Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Plano de Atividades 2013

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1 Secretaria-Geral d Ministéri da Justiça Plan de Atividades 2013 Dezembr de 2012

2 SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Plan de Atividades 2013 Dezembr 2012 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça d Cmérci Lisba crrei@sg.mj.pt

3 Í n d i c e 1. Intrduçã Apresentaçã da SGMJ Missã e Atribuições Estrutura Orgânica Mei Envlvente Stakehlders Objetivs estratégics e bjetivs peracinais da SGMJ Objetivs estratégics Objetivs peracinais d QUAR Objetivs peracinais e atividades a desenvlver pr unidades rgânicas Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã Direçã de Serviçs de Recurss Financeirs, Patrimniais e Tecnlógics Direçã de Serviçs de Api Especializad, Recurss Dcumentais e Relações Públicas Direçã de Serviçs Jurídics e de Cntencis Unidade de Cmpras d Ministéri da Justiça Equipa Multidisciplinar Gestã de Funds Cmunitáris Recurss Recurss Financeirs Recurss Humans Cnclusã i

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5 1. Intrduçã O Plan de Atividades é um imprtante instrument d cicl anual de gestã que estabelece as linhas rientadras a seguir, tend cm referenciais as rientações gvernamentais e a missã e s bjetivs estratégics definids para a rganizaçã. O presente Plan de Atividades tem em linha de cnta as rientações estabelecidas pel XIX Gvern Cnstitucinal n seu prgrama e demais instruments de planeament da açã gvernativa, nmeadamente as Grandes Opções d Plan de 2013 e n Prgrama de Assistência Ecnómica e Financeira, em particular nas medidas na área da Justiça. Este dcument fi elabrad a abrig d estipulad n Decret-lei n.º183/96 de 27 de Setembr, diplma que define a brigatriedade e s princípis para a elabraçã d plan anual de atividades ds serviçs e rganisms da Administraçã Pública, e segue as rientações em matéria de gestã pr bjetivs aprvadas pel SIADAP (Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembr). Este Plan de Atividades estabelece as linhas rientadras da SGMJ para 2013, apresentand s bjetivs que a SGMJ pretende alcançar e as atividades que irá desenvlver a lng d an, enquadrads pels meis e s recurss dispníveis para a sua cncretizaçã. Para a sua elabraçã cntribuíram tdas as unidades rgânicas da SGMJ, de md a envlver tds n cmprmiss de cncretizaçã da estratégia definida. N an de 2013, será dada cntinuidade a prjet que se tem desenvlvid na SGMJ de melhria da qualidade ds serviçs prestads, adtand prcediments mais eficientes e timizand a utilizaçã ds recurss humans e financeirs dispníveis. 3

6 2. Apresentaçã da SGMJ 2.1. Missã e Atribuições Missã A SGMJ tem pr missã assegurar api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e as órgãs e serviçs sem estrutura de api administrativ. Deve assegurar a crdenaçã da gestã ds funds cmunitáris afets a mesm ministéri. Apiar s serviçs e rganisms d Ministéri ns dmínis da gestã e administraçã de recurss humans, a cntrataçã pública de bens e serviçs, api técnic-jurídic e cntencis e as funções de dcumentaçã e arquiv e de relações públicas e prtcl. Atribuições A SGMJ prssegue as seguintes atribuições: a) Prestar a assistência técnica e administrativa as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, nã incluída nas atribuições ds demais serviçs d MJ, bem cm as órgãs nã dtads de estrutura de api administrativ, elabrand e executand s respetivs rçaments; b) Prmver, crdenar e acmpanhar, n âmbit d MJ, as plíticas de rganizaçã e de recurss humans definidas para a Administraçã Pública, apiand a tmada de decisã e a respetiva cncretizaçã, elabrand s necessáris instruments de planeament e de avaliaçã; c) Assegurar a gestã e a administraçã centralizada ds recurss humans d MJ, designadamente ns dmínis d recrutament e seleçã, da administraçã d pessal em mbilidade especial e da frmaçã em áreas cmuns; d) Acmpanhar a prgramaçã e a açã frmativa ds trabalhadres ds demais serviçs e rganisms d MJ, cm exceçã da frmaçã cmpreendida na cmpetência exclusiva d Centr de Estuds Judiciáris; e) Assegurar serviç de cnsultadria jurídica as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, bem cm as serviçs e rganisms d ministéri, designadamente através da emissã de infrmações e pareceres, apreciaçã de reclamações e recurss hierárquics que àqueles sejam dirigids e da elabraçã de peças prcessuais em ações e recurss em que sejam visads ats praticads pels membrs d Gvern, nas jurisdições cmum u administrativa, bem cm de ats praticads pr dirigentes de serviçs d MJ, desde que slicitada pel membr d Gvern cmpetente; 4

7 f) Assegurar acmpanhament de utrs assunts jurídics atinentes a MJ, designadamente em sede de execuçã de decisões judiciais prferidas pr tribunais nacinais, cmunitáris u internacinais, em matérias relacinadas cm funcinament ds tribunais, cm atuações d MJ nã imputáveis a serviç u rganism determinad, u de qualquer utra decisã em que a referida execuçã tenha sid determinada pel membr d Gvern cmpetente; g) Assegurar, através da unidade ministerial de cmpras, a cntrataçã pública centralizada de bens e serviçs, sem prejuíz da intervençã específica d Institut de Gestã Financeira e Equipaments da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representand MJ e cnduzind s respetivs prcesss aquisitivs, e clabrar cm s serviçs e rganisms d MJ n levantament e agregaçã de necessidades; h) Estudar, prgramar e crdenar a aplicaçã de medidas tendentes a prmver, de frma permanente e sistemática, a invaçã, mdernizaçã e a plítica de qualidade, n âmbit d MJ, acmpanhand s prcesss de certificaçã da qualidade; i) Liquidar, cbrar e registar as receitas próprias; j) Crdenar as ações referentes à rganizaçã e preservaçã d patrimóni e arquiv históric, prmvend bas práticas de gestã de dcuments ns serviçs e rganisms d MJ e prcedend à reclha, tratament e cnservaçã ds arquivs que deixem de ser de us crrente pr parte ds rganisms prdutres; k) Organizar e manter um centr de dcumentaçã cm relevância para a área da justiça e desenvlver iniciativas de reclha, rganizaçã e divulgaçã de infrmaçã, nmeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse diret para MJ; l) Assegurar serviç geral de relações públicas e de prtcl d MJ, em articulaçã cm s demais serviçs e rganisms; m) Representar, pr intermédi d secretári -geral, e assegurar nrmal funcinament d MJ nas áreas que nã sejam da cmpetência específica de utrs serviçs u rganisms e desde que tal representaçã nã seja diretamente assumida pels membrs d Gvern; n) Crdenar as matérias relativas à gestã de funds cmunitáris afets a MJ, a nível da apresentaçã de candidaturas cnjuntas, acmpanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executras, bem cm a apresentaçã de prpstas à entidade gestra ds respetivs prgramas, cm vista a eventuais alterações à prgramaçã financeira ds prjets, após audiçã ds demais serviçs e rganisms intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar api administrativ e lgístic à Cmissã da Liberdade Religisa, órgã independente de cnsulta da Assembleia da República e d Gvern, à Cmissã de Prteçã às Vítimas de Crimes, à Cmissã de Prgramas Especiais de Segurança e à Cmissã de Apreciaçã e Cntrl da Atividade ds Administradres da Inslvência, que se regem pr diplma própri. 5

