O Komunik é uma ferramenta de comunicação interna que permite a interação completa entre todos os setores de uma empresa.

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2 13.8 KOMUNIK O QUE É Manual Estoque - Versão ª Edição O Komunik é uma ferramenta de comunicação interna que permite a interação completa entre todos os setores de uma empresa. PRA QUE SERVE As potencialidades do Komunik são inúmeras e dentre elas podemos citar que: permite que rejam registradas as ações cotidianas dos setores para conhecimento de todos ou apenas dos envolvidos, solicitadas providências para diversos assuntos, envolvimento para ciência ou participação de variados setores da empresa em assuntos afins, etc. COMO FUNCIONA Diariamente todos os funcionários possuem rotinas que não podem deixar de ser realizadas. Verificar s, pedidos de clientes, solicitação de retorno dos clientes, pendências do dia anterior, etc. Com a utilização do Komunik será possível reunir grande parte dessas tarefas de forma que nada se perca. Em breve até as ferramentas de edição de texto e seus s poderão ser utilizados dentro do Komunik! Vejamos três exemplos de como pode funcionar para sua empresa: Imagine que o setor onde você trabalha (Comercial) iniciará uma campanha de vendas diferenciada que dará participação para indicações. O Komunik permite que você crie um atendimento descrevendo essa campanha e envolvendo os funcionários que possuem acesso ao sistema para que todos tenham ciência. Imagine que sua empresa irá iniciar recebeu a visita de um consultor de certificação que deixou tarefas para diversos setores da empresa. O Komunik permite que seja registrada essa visita, que as solicitações sejam direcionadas para cada responsável (com prazos) e que cada responsável coloque periodicamente as etapas realizadas ou mesmo dificuldades encontradas. Você acabou de finalizar uma venda para seu cliente. Na tela de lançamento desta venda existe o botão do Komunik para que você crie um atendimento e essa venda seja acompanhada de perto por você ou pelas pessoas da empresa que julgar necessário como: logística de entrega, produção, pós venda, etc. As possibilidades são muitas e temos certeza que essa ferramenta fará parte de seu dia a dia. ONDE CONFIGURAR Por se tratar de uma ferramenta que interliga toda a empresa, suas atividades e ações do dia a dia, antes de começar a utilizar o Komunik será necessário realizar sua configuração: Criar os SETORES da empresa: Utilitários > Direitos > Operacional > Setor. Criar as ATIVIDADES da empresa: Utilitários > Direitos > Atividades. Criar os DEPARTAMENTO (opcional) da empresa: Utilitários > Direitos > Operacional > Setor. Configurar o que será visto pelos usuários e obrigatoriedades em: Utilitários > Config > Geral Rede > Komunik. Configurar o que será feito e visto pelos usuários além das obrigatoriedades em: Utilitários > Direitos > Direitos de uso no sistema > Komunik. Veja abaixo o exemplo com as telas do Komunik! - treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 2

3 EXEMPLO Para que tenhamos uma idéia imediata de como funciona o lançamento no Komunik vamos iniciar incluindo um atendimento e depois detalharemos cada função e botão No menu da tela principal, clique no 5 botão do Komunik e depois em Incluir. 6 2 Selecione um cliente, um fornecedor 7 ou revenda como recebedor da atividade 8 9 que está criando ou registre atividades 10 específicas como: REUNIÃO, CONVOCAÇÃO, AVISO, etc. 3 Marcando a opção Privado garantimos que apenas os envolvidos com este atendimento possam vê-lo. 4 Para que ações padronizadas é uma recomendação que as Atividades sejam cadastradas de acordo com as atividades principais de cada setor da empresa. Dessa forma poderão ser quantificados quantos atendimentos no mês foram registrados para Dúvidas de Clientes ou mesmo Reclamação. Clicando na pasta será possível incluir novas atividades, caso o usuário tenha direito. 5 Da mesma forma que as Atividades os Assuntos são detalhamentos do que se definiu como atividade principal. Exemplo: ATIVIDADE: Reunião ASSUNTO: Resultados Operacionais. 6 No campo Descrição da Atividade devemos registrar detalhadamente o motivo da abertura do atendimento. 7 O campo de Documento estará preenchido caso realize uma vinculação de outra área do sistema com um atendimento. Exemplo: se estamos finalizando uma venda e desejamos solicitar um atendimento diferenciado para o cliente ou fazer alguma observação sobre o negócio fechado basta clicar no símbolo do Komunik para criar um atendimento vinculado a essa venda. Sempre que identificar o símbolo do Komunik significa que poderá vincular um atendimento a essa função. Veja a tela do Movimento de Estoque ao lado do: 4 8 Podemos definir um prazo para que o atendimento seja concluído. Esse prazo deve ser o que negociamos com nosso cliente, fornecedor, etc. À medida que o tempo passa o sistema exibe uma simbologia específica para demonstrar atendimentos dentro e fora do prazo de atendimento como demonstramos abaixo: Dentro do prazo. Prazo perdido Concluído 9 Estabeleça para o responsável qual a prioridade para o atendimento que está registrando. 10 Defina quem será o contato para o atendimento registrado treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 3

