UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ANDERSON RAMOS DOS SANTOS ESTUDO DA ADERÊNCIA DE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS AO GUIA PMBOK (Project Management Body of Knowledge) São José 2007

2 ANDERSON RAMOS DOS SANTOS ESTUDO DA ADERÊNCIA DE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS AO GUIA PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Trabalho de Conclusão de Curso - pesquisa teórico - empírica - apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí. Professora Orientadora: Eliza Coral São José 2007

3 ANDERSON RAMOS DOS SANTOS ESTUDO DA ADERÊNCIA DE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS AO GUIA PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final pela Coordenação do Curso de Administração da Universidade do Vale do Itajaí, em (dia, mês e ano constante da ata de aprovação defesa) Banca Examinadora: Prof(a) MSc. Luciana Merlin Bervian UNIVALI Campus São José Coordenador(a) do Curso Prof(a) Dra. Eng. Eliza Coral UNIVALI Campus São José Professora Orientadora Prof(a) Dra. Nome do Professor (a) Orientador(a) UNIVALI Campus São José Membro Prof(a) Dra. Nome do Professor (a) Orientador(a) UNIVALI Campus São José Membro

4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho à minha família, em especial a meus pais, Nivaldo e Sandra, pela formação moral e espiritual recebida.

5 AGRADECIMENTOS Agradeço a professora e orientadora Eliza Coral pelo apoio, incentivo e principalmente pelo acompanhamento deste trabalho. Aos professores José Glauber D Avila Nascimento Monteiro e Anete Alberton que proporcionaram com seus conhecimentos uma melhor qualidade para a finalização deste trabalho. Agradeço também aos demais professores que durante a jornada acadêmica contribuíram direta ou indiretamente a realização deste trabalho. Agradeço a toda minha família pela compreensão e todos os esforços demandados. Agradeço a todos que direta ou indiretamente contribuíram para a realização deste trabalho.

6 Atualmente, o trabalho se resume a duas coisas: Talento e Projetos. TOM PETERS.

7 RESUMO SANTOS, Anderson Ramos dos. Estudo da aderência de ferramentas de gerenciamento de projetos ao Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) f. Monografia (Graduação em Administração Geral), Universidade do Vale do Itajaí, São José. A execução eficiente de um projeto necessita de uma coordenação dos conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas. Essa coordenação é o que denominamos como o gerenciamento de projetos. O objetivo deste trabalho é a realização de um estudo de aderência de ferramentas de gerenciamento de projetos ao Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e posicionar a ferramenta de software Odyssea em relação aos seus principais concorrentes. Esse estudo de aderência consiste em comparar a adesão aos processos designados pelo Guia, dentro da área de gerenciamento de projetos, por meio de uma análise de Benchmarking de Processo em sinergia com o Benchmarking de Desempenho. Para alcançar este estudo, o trabalho foi desenvolvido a partir da revisão bibliográfica a respeito do gerenciamento de projetos tendo como base as diretrizes do Guia PMBOK, além dos preceitos da técnica delphi. A técnica delphi é uma ferramenta de pesquisa qualitativa que busca um consenso de opiniões de um grupo de especialistas, sem ocorrer à interação pessoal dos mesmos. Ela ajuda a reduzir a parcialidade nos dados e evita que alguém possa indevidamente influenciar o resultado do objeto de estudo. Assim, ela também contribuiu com o benchmarking de processo aliado ao de desempenho, para a avaliação da aderência das ferramentas de softwares de gerenciamento de projetos ao Guia PMBOK por intermédio de usuários especialistas com alto grau de conhecimento do Guia PMBOK, denominados respondentes. Os resultados obtidos mostraram as aderências dos processos das ferramentas de software na área de gerenciamento de projetos em relação aos processos no Guia PMBOK. Assim, almeja-se que o presente estudo sirva de elemento de prospecção para a evolução das ferramentas de softwares. Anseia-se também, que este trabalho seja um instrumento desbravador na área de gerenciamento de projetos, fomentando a realização de futuros trabalhos e publicações científicas. Palavras chave: Projeto. Aderência. PMBOK.