8 2.2. Estrutura Orgânica O Decret-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembr, aprvu a atual Lei Orgânica d MJ. N desenvlviment desse diplma, Decret-Lei n.º 162/2012, de 31 de julh, definiu a missã, atribuições e cmpetências da SGMJ e a Prtaria n.º 385/2012, de 29 de nvembr, determinu a estrutura nuclear da SGMJ e cmpetências das respetivas unidades rgânicas Mei Envlvente A avaliaçã d mei envlvente cm que a SGMJ se depara cnstitui um element fundamental para um adequad planeament das atividades a desenvlver. Para efeit elabru-se uma matriz SWOT, que relacina as frças (S- Strengths) e fraquezas (W Weaknesses) internas, cm as prtunidades (O - Opprtunities ) e as ameaças (T Threats) d ambiente extern. 6

9 Matriz SWOT Fatres interns Pnts fracs Pnts frtes Puca experiencia nas nvas atribuições Elevada idade média ds recurss humans Elevada percentagem de recurss humans nã qualificads Prximidade da direçã superir cm a equipa gvernamental Nrmalizaçã e simplificaçã de prcediments Fatres Externs Ameaças Oprtunidades Cnheciment técnic ds recurss humans Slicitações urgentes e nã prgramadas Frequentes alterações d quadr legal da Administraçã Pública Desmtivaçã ds trabalhadres da Administraçã Pública Opçã gvernamental de dinamizaçã ds serviçs partilhads Financiament cmunitári - Cperaçã institucinal cm utrs serviçs e rganisms Nvas atribuições da SGMJ : Interaçã psitiva => ameaças cmbatidas u aprveitament de prtunidades. - : Interaçã negativa => ameaças ptenciadas u prtunidades desperdiçadas. Relativamente à envlvente interna da SGMJ identificaram-se s seguintes aspets mais relevantes: Puca experiencia nas nvas atribuições da SGMJ, nmeadamente na crdenaçã da gestã ds funds cmunitáris afets a MJ, riginam a necessidade de refrç de recurss humans cm mair experiência nestas áreas; A elevada idade média ds recurss humans da SGMJ, que se situa ns 50 ans, em parte devid a cngelament de nvas admissões na funçã pública. Inversamente também se tem verificad a saída de recurss humans mais experientes e qualificads, prvcada pelas alterações às regras de apsentaçã; A elevada percentagem de recurss humans nã qualificads, send que s trabalhadres na categria de assistente peracinal da SGMJ representam quase 20% d ttal de trabalhadres; 7

10 Prximidade da Direçã Superir cm a equipa gvernamental pssibilita uma melhr articulaçã e adequaçã d serviç prestad; Nrmalizaçã e simplificaçã de prcediments, cm acréscim de utilizaçã de tecnlgias de infrmaçã, que pssibilita ganhs de eficiência e permite um acréscim de rigr na atuaçã da SGMJ; Recnhecid cnheciment técnic ds recurss humans da SGMJ, havend um elevad númer de técnics que trabalham na SGMJ há muits ans, que pssuem um cnheciment especializad nas sua atribuições e cm larga experiência nas áreas de atuaçã da Justiça. Em terms de envlvente externa destacam-se s seguintes aspets: As slicitações urgentes e nã prgramadas sã frequentes num serviç de api as gabinetes ds membrs d Gvern, que dificulta planeament e a cntinuidade das atividades; Frequentes alterações d quadr legal da Administraçã Pública, que riginam alguma instabilidade e necessidade de adequaçã às nvas rientações; Alguma desmtivaçã ds trabalhadres da Administraçã Pública, em cnsequência das medidas de austeridade; Opçã gvernamental de dinamizaçã ds serviçs partilhads para btençã de ganhs de eficiência ds serviçs públics; Financiament cmunitári de prjets d Ministéri da Justiça gerid pela SGMJ; Mair cperaçã institucinal cm utrs serviçs e rganisms da Administraçã Pública, que pssibilita trca de experiências e bas práticas Stakehlders A análise ds Stakehlders, u seja das entidades que têm interesse na rganizaçã e/u influenciam seu desempenh, é de dimensã imprtante a avaliar n planeament das atividades a desenvlver, de md a satisfazer as suas necessidades e expectativas. Fram identificads cm principais stakehlders da SGMJ, s seguintes: 8

11 Os gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ; Órgãs e serviçs d MJ sem estrutura de api administrativ; Serviçs e rganisms d MJ; Outrs serviçs e rganisms da Administraçã Pública, nmeadamente Tribunal de Cntas, Tribunais Administrativs, Inspeçã Geral de Finanças, DGAEP, DGO, ANCP, ADSE, DGARQ; Trabalhadres da SGMJ; Trabalhadres d MJ clcads em Situaçã de Mbilidade Especial (SME); Cidadã a quem a SGMJ presta esclareciment diret u indiret. 3. Objetivs estratégics e bjetivs peracinais da SGMJ A estratégia da SGMJ fi delineada em cascata: partind-se ds bjetivs estratégics, determinads superirmente, estabeleceram-se s bjetivs peracinais para 2013 abrangend as dimensões eficácia, eficiência e qualidade. De seguida desagregaram-se s bjetivs peracinais da SGMJ em bjetivs peracinais para as diversas unidades rgânicas, que pr sua vez s irã desagregar em bjetivs individuais para tds s trabalhadres Objetivs estratégics Instituir um nv mdel de api jurídic, técnic e administrativ especializad prestad as gabinetes ds membrs d Gvern, reduzind custs e recurss humans, adtand prcediments mais eficientes e prmvend a qualidade ds serviçs prestads. Otimizar a utilizaçã ds recurss n âmbit d Ministéri da Justiça, incentivand a adçã de práticas que prmvam a sua partilha e rentabilizaçã. Prmver bas práticas n âmbit da invaçã, qualidade e gestã ds riscs de crrupçã, através da incrementaçã de instruments adequads, fmentand a sua aplicaçã ns utrs rganisms d MJ. 9

12 3.2. Objetivs peracinais d QUAR Eficácia Indicadres Meta Tlerância Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Temp médi de respsta a slicitações (urgentes e nã urgentes) ds serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das rientações técnicas divulgada as serviçs e rganisms (nº de respstas "pertinente"/nº ttal de respstas ds serviçs) % 5% Indicadres Meta Tlerância Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Temp médi de elabraçã das peças jurídicas ns prcesss urgentes e nã urgentes (nº de dias) 13 2 Indicadres Meta Tlerância Assegurar financiament d MAOC-N Preparaçã e frmalizaçã da candidatura para (praz após abertura d respetiv edital) % de prcesss de despesa verificads previamente pr cada transferência de verbas efetuada 1 mês 10 dias 75% 5% Indicadres Meta Tlerância Apiar a implementaçã d GERFIP na área da Justiça Nº de ações de frmaçã para api à implementaçã d GERFIP efetuadas pela SGMJ 5 1 Eficiência Indicadres Meta Tlerância Garantir a eficiência da cntrataçã centralizada de bens e serviçs para MJ Cnceçã e divulgaçã de instruments de planeament e avaliaçã ds prcediments que visam cumpriment legal ds prazs em que vigram s cntrats (Praz em nº de semanas) Grau médi de cumpriment ds crngramas ns prcediments de aquisiçã centralizada (Nº de dias de duraçã da execuçã d prcediment*/ Nº de dias prevists de duraçã n crngrama)/nº de prcediments realizads % 10% Indicadres Meta Tlerância Prmver uma utilizaçã mais eficiente ds espaçs de arquiv d MJ Nº de rganisms que transferem s seus arquivs para depósit públic de Vila Franca Xira

