROJETO As Ações do Projeto Beautycare Brazil ORIENTAÇÕES GERAIS PARA AS AÇÕES DO PROJETO A Preparação para as ações A preparação logística das ações comerciais e de comunicação Monitoramento, Controle Financeiro e de Execução das Ações Detalho das ações comerciais Road Shows nacional com tradings brasileiras Feiras Road Shows Projeto Comprador Simples Projeto Comprador Avançado Sampling Promoção em PDV/Ativação de marca Detalhamento de algumas ações de comunicação

3 6.3.1 Projeto Imagem local Projeto Imagem internacional Entry Kit DOCUMENTOS DO PROJETO Documentos de Adesão Condições Gerais de Participação no Projeto Beautycare Brazil PAE Plano Anual de Exportações Inscrição no Catálogo Beautycare Brazil Acordos de Cooperação para Promoção de Marcas e Produtos Brasileiros no Exterior Ficha Cadastral para Segmentação Documentos de Controle e Contrapartida REVE - Relatório de Resultado de Eventos REDE Relatório de Despesas do Projeto Manuais Manual de Aplicação da Metodologia de Segmentação Manual de Ações do Projeto Brochura Institucional Manual de Comportamento e Aplicação de Marca Considerações finais

4 1. INTRODUÇÃO 1.1 O Projeto Beautycare Brazil O Projeto Beautycare Brazil compreende uma série de ações direcionadas a internacionalização das empresas do setor de Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos (HPPC) coordenadas pela Associação Brasileira de Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos () no desenvolvimento do potencial industrial setorial, em conjunto com a Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos (APEX-Brasil) e com os apoios do Serviço Nacional de Assistência Empresarial (SEBRAE) e da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI). Nos últimos anos a têm dedicado crescente atenção ao potencial exportador do setor, analisando por meios de suas unidades (regulatória, meio-ambiente, tributária, de inteligência de mercado, ITEHPEC, núcleos regionais, comunicação e comércio exterior) os meios pelos quais empresas nos seus mais diferentes níveis de conhecimento industrial podem aprimorar suas competências em direção ao processo de internacionalização. A proposta de trabalho visa à promoção da internacionalização da indústria de HPPC brasileira. De 2001 até 2008, o projeto mantinha como principais atividades a participação em feiras internacionais do setor. A partir de 2008, o projeto evoluiu e passou para uma reformulação estratégica afim de otimizar o sucesso do objetivo chave do projeto: a promoção da internacionalização da indústria brasileira de HPPC. A partir desta data, o projeto passou a oferecer: Um apoio customizado em função do nível de capacidade e maturidade internacional das empresas participantes, via um processo de adesão exigente (segmentação) As principais atividades sendo ações de capacitação, ações comerciais (feiras, roadshows, etc.) e ações de comunicação Esforço priorizado por país: seleção de países-alvo Uma metodologia participativa de gestão O novo foco do projeto, apesar da redução do número de participantes (25 no final de 2011), permitiu um crescimento do valor exportado pelas empresas participantes do projeto Beautycare Brazil de 12%, substancialmente acima do nível de crescimento de exportações gerais do setor de 8,7%, chegando ao total de US$ 117 milhões no final de 2011, cerca de 16% da exportação total de nosso país em HPPC. 1.2 O Modelo de Gestão do Projeto Para o desenvolvimento de todas as ações do projeto que aqui serão descritas faz-se necessário um ciclo alinhado de gestão do grande fluxo de informações e decisões demandadas para o fomentos às exportações e a internacionalização das empresas. O modelo de gestão pressupõe uma estrutura decisória que compartilha este fluxo de informações em períodos específicos gerando pautas de discussão 3

5 adequadas a cada nível de decisão O Comitê Gestor O principal ator da Gestão do Projeto é o Comitê Gestor composto de até 12 (doze) integrantes. O comitê possui pautas trimestrais de monitoramento do projeto, sendo que há um comitê fixo no projeto. Para cada reunião, de forma a garantir a representatividade das decisões tomadas, a composição mínima envolve o gerente de projeto, o gestor da Apex-Brasil, o representante da entidade proponente e um grupo de empresários participantes do projeto (representando não suas próprias empresas, mas o conjunto de empresários do setor). O Comitê Gestor é então composto pelos seguintes atores: Gerente do projeto Gestor do Projeto Analista de comércio exterior (técnico) 6 empresas participantes do projeto Beautycare Brazil (empresários ou representantes de comércio exterior) 3 parceiros O Comitê Gestor tem os seguintes papéis: Na fase de elaboração do projeto, servir de fórum para validação dos aspectos mais importantes do projeto, como o público-alvo, o objetivo geral, o foco estratégico, as premissas, os resultados propostos e as ações do projeto; Reorientar as ações, caso necessário, na direção que melhor atenda às necessidades dos empresários e do mercado; 4