8 ABSTRACT SANTOS, Anderson Ramos dos. Estudo da aderência de ferramentas de gerenciamento de projetos ao Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) f. Monografia (Graduação em Administração Geral), Universidade do Vale do Itajaí, São José. The efficient execution of a project needs a coordination of the knowledge, abilities, techniques and used tools. That coordination is what denominated as the administration of projects. The objective of this work is the accomplishment of a study of adherence of tools of administration of projects to Guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge) and to position the software tool Odyssea in relation to their main ones competitive. That study of adherence consists of comparing the adhesion to the processes designated by the Guide, inside of the area of administration of projects, through an analysis of Benchmarking of Process in synergy with Benchmarking of Acting. To reach this study, the work it was developed starting from the bibliographical revision regarding the administration of projects tends as base Guide's PMBOK guidelines, besides the precepts of the technique delphi. The technique delphi is a tool of qualitative research that it looks for a consensus of opinions of a group of specialists, without happening to the personal interaction of the same ones. She helps to reduce the partiality in the data and it avoids that somebody improperly can influence the result of the study object. Like this, she also contributed with the process benchmarking allied to the of acting, for the evaluation of the adherence of the tools of softwares of administration of projects to Guide PMBOK through specialist users with high degree of knowledge of Guide PMBOK, denominated respondents. The obtained results showed the adherences of the processes of the software tools in the area of administration of projects in relation to the processes in Guide PMBOK. Like this, it is longed for that the present study serves as search element for the evolution of the tools of softwares. It is also desired, that this work is an instrument explorer in the area of administration of projects, fomenting the accomplishment of futures works and scientific publications. Key-words: Project. Adherence. PMBOK.

9 Lista de quadros Quadro 1 - O processo administrativo segundo clássicos e neoclássicos Quadro 2 - Contrastes entre projetos e rotinas Quadro 3 - Síntese da aplicabilidade dos tipos de benchmarking...37 Quadro 4 - Processos de benchmarking...38 Quadro 5 - Processos de benchmarking...38 Quadro 6 - Etapas de um Processo de benchmarking...39

10 Lista de figuras Figura 1 Esquema de um processo...12 Figura 2 - Diferentes proporções de tempo dedicado ao PDCA (Plan, Do, Check, Action)...13 Figura 3 - Transformando oportunidades em projetos Figura 4 - Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA...20 Figura 5 Fluxograma do Trabalho...57

11 Lista de gráficos Gráfico 1-1) Qual o seu grau de conhecimento em relação ao Guia PMBOK - 3a ed.?...68 Gráfico 2-2.1) Possui especialização (MBA) em gerenciamento de projetos?...68 Gráfico 3-3) Qual o seu grau de conhecimento da ferramenta de gerenciamento de projetos que você está avaliando?...69 Gráfico 4-1) Gera a respectiva saída?...70 Gráfico 5 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA INTEGRAÇÃO...71 Gráfico 6 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA ESCOPO...72 Gráfico 7 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA TEMPO...73 Gráfico 8 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA CUSTOS...74 Gráfico 9 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA QUALIDADE...75 Gráfico 10 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA RECURSOS HUMANOS...76 Gráfico 11 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA COMUNICAÇÕES...77 Gráfico 12 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA RISCOS...78 Gráfico 13 - Comparativo entre as ferramentas - ÁREA AQUISIÇÕES...79

12 Lista de tabelas Tabela 1 - Quantidade de grupos de processos nas áreas de conhecimento...61 Tabela 2 - Quantidade de grupos de processos nas fases de gerenciamento...61 Tabela 3 - Quantidade processos em função das fases de processamento...62 Tabela 4 - Matriz da quantidade dos respondentes em função de todos os softwares...66 Tabela 5 - Matriz da quantidade dos respondentes em função dos softwares analisados...67 Tabela 6 - Matriz da aderência das ferramentas de software em função das nove áreas de conhecimento...81 Lista de tabelas (opcional): identifica as tabelas, na ordem em que se apresentam no texto, com respectivos nomes e números de página. Tabela 1 Produção anual e percentual expotado...erro! Indicador não definido.