13 Qualidade Indicadres Meta Tlerância Garantir a satisfaçã ds clientes da SGMJ Nível médi de satisfaçã pels serviçs prestads as membrs ds gabinetes d Gvern, igual u superir a 3,5 (numa escala de 1 a 5) Nível médi de satisfaçã pels serviçs prestads as utrs rganisms d MJ, igual u superir a 3,5 (numa escala de 1 a 5) 3,5 0 3,5 0 Indicadres Meta Tlerância Prmver partilha de bas práticas nas áreas da invaçã, qualidade e gestã ds riscs de crrupçã Nº de rganisms d MJ que a SGMJ apiu a implementar melhrias nestas áreas Objetivs peracinais e atividades a desenvlver pr unidades rgânicas Neste capítul serã apresentads, de frma mais detalhada e desagregads pelas unidades rgânicas, s bjetivs peracinais e as principais atividades a desenvlver na SGMJ em O quadr seguinte ilustra a distribuiçã pr unidades rgânicas da respnsabilidade mais direta pela cncretizaçã ds bjetivs inscrits n QUAR. Unidades Orgânicas Objetivs Estratégics Objetivs Operacinais DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Instituir nv mdel de api jurídic, técnic e administrativ especializad prestad as gabinetes ds membrs d Gvern, reduzind custs e recurss humans, adtand prcediments mais eficientes e prmvend a qualidade ds serviçs prestads. Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Assegurar financiament d MAOC-N Garantir a satisfaçã ds clientes da SGMJ 11

14 Unidades Orgânicas Objetivs Estratégics Objetivs Operacinais DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Otimizar a utilizaçã ds recurss n âmbit d Ministéri da Justiça, incentivand a adçã de práticas que prmvam a sua partilha e rentabilizaçã. Garantir a eficiência da cntrataçã centralizada de bens e serviçs para MJ Apiar a implementaçã d GERFIP na área da Justiça Prmver uma utilizaçã mais eficiente ds espaçs de arquiv d MJ Prmver bas práticas n âmbit da invaçã, qualidade e gestã ds riscs de crrupçã. Prmver partilha de bas práticas nas áreas da invaçã, qualidade e gestã ds riscs de crrupçã N entant, s bjetivs peracinais nã agregam a ttalidade das atribuições da SGMJ, pel que a atividade das unidades rgânicas englba, quer as atividades que se traduzem na cncretizaçã ds bjetivs peracinais, quer as que se desenvlvem para além ds bjetivs peracinais, designadamente atividades crrentes e de suprte Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã Recurss Humans A Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã integra a Divisã de Recurss Humans e a Divisã de Planeament e Organizaçã. Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Técnic de infrmática Assistente técnic Ttal DRH DPO

15 Cmpetências N âmbit ds recurss humans: a) Prmver, crdenar e acmpanhar as plíticas de rganizaçã e de recurss humans d MJ, apiand s serviçs e rganisms na respetiva implementaçã; b) Assegurar, em articulaçã cm s serviçs cmpetentes da Administraçã Pública, as ações necessárias à prssecuçã ds bjetivs definids em matéria de gestã e de administraçã de recurss humans d Ministéri da Justiça; c) Crdenar a reclha, tratament e a divulgaçã da infrmaçã relativa a recurss humans d Ministéri da Justiça, em articulaçã cm s serviçs cmpetentes da Administraçã Pública e ns terms prevists na Lei da Prteçã de Dads Pessais, garantind a atualizaçã da respetiva base de dads; d) Realizar estuds de caraterizaçã e de gestã previsinal ds recurss humans d Ministéri da Justiça, bem cm prduzir indicadres de gestã, nmeadamente balanç scial, prpnd medidas que visem melhrar nível de funcinament ds serviçs; e) Cligir, sistematizar e divulgar nrmas e prcediments sbre regime jurídic da funçã pública e emitir s pareceres que sbre mesm lhe sejam slicitads; f) Assegurar a gestã e a administraçã ds recurss humans afets à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; g) Assegurar a gestã d mapa de pessal da SGMJ, bem cm, pr determinaçã d membr d Gvern cmpetente, ds mapas de utrs serviçs u rganisms, elabrand e mantend atualizada a relaçã ds psts de trabalh existentes; h) Assegurar prcessament de venciments e utrs abns d pessal afet à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern respnsáveis pela área da justiça e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ, bem cm prceder à liquidaçã ds respetivs descnts; i) Crdenar a aplicaçã d sistema de avaliaçã d desempenh n âmbit d Ministéri da Justiça, elabrand respetiv relatóri anual, e garantir a sua aplicaçã na SGMJ e em órgãs, serviçs u rganisms sem estrutura de api administrativ que, pr determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ, assessrand funcinament d respetiv cnselh crdenadr; j) Organizar e instruir prcesss de acidente em serviç u de trabalh; 13

16 k) Organizar e manter atualizads s prcesss individuais d pessal afet à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; l) Prmver a emissã d dcument de identificaçã e livre -trânsit ds membrs d Gvern da área da justiça e emitir s que sejam destinads as clabradres ds respetivs gabinetes u a utrs trabalhadres que a ele tenham direit e assegurar a gestã d sistema de identificaçã cmum d pessal em exercíci de funções n Ministéri da Justiça nã abrangid pr regimes privativs de utrs serviçs u rganisms, emitind, renvand e reclhend s respetivs cartões de identificaçã; m) Elabrar regulament de hrári de trabalh e assegurar cntrl e regist da assiduidade e pntualidade d pessal sb administraçã da SGMJ, rganizar a respetiva lista de antiguidade e, bem assim, dar seguiment a td expediente relativ a apsentações, inscrições, reinscrições, cancelaments de inscriçã junt ds serviçs cmpetentes da Administraçã Pública, ntas bigráficas, guias de venciment, declarações e certidões; n) Crdenar, desenvlver u clabrar n desenvlviment de ações de recrutament e seleçã de recurss humans n âmbit d Ministéri da Justiça; ) Prmver, crdenar e acmpanhar a aplicaçã ds instruments de mbilidade n âmbit d Ministéri da Justiça e assegurar a administraçã ds efetivs em situaçã de mbilidade especial, em articulaçã cm a respetiva entidade gestra; p) Emitir parecer sbre a criaçã e a alteraçã de mapas de pessal, bem cm sbre a aplicaçã de instruments de mbilidade intercarreiras e sbre efetivaçã d direit de acess na carreira; q) Prmver desenvlviment e aperfeiçament prfissinais ds recurss humans d Ministéri da Justiça, nmeadamente através da identificaçã das necessidades de frmaçã, da crdenaçã u rganizaçã de ações de frmaçã em áreas cmuns u cm recurs a metdlgias de frmaçã à distância, da divulgaçã de iniciativas frmativas e da avaliaçã de resultads; r) Acmpanhar a prgramaçã e a açã frmativa ds trabalhadres ds demais serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça, cm exceçã da frmaçã cmpreendida na cmpetência exclusiva d Centr de Estuds Judiciáris; s) Elabrar, atualizar e divulgar instrument de aclhiment de trabalhadres d Ministéri da Justiça, bem cm de membrs ds gabinetes ministeriais; t) Assegurar recrutament e a seleçã de recurss humans afets à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern respnsáveis pela área da justiça e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela 14

17 SGMJ, bem cm a aplicaçã de instruments de mbilidade, rganizand s respetivs prcesss e assessrand, sempre que necessári, s júris de seleçã; u) Prmver e acmpanhar a afetaçã u reafectaçã de pessal pelas unidades rgânicas da SGMJ, tend em vista a racinal distribuiçã ds efetivs; v) Infrmar u emitir pareceres sbre reclamações u recurss interpsts n âmbit de prcesss de recrutament da SGMJ; w) Prmver a adçã de medidas tendentes a melhrar as cndições de prestaçã d trabalh n âmbit da SGMJ, nmeadamente nas áreas da higiene, saúde e segurança; x) Elabrar plan de frmaçã anual da SGMJ, prmvend as respetivas inscrições e prcedend à avaliaçã ds resultads. N âmbit da rganizaçã e planeament: a) Realizar estuds em matéria de rganizaçã, prpnd medidas de racinalizaçã e de simplificaçã e prmvend a sua execuçã e avaliaçã; b) Estudar, prgramar, crdenar e clabrar n desenvlviment de ações de invaçã, mdernizaçã e qualidade n âmbit d Ministéri da Justiça, apiand e acmpanhand s serviçs e rganisms ns respetivs prcesss de certificaçã; c) Estudar, prgramar e apiar s prcesss de gestã pela qualidade, estimuland a aplicaçã n Ministéri da Justiça de metdlgias de avaliaçã das rganizações e de utrs mecanisms de increment das bas práticas; d) Realizar estuds metdlógics u de utra natureza relacinads cm s temas da invaçã, mdernizaçã e da qualidade em serviçs públics; e) Elabrar instruments de planeament e de acmpanhament e avaliaçã de resultads, designadamente s plans e relatóris de atividades da SGMJ; f) Clabrar cm a DGPJ n desenvlviment ds sistemas de avaliaçã de serviçs e rganisms n âmbit d Ministéri da Justiça. 15