6 Avaliar os resultados do projeto; Pensar estrategicamente o futuro do setor no que se refere ao incremento da competitividade dos produtos e serviços brasileiros no mercado internacional. É optativo ao Comitê, convidar para esclarecimentos ou apoio à atividade decisória quando necessários os seguintes atores: Qualquer uma das empresas dos níveis Plus, Top ou Special; Qualquer um dos Stakeholders do projeto; Consultorias especializadas; Representantes das tradings especializadas no setor; Membros da gerência operacional direção ou presidência da Apex-Brasil; Outras áreas da Os Stakeholders Toda organização possui diversos atores que exercem algum tipo de pressão institucional. A estes atores que em última instância fornecem suporte e cobrança sobre a governança organizacional denominamos de Stakeholders. Assim sendo, é imprescindível que toda a ação empresarial busque as melhores formas de construir o apoio desses grupos por meio de informação e estratégias de parceria. No projeto Beautycare Brazil, os Stakeholders determinaram as principais ações do projeto, tomando os resultados positivos de negócios das empresas como foco principal de trabalho. Os principais Stakeholders contemplados no planejamento e que exercem influência direta ou indireta no projeto são: AGÊNCIAS PARCEIRAS EMPRESAS PARTICIPANTES E POTENCIAIS PARTICIPANTES empresas nacionais do setor de HPPC ENTIDADES FINANCIADORAS bancos, autarquias de apoio à pesquisa (ex.: FINEP) PARCEIROS COMERCIAIS trading companies, distribuidores, importadores, compradores internacionais OPINIÃO PÚBLICA imprensa formal, formadores de opinião, consumidores de produtos de HPPC ENTIDADES CONGÊNERES INTERNACIONAIS por exemplo, a AIC Associação das Indústrias de Cosméticos de Portugal; CASIC Consejo de Asociaciones de la Industria de Cosméticos Latinoamericana; ANDI Associación Nacional de Empresarios de Colombia; COPECOH Comite Peruano de Cosmetica y Higiene ENTIDADES DA CADEIA PRODUTIVA 5

7 1.2.3 A Unidade de Comércio Exterior (COMEX) Para apoiar a decisão do Comitê, a equipe de COMEX administra a execução estratégica e todas as ações definidas e aprovadas pelo comitê. Exerce o papel de gerenciar operacionalmente o projeto Beautycare Brazil e representar junto ao Comitê Gestor e aos Stakeholders os interesses das empresas participantes do projeto. A cada dois anos de avaliações do comitê gestor é elaborada uma revisão do planejamento estratégico setorial. Neste evento, são chamados para análise e contribuições não só o comitê gestor do Projeto, mas também todos os principais Stakeholders de forma a contribuírem em conjunto no enfrentamento de dificuldades como também no compartilhamento dos resultados positivos do projeto. 6

8 2. OBJETIVO DO MANUAL 2.1 Objetivo Geral deste Manual Fornecer diretrizes para a execução das ações do Projeto Beautycare Brazil com eficiência e eficácia. 2.2 Objetivos Específicos Orientar quanto aos Direitos e Deveres dos participantes do Projeto; Descrever as responsabilidades de todos os atores das Ações; Descrever as Ações de Promoção Comercial, de Capacitação e Comunicação nacionais e internacionais; Descrever o caminho de evolução dos processos de internacionalização. 7