13 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Problema de pesquisa Perguntas de pesquisa Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa Apresentação geral do trabalho FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Conceitos de Administração Conceitos de Projeto Gerenciamento de projetos Histórico do PMI (Project Management Institute) Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Gerente de projetos Ferramenta de software para o gerenciamento de projetos Benchmarking FNQ Fundação Nacional da Qualidade Objetivos e atividades de Benchmarking Princípios de Benchmarking Tipos de Benchmarking Processos de Benchmarking ASPECTOS METODOLÓGICOS Caracterização da pesquisa Contexto e participantes: quem vai participar da pesquisa Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Tratamento e análise dos dados A INDÚSTRIA DE SOFTWARE NO BRASIL Introdução...48

14 4.2 Características do Setor e os Principais gargalos SENSYS Consultoria e Sistemas APLICAÇÃO DA PESQUISA Origem da pesquisa Aplicação Iniciação Planejamento Execução Considerações Finais CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES Conclusões Limitações do Trabalho Recomendações...85 REFERÊNCIAS...86 APÊNDICES...92 APÊNDICE A PROJECT CHARTER (TERMO DE ABERTURA DO PROJETO).93 APÊNDICE B PERFIL DO RESPONDENTE APÊNDICE C QUESTIONÁRIO DE PESQUISA...103

15 1 INTRODUÇÃO A cada dia surgem novos empreendimentos que tem por finalidade produzir algo novo, com início e fim definidos, conduzidos em função de objetivos claros, em função de um problema, uma oportunidade ou ainda oriundo de um interesse de um grupo ou uma organização. Essa necessidade de produzir algo novo com início e fim específicos em função de um objetivo é o que denominamos de projeto. A denotação de projeto não se restringe a grandes construções antigas como as Pirâmides de Gizé (Kéops, Quéfren e Miquerinos), o Colosso de Rodes, ou algumas construções mais recentes como a construção da Torre Eiffel e Cristo Redentor. Os projetos estão relacionados diretamente ao cotidiano das empresas e também das pessoas, muito mais do que se imagina. Algumas técnicas como controle de custos, desenvolvimento da programação, compra de insumos e gerenciamentos de riscos, dentre outras que são utilizadas no processo administrativo, fazem parte das etapas de realização de um projeto. Esta ligação pode ser comprovada na exemplificação de alguns projetos, como: a construção de uma casa; uma campanha política; o desenvolvimento de um novo produto; o treinamento de uma equipe; a aquisição e instalação de um novo equipamento; o projeto de inclusão digital do Governo Federal; a criação de um novo veículo de transporte; a implementação de um software, dentre outros. Para tanto, a execução eficiente do projeto necessita de uma coordenação dos conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas. Essa coordenação é o que denominamos como o gerenciamento de projetos. Corroborando com essa necessidade de coordenação, Valeriano (2001, p.27) reafirma que um aspecto crítico para o sucesso dos projetos é o da sua administração ou gerência de projeto, definida como sendo a aplicação de conhecimentos, habilidades e recursos nas atividades de um projeto a fim de atingir e exceder às necessidades e às expectativas das partes interessadas. Um dos principais propósitos do gerenciamento de projetos é auxiliar as organizações a atenderem as necessidades de seus clientes padronizando tarefas rotineiras e reduzindo o número daquelas que poderiam ser esquecidas. Ele