18 Objetivs Operacinais Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Temp médi de respsta a slicitações (urgentes e nã urgentes) ds serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das rientações técnicas divulgada as serviçs e rganisms (nº de respstas "pertinente"/nº ttal de respstas ds serviçs) 13 85% Respnder às questões clcadas pels serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans Divulgar rientações técnicas as serviçs e rganisms d MJ relacinadas cm recurss humans Trimestralmente questinar s serviçs e rganisms d MJ sbre a pertinência das rientações divulgadas. Assegurar cumpriment da implementaçã das plíticas de recurss humans n MJ Percentagem de dcuments de SIADAP 2 e 3 reprtads pels Serviçs e Organisms d MJ Percentagem de Balançs Sciais reprtads pels Serviçs e Organisms d MJ Percentagem de Relatóris de Frmaçã reprtads pels Serviçs e Organisms d MJ 100% 100% 100% Slicitar atempadamente as Serviçs e Organisms d MJ reprte da infrmaçã necessária. Garantir a elabraçã e acmpanhament ds intruments de Planeament e Gestã da SGMJ Elabrar Relatóri de Atividades da SGMJ de 2012 (data de finalizaçã) Elabrar relatóris de mnitrizaçã quadrimestral d QUAR Elabrar prpsta de QUAR da SGMJ para 2014 (data de finalizaçã) Elabrar Plan de Atividades da SGMJ para 2014 (data de finalizaçã) Clabrar cm as diferentes unidades rgânicas na elabraçã de prjets a apresentar à Tutela u as diverss rganisms d MJ. (nº de prjets) 15 de abril 2 relatóris 30 de nvembr 31 de dezembr 1 Slicitar atempadamente às diversas unidades rgânicas da SGMJ a infrmaçã necessária para a elabraçã destes dcuments. Acmpanhament ds instruments de mnitrizaçã da atividade. Se necessári, preceder à revisã ds instruments de mnitrizaçã da atividade, em clabraçã cm as respetivas unidades rgânicas. Prceder à distribuiçã, reclha e analise ds dads ds questináris de satisfaçã. 16

19 Rentabilizar a candidatura a funds cmunitáris para a frmaçã d MJ, trabalhand de frma articulada as necessidades frmativas ds diferentes Serviçs e Organisms d MJ Elabrar levantament de necessidades de frmaçã transversal d MJ Reclher s elements necessáris à candidatura as funds cmunitáris 1º Trimestre º Trimestre 2013 Slicitar as Serviçs e Organisms d MJ s elements necessáris para frmalizar a candidatura as funds cmunitáris. Organizaçã e execuçã d Plan de Frmaçã. Prmver partilha de bas práticas nas áreas da invaçã, qualidade e gestã ds riscs de crrupçã Nº de rganisms d MJ que a SGMJ apiu a implementar melhrias nestas áreas 2 Realizar reuniões cm s serviçs e rganisms d MJ para debater estas questões. Divulgar infrmaçã relevante as serviçs e rganisms d MJ sbre estas áreas Outras Atividades: Prmver, crdenar e acmpanhar a aplicaçã ds instruments de mbilidade n âmbit d MJ e assegurar a administraçã ds efetivs em situaçã de mbilidade especial, em articulaçã cm a ESPAP; Emitir pareceres a slicitaçã ds serviçs e rganisms d MJ, em matérias relacinadas cm a área ds recurss humans; Assegurar prcessament de venciments e utrs abns d pessal da SGMJ e d pessal afet as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e a órgãs, serviçs u rganisms que devam ser apiads pela SGMJ, bem cm prceder à liquidaçã ds respetivs descnts; Assegurar a gestã e a administraçã ds recurss humans da SGMJ e ds recurss humans afets as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; Elabrar relatóri cnslidad evidenciand a frma cm SIADAP 2 e SIADAP 3 fram aplicads n âmbit d MJ n an de 2012, nmeadamente quant à fase de planeament e quant as resultads de avaliaçã final; 17

20 Prceder à elabraçã d Balanç Scial cnslidad d MJ referente a an de 2012; Elabrar, n âmbit da preparaçã d Orçament de Estad, Mapa de Pessal da SGMJ para 2014, cm base na avaliaçã ds desvis verificads a nível das cmpetências existentes e das requeridas para a prssecuçã das atividades da SGMJ; Gerir eficazmente a frmaçã d pessal afet à SGMJ, através da crreta identificaçã das necessidades frmativas, da realizaçã das ações de frmaçã planeadas e da avaliaçã da eficácia da frmaçã cm instrument de melhria cntínua; Preparar Plan de Frmaçã para 2014, tend subjacente a avaliaçã da eficácia da frmaçã realizada em 2012, bem cm das cmpetências transversais u específicas que careçam de desenvlviment; Dispnibilizar cnteúds na Internet e na Intranet da SGMJ e assegurar a sua atualizaçã; Assegurar a elabraçã d dcument Dssier Justiça; Mnitrizaçã d Plan de Prevençã de Riscs de Crrupçã e Infrações Cnexas Direçã de Serviçs de Recurss Financeirs, Patrimniais e Tecnlógics Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Técnic de infrmática Crdenadr Técnic Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSRFPT Cmpetências N âmbit ds recurss financeirs e patrimniais: a) Elabrar as prpstas de rçament de funcinament e de investiment da SGMJ; b) Elabrar a prpsta de rçaments ds gabinetes ds membrs d Gvern respnsáveis pela área da justiça e ds órgãs, serviçs u rganisms sem estrutura de api administrativa que, pr lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; c) Executar s rçaments gerids pela SGMJ; 18

21 d) Acmpanhar e reprtar peridicamente a execuçã ds rçaments gerids pela SGMJ, prpnd e instruind as alterações necessárias; e) Estudar e prpr medidas de racinalizaçã n âmbit ds rçaments gerids pela SGMJ, visand a maximizaçã da eficácia e eficiência da despesa pública; f) Implementar sistemas e prcediments de cntrl intern e elabrar manuais de prcediments a bservar pela SGMJ cm vista a garantir a cnfrmidade legal da despesa pública u da repsiçã de dinheirs públics; g) Verificar, prcessar e liquidar as despesas autrizadas, efetuand as necessárias requisições de funds; h) Organizar e manter a cntabilidade relativa as rçaments gerids pela SGMJ; i) Prmver a cnstituiçã, recnstituiçã e liquidaçã ds funds de manei cnstituíds n âmbit ds rçaments gerids pela SGMJ; j) Elabrar a cnta de gerência ds rçaments gerids pela SGMJ e preparar s prjets ds respetivs relatóris; k) Organizar e manter atualizad cadastr e inventári de bens móveis e viaturas afetas à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern e a órgãs, serviçs e rganisms que, pr lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; l) Assegurar s prcediments de cntrataçã pública nã abrangids pel sistema de cmpras centralizadas, tend presente s prcediments definids pel Institut de Gestã Financeira e Equipaments da Justiça, I. P. (IGFEJ, I. P.); m) Acmpanhar a execuçã ds cntrats de frneciment de bens e serviçs; n) Administrar s bens de cnsum necessáris a regular funcinament da SGMJ, ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e ds órgãs, serviçs e rganisms que, pr lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ, e satisfazer as respetivas requisições; ) Assegurar a gestã, a manutençã e a cnservaçã d patrimóni e das instalações d edifíci sede d Ministéri da Justiça, bem cm de utras clcadas a seu carg pr determinaçã d membr d gvern cmpetente, se necessári cm recurs a lançament de empreitada de bra pública e em articulaçã cm IGFEJ, I. P.; p) Crdenar e apiar s serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça ns prcesss de dispnibilizaçã de bens móveis, em articulaçã cm s cmpetentes serviçs da Administraçã Pública; 19

