UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A FERRAMENTA WMS AGREGANDO VALOR PARA A EMPRESA. TATIANA TRAJANO DE OLIVEIRA ALMEIDA Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço, D.Sc Rio de Janeiro 2010.

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A FERRAMENTA WMS AGREGANDO VALOR PARA A EMPRESA Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial. Por: Tatiana Trajano de Oliveira Almeida.

3 DEDICATÓRIA 3 Dedico este trabalho ao meu filho Jonathan, o meu projeto de vida. Quem eu levarei para sempre um pedaço do seu ser dentro do meu próprio ser...

4 AGRADECIMENTOS 4 Em especial a Deus por tudo que sou e tenho. Agradeço por todas as promessas que tem realizado em minha vida, porque tudo é para a Glória e Honra do seu Santo Nome. À minha mãe Isabel por te me ensinado a acreditar e batalhar pelos os meus sonhos. Ao meu esposo José Carlos pelo incentivo, apoio e compreensão. Às minhas irmãs Soraya, Erica e Gisela que direta e indiretamente colaboraram e me incentivaram para a realização dos meus objetivos. Ao meu Pastor Marcus Gregório por sua visão futurista que nos encoraja, fazendo acreditar que tudo é possível para Deus. À Igreja Evangélica Assembléia de Deus Ministério Castelo Forte, por todas as orações feitas em meu favor. Ao Ministério Apascentar de Nova Iguaçu, uma igreja que se tornou para mim uma escola de aprendizado contínuo. Aos meus familiares e amigos pelo tempo dedicado a mim, cooperando para a realização deste sonho. Aos companheiros de turma que nos momentos de desânimo me apoiaram não deixando fraquejar. Aos professores da instituição que muito contribuíram com seus conhecimentos, a formação de uma nova visão para a vida. Os professores fascinantes transformam a informação em conhecimento e o conhecimento em experiência. Augusto Cury Ao estimável Professor Jorge Tadeu que pela sua orientação colaborou para a finalização de mais uma grande etapa na minha vida acadêmica. À instituição Cândido Mendes e ao Projeto A Vez do Mestre pela portas abertas, proporcionando oportunidades de ensino de qualidade.

5 Filho meu, se aceitares as minhas palavras, e esconderes contigo os meus mandamentos, para fazeres atenta a sabedoria o teu ouvido, e para inclinares o teu coração ao entendimento, e se clamares por entendimento, e por inteligência alçares a tua voz. Se como prata a buscares e como a tesouros escondidos a procurares, então entenderás o temor do senhor, e acharás o conhecimento de Deus. Porque o Senhor dá a sabedoria: da sua boca vem o conhecimento e o entendimento. PROVÉRBIOS 2: 1-6 5

6 RESUMO 6 Este trabalho apresenta conceitos relacionados à logística, enfocando a gestão dos armazéns e a importância do tema como ferramenta que agrega valor para a competitividade da empresa. São abordadas as retrospectivas da logística e uma visão da logística no Brasil. Descreve sobre a importância da informação no sistema logístico e como o avanço da tecnologia da informação impactou neste setor. Procurando a melhor maneira de integração entre homens, equipamentos e as fases do processo de forma a permitir o máximo rendimento dos fatores de produção, através da menor distância e menor tempo possível, é importante que a empresa possua um sistema de informação adequado, que forneça com a antecedência as necessidades e localidades a serem verificadas. O WMS é um sistema de gestão por software que com a sua implantação a empresa melhora as operações do armazém através do eficiente gerenciamento de informações e conclusões das tarefas, com alto nível de controle e acuracidade de inventario, reduzindo custos e melhorando o nível de serviço ao cliente.