16 2 assegura que os recursos disponíveis são alocados da maneira mais eficiente e eficaz, permitindo aos executivos perceber o que está acontecendo e para onde as coisas estão indo dentro das organizações (PMISP, 2006). Com a finalidade de universalizar as práticas de gerenciamento de projetos, surge um conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos denominado PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Atualmente, o PMBOK, é considerado uma referência mundial nas práticas de excelência do gerenciamento de projetos. Ele inclui ainda, [...] práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, além de práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, inclusive materiais publicados e não publicados. (PMBOK, 2004, p.3). Partindo desse contexto, a empresa Sensys Consultoria e Sistemas por meio de sua ferramenta de gerenciamento de projetos, o software ODYSSEA, visa contemplar os processos mais relevantes do gerenciamento de projetos para o desenvolvimento de produtos. Assim, ela busca atender e superar os requisitos básicos em relação ao Guia PMBOK. Almejando identificar oportunidades de melhoria e posicionar a sua ferramenta frente à concorrência, o presente trabalho visa oferecer um estudo de aderência ao software ODYSSEA e de seus principais concorrentes em relação ao Guia PMBOK. Esse estudo de aderência consiste em comparar a adesão aos processos designados pelo Guia, dentro da área de gerenciamento de projetos, por meio de uma análise de Benchmarking de Processo em sinergia com o Benchmarking de Desempenho.

17 3 1.1 Problema de pesquisa Qual a aderência da ferramenta de software ODYSSEA, da empresa Sensys Consultoria e Sistemas e seus principais concorrentes dentro da área de gerenciamento de projetos em relação ao GUIA PMBOK? 1.2 Perguntas de pesquisa O que é o Guia PMBOK e o que ele representa dentro da área de gerenciamento de projetos? Quais as ferramentas de gerenciamento de projeto que estão disponíveis no mercado? Quais os principais concorrentes da empresa Sensys Consultoria e Sistemas? Qual o grau de aderência da ferramenta de software ODYSSEA e seus principais concorrentes ao modelo PMBOK?

18 4 1.3 Objetivos Objetivo geral O presente trabalho tem por objetivo geral, realizar um estudo de aderência de ferramentas de gerenciamento de projetos ao Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e posicionar a ferramenta da empresa Sensys em relação aos seus principais concorrentes Objetivos específicos Realizar um levantamento bibliográfico sobre as práticas na área de gerenciamento de projetos e sobre os métodos de Benchmarking; Elaborar um modelo de avaliação das ferramentas que atuam na área de gerenciamento de projetos; Especificar os critérios a serem avaliados nas ferramentas de gerenciamento de projetos; Identificar as principais ferramentas de softwares que atuam no gerenciamento de projetos; Aplicar uma pesquisa qualitativa por meio de entrevistas (técnica delphi) e questionários; Analisar os dados coletados e comparar a abrangência da ferramenta ODYSSEA e de seus concorrentes com relação à aderência do Guia PMBOK; Posicionar a ferramenta da empresa Sensys frente aos seus principais concorrentes;