9 3. O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SETORIAL 3.1 Objetivos estratégicos A partir do diagnóstico do projeto do planejamento anterior ( ), definimos para o próximo ciclo operacional do Beautycare Brazil objetivos estratégicos que serão validados para o próximo ciclo do projeto, correspondendo aos anos de 2012 e Os objetivos estratégicos do projeto foram estruturados em 3 dimensões estratégicas. Estes eixos indicam as principais diretrizes para transformação de possíveis fraquezas e ameaças ao projeto em forças e oportunidades de atuação. Dessa maneira, acreditamos que os objetivos são estabelecidos de forma hierárquica, em que há uma seqüência lógica para seu cumprimento. Para tanto, os objetivos devem passar pela capacitação para negócios internacionais, preparação para internacionalização e, por fim, objetivos institucionais. Nesse sentido, podemos entender os desafios mencionados em três grandes dimensões com 3 objetivos principais cada uma, da seguinte forma: 8

10 A) Dimensão Institucional B) Dimensão Preparação para a Internacionalização 9

11 C) Dimensão Capacitação para Negócios Internacionais 3.2 Os Indicadores e Metas de Gestão O monitoramento dos resultados é feito por meio do acompanhamento sistemático de metas e indicadores estratégicos. Foram desenhados para o projeto 12 indicadores para avaliar os 9 objetivos estratégicos previamente expostos. Desses objetivos, 6 indicadores se referem à dimensão institucional, 3 indicadores se referem à dimensão preparação para internacionalização e 3 indicadores se referem à dimensão capacitação para novos negócios. 10

12 A) Indicadores e metas da dimensão "Institucional" B) Indicadores e metas da dimensão "Preparação para a Internacionalização" 11

13 C) Indicadores e metas da dimensão "Capacitação para Negócios Internacionais" 3.3 A Segmentação das do Projeto Para aderir ao Projeto Beautycare Brazil a empresa deve passar pela avaliação de segmentação a fim de definir seu nível no projeto. Para cada nível a empresa deve comprovar uma série de competências e, assim, ter direito aos benefícios a ele inerente. Ilustramos abaixo de forma não exaustiva as comprovações de competência e benefícios para cada nível e para mais informações por favor consultar o Manual de Aplicação da Metodologia de Segmentação. 12

14 4. OS MERCADOS-ALVO DO PROJETO 4.1 Análise e Definição de Mercados-alvo Utilizando diversas metodologias de avaliação de dados mercadológicos quantitativos e qualitativos para seleção de mercados-alvo desenvolvidas pela (i) área de Inteligência Comercial da Apex-Brasil, (ii) área de inteligência comercial da e (iii) consultoria estratégica Roland Berger Strategy Consultants, contratada para revisão do plano estratégico 2012/2013, foram selecionados: (i) 5 mercados para estratégia de exportação indireta (ii) 4 mercados para estratégia de prospecção (iii) 1 mercado para estratégia de entrada (iv) 1 mercado para estratégia de consolidação (v) 4 mercados consolidando as 3 estratégias (prospecção, entrada, consolidação) Para tanto, foram analisados 60 países em todos os continentes por critérios quantitativos e qualitativos específicos de cada um. No resultado, podemos entender como: (i) estratégias de exportação indireta ações para países com menor desenvoltura para o desenvolvimento das ações abaixo mas que possuem mercado atrativo e perfil trader (ii) estratégia de prospecção - ações relacionadas a estudos de mercado para potencial construção de ações a partir de 2014; (iii) estratégia de entrada ações relacionadas a promoção de contatos comerciais; (iv) estratégia de consolidação sampling, promoção em PDV/ ativação de marca (iv) estratégias consolidando as 3 estratégias (prospecção, entrada, consolidação) ações já mencionadas mais ações regulares de comunicação; 13

15 Moçambique, Etiópia, Quênia, Gana, Tanzânia Espanha, Chile, México, Venezuela Emirados Árabes Unidos Portugal Angola, Colômbia, Peru, Estados Unidos 4.2 Estratégia nos mercados Para cada um dos mercados foram definidas formas de atuação específicas levando-se em conta o posicionamento dos produtos do setor, o histórico de comercialização nestes países e a quantidade de informações disponíveis para cada mercado. Definiu-se então estratégias e ações da seguinte maneira: Ações para promover contatos com tradings Estudo de mercado para potencial construção de ações a partir de 2014 Feiras (Dubai + USA), Road Show, Projeto Comprador Simples, Projeto Comprador Avançado Sampling, Promoção em PDV/Ativação de Marca Feiras (USA + EAU), Road Shows, Projetos Comprador Simples e Comprador Avançado, Sampling, Promoção em PDV/ Ativação de Marca, Comunicação 14

