Estudo dirigido ao Acompanhamento e Controle dos processos de produção e suprimentos de uma empresa Make to Order.

Transcrição

1 Estudo dirigido ao Acompanhamento e Controle dos processos de produção e suprimentos de uma empresa Make to Order. Josadak Astorino Marçola (UNIP) jmarcola@uol.com.br Hernane Candido Pereira (UNIARA) hernanepereira@estadao.com.br Resumo A necessidade por informações gerenciais, confiáveis, rápidas e flexíveis, atualizadas on line, a partir de uma volumosa base de dados, possibilitando a construção e análise de várias visões e cenários, são ferramentas necessárias para a realização das tarefas de acompanhamento e controle da produção. Existe carência por informações gerenciais, com essas características, nos sistemas ERP. Tal deficiência pode ser corrigida utilizando-se de ferramentas de consulta - como SQL, e tratamento de dados - como VBA, com um software simples e versátil, como o Excel, acessando a base de dados do ERP e desenvolvendo relatórios dinâmicos, on-line e com fácil interação do usuário, em uma estrutura que se assemelha ao OLAP. Palavras-chave: Acompanhamento e controle da produção, ERP e OLAP. 1 Introdução O mundo competitivo de hoje exige que os sistemas produtivos sejam capazes de adaptar-se rapidamente a mudanças: mudanças no processo produtivo, nas disponibilidades de suprimentos e, acima de tudo, alterações profundas na demanda. Ser capaz de reagir eficazmente a mudanças é um papel essencial da função manufatura. É portanto, indispensável, buscar constantemente meios que auxiliem e facilitem a identificação de possíveis desvios e falhas de processo que interfiram ou prejudiquem o não cumprimento dos objetivos traçados pela empresa. Nesse contexto está inserido o Planejamento e Controle da Produção (PCP), com relevante importância na obtenção e manutenção das vantagens competitivas das empresas através dos grandes objetivos de desempenho qualidade, confiabilidade, velocidade, flexibilidade e/ou custos. È função intrínseca do PCP ativar apropriadamente os recursos físicos, humanos e materiais da empresa para cumprir um plano de produção factível de ser realizado. Para tanto, uma grande quantidade de dados deve ser analisada e consolidada, de forma adequada ao ambiente fabril. O presente artigo evidencia a utilização de um sistema de informação para o acompanhamento e controle da produção. Por intermédio de ferramentas simples como o Excel, pode-se elaborar relatórios dinâmicos, com grande poder de análise, em tempo real, suprindo deficiências apresentadas pelos Sistemas de Gestão Empresarial (ERP), que costumeiramente apresentam muitos relatórios transacionais e operacionais, e poucos relatórios gerenciais, adequados ao ambiente de cada empresa. 1

2 2 Revisão Bibliográfica 2.1 Planejamento e Controle da Produção (PCP) De acordo com Tubino (2000), em um sistema produtivo, ao serem definidas suas metas e estratégias, faz-se necessário formular planos para atingi-las, administrando a ação dos recursos humanos sobre os recursos físicos, sempre realizando o acompanhamento destas atividades, permitindo a correção de prováveis desvios. No conjunto de funções dos sistemas de produção aqui descritos, essas atividades são desenvolvidas pelo Planejamento e Controle da Produção (PCP). Corrêa (2001) cita que planejar é entender como a consideração conjunta da situação presente e da visão de futuro influencia as decisões tomadas no presente para que se atinjam determinados objetivos no futuro. É projetar um futuro que é diferente do passado, por causas sobre as quais se tem controle. Para atingir seus objetivos, afirma TUBINO (2000), o PCP administra informações vindas de diversas áreas do sistema produtivo. Completa Corrêa (2001), que uma função do controle da produção é informar corretamente a situação corrente dos recursos (pessoas, equipamentos, instalações, materiais) e das ordens. Disponibilidade da informação é, na verdade, um prérequisito para se ter controle dos processos. Um bom sistema de administração da produção deve ser sensível o suficiente para identificar os desvios da realidade em relação ao plano com a rapidez necessária e, ser capaz de replanejar o futuro, levando em consideração as novas ocorrências (CORRÊA, 2001). 2.2 Acompanhamento e Controle da Produção O Acompanhamento e Controle da Produção, por meio da coleta e análise dos dados, busca garantir que o programa de produção emitido seja executado a contento. Quanto mais rápido os problemas forem identificados, mais efetivas serão as medidas corretivas visando ao cumprimento do programa de produção (TUBINO, 2000). Em linhas gerais, Tubino (2000) cita que o acompanhamento e controle da produção fornece suporte ao sistema produtivo no sentido de garantir que as atividades programadas e planejadas para o período sejam cumpridas. Seu objetivo é promover uma ligação entre o planejamento e a execução das atividades operacionais, identificando os desvios, sua magnitude e fornecendo subsídios para que os responsáveis pelas ações corretivas possam agir. O ritmo de mudança global solicita altos níveis de capacidade de reação das organizações acompanhar e reagir a mudanças no ambiente externo (LAUDON, 2004). Quanto mais rápida for a identificação dos problemas, mais eficientes serão as ações do acompanhamento e controle da produção, menores serão os desvios a corrigir, menor o tempo e as despesas com ações corretivas, salienta Tubino (2000). Logo, quando forças externas e os problemas organizacionais mudam, novos sistemas são necessários e sistemas antigos devem ser modificados (LAUDON, 2004). Além de informações de produção úteis ao PCP, complementa Tubino (2000) o Acompanhamento e Controle da Produção normalmente está encarregado de coletar dados (índices de defeitos, horas/máquinas e horas/homens consumidas, consumo de materiais, índices de quebras de máquinas, etc.) para outros setores do sistema produtivo. 2