7 METODOLOGIA 7 A metodologia aplicada neste trabalho foi pesquisa bibliográfica, porque apresentou uma série de vantagens que fez com que se tornasse o delineamento mais adequado. Segundo Vergara (2000), a pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material acessível ao público em geral. A coleta de dados foi feita a partir da leitura de documentos, seguindo de uma leitura exploratória. Esta é uma leitura rápida do material bibliográfico, que tem por objetivo verificar em que medida a obra consultada interessa à pesquisa. (GIL, 1996, p. 67). A pesquisa iniciou-se com uma leitura exploratória, porque envolvem levantamento bibliográfico, em livros, teses e artigos que envolvem o assunto, e exemplos que estimulem a compreensão, já que a finalidade do trabalho é apresentar a importância de um sistema de gerenciamento de armazém para a competitividade nas empresas. Após a leitura exploratória, foi feita uma seleção decidindo a determinação do material que de fato interessou o levantamento dos dados, com uma leitura seletiva. A leitura seletiva é mais profunda que a exploratória, porém não foi à definitiva. A leitura analítica foi feita a partir dos textos selecionados. A finalidade da leitura analítica é de sintetizar as informações contidas nas fontes, de forma que estas possibilitem a obtenção de respostas ao problema da pesquisa. Na prática foi feita uma leitura integral dos textos selecionados, para se ter uma visão geral, identificando as idéias-chaves, organizando estas em ordem de importância e resumindo. A última etapa do processo de leitura das fontes bibliográficas foi a leitura interpretativa, sendo a mais complexa porque procura conferir um significado mais amplo aos resultados obtidos com a leitura analítica.

8 8 Quanto aos fins a pesquisa realizada tomou a forma de exploratória, porque proporcionou maior familiaridade com o problema tornando-o mais explicito. Alcançando o seu objetivo principal o aprimoramento das idéias. Quanto aos meios à pesquisa assumiu a forma de bibliográfica, desenvolvida através de materiais elaborados com conceito de logística, tecnologia da informação, gestão de armazém e competitividade. Foram analisadas publicações de autores com obras e artigos recentes e as reflexões sobre o assunto levaram a inferir que as condições de competitividade nas organizações impõem gestores a adotarem posturas estratégicas que visam harmonizar e integrar equipamentos, mão de obra, material, áreas de movimentação, estocagem, administração, todos os itens que possibilitam uma atividade de processos ou serviços. Buscando o WMS como ferramenta que agrega valor para a competitividade da empresa.

9 S U M Á R I O 9 INTRODUÇÃO... Capítulo 1 LOGÍSTICA Retrospectiva Histórica da Logística A Logística no Brasil... Capítulo 2 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO A importância da tecnologia da informação na logística O uso da informação na logística Sistemas de informações logísticos... Capítulo 3 WMS Sistema integrado de gestão empresarial ERP Sistema de controle de armazém WCS Sistema de gerenciamento de armazém WMS Envolvimento dos funcionários... Capítulo 4 COMPETITIVIDADE.. CONCLUSÃO... BIBLIOGRAFIA

10 INTRODUÇÃO 10 Num ambiente globalizado e bastante competitivo a logística aparece como uma ferramenta para aumentar os níveis de competitividade entre as empresas. Conforme Pozo (2002), a logística é vital para um bom resultado da organização, uma nova visão empresarial que conduz o desempenho das empresas. Um dos seus objetivos é ser o elo entre a produção e a demanda. Fazendo com que os consumidores recebam seus produtos ou serviços, no momento certo, no local correto, nas condições desejadas ao menor custo possível. De acordo com Ballou (1993) a logística empresarial estuda a maneira como a administração pode melhorar o nível de rentabilidade nos serviços de armazenagem, estoques e distribuição do fluxo de produtos através de planejamento, organização e controle efetivo. A evolução da tecnologia da informação permitiu maior integração entre as empresas e os setores da organização bem como os seus clientes e consumidores. Na visão de Porter (1999), nenhuma empresa escapa dos efeitos da tecnologia da informação, que exerce efeitos poderosos sobre a vantagem competitiva. O uso da tecnologia da informação é primordial em diversas fases do processo logístico conforme Kobayashi (2000), a rede informática presente na área produtiva contribui grandemente para a redução dos estoques em excesso, com informações precisas e on-line. Com o passar do tempo os processos logístico vem aumentado em relação ao grau de satisfação dos clientes. Os armazéns deixaram de ser vistos só como um grande centro de custos, e passou a ser um provedor para a obtenção de resultados positivos. A acuracidade das informações de estoque, o controle de endereçamento do material, a rastreabilidade das operações, os inventários físicos rotativos e gerais, o planejamento e controle de capacidades para o uso de cada local do armazém, levaram os envolvidos na logística a