16 5. PLANO OPERACIONAL DO PROJETO 5.1 As Ações do Projeto Beautycare Brazil As ações do Beautycare Brazil são divididas em três principais tipos: ações de capacitação, ações comerciais e ações de comunicação. O projeto Beautycare Brazil incorporou esse conjunto de ações de melhoria tendo por objetivo os resultados de negócio para cada nível de capacidade e maturidade exportadora e internacional das empresas participantes. Nesse sentido, houve mudanças do último planejamento que vieram com o objetivo de trazer mais dinamismo para o projeto e maiores benefícios para as empresas de forma geral. Assim, considerando as estratégias nos mercados-alvo e a capacidade e maturidade das empresas, ficaram definidas as seguintes ações comerciais: 15

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18 6. ORIENTAÇÕES GERAIS PARA AS AÇÕES DO PROJETO 6.1 A Preparação para as ações Um dos principais aprendizados do projeto, foi a percepção de que as ações comerciais devem ser precedidas de um processo de preparação para as reuniões de negócio sobre o mercado onde irão atuar. Para apoiar as empresas nos processos de preparação foram criados dois grupos de ações estruturantes: a. A segmentação de empresas por nível de capacidade e maturidade exportadora e internacional; e b. A disponibilização de ferramentas de capacitação; promoção comercial e comunicação para cada nível. Assim cada empresa tem um conjunto de ferramentas de preparação adequado ao seu perfil, potencializando seu aprendizado e desenvolvimento de competências para exportação e, conseqüentemente, o seu desempenho na realização de novos negócios A preparação logística das ações comerciais e de comunicação Cada ação pressupõe um grau diferente de preparação para a sua execução. É muito importante respeitar esta variável principalmente no que se refere às responsabilidades de seus atores em entregar, em tempo hábil, as solicitações que os demais atores do processo precisam que sejam atendidas em tempo para não haver problemas de qualidade no evento. Abaixo estão listados os eventos de ações comerciais e alguns de comunicação conforme o tempo estimado para o seu planejamento, preparação e execução. Importante: O tempo médio de desenvolvimento de cada ação é uma orientação de qualidade. Tem como principal preocupação o alinhamento entre os atores e suas responsabilidades na preparação, execução e avaliação de eventos do projeto Beautycare Brazil. Cada uma destas ações está alinhada para certo nível de capacidade e maturidade exportadora e internacional e não se deve pressupor que no período de tempo estimado qualquer empresa esteja preparada para participar de uma ação. Esta aquisição é conseqüência de uma preparação de médio a longo prazo de seu corpo técnico em exportação e de seus processos produtivos. 17

19 Dos Prazos Os prazos acordados com o Projeto determinam uma série lógica de ações intercaladas que devem ir de encontro ao sucesso do evento e às imagens das empresas e do Setor. Promover uma imagem positiva da organização é um desafio de todas as empresas do projeto. Portanto, as orientações de prazo na preparação dos eventos são indicadas neste manual. Da Viagem A atenção quanto à preparação para a viagem é imprescindível para o sucesso da participação da empresa em um evento. A desatenção a este item pode dificultar a presença do responsável da empresa associada, gerando impactos negativos tanto para a empresa quanto para o projeto. Assim recomenda-se: Verificação da necessidade e validade dos documentos necessários para a viagem: Passaporte; Certificado de Vacinação; Visto; Verificação de existência de taxas de entrada ou saída do país, como podem ser pagas, quando e de que forma; Antecedência de confirmação da passagem junto à companhia aérea; Antecedência de chegada no aeroporto de pelo menos 3 horas antes da partida dos vôos; Consultar a companhia aérea sobre o limite de peso e franquia de bagagem; Verificar possíveis surtos de doenças infecto-contagiosas e tomar medidas preventivas necessárias; Fazer seguro de viagem verificando se a empresa contratada atua no mercado para o qual a viagem ocorrerá; Participar da reunião preparatória oferecida pela sempre em torno de 30 dias antes das ações comerciais; Otimizar custos com viagem aliando uma viagem para promoção comercial a prospecção de um outro mercado; Verificar custos de alimentação e deslocamento no país, fazer previsão e comprar moeda estrangeira com antecedência; Realizar reservas de hotel e passagem aérea com bastante antecedência (em torno de três meses); Verificar com antecedência as regras para levar amostras como bagagem acompanhada e quais os procedimentos de alfândega e documentação; Preparar a documentação necessária com antecedência de 30 dias à viagem; Verificar condições de segurança do país de destino e tomar as precauções necessárias para sua segurança física, bem como proteção de pertences de valor; 18