4 11 Defina quem será o responsável pela realização da atividade. É quem será cobrado diretamente pelo atendimento. 12 Envolva outras pessoas da empresa para que tenham ciência do atendimento ou até que colaborem com a realização do atendimento com o responsável. Clique em SIGA e o atendimento será criado como demonstrado abaixo. 1 - Este é o atendimento que acabamos de registrar, com número, responsável e nome do cliente. 2 Aqui estão relacionados todos os envolvidos e quem já viu e deu ciência Aqui temos 5 ABAS com diversas informações sobre o atendimento detalhadas abaixo. 1 Atividade Temos um resumo das principais informações do atendimento: o nome do cliente, a atividade, o assunto, o nome do contato, quantas vezes o sistema já avisou sobre este atendimento, o documento relacionado (se houvesse), a prioridade e a descrição da atividade. 2 Descrição Atividade Aqui é exibido o documento Associado com a possibilidade de consulta clicando na correntinha e a descrição da atividade. 3 Acompanhamento Todos os acompanhamentos que os envolvidos colocarem no atendimento estarão registrados neste campo. 4 Solução Neste campo estará registrada a Solução após a conclusão do atendimento pelo responsável. Depois de preenchido, este campo não pode mais ser alterado treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 4

5 5 Prazos e Tempos Neste campo podemos consultar informações importantes sobre a data de início (inclusão), quando o responsável deu ciência, o prazo máximo definido e abaixo a data de conclusão, quando foi dado o retorno ao cliente e quando desejamos que o sistema nos alertasse para esse atendimento. Agora que já sabemos como incluir um atendimento vamos compreender como podemos, pesquisar, imprimir, capturar e outras opções oferecidas nos botões e legenda de menu do Komunik. 1 Botão Salvar para salvar alterações realizadas É possível imprimir listagens com todos os atendimentos por responsável, Ordens de Serviços e outras opções. 3 Botão Inserir novo atendimento. 4 Botão de Filtro. Este botão é bastante importante pois, permite que sejam verificados atendimentos que não estejam sob sua responsabilidade, vejamos: Verifique na tela ao lado que podemos localizar um atendimento específico, ou então todos os atendimentos criados com a atividade Assuntos Internos, ou ainda atendimentos qual a usuária Mary ainda não deu ciência ou os não concluídos. É uma ferramenta muito útil. É uma recomendação que sejam realizados diversos testes a fim de familiarizar-se com a ferramenta e conseguir explorar todo seu potencial. 5 Podemos consultar a agenda de contatos do sistema estando dentro do Komunik. 6 Os atendimentos finalizados são armazenados dentro de Concluídos. Para ter acesso a esse atendimentos clique em Concluídos e realize o filtro treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 5

6 7 O Rapidez é o local onde poderemos verificar diversos relatórios que avaliam o andamento dos atendimentos e a produtividade de uma maneira geral. Quando clicamos em Rapidez veremos a tela abaixo: Tempo Médio. É o tempo que foi gasto em média para finalizar cada atendimento. Observe que o sistema mostra quais os usuários possuem atendimentos sem conclusão e há quanto tempo. Atividades. A segunda ABA demonstra um gráfico em pizza dos tipos de atendimentos registrados. Com esse gráfico é possível examinar a concentração das atividades da empresa. Situação dos Atendimentos. A terceira ABA Dara a todos que o consultarem vários gráficos que exibem quantos atendimentos ainda não foram vistos pelos usuários, qual usuário tem a maior pendência de conclusão, qual usuário mais registra atendimentos, etc. 8 Para facilitar a operação dos usuários, é possível acessar a Agenda de compromissos. 9 O botão ESC permite a saída do Komunik. 10 O botão Excluir, normalmente estará desabilitado para a maior parte dos usuários. Ele permite a exclusão de atendimentos. É uma função que deve estar disponível apenas para o administrador do sistema. Para configurar essa função acesse: Utilitários > Direitos > aba Direitos de uso no sistema > Todos > Komunik > Excluir 11 Botão de Refresh é utilizado para atualizar os dados que estão na tela buscando novos atendimentos. 12 Botão Cancelar é utilizado para desfazer a última ação realizada que ainda não tenha sido salva. 13 O botão Responsabilizar permite que alguém que esteja responsável por um atendimento passe essa responsabilidade para outro usuário. Esta função é bastante útil na execução de projetos quando ao finalizar sua parte no processo o responsável poderá encaminhar o atendimento para outro executante ou mesmo sinalizar impedimentos solicitando providências treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 6

7 14 Durante a realização das atividades solicitadas é possível colocar andamentos para os envolvidos no atendimento a fim de deixá-los cientes dos passos que estão sendo executados. 15 O botão Excluir, normalmente estará desabilitado para a maior parte dos usuários. Ele permite que pessoas envolvidas em atendimentos sejam excluídas. É uma função que deve estar disponível apenas para o administrador do sistema. Para configurar essa função acesse: Utilitários > Direitos > aba Direitos de uso no sistema > Todos > Komunik > Excluir. 16 Da mesma forma que podemos responsabilizar ouro usuário poderemos tomar a responsabilidade pela realização de uma atividade clicando no botão Capturar. 17 Legenda Responsável : esse símbolo informa quem é o responsável pela realização da atividade, apenas ele poderá concluir o atendimento. 18 Legenda Criador : este símbolo informa quem dos envolvidos no atendimento criou o atendimento. 19 Legenda Concluído : este símbolo indica que o responsável já concluiu a atividade e que todos os envolvidos podem concluir suas partes. Caso um dos envolvidos no atendimento deseje mais esclarecimentos sobre a solução apresentada poderá colocar um andamento para o responsável e o atendimento continuará aberto. BLOQUEAR RECEBIMENTO DE ATENDIMENTOS Quando o administrador do sistema desejar que o usuário não receba atendimentos por determinado período por férias, licença ou algo semelhante, basta acessar: Utilitários > Direitos > aba Komunik. Aqui é possível determinar qual o período deseja que o funcionário não receba atendimentos. Caso o usuário não deva mais receber nenhum atendimento basta transformá-lo em um funcionário, retirando a senha de acesso do mesmo treinamento@geniusnt.com - (71) Salvador - BA 7