Módulo 5: Compartilhamento de Conhecimento e Comunidades de Prática (COPs)

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1 Módulo 5: Compartilhamento de Conhecimento e Comunidades de Prática (COPs) 1

2 INTRODUÇÃO Versão: Setembro de 2014 Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 2

3 Avaliar Criação e/ou captação do conhecimento Compartilhamento e disseminação do conhecimento Atualizar Fonte: DALKIR, 2005 Internalização e utilização do conhecimento Contextualizar Kimiz Dalkir McGill Graduate School of Information and Library Studies Montreal, Quebec Canadá Versão: Setembro de 2014 Prof. Prof. Dr. Fábio Dr. Fábio Ferreira Ferreira Batista Batista 3

4 Introdução Após captação e organização do conhecimento, ele precisa ser compartilhado e disseminado na organização Alfabetização informacional Conjunto de habilidades que levam o indivíduo a reconhecer a necessidade da informação e a capacidade de localizar, avaliar e usar efetivamente a informação necessária Internacional Data Corporation IDC (FELDMAN, 2004 in DALKIR, 2005) Estima que os trabalhadores do conhecimento gastam entre 15 e 35% do seu tempo em busca de informação Trabalhadores do conhecimento encontram o que procuram em menos de 50% dos casos 4

5 Introdução Somente um em cada cinco trabalhadores do conhecimento encontra com frequência informação necessária para seu trabalho Trabalhadores do conhecimento gastam mais tempo criando novamente informações existentes que eles não conheciam do que criando informações novas Por que pessoas procuram outras pessoas quando precisam de informação e conhecimento: é mais rápido Obtemos informação e descobrimos : i) origem da informação; ii) como rever nossa pesquisa; iii) se estamos no caminho certo e onde erramos; e iv) fonte de informação é conhecida e confiável 5

6 Introdução O custo de não encontrar informação é muito alto para indivíduos e organização Pessoas: principal fonte de informação para encontrar informação, resolver problemas e tomar decisões CROSS AND PARKER, 2004 in DALKIR, 2005 Pessoas = principais canais de informação e conhecimento Trabalhadores do conhecimento gastam um terço do seu tempo procurando informação e ajudando colegas a fazer o mesmo Trabalhador do conhecimento tende a procurar outra pessoa em vez de uma fonte impessoal (repositório, base de dados) 6

7 OBSTÁCULOS AO COMPARTILHAMENTO Versão: Setembro de 2014 Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 7

8 Obstáculos ao Compartilhamento Conhecimento é propriedade Conhecimento é poder Indivíduos são recompensados muitas vezes pelo que sabem não pelo que compartilham É importante incentivar o compartilhamento e deixar de promover o não-compartilhamento Fornecedor não tem certeza se o receptor entenderá e usará o conhecimento corretamente e/ou não está seguro da veracidade ou credibilidade do conhecimento COPs contribuem para eliminar isso porque elas validam o conhecimento da comunidade Cultura e clima organizacional Cultura que promove novas descobertas e inovação ajudará o compartilhamento 8

9 Obstáculos ao Compartilhamento Cultura e clima organizacional Organização que recompensa trabalho coletivo ajudará criar clima de confiança Cultura baseada no status social promoverá o não-compartilhamento Compartilhamento do conhecimento pode estar ocorrendo mesmo se ninguém está usando o repositório institucional Pode estar ocorrendo o compartilhamento invisível por meio de redes sociais (a Análise de Rede Social ARS detecta isso) 9

10 IMPLICAÇÕES ESTRATÉGICAS E PRÁTICAS Versão: Setembro de 2014 Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 10

11 Implicações Estratégicas Benefícios do compartilhamento do conhecimento Permite que profissionais entre em contato com outros profissionais por meio de plataforma. Distância não é problema Padroniza práticas profissionais Ajuda evitar erros Dissemina melhores práticas Constrói reputações Desenvolvimento de talentos ocorre de forma mais rápida Contribui para manter e desenvolver as competências essenciais 11

12 Implicações Práticas Alta administração deve promover cultura e clima organizacional que estimule network Alta administração deve conceder tempo para que funcionários possam cumprir suas responsabilidades e papéis no compartilhamento do conhecimento Interações para compartilhar o conhecimento devem ser profissionais sempre 12

13 COMUNIDADES DE PRÁTICA (COPS) Versão: Setembro de 2014 Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 13

14 O que são Comunidades de Prática (COPs)? Grupos de pessoas que compartilham uma paixão por alguma coisa que eles sabem como fazer e que interagem regularmente com outras pessoas para aprender como fazer melhor Etienne Wenger 14

15 COPs. Fases Fases Descrição 1. Potencial O principal papel da organização nesta fase é identificar grupos de participantes e ajudá-los a se constituírem como uma comunidade de prática 2. Expansão Começa a tornar-se mais ativa, as pessoas começam a identificar o valor de se tornarem engajadas nas atividades de aprendizado, e a comunidade e suas fronteiras começam a ser moldadas 3. Maturidade A comunidade, neste estágio, ganha respaldo e reconhecimento da organização como um todo e começa a ter um crescimento sustentável do número de membros. 15

16 COPs. Fases Fases 4. Sustentação 5. Transformação Descrição Nesta fase a comunidade já não possui um engajamento tão intenso de seus membros, mas ela continua viva como centro de conhecimento, e principalmente através dos contatos pessoais ainda existentes e da prática compartilhada durante as outras fases Nessa fase, a comunidade não é essencialmente importante na vida de seus membros, mas ainda é reconhecida como parte de suas identidades, através de histórias, da preservação dos seus artefatos e da reunião de documentos que ressaltem sua existência. KATO et al. O papel da organização nos diferentes estágios da comunidade de prática. Disponível em: da%20organizacao%20nos%20diferentes%20esta.pdf. Acessado em 16/09/12 16