19 5 1.4 Justificativa Com os crescentes avanços tecnológicos e científicos, impulsionados pelo advento da globalização, percebe-se diariamente o desenvolvimento de novos produtos e serviços por meio de projetos nas mais diversas áreas de aplicação. Kerzner (2001 apud PATAH, 2004, p.2) destaca que o mundo é movido por projetos e que este fenômeno pode ser demonstrado pelo aumento de número de empresas que estão adotando a metodologia de gerenciamento de projetos. Por esta razão, a busca do sucesso em projetos é algo indispensável para uma empresa que visa aumentar sua eficácia com eficiência. Na busca do sucesso é essencial coordenar as expectativas dos interessados com os recursos disponíveis, utilizando o conhecimento, as habilidades, técnicas e ferramentas que perfazem o conceito de gerenciamento de projetos. Muitas organizações, como NASA, IBM, AT&T, Siemens, Chiyoda Corporation, PricewaterhouseCoopers, Sociedade Computacional de Singapura e o Governo Estadual de Oregon (EUA), lançam mão do Gerenciamento de Projetos para desenvolver processos inovadores, planejar, organizar e controlar iniciativas estratégicas, monitorar desempenho de empreendimentos, analisar divergências significantes e prever seus impactos nos projeto e na organização (PMISC, 2007). Diante da magnitude no auge dos projetos espaciais da NASA no ano de 1969, um grupo de cinco profissionais de gestão de projetos, se reuniu para discutir a ausência de uma organização que trabalhasse no aperfeiçoamento, no profissionalismo do gerenciamento de projetos e a difusão das melhores práticas nesta área. Assim, o senhor James (Jim) R. Snyder, um dos cinco envolvidos, funda o PMI Project Management Institute. (TORREÃO, 2005 apud PMI, 2004). Criado nos Estados Unidos o Project Management Institute (PMI) que traduzindo significa, Instituto de Gerenciamento de Projetos, que representa a principal associação mundial sem fins lucrativos em gerenciamento de projetos. O PMI visa ampliar e difundir os conhecimentos na área de gerenciamento de projetos, assim como, desenvolver o aperfeiçoamento dos profissionais e organizações da área. Ele estabelece padrões de Gerenciamento de Projeto, provê seminários, programas educacionais e a certificação profissional (PMP) que cada vez mais

20 6 organizações desejam para os seus líderes de projetos. Entidades internacionais como ANSI (American National Standart Institute) e IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc.) reconhecem o PMI e suas normas como padrão em gerenciamento de projetos. (DINSMORE ASSOCIATES, 2006). No final da década de oitenta com o advento da internet, o PMI com a finalidade de disseminar a prática das melhores práticas em Gerenciamento de Projetos, realiza a publicação do A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) que traduzindo significa, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, mais conhecido como PMBOK, que representa um guia englobando todas as áreas do conhecimento que regem as regras do gerenciamento de projetos (PMISC, 2007). Atualmente, o PMBOK, reconhecido mundialmente como um guia de referência, contempla nove áreas de conhecimentos em gerenciamento de projetos: Gerenciamento de integração do projeto; Gerenciamento do escopo do projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento de custos do projeto; Gerenciamento da qualidade do projeto; Gerenciamento de recursos humanos do projeto; Gerenciamento das comunicações do projeto; Gerenciamento de riscos do projeto e Gerenciamento de aquisições do projeto. As práticas e técnicas que compõem as áreas de conhecimentos em gerenciamento de projetos são reconhecidas por muitas organizações de diversos segmentos como competências essenciais que trazem benefícios para os negócios. Essas competências são medidas por meio de processos de Benchmarking e modelos comparativos (LUKOSEVICIUS, 2005, p.15). O Benchmarking é um processo contínuo e sistemático para medir e comparar processos organizacionais. As organizações que participam deste processo têm a oportunidade de compartilhar informações e experiências que podem ajudá-las a agir para melhorar seu desempenho. É uma investigação comparativa que analisa a lacuna entre o nível atual de desempenho de uma organização e o que existe de melhor (PMI/RJ, 2004; RAMIREZ, 2004 apud HUGUE, 2005, p.111). Segundo Chiavenato (2003, p.588), o Benchmarking visa desenvolver a habilidade dos administradores de visualizar no mercado as melhores práticas administrativas das empresas consideradas excelentes (benchmarks) em certos

21 7 aspectos, comparar as mesmas práticas vigentes na empresa focalizada, avaliar a situação e identificar as oportunidades de mudanças dentro da organização. Com a utilização das técnicas de Benchmarking (de Processo em conjunto com o de Desempenho), o presente trabalho almeja realizar um estudo de aderência das principais ferramentas de software para gestão de projetos no mercado em relação ao Guia PMBOK e suas respectivas áreas de conhecimentos. Nesse contexto, a empresa Sensys Consultoria e Sistemas encontra-se inserida por intermédio de sua ferramenta de software, o ODYSSEA. Mas, para posicionar o seu produto no mercado e estabelecer metas de melhoria é necessário ter um modelo de referência para comparar as diversas ferramentas existentes. Dessa forma, este trabalho visa oferecer a empresa Sensys uma análise de sua ferramenta e de seus concorrentes em relação ao Guia PMBOK. Essa análise servirá de referência para a empresa, identificando os seus pontos fortes e fracos auxiliando na busca da melhoria contínua de qualidade de sua ferramenta.