22 q) Assegurar a vigilância, segurança e limpeza das instalações d edifíci sede d Ministéri da Justiça u de utras pstas a seu carg, designadamente prpnd s plans de cntingência adequads; r) Gerir, em articulaçã cm cmpetente rganism d Estad, parque de viaturas autmóveis afet à SGMJ, as gabinetes ds membrs d Gvern e a órgãs, serviçs e rganisms que, pr lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ, prcedend as regists necessáris; s) Elabrar e fazer cumprir regulament de utilizaçã de veículs autmóveis sb respnsabilidade da SGMJ e prvidenciar pelas autrizações necessárias à sua direçã pr trabalhadres nã integrads na carreira de mtrista; t) Instruir s prcesss administrativs emergentes de acidentes de viaçã em que tenha participad viatura d Estad sb respnsabilidade da SGMJ, cm vista à instauraçã d respetiv inquérit; u) Assegurar serviç de reprgrafia e s trabalhs gráfics que nã sejam bjet de aquisiçã de serviçs; v) Organizar trabalh d pessal auxiliar afet à SGMJ. N âmbit ds recurss tecnlógics: a) Clabrar n desenvlviment de práticas de gvern eletrónic na área da justiça; b) Cnceber, simplificar e unifrmizar s suprtes administrativs, nmeadamente quand esteja em causa desenvlviment de sistemas suprtads cm recurs a tecnlgias da infrmaçã e cmunicaçã; c) Prpr e acmpanhar a implementaçã de sluções infrmáticas de api a funcinament da SGMJ u necessárias à prssecuçã das suas atribuições; d) Clabrar cm IGFEJ, I. P., na cnceçã e n desenvlviment de sluções infrmáticas de suprte à atividade da SGMJ; e) Prmver e assegurar a cnceçã, desenvlviment, aperfeiçament e a manutençã d Prtal da Justiça, em articulaçã cm IGFEJ, I. P., e cm s demais serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça; f) Garantir, em articulaçã cm IGFEJ, I. P., a peracinalidade e desenvlviment da infraestrutura tecnlógica da SGMJ, designadamente a nível das cmunicações, ds equipaments infrmátics e ds suprtes lógics utilizads; g) Assegurar s serviçs de api as utilizadres. 20

23 Objetivs Operacinais Assegurar financiament d MAOC-N Preparaçã e frmalizaçã da candidatura para (praz após abertura d respetiv edital) % de prcesss de despesa verificads previamente pr cada transferência de verbas efetuada 30 dias 75% Prceder à plena implementaçã d GERFIP na SGMJ Preparaçã ds dcuments necessáris à instruçã da candidatura; Submissã da candidatura na platafrma específica da Cmissã Eurpeia; Frmalizaçã e cntratualizaçã d investiment aprvad; Acmpanhament da execuçã rçamental material e financeira d MAOC; Preparaçã da prestaçã de cntas à Cmissã Eurpeia e respetivs pedids de reembls; Dispnibilizaçã das verbas arrecadadas a MAOC. Nº de rçaments executads pela SGMJ cm implementaçã plena d GERFIP 5 Apiar a implementaçã d GERFIP na área da Justiça Implementaçã plena d GERFIP em tds s rçaments executads pela SGMJ; Preparaçã de ações de frmaçã cmplementares, de frma a habilitar tds s trabalhadres da DSRFP a utilizar de frma intensiva a aplicaçã; Prceder à substituiçã das diversas aplicações internas existentes de api à gestã, pelas funcinalidades prestadas pel GERFIP. Nº de ações de frmaçã para api à implementaçã d GERFIP efetuadas pela SGMJ 5 Aperfeiçar a execuçã rçamental da SGMJ Levantament prévi das dificuldades identificadas pels serviçs d Ministéri da Justiça; Preparaçã de ações de frmaçã cmplementares, elabradas em cnjunt cm esses serviçs e eventualmente cm a clabraçã da ESPAP. Nº de rçaments executads pela SGMJ cm aperfeiçament da execuçã rçamental 5 Prceder à melhria da taxa de execuçã rçamental, situand-a em patamares na rdem ds 95%; Diminuiçã das despesas crrentes cmparativamente a an de 2012; Executar s rçaments, sem transiçã de dívidas para an seguinte, da respnsabilidade d serviç. 21

24 Reduçã d cnsum de energia elétrica n edifíci sede da SGMJ Elabraçã de plan de eficiência energética para edifíci sede d MJ 1 Desenvlviment de plan intern de emergência Elabraçã de plan de reduçã d cnsum energétic d edifíci em 2,5%, cm cnsequente reduçã da emissã de gases cm efeits de estufa Divulgaçã; Implementaçã d plan. Elabraçã de plan de emergência para edifíci sede d MJ 1 Otimizar as cndições de segurança d edifíci em situações de emergência e evacuaçã, cm vista a limitar as suas cnsequências; Preparar tds s utilizadres habituais d espaç para exat cumpriment das nrmas de segurança; Preparar, frmar e rganizar s meis humans e materiais existentes, para garantir a salvaguarda de pessas e bens em cas de crrência de uma situaçã perigsa. Garantir pagament as frnecedres dentr d praz legal estabelecid Praz de pagament as frnecedres 30 dias Pagar dentr ds prazs legais estabelecids, garantind a cnfrmidade legal u cntratual. Api infrmátic as utilizadres Taxa de resluçã das crrências reprtadas. 95% Gerir s equipaments infrmátics, de cmunicações e utras infraestruturas tecnlgias. Outras Atividades: Elabrar, n âmbit da preparaçã d Orçament de Estad, as prpstas de rçaments; Elabrar as cntas de gerência ds rçaments; Elabrar mensalmente s reprtes rçamentais prpnd, sempre que se justifique, medidas de racinalizaçã e prcediments a adtar; 22

25 Assegurar a gestã rçamental, através da respetiva cntabilidade, da verificaçã, prcessament, liquidaçã e pagament das despesas autrizadas, bem cm através da prpsta e instruçã das alterações rçamentais cnsideradas necessárias; Efetuar penhras e repsições de dinheirs públics ns rçaments; Assegurar a cnstituiçã, recnstituiçã, liquidaçã e pagament ds funds de manei; Assegurar prcessament e pagament de abn de ajudas de cust; Gerir s cntrats de frneciment e serviçs externs (lcaçã, assistência técnica e de manutençã de equipaments, limpeza, segurança, etc); Assegurar s prcediments aquisitivs de bens e serviçs nã abrangids pel sistema de cmpras centralizadas, de md a suprir as necessidades verificadas; Gerir s bens de cnsum necessáris a regular funcinament ds serviçs; Gerir parque autmóvel afect; Organizar e manter atualizads cadastr e inventári ds bens móveis e viaturas afetas; Instruir s prcesss administrativs resultantes de acidentes de viaçã cm viaturas afetas; Assegurar a gestã, manutençã e cnservaçã ds espaçs afets e ds equipaments; Prestar api as utilizadres na ferramenta de Gestã Dcumental Edclink Direçã de Serviçs de Api Especializad, Recurss Dcumentais e Relações Públicas Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSAE

26 Cmpetências a) Identificar e mapear prcesss rganizacinais, cm vista à implementaçã de medidas de simplificaçã e racinalizaçã de circuits infrmativs e dcumentais na SGMJ e ns gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça; b) Elabrar manuais de prcediments para as áreas de recurss dcumentais, relações públicas e prtcl; c) Elabrar listas de autridade cm vista à recuperaçã eficaz e eficiente ds recurss infrmativs interns; d) Prceder à nrmalizaçã e gestã de frmuláris interns da SGMJ; e) Nrmalizar a cnstituiçã ds prcesss dcumentais em suprte papel e u eletrónic da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça; f) Nrmalizar a classificaçã ds prcesss dcumentais ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça, independentemente d seu suprte, pr via da aplicaçã de plans de classificaçã de arquiv; g) Nrmalizar a tramitaçã de prcesss dcumentais em suprte papel e u eletrónic na SGMJ e ns gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça; h) Prceder à traduçã e retrversã de dcuments ficiais prduzids e u recebids pela SGMJ, pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e pelas cmissões a quem a SGMJ presta api técnic-administrativ. N âmbit ds recurss dcumentais: a) a) Classificar, indexar, capturar e registar em suprte infrmátic tda a crrespndência recebida pela SGMJ, pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e pels órgãs, serviçs u rganisms nã dtads de estruturas próprias de api de gestã dcumental; b) Assegurar prcessament de text ds dcuments prduzids pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça; c) Prceder à expediçã de tda a crrespndência prduzida pela SGMJ, pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e pels órgãs, serviçs u rganisms nã dtads de estruturas próprias de api de gestã dcumental; d) Organizar e gerir s arquivs em fase crrente da SGMJ, ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça e ds órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; 24

27 e) Organizar e gerir arquiv intermédi d Ministéri da Justiça; f) Prceder à reclha, tratament, cnservaçã e cmunicaçã ds arquivs que deixem de ser de us administrativ pr parte ds serviçs u rganisms prdutres, desde que s mesms nã estejam sujeits a regime específic; g) Definir, em articulaçã cm s serviçs e rganisms d Ministéri e respetiv órgã crdenadr a nível da Administraçã Pública, plíticas, práticas e prcediments arquivístics de aplicaçã cmum as serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça, desde que nã sujeits a regime específic, cm vista à prmçã de bas práticas na gestã de dcuments e rentabilizaçã de recurss; h) Definir e transmitir rientações as serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça sbre a rganizaçã e gestã ds seus arquivs crrentes e intermédis, cm vista à implementaçã de bas práticas de gestã dcumental; i) Organizar, tratar, gerir e prceder à cmunicaçã d Arquiv Históric d Ministéri da Justiça; j) Prceder à atualizaçã ds recurss bibligráfics da SGMJ; k) Efetuar tratament dcumental d fund bibligráfic da SGMJ; l) Prceder à reclha, a tratament e à difusã, preferencialmente pr mei eletrónic, de infrmaçã pertinente e cm interesse para Ministéri da Justiça, de acrd cm perfis de utilizadres e necessidades de infrmaçã previamente definidas; m) Gerir Centr de Dcumentaçã da SGMJ; n) Definir, em articulaçã cm tds s serviçs e rganisms d departament ministerial, plíticas de infrmaçã e dcumentaçã transversais a Ministéri da Justiça, cm vista à preservaçã ds funds bibligráfics existentes e à rentabilizaçã de recurss; ) Apiar a gestã ds recurss bibligráfics de serviçs e rganisms a quem é prestad api técnic e administrativ pr parte da SGMJ; p) Prmver a cnceçã, execuçã e a ediçã de publicações da SGMJ, d Ministéri da Justiça e de utras cnsideradas de interesse para as atividades d Ministéri; q) Crdenar ações referentes à rganizaçã e preservaçã d patrimóni históric d Ministéri da Justiça; r) Organizar um cadastr e inventári de bens móveis e imóveis cm valr cultural e históric d Ministéri da Justiça; s) Prmver e divulgar patrimóni históric d Ministéri da Justiça. 25

28 N âmbit das relações públicas e prtcl: a) Garantir serviç geral de relações públicas e prtcl d Ministéri da Justiça, em articulaçã cm s demais serviçs e rganisms; b) Crdenar, realizar e apiar a rganizaçã de expsições, cngresss, semináris, cnferências u utras atividades cm interesse para departament ministerial, em clabraçã cm s serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça; c) Prmver a divulgaçã de iniciativas e atividades d Ministéri da Justiça, preferencialmente cm recurs a nvas tecnlgias de infrmaçã e cmunicaçã; d) Clabrar na atualizaçã de cnteúds institucinais da SGMJ, em ambiente web; e) Assegurar a receçã e atendiment a públic n edifíci sede d Ministéri da Justiça; f) Garantir atendiment telefónic da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça. Objetivs Operacinais Prmver uma utilizaçã mais eficiente ds espaçs de arquiv d MJ Apresentaçã, em clabraçã cm a divisã de planeament, de um prjet de arquiv para MJ Nº de rganisms que transferem s seus arquivs para depósit públic de Vila Franca Xira 1 2 Gestã da cupaçã ds espaçs n depósit de Vila Franca de Xira de acrd cm nrmas arquivísticas Api s rganisms d MJ na elabraçã e aplicaçã de instruments de avaliaçã de massas dcumentais Crdenaçã da transferência de arquivs Organizaçã e gestã d arquiv intermédi d MJ Especializar api as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça cnsiderand, sempre, as diversas necessidades ds mesms Nº de melhrias implementadas ns fluxs de trabalh Avaliaçã qualitativa d nível de especializaçã realizada numa escala de 0 a Emissã de pareceres e despachs Gestã de crrespndência Cumpriment de despachs, pr via da elabraçã de fícis e/u arquivament de prcesss dcumentais Envi de diplmas e despachs para publicaçã ficial Traduçã e retrversã de dcuments 26

29 Mapear s principais prcesss rganizacinais da DSAE cm vista à implementaçã de medidas de simplificaçã e racinalizaçã de fluxs de trabalh % de prcesss mapeads 100% Levantament de prcesss (Re)desenh de prcesss Avaliaçã qualitativa d mapeament numa escala de 0 a 5 3 Aprveitar cnheciment adquirid e testad cm psitiv e difundi-l pr tds s serviçs d MJ Nº de práticas partilhadas 3 Realizaçã de ações de frmaçã/sensibilizaçã Dinamizar Espaç Justiça prpnd sluções cmpatíveis cm as refrmas d MJ Nº de events realizads 2 Elabraçã da maquete expsitiva Avaliaçã qualitativa ds events realizads numa escala de 0 a 5 3 Mntagem ds events Gestã da prmçã e divulgaçã ds events Outras Atividades: Api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça Garantir de frma eficaz e eficiente a gestã de crrespndência da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d gvern da área da Justiça; Apiar a implementaçã de um sistema de gestã dcumental na SGMJ e implementar nvs prcediments de gestã de crrespndência; Prestar api técnic na rganizaçã e gestã ds arquivs ds gabinetes ds membrs d Gvern e serviçs d MJ nã dtads de estruturas de arquiv; Prmver a nrmalizaçã de prcediments arquivístics n MJ, de frma a trnar mais eficaz e eficiente a recuperaçã e partilha de infrmaçã; Prmver a aplicaçã d Plan de Classificaçã de Arquiv da SGMJ; Prmver a aplicaçã d Regulament de Cnservaçã Arquivístic da SGMJ; 27