20 Questões culturais e religiosas a serem respeitadas, vestimentas adequadas Monitoramento, Controle Financeiro e de Execução das Ações Toda ação do projeto é passível de auditoria externa. Este processo é um dos critérios de qualidade para o trato de recursos públicos como os que são disponibilizados pela Apex-Brasil e outros Stakeholders do projeto. A prestação de contas e de resultados, portanto tem um papel importante para o bom desempenho do projeto Beautycare Brazil. As empresas participantes têm o dever de apoiar todas as ações de controle desenvolvidas no projeto de forma a permitir seu correto acompanhamento tanto por parte da gestão realizada pela quanto pelos seus Stakeholders diretos. Importante ressaltar que, para garantir o investimento feito pela Apex-Brasil ou por outro Stakeholder no projeto, é necessário que o setor ( e empresas) também invista. Este investimento é chamado de contrapartida. O convênio com a Apex-Brasil prevê desembolsos trimestrais e prestação de contas semestral. Porém, ao término de cada evento a deve inserir no Sistema de Gestão de Projetos da Apex-Brasil, o SIG, os dados relativos a contrapartidas das empresas. A contrapartida das empresas é composta por investimentos em passagens aéreas, hospedagem, alimentação, adequação de produtos, e vários outros itens de custo listados no REDE Relatório de Despesas, que está descrito no capítulo 7.2 deste manual. Outro relatório não menos importante que deve ser apresentado ao final de cada atividade do projeto é o REVE Relatório de Resultado de Eventos, cujo modelo está descrito no capítulo 7.2., possibilitando a identificação de melhorias a serem implantadas e a avaliação da importância do evento para o projeto. Assim, sugere-se especial atenção ao registro de todos os gastos despendidos bem como dos resultados alcançados e seu repasse em tempo hábil para a equipe de gestão do projeto. Para facilitar tal monitoramento solicita-se: Organizar cópias dos recibos durante a realização dos gastos e guardá-los na pasta de contrapartidas do projeto. Não distribuir os recibos em vários locais ou esquecer de organizálos cronologicamente e por evento participado. Esta dica é um grande facilitador para a elaboração do relatório de despesas - REDE em tempo hábil; Não esperar o final do evento ou viagem para fazer o relatório. É mais fácil lançar as despesas no REDE dia-a-dia para que nada seja esquecido. Ao final do evento, basta fechar o relatório, imprimir e enviar à, assinado, em papel timbrado original; Se a empresa for selecionada para auditoria da prestação de contas do projeto, ela deverá encaminhar a pasta inteira de prestação de contas do projeto no prazo de 2 dias. A se compromete em devolver a pasta em no máximo 5 dias úteis. 6.2 Detalhe das ações comerciais Road Shows nacional com tradings brasileiras 19

21 O que é Encontro entre as empresas participantes (a priori não exportadoras) com potenciais tradings no Brasil: encontro físico com visita das instalações. Ação a coordenar com a APEX (área de projetos especiais). Visa apoiar as empresas a encontrar um parceiro para iniciar as exportações indiretas Principais atores do processo a partir do nível Access; Traders e trading companies (no Brasil); ; Apex-Brasil; Empresa de Eventos / Traslados Resultados esperados pelo projeto Percepção por parte da Trader do potencial exportador da empresa vendedora; Relacionamento claro e responsabilidades definidas em um processo de venda via trader; Alinhamento de expectativas e interesses comerciais entre trading companies e as empresas fabricantes de HPPC; Acordos comerciais firmados entre trading companies e empresas fabricantes de HPPC; e Aumento das competências das empresas de Nível Access em capacidade e maturidade na preparação e na realização de negócios; A migração da empresa participante para o Nível Club de capacidade e maturidade maior Cronologia Feiras O que é Evento para encontro entre vendedores e aqueles interessados em comprar. Vendedores tem a possibilidade de exibir seus produtos. 20