3 Gaither (2002) menciona que as medidas de programação e controle do projeto ocorrem à medida que o projeto evolui fisicamente. Estas funções garantem o desempenho oportuno das atividades do projeto dentro dos padrões de custo, prazo e qualidade. Para tanto, um programa de produção deve ser realístico, as ordens emitidas devem ter grandes possibilidades de serem executadas, pois, caso contrário, os programas de produção ficarão desacreditados e o acompanhamento e controle da produção terá como função ficar apagando incêndios, o que é desestimulante e improdutivo, enfatiza TUBINO (2000). 2.3 Sistema de Informação (SI) Os sistemas de informação estão transformando a maneira como o trabalho é conduzido e como os produtos e serviços são produzidos. Os sistemas de informação também estão dando aos indivíduos novas ferramentas para melhorar suas vidas e suas comunidades (LAUDON, 2004). Segundo Laudon (2004), um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando junto para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas. Essencialmente, os sistemas de informação transformam os dados em uma forma utilizável para a coordenação de fluxo de trabalho de uma empresa, ajudando empregados ou gerentes a tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos e resolver outros tipos de problemas. O Brien (2001) caracteriza dados como fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios. Mais especificamente, os dados são medidas objetivas dos atributos (as características). Já informações podem ser definidas como dados que foram convertidos em um contexto significativo e útil para usuários finais específicos. Reforça O Brien (2001) que sistemas e tecnologias de informação se tornaram um componente vital ao sucesso de empresas e organizações. Por isso, eles constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas. A tecnologia da informação pode ajudar todos os tipos de empresas a melhorarem a eficiência e eficácia de seus processos empresariais, tomada de decisões gerenciais e colaboração de grupos de trabalho e com isso fortalecer suas posições competitivas em um mercado em rápida transformação. Segundo O Brien (2001), os sistemas de informação desempenham três papeis vitais em qualquer tipo de organização: Suporte de seus processos e operações; Suporte na tomada de decisões de seus funcionários e gerentes; Suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva. A geração periódica de gráficos, relatórios e programações atualizadas mantêm todas as partes do projeto e processo informadas sobre seu trabalho específico, quando cada atividade tem de ser executada, quais são as medidas corretivas necessárias e quais os problemas específicos para os quais elas precisam ficar atentas (GAITHER, 2002). 2.4 Enterprise Resourse Planning (ERP) Os sistemas ERP foram concebidos para suportar todas as necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial de um empreendimento como um todo. Em uma tradução livre, 3