22 8 1.5 Apresentação geral do trabalho O capítulo 1 é dividido em cinco etapas que perfazem a introdução. A primeira etapa trata do problema de pesquisa. O segundo tópico descreve as perguntas de pesquisa. O terceiro tópico corresponde à análise dos objetivos que se subdividem em: - Objetivo geral; - Objetivos específicos. O quarto tópico é a justificativa do trabalho. O quinto e último tópico corresponde à apresentação geral do trabalho. O capítulo 2 é composto de três itens que integram a fundamentação teórica. O primeiro item descreve os conceitos de administração. O segundo item descreve o os conceitos de projetos por meio de cinco tópicos: - Gerenciamento de projetos; - Histórico do PMI; - Guia PMBOK; - Gerente de projetos; - Ferramentas de software para o gerenciamento de projetos. O terceiro item descreve sobre o Benchmarking por meio de cinco tópicos: - FNQ Fundação Nacional da Qualidade; - Objetivos e atividades do benchmarking; - Princípios do benchmarking; - Tipos de benchmarking; - Processos de benchmarking. O capítulo 3 aborda a metodologia do trabalho composta por quatro itens. O primeiro sobre a caracterização da pesquisa, o segundo sobre o contexto dos participantes, o terceiro sobre os procedimentos e instrumentos na coleta de dados. O quarto e último tópico descreve o tratamento e análise de dados. O capítulo 4 é composto por três itens que integram a indústria de software no Brasil. O primeiro item representa uma introdução. Na seqüência, o próximo item descreve as principais características do setor e os principais gargalos. O terceiro item apresenta o histórico da empresa Sensys consultoria e sistemas. O capítulo 5 trata aplicação da pesquisa por meio de três tópicos. O primeiro aborda a origem da pesquisa. O segundo tópico aborda a aplicação da pesquisa destacando os passos da realização deste trabalho que subdivide-se em três tópicos: - Iniciação; - Planejamento; - Execução. O terceiro e último tópico aborda as considerações finais. O capítulo 6 encerra esse trabalho com as conclusões finais, limitações do trabalho e recomendações para trabalhos futuros.

23 9 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A fundamentação teórica está dividida em três tópicos. O primeiro é referente aos conceitos de Administração. O segundo tópico aborda os conceitos de projeto e subdivide-se em gerenciamento de projetos, histórico do PMI, Guia PMBOK, gerente de projetos e ferramenta de software para o gerenciamento de projetos. O terceiro e último tópico trata do Benchmarking e divide-se em uma abordagem da FNQ Fundação Nacional da Qualidade, os objetivos e atividades do benchmarking, os princípios, os tipos e os processos de benchmarking. 2.1 Conceitos de Administração Stoner e Freeman (1999, p.5) e Montana (1999, p.2) relatam que a administração já foi chamada de a arte de fazer coisas através de pessoas. Esta definição dada por Mary Parker Follet reforça o fato de que os administradores alcançam os objetivos das organizações conseguindo que outros realizem tarefas necessárias e não realizando eles próprios às tarefas. Chiavenato (2003, p.81) cita a definição de Fayol (1960) onde o ato de administrar é composto por: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Ao mesmo tempo, o autor destaca que as funções administrativas envolvem os elementos da administração, ou seja, as funções do administrador. As funções do administrador segundo Fayol (1960) apud Chiavenato (2003, p. 81): 1. Previsão. Avalia o futuro e o aprovisionamento dos recursos em função dele. 2. Organização. Proporciona tudo que é útil ao funcionamento da empresa e pode ser dividida em organização material e organização social. 3. Comando. Leva a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o máximo de retorno de todos os empregados no interesse dos aspectos globais do negócio. 4. Coordenação. Harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu trabalho e sucesso. Sincroniza coisas e ações em proporções certas e adapta meios aos fins visados. 5. Controle. Consiste na verificação para certificar se tudo ocorre em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros no intuito de retificá-los e prevenir a recorrência.