22 Principais atores do processo Instituições Prestadores de Serviços de Comércio Exterior; - Comércio Exterior e Comunicação; Montadora de estande e Organizador do Evento; Empresa exportadora a partir do Nível Club; Distribuidores, Importadores, Compradores Internacionais; Empresa de Eventos / Traslados Resultados esperados pelo projeto Consolidar alguns mercados-alvo do projeto Beautycare Brazil; Promover contatos potenciais para novos negócios; Divulgar a marca e os produtos das empresas e do projeto; Divulgar a imagem do setor HPPC brasileiro. Aumentar as competências das empresas de Nível Club em capacidade e maturidade na preparação e na realização de negócios; Cronologia FASE Tempo Estimado Principais Grupos de Ações Desenvolvidas PLANEJAMENTO 360 dias antes PLANEJAMENTO 180 dias antes Reserva de Espaço Análise de Cronograma e Data Divulgação para Análise de Participação na Feira Preenchimento e envio da ficha de inscrição Inscrição das 21 Responsável /

23 60 dias antes 10 dias antes 3 dias antes EXECUÇÃO Duração de até 4 dias AVALIAÇÃO Dia final do evento AVALIAÇÃO Até 10 dias depois CORREÇÃO ANUAL Inscrição das Contratação de Projeto de Design do Estande Contratação de Montagem do Estande Briefing das Ações de Comunicação Preparação de Amostras (Rotulagem ou Overlabel no idioma do país de destino) e Catálogos (Special e Press kits + amostras para demostração) Levantamento e Análise de Informações Mercadológicas, documentos necessários e custos para registro sanitário no país de destino (sites especialistas e do projeto) Consolidação de Amostras, conferência física de pesos e quantidade e paletização Preparo e envio de documentação consolidada para Agente de Carga e Assessor Comercial Despacho Aduaneiro e embarque para Consultores/ Assessoria Comercial com Emissão de Documentos de Importação e Impostos Liberação Alfandegária de Produtos (Recebimento de produtos e Liberação no Recinto Alfandegário) Liberação Alfandegária de Material Promocional (Catálogo, Brindes, Materiais de Apoio, Relatórios, etc.) Envio de Informações para Coordenação Logística Preparação para Negociação e Estratégia de Posicionamento Alinhamento dos Estandes ao Branding Elaboração do Leiaute do Estande Organizar Bloqueio de Hospedagem Preparação para Viagem (Reservas de Hospedagem, Visto, Passagem aérea) Levantamento de Perfil dos Pontos de Venda no País Visitas aos PDVs Revisão da Estratégia de Venda Entrega de Material Promocional Estocado Aprovação e Supervisão da Montagem Execução da Exposição dos Produtos na Feira Acompanhamento da Feira com Estande Institucional Avaliação da Reação da Feira (relatório REVE) Avaliação da Feira e feedback Preenchimento de Relatório REDE e envio das cópias e recibos Avaliação de Contrapartida Alimentação de BD com Informação de Prospecção Registro e Relatório de Matérias Publicadas e Mailing Consolidado on-line Análise de Melhorias das Ações de Promoção / / Política de conduto O relacionamento entre empresas do projeto e parceiros e compradores deve obedecer a regra básica de preservar as áreas e a imagem comum a todos. Observar regras gerais de boa conduta nos espaços coletivos deve ser uma preocupação constante dos associados: Respeitar padrões de cenografia e dimensões máximas de estande ou decoração estabelecidas pela equipe Beautycare Brazil. Manter seu estande limpo e organizado; Não deixar malas ou caixas espalhadas pelo ambiente atrapalhando a cenografia do espaço e o fluxo de entrada e saída; Observar os comportamentos culturalmente aceitos para cumprimentos, despedidas e diálogos nos mercados dos eventos, vestimentas; Não colocar música em volume elevado que prejudique os vizinhos; Não desenvolver ações que provoquem tumulto e acúmulo de pessoal ou filas, prejudicando o acesso aos vizinhos. A conduta deve primar pela orientação de não prejudicar o seu grupo de empresas participantes da ação; Respeitar criteriosamente os horários de agendamentos, inícios e término de reuniões, deslocamentos, etc; Chegar 30 minutos antes para preparar o local da exposição; Não abandonar o local de exposição dos produtos de forma que suas mercadorias fiquem 22