4 Enterprise Resource Planning poderia significar Planejamento de Recursos da Corporação (CORRÊA, 2001). É basicamente composto de módulos que atendem as necessidades de informação da totalidade dos setores existente numa empresa, como distribuição física, custos, recebimento fiscal, faturamento, recursos humanos, finanças, contabilidade, manufatura, entre outros, todos integrados entre si. (CORRÊA, 2001). Em lugar de se concentrar em requisitos de processamento de informações de funções organizacionais, o software ERP deve se concentrar no apoio a processos empresariais envolvidos nas operações de uma empresa (O BRIEN, 2001). Vantagens adicionais que os sistemas ERP vieram a representar e que hoje talvez seja a principal motivação de grande número de empresas que optam por adotá-lo é a integração entre as várias áreas e setores funcionais da organização, todas compartilhando uma base de dados única e não redundante (CORRÊA, 2001). Mas, em geral comenta CORRÊA (2001), não podem garantir que todos os seus módulos sejam melhores e mais adequados que todos os sistemas atualmente em operação. Além de demonstrar que existe uma lacuna entre os ERPs e o chão-de-fábrica, seja por não possuírem funcionalidades que suportem as atividades que ocorrem no ambiente operacional ou a necessidade de customização de seus módulos. A introdução de um ERP em uma empresa tem um grande impacto em todas as operações que são realizadas diariamente em suas instalações. E são atraentes porque unificam a informação, e segundo Oliveira e Ramos (2002), surgiram com a promessa de resolver problemas de integração, disponibilidade e confiabilidade de informações ao incorporar em um único sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negócios de uma empresa. 2.5 Sistemas de Informação Gerencial (SIG) Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) oferecem relatórios rotineiros resumidos sobre o desempenho da empresa; sendo utilizados para monitorar e controlar a empresa e prever o resultado futuro (LAUDON, 2004). Os SIGs geralmente dependem de sistemas subjacentes de processamento de transações para seus dados. Em outras palavras, os SIGs resumem e prestam informações sobre as operações básicas da empresa. Os sistemas comprimem os dados básicos por meio de resumos, e apresenta as informações em longos relatórios, que normalmente são produzidos em uma base regularmente programada e sobre perguntas rotineiras e estruturadas por respostas (LAUDON, 2004). A maioria dos sistemas de informações gerenciais gera resumos simples e repetitivos de dados de transações e relata exceções e desvios de um plano. Em geral, são úteis na manipulação de problemas rotineiros, repetitivos e bem-estruturados isto é, para os quais há um método aceito de se chegar a uma solução (LAUDON, 2004). Sob uma perspectiva gerencial, os SIGs são essencialmente para o controle operacional da empresa (LAUDON, 2004). Sob uma perspectiva empresarial, o SIG ajuda a resolver o problema do dimensionamento, reduzindo os custos de coordenação (LAUDON, 2004). 4

5 2.6 Processamento Analítico On line (OLAP) O caráter competitivo e dinâmico do ambiente de negócio atual determina as demandas dos gerentes e analistas por sistemas de informação capazes de fornecer respostas rápidas a consultas complexas de negócios (O BRIEN, 2001). O processamento analítico on line é a capacidade dos sistemas de informação gerencial, de apoio à decisão e de informação executiva que permite aos gerentes e analistas examinarem e manipularem interativamente enormes quantidades de dados detalhados e consolidados a partir de múltiplas perspectivas e visões (O BRIEN, 2001). Uma sessão de OLAP ocorre em tempo real, de modo que seu processo analítico ou de tomada de decisão não seja prejudicado (O BRIEN, 2001). 3 Estudo dirigido ao acompanhamento e controle do processo de manufatura e suprimentos de um sistema Make to Order, via Excel. A fim de suprir grandes lacunas gerenciais existentes nos sistemas ERPs, foi elaborado um conjunto de relatórios, baseado em regras customizadas de negócio, que pudessem satisfazer tais problemas e dinamizar as ações sobre as tarefas, aumentando a flexibilidade controle da produção e de suprimentos. De modo geral, o tipo de processo produtivo define a complexidade do planejamento e controle das atividades. Dentro dessa linha, as atividades de planejamento e controle da produção são simplificadas à medida que se reduz a variedade de produtos concorrentes por uma mesma gama de recursos. Contudo, o freqüente aumento do número de produtos (portifólio) e a incerteza crescente advinda do mercado consumidor, tornam indispensável o desenvolvimento de meios que aumentem o poder de ação frente a esse novo ambiente. Logo, é salutar criar sistemas de informação com baixo custo e alto valor agregado ao processo, usando-se uma ferramenta extremamente versátil e com grande número de usuários potenciais, por sua larga faixa de utilização. Pode-se gerar relatórios com a idéia de OLAP, através da integração do usuário com o banco de dados, acessado on line por consultas em Structured Query Language (SQL) ou Linguagem de Consulta Estruturada, como uma linguagem de consulta encontrada em muitos pacotes de gerenciamento de banco de dados SQL. Nos itens abaixo são apresentados dois relatórios gerenciais utilizados para acompanhar e controlar a evolução física dos itens comprados e fabricados das encomendas em andamento na empresa. 3.1 Relatório de Acompanhamento e Controle de Suprimentos Esse relatório foi elaborado a fim de suprir a falta de agilidade e grande dificuldade de recuperar informações por projeto, material, fornecedor e comprador no sistema ERP, pelos usuários, no Departamento de Suprimentos. Por se tratar de uma operação vital para o acompanhamento e controle dos projetos, decidiu-se criar um arquivo em Excel, que acessa o ERP e efetua o tratamento dos dados, de forma automática, para o usuário. Considerando que a empresa trabalha por projetos Make-to-Order (MTO), o Departamento de Suprimentos deve acompanhar cada requisição de compra (OR) que é emitida pelo departamento de PCP e efetivamente firmar ou colocar o pedido (OP), para cada projeto em carteira, realizando, paralelamente, follow up dos fornecedores selecionados para atender os firmados. 5