24 10 Essa definição enunciada por Chiavenato e descrita por FAYOL compreende os aspectos da Teoria clássica da Administração com um enfoque prescritivo e normativo. Desta forma Chiavenato (2003, p.83) descreve as características da teoria clássica como a prescrição dos elementos do administrador (funções do administrador) e dos princípios gerais que o administrador deve adotar em sua atividade. O autor simplifica destacando que estes aspectos representam a forma sobre como o administrador deve proceder no trabalho, compõem o filão da teoria clássica, ou seja, a velha receita de bolo. Segundo Chiavenato (2003, p.166), a teoria neoclássica define como as funções do administrador como os elementos da administração, que Fayol (1960) definira no seu tempo (prever, organizar, comandar, coordenar e controlar) com uma roupagem atualizada. Chiavenato destaca, conforme quadro 1, a diferenciação das etapas do processo administrativo segundo alguns autores, onde se pode inferir que de um modo geral, o planejamento, a organização, a direção e o controle correspondem às funções básicas do administrador. Prever FAYOL URWICK GULICK Investigação Previsão Planejamento KOONTZ E O DONNELL NEWMAN DALE Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Organizar Organização Organização Organização Organização Organização Comandar Coordenar Comando Coordenação Administração de pessoal Direção Coordenação Controlar Controle Informação Orçamento Designação de pessoal Direção Liderança Direção Controle Controle Controle Quadro 1 - O processo administrativo segundo clássicos e neoclássicos. Fonte: CHIAVENATO (2003). Esta linha de pensamento de Chiavenato corrobora com Stoner e Freeman (1999, p.5) que textualmente definem administração como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.

25 11 Chiavenato também reforça a definição de Maximiano (2002, p.26), que conceitua administração como o processo de tomar decisões sobre objetivos e recursos. O autor salienta que o processo administrativo é composto por quatro tipos principais de decisões: planejamento, organização, execução e controle. Corroborando com Chiavenato, Lacombe (2003, p.48) define administração, como um conjunto de princípios e normas que tem por objetivo planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado em comum. Essas cinco funções enumeradas compreendem a forma definida por Fayol. O autor sintetiza que administrar é o ato de trabalhar com e por meio de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto dos seus membros. Para Megginson (1998, p.13), a administração pode ser definida como trabalho com recursos humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos organizacionais através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e controlar. Já para Gasnier (2006, p. 3), a definição de administração pode ser resumida em duas palavras: planejamento e gestão. Definição esta, que pode ser aprimorada, também, em quatro letras, formando o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) onde traduzindo significa, planejar, fazer, verificar e agir. Diante da exposição dos autores, tanto clássicos como neoclássicos, evidencia-se que a administração é um processo que com o auxílio dos recursos busca alcançar determinados objetivos. Para alcançar esses objetivos, faz-se uso das etapas do processo administrativo. Esse processo é composto basicamente por planejar, organizar, coordenar ou dirigir e controlar. Em síntese, conclui-se que o ato de administrar tem em seu âmago a designação de processo, que significa uma seqüência contínua de operações que se reproduzem com certa regularidade, também denominado como rotinas. Essas rotinas ou tarefas do cotidiano perfazem a grande maioria das atividades de uma organização. Esse fato pode ser constatado por meio de Stoner e Freeman (1999, p.5) que conceituam processo como um modo sistemático de fazer as coisas e que a definição de administração como um processo, advém do desígnio que todos os administradores independente de suas aptidões ou habilidades particulares, participam de certas atividades inter-relacionadas visando alcançar seus objetivos.