17 Papéis/ Responsabilidades Visitantes Iniciantes Participantesregulares Lideres Seniores Facilitadores Patrocinador Descrição Visita umaou duas vezes a comunidade e nem sempre decidir fazer parte Novos membros Contribuem regularmente para a comunidade e interagem com frequência com outros participantes Membros com tempo e energia para assumir papéis na comunidade Uma espécie de especialistas. Membros com muito conhecimento do tema da comunidade Papel que mais exige. São responsáveispor esclarecer a comunicação e assegurar a participação de todos Serve de intermediário entre a COP e o resto da organização formal 17

18 COPs. Principais componentes Componentes Domínio Comunidade Prática Descrição A definição dotema de interesse comum e os principais tópicos O relacionamento entre os membros e o senso de pertencimento O conjunto de conhecimentos, métodos, histórias, casos, ferramentas e documentos 18

19 Comunidades de Prática (COPs) Como relacionar COPs e gestão estratégica? É importante assegurar a legitimidade das comunidades na organização Apresente proposta com valor estratégico Identifique problemas críticos Demonstre a necessidade de ampliar o conhecimento organizacional 19

20 Comunidades de Prática (COPs) Como educar e capacitar? As pessoas têm uma ideia sobre as COPs, mas precisam entender o vínculo dessas comunidades com seu trabalho Realize oficinas para mostrar aos gerentes e a membros potenciais o que são COPse para que servem Destaque quem são as pessoas que definem e gerenciam as COPs Use linguagem adequada para legitimar as comunidades e encontrar lugar para as COPs na organização 20

21 Comunidades de Prática (COPs) Como apoiar? A organização pode apoiar um pouco as COPs com orientação e infraestrutura tecnológica Forneça apoio ao processo, coaching e suporte logístico Identifique necessidades e defina a infraestrutura adequada sem ênfase em tecnologia sofisticada 21

22 Comunidades de Prática (COPs) Quando iniciar? Comece a cultivar COPso mais rápido possível. Exemplos de COPsem funcionamento ajudam pessoas a aprender fazendo Inicie poucas comunidades piloto assim que possível Identifique áreas prontas e com potencial e inicie COPs nelas Entreviste alguns membros potenciais para: i) entender os assuntos; ii) começar a discutir a COP; e iii) identificar líderes potenciais Reuna grupo central para preparar e iniciar o lançamento da COP Ajude membros a organizar uma série inicial de atividades agregadoras de valor Estimule os membros a assumir cada vez mais responsabilidade pela gestão do seu conhecimento 22

23 Comunidades de Prática (COPs) Como estimular? Membros normalmente entendem o valor do trabalho em comunidade, mas sentem que a organização não pensa da mesma forma Encontre patrocinadores para estimular a participação Avalie o trabalho das comunidades Divulgue os casos de sucesso 23

24 Comunidades de Prática (COPs) Como integrar? Organização deve contar com processos e estrutura para integrar as COPs e valorizar a paixão pessoal e comprometimento dos seus membros Integre as comunidades à maneira de trabalhar da organização Identifique e remova barreiras Alinhe as COPs a elementos culturais e estruturais importantes 24

25 Comunidades de Prática (COPs) Membros Organização Importância no Curto Prazo Ajuda a enfrentar desafios Acesso aoconhecimento dos especialistas Confiança em si próprio Trabalho agradável Trabalho importante Solução de problemas Economia de tempo Compartilhamento do conhecimento Sinergia entre as unidades Reutilização dos recursos Por que enfatizar COPs? Importância no Longo Prazo Desenvolvimento pessoal Reputação Identidade profissional rede Capacidade estratégica Inovação Retenção de talentos Novas estratégias Manter-se no mesmo nívelda concorrência 25

26 Comunidades de Prática (COPs) Quais são os Fatores Críticos de Sucesso? Comunidade Domínio que motive o grupo central Moderadorhabilidoso e com ótima reputação Participação de especialistas Ênfase no detalhamento da prática Ritmo e mistura de atividades adequados Organização Importância estratégica do domínio Patrocíniogerencial claro, mas sem interferência no gerenciamento das COPs Interação entre estrutura formal e informal Recursos adequados Atitude consistente 26

27 Fatores Críticos de Sucesso Ciência por parte dos membros de quais são os principais objetivos da comunidade Ciência por parte dos membros de qual é o domínio de conhecimento da comunidade Existência de uma atmosfera de confiança Existência de uma atmosfera de reciprocidade Existência de recursos para armazenar e recuperar informações enviadas e geradas pela comunidade Moderação atuante Reificação Estabelecimento de compreensões compartilhadas Existência de regras de comportamento Conhecimento preexistente dos participantes Participação de especialistas no domínio de conhecimento da comunidade Condução de eventos presenciais MAMEDE, Carlos. Fatores Críticos de Sucesso para o estabelecimento e a operação de comunidades de prática virtuais. Brasília: UCB, 2003 (Dissertação de Mestrado) 27

28 Leitura para a próxima aula Próxima aula: Módulo 6 Aplicação do Conhecimento Texto: DAVENPORT, T., DEE LONG, D., e BEERS, M. Sucessful knowledge management projects. Sloan Management Review, 1998, 39 (2):

29 FIM DO MÓDULO 5. Obrigado! Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e Pesquisa Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) Secretaria de Assuntos Estratégicos (SAE) Presidência da República Tel.: (61) fabio.batista@ipea.gov.br Professor do Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação (MGCTI) Universidade Católica de Brasília fferreira@ucb.br 29