24 expostas sem um profissional que oriente uma negociação, por isso, recomenda-se a participação de 2 profissionais por empresa ou contratação de equipe de suporte para atendimento (recepcionistas); Não fazer refeições no estande utilizar espaços cedidos pela equipe de suporte Beautycare Brazil para esta finalidade Road Shows O que é Encontro entre as empresas participantes com potenciais compradores nas instalações destes potenciais parceiros. Permite às empresas a avaliação da infra estrutura e compatibilidade de negócios. Uma maior antecipação da preparação na contratação dos consultores, informação dos consultores, confirmação das empresas participantes esta proposta Principais atores do processo exportadoras a partir do Nível Club; Instituições Prestadores de Serviços de Comércio Exterior; - Comércio Exterior e Comunicação; Distribuidores, Importadores, Compradores Internacionais; Empresa de Eventos / Traslados; Assessor comercial Local Resultados esperados pelo projeto Participar na abertura dos mercados-alvo do projeto Beautycare Brazil; Promover contatos para novos negócios; e realizar negócios Ter maior compreensão sobre as oportunidades de negócios no mercado-alvo pelas empresas participantes; Aumentar as competências das empresas de Nível Club em capacidade e maturidade na preparação e na realização de negócios. 23

25 Cronologia FASE Tempo Estimado Principais Grupos de Ações Desenvolvidas PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO 120 dias antes 100 dias antes Análise de Cronograma do Projeto e agendamento de data Divulgação para Análise de Participação no Projeto Vencedor Road Show Preenchimento e envio das fichas de inscrição Inscrição das Briefing das Ações de Comunicação Preparação de Amostras (Rotulagem ou Overlabel no idioma do país de destino) e Catálogos (Special e Press kits + amostras para demostração) Levantamento e Análise de Informações Mercadológicas, documentos necessários e custos para registro sanitário no país de destino Consolidação de AmostrasConferência física de pesos e quantidade e paletização Preparo e envio de documentação consolidada para Agente de Carga e Assessor Comercial Despacho Aduaneiro e embarque para Consultores/ Assessoria Comercial Emissão de Documentos de Importação e Impostos Liberação Alfandegária de Produtos (Recebimento de produtos e Liberação no Recinto Alfandegário) Envio de Material Promocional via Courrier (Catálogo, Brindes, Material de Apoio, Relatórios, etc.) Recebimento e Envio de kits e Amostras ao RP (Special e Press Kit) Preparação para Negociação Relacionamento para Publicação de Matérias Confirmação de Interesse Receber Visita de Brasileiras Análise de Kits e Visita para Apresentação do Projeto, e Produtos para Potenciais Compradores Análise de Interesse de Vendas com Confirmação de Interesse de Venda para Compradores Elaborar Agendamento com Compradores Confirmação de Agendas para Recebimento de Visitas de Brasileiras Agendamento com Contratação de Logística de Negócios Confirmação de Agendas de Visitas aos Compradores Envio de Informações para Coordenação Logística Organizar Bloqueio de Hospedagem Preparação para Viagem (Reservas de Hospedagem, Visto, Passagem aérea) Levantamento de Perfil dos Pontos de Venda no País Distribuição de Lista Visita aos PDVs Revisão de Estratégia de Venda Organizar Transporte para reuniões Execução de Reuniões de Negócio com no Domicílio do Comprador Participação da nas Visitas de Negociação com pouco Experientes Ativação de Endosso Integração e repasse de mailing para por parte da Assessoria de Imprensa e/ou RP Preenchimento do relatório de Evento - REVE Envio de Relatório de Despesas - REDE Monitoramento e Gestão de Crise Participação na Análise de Melhorias das Ações de Promoção Análise de Melhorias das Ações de Promoção EXECUÇÃO AVALIAÇÃO AVALIAÇÃO CORREÇÃO 90 dias antes 45 dias antes 20 dias antes Até 3 dias antes Até 4 dias Dia final do evento Até 10 dias depois Anual Responsável / / Consultoria Externa / / Projeto Comprador Simples O que é Evento realizado no Brasil em que um potencial ou atual comprador é convidado via para visitar as instalações de uma empresa participante. É realizado sob pedido e planejamento da empresa participante, mediante aprovação de compatibilidade do comprador indicado Principais atores do processo 24