11 11 usufruir dos avanços da tecnologia da informação agregando valor para empresa, garantindo a confiança de seus parceiros e colaboradores (clientes, fornecedores, sócios). O antigo WCS antecessor do WMS apenas fazia a parte dos controles de estoques substituindo as fichas kardex com a sua evolução significativa, surgiram os sistemas WMS que passaram a ser utilizado como uma ferramenta para as operações de gerenciamento do armazém. Sua interface com os sistemas ERP, sistemas integrado de gestão empresarial, possibilita a troca de dados, facilitando para que o WMS seja confiavelmente alimentado com as informações da empresa. Para que a implantação e execução de um sistema de informação logístico tenham êxito, a participação dos envolvidos é fundamental. A empresa precisa relatar a importância do papel do funcionário, dando treinamento e suporte, contribuindo para o sucesso da implementação da ferramenta. O WMS otimiza as operações do armazém, permitindo maior eficácia nos processos internos e de comunicação, priorizando os fluxos de informações e coordenando as ações. Proporcionando resposta rápida, através dos benefícios adquiridos que agregam valor para a organização. Este trabalho apresenta conceitos relacionados à gestão do armazém, reforçando o valor da logística para as organizações, abordando o avanço da informática que muito contribui para este setor, com ferramentas utilizadas para obter e ter acesso às informações e para analisá-las, de maneiras a poder tomar as melhores decisões, visando à importância do tema para a competitividade das empresas.

12 1 LOGÍSTICA 12 Com a globalização, a era do conhecimento e o avanço da informática, surge um grande desafio para as empresas atenderem as necessidades ou desejos de seus clientes ao menor custo possível sem perda de tempo e qualidade. A logística é peça fundamental para a economia em sua totalidade, tornando-se importante para o sucesso e incremento dos negócios. Sendo reconhecida como um diferencial competitivo para as empresas. A logística tem como alvo principal fornecer ao mercado e ao cliente os bens e serviços na condição desejada, no lugar certo, no tempo exato e com o menor custo possível. Na visão de Ballou (1993), a logística estrategicamente, assume uma posição intermediária entre produção e marketing. Tendo a responsabilidade de ganhar tempo e espaço na circulação de recursos e resolução de forma eficiente, eficaz e efetiva. Para Pozo (2002), a logística tem como meta reduzir o lead time (tempo de ressuprimento) entre o pedido, a produção e a demanda a fim de atender as necessidades do cliente. A Logística tem um papel muito importante no processo de disseminação da informação, podendo ajudar positivamente caso seja bem equacionado, ou prejudicar seriamente os esforços mercadológicos, quando for mal formulado. Isso porque a logística é, na empresa, o setor que dá condições práticas de realização das metas definidas pelo setor de Marketing. Sem ela, tais metas não têm condições de se concretizar adequadamente. (NOVAES, 2004, p.13). Logística Empresarial é a gestão de materiais, o planejamento da produção, a organização e controle do suprimento e da distribuição física que se integram para administrar os recursos e atender as necessidades do cliente. Essa moderna visão empenha-se em reunir sob uma mesma gerência as informações e atividades relacionadas com o fluxo dos produtos e serviços. (POZO, 2002). Nos tempos atuais, a logística é considerada uma atividade que agrega valor ao desempenho empresarial, deixando de ser vista como um

13 13 centro de custos e passou a ser apontada como o fator diferencial na competitividade mundial. Hoje a logística não representa só uma ciência, mas sim um instrumento para alavancar às condições de disputas entre as organizações. Conforme Ballou (1993), a logística empresarial é um campo fascinante e em expansão, com grande potencial para as empresas. 1.1 Retrospectiva Histórica da Logística Na Bíblia Sagrada já existia o sentido da logística. Quando Deus anunciou o dilúvio a Noé, então foi construída a arca e nela armazenados alimentos para suprir a necessidade de homens e animais durante quarenta dias. (Gênesis cap. 6 vers e cap. 7 vers. 1 16). Para Sousa (2002), a logística originou-se no século XVIII, no reinado de Luis XIV. Existia um posto de Marechal, General de Lógis, onde armazenava o material bélico das batalhas e era responsável pelo suprimento e transporte. No período até os anos 40 a produção agrícola era a principal influência na economia, Segundo Ballou (1993), a preocupação era com as questões de transportes para o escoamento da produção, uma vez que a demanda superava a capacidade produtiva das empresas. Com o advento da segunda guerra mundial, muitos conceitos logísticos foram utilizados e desenvolvidos pelos exércitos. Um dos conceitos criado pelos gregos traçou a logística como a arte de calcular. (POZO, 2002). E essa definição serviu de apoio para os militares em suas atividades, na movimentação e no suprimento das tropas. Por volta de 1945 o exemplo de exercício militar influenciou as empresas comerciais. Segundo Ballou (1993), algumas empresas já adotavam o modelo de agrupamento das atividades de transportes e armazenagem sob o comando de um único gerente. Novaes (2004) classifica esta fase como, atuação segmentada da logística, onde o estoque era o elemento chave, que atuava como um pulmão entre a manufatura e os depósitos e centros de distribuição. Nessa época

