UNOPS e a Excelência em Gestão de Projetos nas Nações Unidas. 15 Encontro de Gerenciamento de Projetos PMI-DF

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1 UNOPS e a Excelência em Gestão de Projetos nas Nações Unidas 15 Encontro de Gerenciamento de Projetos PMI-DF 16 /10/ 2015

2 UNOPS - áreas principais e serviços Em 2010, a Assembléia Geral e a ONU reafirmaram o mandato do UNOPS como: Recurso central do sistema das Nações Unidas para a gestão das compras e dos contratos, assim como para as obras públicas e o desenvolvimento da infra-estrutura física, incluindo as atividades conexas de fomento da capacidade Os três objetivos são: 1. Sustentabilidade 2. Focalização 3. Excelência As três atividades de execução são: 1. Infra-estruturas sustentáveis 2. Compras sustentáveis 3. Gestão sustentável de projetos

3 Reconhecimento internacional da UNOPS 1000 projetos em mais de 80 países Países Tamanho dos projetos

4 Resultados em

5 Nossos parceiros e as melhores práticas Construindo nossas competências-chave Nós construimos nossa extensiva trajetória através da implementação de serviços em países em desenvolvimento nas áreas de: Adaptando as melhores práticas internacionais Nós adaptamos as melhores praticas internacionais e padrões mundiais ao contexto e desafio particular de nossos parceiros. Infraestrutura Pública Gerenciamento de Projetos Compra e cadeia de fornecimento Assessores Experientes Todos os nossos assessores têm mais de 10 anos de experiência no ramo ou no gerenciamento de setores institucionais privados ou públicos. Desenvolvendo capacidades Nossos assessores trabalham individualmente ou com equipes pequenas em conjunto com os nossos parceiros que precisam de apoio para colocar políticas em prática. + de 10 anos Políticas Práticas 5

6 6 Gestão de Projetos no UNOPS

7 A metodologia de Gestão de Projetos do UNOPS Boas práticas reconhecidas globalmente: PRINCE2 Project Management Institute s standards Adaptada ao desenvolvimento do ambiente com ênfase em: Forte controle interno Gestão sistemática de Stakeholders Boa governança Gestão de benefícios / impacto Mais de 1000 Projetos ativos em todo o mundo 7

8 O método PRINCE2 Método baseado em processos Não é prescritivo diz o que fazer e porque não detalha como fazer Baseado em melhores práticas de gerenciamento de projetos Usa princípios de gerenciamento pela exceção Complementa sistemas existentes Adaptação ao cenário é essencial para a aplicação bem-sucedida do PRINCE2 ENTRETANTO, tem sua própria terminologia 8

9 Ferramenta para Aprovação de Projetos LEAD SYSTEM Lead System LEAD PRE- ENGAGEMENT INITIATION ESTÁGIOS SUBSEQUENTES ESTÁGIO FINAL 1. Identificar oportunidades 2. Negociar com os parceiros 3. Avaliar se o projeto está alinhado com o mandato UNOPS 1. Examinar o escopo e a viabilidade 2. Revisar o Business Case 3. Esboçar documento de projeto 4. Levantar custos 5. Avaliar riscos 1. Planejar 2. Avaliar riscos 3. Finalizar documento de projeto 4. Autorizar e iniciar o projeto Monitorar 9

10 Nossas Ferramentas de Gestão por Etapas FERRAMENTAS por Etapas FERRAMENTA DE GARANTIA ATLAS FERRAMENTA DE ENCERRAMENTO PRE- ENGAGEMENT LEADS SYSTEM MANAGEMENT WORKSPACE CENTRAL DE PARCEIROS SISTEMA DE GESTÃO DE PRÁTICAS & QUALIDADE 10

11 Quem faz o que? Gestão Corporativa ou Programa CONSELHO DIRETOR DO PROJETO Fornecedor(es) Executivo Sênior Garantia do Projeto Usuário(s) Sênior Apoio ao Projeto Autoridade Mudanças 11

12 Realiza Entendendo os Objetivos Finais Objetivo estratégico 1 Objetivo estratégico 2 Objetivo estratégico 3 IMPACTO RESULTADO SAÍDA ENTREGA ATIVIDADE 12

13 13 Os Serviços UNOPS em Gestão de Projetos

14 Assessoria em Gestão de Projetos Nossos serviços de assessoria: Elaboração de propostas de projeto Planejamento da implementação Desenvolver uma abordagem de longo prazo Aumentar a previsibilidade dos resultados Oferecer alta qualidade para efeitos sustentáveis I Sustentabilidade dos Resultados Ajuste de iniciativas em andamento Melhoria da gestão das partes interessadas. Aumentar a capacidade local em gestão Respeitar e apoiai a apropriação nacional considerar o custo total do produto e fornecer treinamento para seu uso. II Ownership dos parceiros 14

15 Avaliação da Gestão de Projetos Visão objetiva da capacidade atual da organização para entregar projetos Ferramenta para entender as práticas essenciais para processos efetivos de gestão de projetos Serviços Plano para melhorar a taxa de sucesso dos projetos Orientação sobre como priorizar o que é mais adequado ao contexto e definir o nível de maturidade organizacional 15