6 Basicamente, o arquivo, representado pela Figura 1, necessita que o usuário apenas selecione o Projeto desejado e atualiza suas informações, por interação de programação VBA (Visual Basic Application). Esse processo faz com que, automaticamente, a consulta, tratamento e formatação dos dados sejam disponibilizados em forma de informação, sendo impressa se necessário. Desta forma, libera tempo ao usuário para realizar a tarefa mais nobre que é a análise das informações para posterior tomada de decisão. Figura 1 - Relatório de Acompanhamento e Controle de Comprados Pendentes 3.2 Relatório de Acompanhamento e Controle de Fabricação Os objetivos pelos quais levaram ao desenvolvimento desse relatório não diferem do relatório citado anteriormente. Porém, a demanda agora, ocorreu no departamento de PCP. Por meio da seleção do Projeto e atualização, é possível gerar uma listagem com as informações necessárias para o acompanhamento e controle das ordens de produção no chãode-fábrica. É possível assim, em questões de segundos, verificar em qual operação um determinado componente se encontra e qual impacto ele causará com um possível atraso em sua fabricação, evidenciado através do relacionamento com ordens pais, como ilustra a figura 2. 6

7 Figura 2 - Relatório de Acompanhamento e Controle de Fabricação Listagem de Ordens Pendentes No mesmo arquivo, é disponibilizada a opção pela geração de um relatório gerencial, mostrando um resumo do andamento do projeto, sumarizando o total de horas realizadas frente ao total de horas planejadas por oficinas de trabalho, estruturadas em um layout funcional. Com esses dados pode-se medir o nível de eficiência das ordens que foram encerradas, projetando-se os possíveis desvios do custo planejado, ou efetuando uma extrapolação do número de horas totais que o projeto consumirá, tomando-se decisões sobre o não cumprimento do prazo de entrega disponibilizando outros turnos ou terceirizando serviços além de servir de feedback para novos projetos (base histórica). A figura 3 apresenta um dos formatos possíveis para o relatório. Figura 3: Relatório de Acompanhamento e Controle de Fabricação Resumo de horas realizadas versus planejadas 7

8 4 Conclusão É evidente que a adesão e implantação de sistemas ERPs em qualquer organização possui um caráter estratégico. Os ERPs auxiliam grandemente na realização das tarefas operacionais e atividades transacionais, promovendo e estabelecendo a integração dos departamentos através dos processos de negócio. Porém, existe uma grande carência dos ERPs em auxiliar os executivos dos diversos níveis hierárquicos e diferentes setores da empresa no processo de tomada, principalmente em atividades relacionada a Planejamento e Controle de Produção, de empresas Make-to-Order (MTO) e Engineer-to-Order (ETO), onde peculiaridades devem ser respeitadas e diversas visões são necessárias. Entretanto, é possível melhorar a utilização desses sistemas e processos através do desenvolvimento de ferramentas integradas ao ERP e seu banco de dados, gerando relatórios gerenciais, de suporte à decisão, para acompanhamento e controle da produção e das encomendas. Ferramentas que proporcionam suporte a linguagem de programação VBA, como o Excel, permitem que essa interface seja construída. Os relatórios desenvolvidos para o acompanhamento e controle da produção e de suprimentos apresentados nesse artigo, tornaram-se ferramentas comuns para todos os setores da empresa, mas principalmente para a Gestão de Projetos, o PCP e Suprimentos. Essa utilização maciça foi obtida em decorrência do sistema ser amigável, de fácil interação, gerarem informações rápidas e em tempo real, com possibilidade de análise de diversos cenários, na forma de tabelas e de gráficos. Referências CORRÊA, H.L., GIANESI, I.G.N., CAON, M. (2001) - Planejamento, Programação e Controle da Produção. 4ª Edição, São Paulo, Editora Atlas. FAVARETTO, F. (2001) - Uma Contribuição ao Processo de Gestão da Produção pelo Uso de Coleta Automática de Dados de Chão de Fábrica. São Carlos, Tese (Doutorado em Engenharia de Produção Mecânica) - Escola de Engenharia de São Carlos da Universidade de São Paulo,. 81 p. GAITHER, N., FRAZIER, G. (2002) - Administração da Produção e Operações. 8ª Edição, São Paulo, Editora Pioneira. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. (2004) - Sistemas de Informação com Internet. 4ª Edição, São Paulo, Editora JC. O BRIEN, J. A. (2001) - Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet. 9ª Edição, São Paulo, Editora Saraiva. OLIVEIRA, M. A.; RAMOS, A.S.M. (2002) - Fatores de Sucesso na Implementação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP): Estudo de Caso em uma Média Empresa. In: XXII Congresso Brasileiro de Engenharia de Produção. Anais. Curitiba. TUBINO, D. F. (2000) - Manual de Planejamento e Controle da Produção. 2ª Edição, São Paulo, Editora Saraiva. 8