30 Satisfazer cm eficácia e eficiência as necessidades de infrmaçã ds utilizadres d Arquiv Históric d MJ; Prmver a nrmalizaçã de prcediments biblitecnómics n MJ de frma a rentabilizar recurss e trnar mais eficaz e eficiente a recuperaçã e partilha de infrmaçã; Actualizar fund bibligráfic da SGMJ; Efectuar tratament dcumental de td fund bibligráfic adquirid; Prceder à difusã selectiva de cnteúds pertinentes nas áreas de actuaçã da Justiça, de acrd cm perfis de utilizadres previamente definids; Satisfazer cm eficácia e eficiência as necessidades de infrmaçã ds utilizadres d Centr de Dcumentaçã da SGMJ; Assegurar funcinament ds serviçs de receçã e atendiment a cidadã: Atendiment presencial e telefónic; Tratament ds pedids de infrmaçã e reclamações registadas n Livr Amarel; Assegurar a receçã e aclhiment das entidades e visitas dirigidas as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Garantir a divulgaçã de infrmaçã de interesse geral para s públics intern e extern: Elabraçã e actualizaçã das listas de cntacts interns da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Preparaçã de cnteúds de cariz sóci-cultural para dispnibilizaçã na Intranet da SGMJ; Refrmulaçã da infrmaçã de cidadania dispnível n síti internet da SGMJ; Assegurar a rganizaçã e prtcl de cerimónias, reuniões e utrs events prmvids pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça, pela SGMJ u pr utrs serviçs d MJ Direçã de Serviçs Jurídics e de Cntencis Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Técnic superir Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSJC

31 Cmpetências a) Assegurar serviç de cnsultadria jurídica as gabinetes ds membrs d Gvern da área da justiça, designadamente através da emissã de estuds, pareceres e infrmações; b) Elabrar s prjets legislativs e regulamentares que lhe sejam determinads pel membr d Gvern respnsável pela área da justiça e emitir parecer sbre iniciativas da mesma natureza que lhe sejam submetids a apreciaçã técnica, em articulaçã cm a Direçã-Geral da Plítica de Justiça; c) Clabrar cm s serviçs cmpetentes da Administraçã Pública na garantia da cngruência d rdenament jurídic, designadamente através da análise sistemática da legislaçã em vigr; d) Cntribuir para increment d acess à infrmaçã jurídica, designadamente através da sistematizaçã, atualizaçã, cmpilaçã e antaçã bjetiva da legislaçã prduzida u relevante para a área da justiça; e) Prceder à reclha, análise e tratament de infrmaçã jurídica e garantir a sua divulgaçã, designadamente através d Bletim Jurídic d Ministéri da Justiça; f) Elabrar e divulgar manuais prátics sbre a aplicaçã de regimes jurídics relevantes para a atividade administrativa cmum ds serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça; g) Assegurar a execuçã de decisões judiciais cndenatórias d Estad Prtuguês prferidas pr tribunais nacinais, cmunitáris u internacinais, em matérias que apresentem ligaçã cm sistema de justiça, designadamente cm funcinament ds tribunais e cm atuações d Ministéri da Justiça nã imputáveis a órgã, serviç u rganism determinad, bem cm de quaisquer utras decisões judiciais cuja execuçã tenha sid determinada pel membr d Gvern respnsável pela área da justiça; h) Assegurar api técnic -jurídic necessári à prssecuçã das atribuições da SGMJ; i) Instruir, n âmbit da SGMJ, s prcesss disciplinares, de sindicância, de inquérit e de averiguações que sejam determinads pel órgã cmpetente; j) Preparar a decisã em prcediments administrativs de segund grau dirigids as membrs d Gvern da área da justiça; k) Elabrar peças prcessuais em ações e recurss, nas jurisdições cmum e administrativa, em que sejam visads ats praticads pels membrs d Gvern da área da justiça u, pr slicitaçã destes, pels dirigentes de serviçs d Ministéri da Justiça; l) Assegurar, ns terms das leis de prcess e pr designaçã d membr d Gvern cmpetente u d secretári -geral, patrcíni judiciári d Estad nas ações e recurss em que este, pr 29

32 intermédi d Ministéri da Justiça, seja parte e desde que tal representaçã nã caiba a Ministéri Públic; m) Organizar e instruir utrs prcesss de natureza cntencisa que nã sejam da cmpetência de utr serviç u rganism e que lhe sejam superirmente determinads; n) Exercer as demais cmpetências que, pr lei, sejam atribuídas as serviçs jurídics ds departaments ministeriais. Objetivs Operacinais Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Temp médi de elabraçã das peças jurídicas ns prcesss urgentes e nã urgentes (nº de dias) 13 Elabrar de estuds, pareceres e infrmações Elabrar peças prcessuais em ações e recurss Elabrar um relatóri de análise ds prcesss instruíds em 2013 na DSJC Elabraçã d Relatóri anual DSJC 1 Análise ds prcesss instruíds na SGMJ Caracterizaçã d mviment prcessual e ds stakehlders Implementaçã de práticas de simplificaçã e agilizaçã de prcediments Elabraçã de Manual de Bas práticas 1 Sinalizaçã de práticas/ações de simplificaçã e agilizaçã de prcediments interns e junt ds rganisms d MJ Adçã cntínua e sistematizada das práticas/ações sinalizadas Outras Atividades: Prestar serviç de cnsultadria jurídica as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, mediante a emissã de estuds, pareceres e infrmações; Elabrar pareceres e peças prcessuais jurídicas, cm a prfundidade e rigr necessáris; Prceder, cm prtunidade e precisã, à instruçã de prcesss visand a execuçã das decisões cndenatórias prferidas pr tribunais nacinais, cmunitáris u internacinais, 30

33 em articulaçã cm s restantes rganisms d MJ e cm a Secretaria-Geral d Ministéri das Finanças e da Administraçã Pública; Representar MJ em prcesss de natureza jurisdicinal que nã sejam da cmpetência de utr serviç u rganism e utrs que lhe sejam superirmente determinads; Assegurar api técnic-jurídic necessári à prssecuçã das atribuições das demais unidades rgânicas da SGMJ Unidade de Cmpras d Ministéri da Justiça Recurss Humans Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Ttal UCMJ Objetivs Operacinais Garantir a eficiência da cntrataçã centralizada de bens e serviçs para MJ Cnceçã e divulgaçã de instruments de planeament e avaliaçã ds prcediments que visam cumpriment legal ds prazs em que vigram s cntrats (Praz em nº de semanas) Grau médi de cumpriment ds crngramas ns prcediments de aquisiçã centralizada 8 Execuçã ds prcediments em 10 categrias centralizadas. 100% Mnitrizaçã periódica da execuçã ds prcediments nas diversas categrias. Garantir acmpanhament da execuçã ds cntrats Data de finalizaçã d mdel de reclha de dads Praz para elabraçã ds relatóris quadrimestrais 30 març Elabrar mdel de reclha de dads Apresentar relatóris quadrimestrais de execuçã 1 mês ds cntrats 31

34 Garantir uma respsta adequada e rápida às questões clcads pels rganisms Praz médi de respsta (nº de dias) 4 Respnder às questões clcadas pels rganisms Regist em ficheir ds prazs de respsta Realizar prcediment agregad fra das categrias centralizadas Númer de prcesss 1 Estud das necessidades ds rganisms. Levantament e agregaçã de necessidades de um bem u serviç. Lançament d prcediment Outras Atividades: Realizar prcediments pré cntratuais resultantes da agregaçã das necessidades ds serviçs e rganisms d MJ: Prceder à abertura u cnclusã de prcediments de aquisiçã de bens e serviçs relativs a categrias já estabilizadas; Zelar pela execuçã ds prjets anuais prgramads; Estudar e fazer cnstar ns prcesss a infrmaçã frnecida pels rganisms relativa a anterires cntrats da mesma categria. Intrduzir nva(s) categria(s)/subcategria(s) de bens u serviçs ns prcesss de aprvisinament centralizad; Desenvlver, em articulaçã cm s serviçs e rganisms d MJ, s trabalhs de nrmalizaçã e padrnizaçã ds cnsums de md a assegurar a prgressiva cnvergência na utilizaçã ds bens e serviçs cnstantes ds Acrds Quadr da Entidade de Serviçs Partilhads da Administraçã Pública, I.P. (ESPAP); Realizar prcediments centralizads em categrias de bens u serviçs nã centralizads desde que sejam transversais a váris rganisms e exista uma decisã superir nesse sentid. Prmver junt ds serviçs e rganisms d MJ uma crescente participaçã n âmbit ds prcediments de aquisiçã: Manter permanentemente s rganisms infrmads sbre estad ds prcediments e sua perspetiva de cnclusã; Manter uma gestã criterisa ds cntrats celebrads de md a reduzir, a mínim, a pssibilidade de se verificar insatisfaçã pr parte ds utilizadres. Prmver aument da eficiência e da eficácia d prcess de levantament de necessidades junt ds rganisms envlvids em prcediments de aquisiçã agregada: 32