16 Critérios de Sucesso do Projeto Projetos UNOPS são Avaliados por Seis Critérios de Sucesso do Projeto 1. Feedback de clientes, doadores e outras partes interessadas 2. Desempenho em indicadores de orçamento, prazo, business case e qualidade 3. Procedimentos são seguidos, incluindo auditoria da qualidade de dados, processos e documentos 4. Lições aprendidas são documentadas e compartilhadas dentro da organização 5. Equipe do projeto tem orgulho dos resultados, gostaram da experiência, tendo seguido os procedimentos apropriados 6. É o projeto certo para o UNOPS 1. Satisfação dos stakeholders 2. Entrega & Desempenho 3. Procedimentos 4. Gestão do Conhecimento 5. Gestão de Pessoal 6. Valores Fundamentais 16

17 Escritório de Gestão de Projetos (PMO) UNOPS oferece a nossos parceiros serviços de escritório de gestão de projeto, programa ou portfólio (PMO). Aumenta a eficiência operacional Garante um planejamento efetivo Gere o Risco Um PMO administrado pelo UNOPS aumenta o controle sobre resultados Padroniza procedimentos Fortalece a Comunicação Aumenta o desempenho da equipe Os serviços incluem apoio de gestão para implementação, supervisão, planejamento da capacidade e gestão de contratos, lançamento de programas ou projetos, garantia da qualidade, fornecimento de ferramentas, promoção de melhores práticas e treinamento. 17

18 Resultados da Boa Governança do PMO e do Projeto 30% menos projetos fracassados 28% mais projetos abaixo do orçamento* 22% mais produtividade 19% mais projetos antes do prazo* 31% maior satisfação dos clientes 45% de melhora no alinhamento com a estratégia Organizações sem a gestão adequada de GP têm o DOBRO DA TAXA de projetos fracassados, atrasos, e estouro de orçamento 18

19 19 Casos de Sucesso em Gestão de Projetos

20 GESTÃO DE PEQUENAS DOAÇÕES NA COSTA RICA O Programa de Pequenas Doações (SGP) do Fundo Global para o Meio Ambiente (GEF) é implementado pelo Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e executado pelo UNOPS. O UNOPS fornece serviços administrativos e de gestão financeira para quase projetos do Programa por ano, em cerca de 125 países. Desde 2011, o SGP Costa Rica implementou 117 projetos em parceria com organizações nãogovernamentais, comunitárias e da sociedade civil. O programa apoia iniciativas comunitárias e ações de geração de renda local sustentável. O engajamento ativo de todas as partes interessadas, como governos, entidades da ONU e comunidades locais, é crítico para o sucesso do programa. Os procedimentos são adaptados para os projetos específicos e há um forte foco em monitoramento e avaliação efecitivos. Desde o começo do SGP, o UNOPS trabalha com o PNUD para sempre melhorar as práticas operacionais para aumentar o alcance e o desempenho do programa. Como resultado, o programa continua a ser reconhecido como um mecanismo que gera resultados rápidos e efetivos. 20

21 AJUDANDO A MELHORAR SERVIÇOS DE SÁUDE NA SOMÁLIA Em um projeto para aumentar a acessibilidade, a eficiência, a qualidade e a sustentabilidade do Hospital Grupo Hargeisa o UNOPS visa aperfeiçoar o desempenho dos serviços de saúde para melhorar as condições de saúde das comunidades locais. Nossas atividades incluem a concepção e implementação de procedimentos financeiros e contábeis para melhorar a alocação e gestão dos recursos de saúde existentes e aumentar a receita por meio de técnicas de recuperação de custos. Para desenvolver a capacidade local, o UNOPS está elaborando um plano de negócios para a gestão sustentável do hospital após o fim do projeto, baseado na análise dos pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças relativos às operações do hospital. O plano ajudará a definir os objetivos de médio prazo do hospital e descrever as atividades necessárias para alcança-los, garantindo a apropriação pela comunidade e o apoio continuado do governo Somali. 21

22 AVALIANDO A CAPACIDADE DE GESTÃO DE PROJETOS DO UNOPS NA SÉRVIA As avaliações de capacidades ajudam os escritórios nacionais do UNOPS a entender seu nível de desempenho de projeto e programa e como obter excelência organizacional para produzir resultados de qualidade de forma eficiente e sustentável. O modelo de maturidade P3M3 avalia a capacidade da organização na gestão de projetos, programas ou portfólios, oferecendo meios para obter melhorais organizacionais. O UNOPS usou o modelo para avaliar a capacidade de gestão de projetos do nosso Centro de Projetos da Sérvia, que teve um portfólio de 45 milhões em Após a avaliação, foi recomendada a criação de um escritório de gestão de projeto (PMO) para apoiar a promoção de padrões, desenvolvimento de capacidades, planejamento e implementação de projetos, ajudar projetos e programas a reagir proativamente a problemas potenciais, acompanhar resultados de forma centralizada e transparente e aumentar a previsibilidade do desempenho. Também foram promovidos processos, ferramentas e técnicas de gestão de projetos personalizados. 22

23 Obrigada! Suelma Rosa dos Santos Gerente de Programa do UNOPS no Brasil 23

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