35 Manter api e acmpanhament d prcess de levantament de necessidades de frma a garantir que s serviçs e rganisms d MJ cumpram s prazs estabelecids e, assim, trnar mais céleres s prcediments de cntrataçã e dispnibilizaçã de bens e serviçs; Dar cntinuidade a prcess de racinalizaçã ds catálgs, adequand númer de itens às efetivas necessidades ds serviçs e rganisms; Manter a dispnibilizaçã as váris serviçs d MJ de infrmaçã atualizada, através da publicaçã de cnteúds na página da Internet da SGMJ. Cnstituir-se cm um pól dinamizadr da divulgaçã das tecnlgias cm instrument de mudança ds prcesss de trabalh nas rganizações: Utilizar a Platafrma Transacinal cm instrument preferencial para efeits de requisiçã de bens e gestã de cntrats; Frnecer api pssível relativamente a us da platafrma de cntrataçã eletrónica. Acmpanhar a execuçã ds cntrats celebrads na sequência de prcediments centralizads. Elabrar mdel de reclha de dads sbre cntrats em vigr; Avaliar a execuçã ds cntrats; Diligenciar pela resluçã de situações irregulares detetadas n acmpanhament ds cntrats; Executar relatóris de prgress de avaliaçã ds cntrats. Cmpilar a infrmaçã a nível d Ministéri da Justiça a enviar à ESPAP Equipa Multidisciplinar Gestã de Funds Cmunitáris Cmpetências Crdenar as matérias relativas à gestã de funds cmunitáris afets a MJ, a nível da apresentaçã de candidaturas cnjuntas, acmpanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executras, bem cm a apresentaçã de prpstas à entidade gestra ds respetivs prgramas, cm vista a eventuais alterações à prgramaçã financeira ds prjets, após audiçã ds demais serviçs e rganisms intervenientes. 33

36 5. Recurss 5.1. Recurss Financeirs O rçament da SGMJ para an de 2013 é de eurs, afet na ttalidade a despesas de funcinament, nã estand rçamentadas despesas de investiment (PIDDAC). Orçament de funcinament Agrupaments ecnómics Serviçs própris (eurs) Mbilidade especial (eurs) Ttal (eurs) Ttal Pessal Remunerações certas e variáveis Segurança scial Crrentes Aquisiçã de bens Aquisiçã de serviçs Outrs Transferências e utras despesas crrentes Aquisiçã de bens de capital D rçament da SGMJ, 78,2%, u seja, eurs, estã afets as encargs cm nrmal funcinament da SGMJ (venciments, aquisiçã de bens e serviçs, aquisiçã de bens de capital, etc.) e s restantes 21,8% ( eurs) destinam-se a pagament a funcináris d MJ em situaçã de mbilidade. N que se refere a rçament de funcinament ds serviçs própris, 67,6% das verbas destinamse a pagament de encargs cm pessal, 21,3% a despesas crrentes e 11,1% a utras despesas, nmeadamente cm aquisiçã de bens de capital. 34

37 Despesas crrentes 21,3% Outras 11,1% Despesas cm pessal 67,6% 5.2. Recurss Humans Para desenvlver s prjets e atividades planeads, estima-se estarem em exercíci de funções na SGMJ, em 1 de Janeir para 2013, s seguintes recurss humans: Recurss humans, segund as unidades rgânicas nucleares, pr carg e pr carreira (estimativa para 01 de Janeir de 2013) Unidades rgânicas Direcçã superir Dirigente superir Dirigente intermédi Técnic superir Cargs e carreiras Crdenadr técnic Especialista e Técnic de infrmática Assistente técnic Assistente peracinal Ttal ds quais: Hmens Mulheres Secretariad DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestã de Funds Cmunitáris (E. Multidisciplinar) Ttal ds quais: Hmens Mulheres

38 A distribuiçã ds recurss humans da SGMJ pr cargs e carreiras é a seguinte: Assistente peracinal 19,8% Dirigente superir 3,1% Dirigente intermédi 9,4% Técnic superir 27,1% Assistente técnic 31,3% Especialista e Técnic de infrmática 6,3% Crdenadr técnic 3,1% O índice de tecnicidade 1 da SGMJ é de 46%, tend-se verificad uma tendência de aument ns últims ans (40% em 2011 e 43% em 2012). Pr idades, s recurss humans da SGMJ distribuem-se d seguinte md: 60 e mais ans 10,4% Até 39 ans 8,3% ans 34,4% ans 46,9% Frmaçã Para Plan de Frmaçã de 2013, e tend em cnsideraçã as nvas atribuições da SGMJ relativas à gestã de funds cmunitáris afets a MJ, a nível da apresentaçã de candidaturas cnjuntas, nmeadamente de POPH, está a ser efetuad levantament das necessidades de frmaçã de tds s Serviçs e Organisms d Ministéri da Justiça. Este levantament é rientad para a identificaçã das áreas frmativas transversais as Recurss Humans d, de frma a se pder rentabilizar s gasts cm esta área entre tds s rganisms da Justiça. 1 Índice de tecnicidade= (Dirigentes + Técnics Superires + pessal de infrmática) /ttal de efetivs*100 36

39 6. Cnclusã O presente Plan de Atividade evidencia a apsta da SGMJ na cnstante melhria ds serviçs prestads, garantind a eficácia, eficiência e qualidade na prssecuçã ds bjetivs a que se prpõe. A SGMJ prcurará cntinuar a valrizar as suas valências mais frtes e também clmatar alguns ds pnts fracs identificads, de md a atingir padrões de desempenh cada vez mais elevads. Neste âmbit prcurar-se-á alcançar uma melhria da qualificaçã ds recurss humans, ptandse pel recrutament de pessal mais qualificad, prpósit evidenciad n mapa de pessal para 2013, que refrça pes ds técnics superires e equiparads n ttal ds trabalhadres da SGMJ. Adicinalmente, será de referir fi recentemente elabrada uma prpsta de definiçã de perfis funcinais para a carreira geral de técnic superir tend em cnsideraçã as diferentes áreas funcinais da SGMJ. Trata-se de um instrument de trabalh que, send passível de aperfeiçament, pderá pssibilitar n futur, para além de um prgnóstic sbre desempenh ds nvs clabradres, a preparaçã de plans de frmaçã e desenvlviment a lng da carreira prfissinal. Finalmente, num cntext de frte cntençã da despesa pública e cnsequente necessidade de gestã eficiente e eficaz ds recurss financeirs, será dad particular relev às atribuições que incumbem à SGMJ em matéria de crdenaçã e gestã d financiament cmunitári de prjets d MJ, nmeadamente a nível da apresentaçã de candidaturas, d acmpanhament das execuções material e financeira, da respnsabilidade das entidades executadas, bem cm da apresentaçã de prpstas de alteraçã ds respetivs prgramas, em articulaçã cm s demais serviçs e rganisms intervenientes. 37

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