14 14 adotava-se então o clássico critério EOQ (Quantidade Econômica do Pedido), método de controle de estoque, que tem por característica montar uma estratégia para a racionalização dos estoques ao longo da cadeia de suprimento. Para Ballou (1993), o período entre 1950 a 1970 foi à época da decolagem e desenvolvimento para a teoria e a prática da logística. Quando entre os anos 50 e 60, observou-se um ambiente propício para inovações nos campos da administração onde as empresas recebiam orientações de marketing partindo de instituições educacionais. Neste tempo, a compra e a venda estavam no topo das preferências gestoriais. Conforme Novaes (2004), os especialistas de marketing foram chamando a atenção dos consumidores com produtos mais diferenciados. Os processos de fabricação na manufatura foram se tornando mais flexíveis, possibilitando maior variedade, sem grande aumento nos custos de produção. Um elemento importante que criou novas alternativas para a prática da logística foi à utilização da multimodalidade no transporte de mercadorias. Segundo Novaes (2004), essa foi a fase da integração rígida, com benefícios de introdução da informática, através de cartões perfurados e fitas magnéticas. A preocupação passou a ser com a otimização de atividades e o planejamento. Com a implantação dos sistemas de programação da produção do tipo MRP (Planejamento dos Recursos de Manufatura) criou-se um elo entre clientes, empresa e fornecedores. A partir de 1970, a logística já estava implantada nas empresas, seus princípios básicos estavam estabelecidos e as empresas já começavam a dispor dos primeiros frutos de uma gestão plena de logística. Começa uma visão integrada nas questões logísticas, visando o custo total e uma visão sistêmica do processo produtivo. Segundo Ballou (1993), fatores econômicos foram fundamentais para o amadurecimento da logística pós 70, o aumento da inflação e a queda da produtividade nas indústrias. Como resposta a essas ameaças as empresas passaram a melhor administrar seus suprimentos, aumentar o

15 15 controle de custos, produtividade e qualidade dos seus produtos para enfrentar melhor a concorrência. Nos anos 80 as empresas passaram a centralizar o foco no cliente, relata Novaes (2004), como a fase da integração flexível onde o intercâmbio de informações passou a ser feito por via eletrônica, através do EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados), possibilitando a logística uma integração dinâmica. O desenvolvimento da informática possibilitou à introdução do processo de código de barras e as empresas passaram a adotar a tendência da redução dos estoques, comparando com a filosofia Just in Time. Com o desenvolvimento de parcerias e alianças estratégicas, o foco no cliente, a globalização e a tecnologia da informação a logística sofreu um reaquecimento durante a década de 80 e no início dos anos 90, tendo um enfoque mais estratégico onde a prática da logística passou por um renascimento. Passando a ser vista como um elemento diferenciador para as organizações. Segundo Novaes (2004), com a visão da integração estratégica surge o conceito de gerenciamento da cadeia de suprimento SCM (Supply Chain Management / Gerenciamento da cadeira de suprimentos), fortalecendo a logística empresarial. Com a novidade surgida das empresas virtuais e com a utilização das ferramentas disponibilizadas pela TI (Tecnologia da Informação), fica visível que o cenário atual exige muito mais agilidade e flexibilidade por parte das empresas para que possam atender seus mercados de consumidores mais exigentes em qualidade e tempo. A logística foca as operações manufatureiras, como a economia vem se deslocando da produção para serviços, haverá oportunidades para adaptar os princípios e conceitos logísticos para as empresas de serviços. (BALLOU, 1993).

16 1.2 A Logística no Brasil 16 Segundo Sousa (2002), a logística surgiu no Brasil entre as décadas de 1980 e 1990, em função da mudança de visão que as empresas tinham em relação aos seus clientes. Elas perceberam que era preciso possuir depósitos centralizados e com grande poder de agilidade e flexibilidade na distribuição, tornando estoques mais reduzidos e um melhor nível de serviço. José Adelino da Silva, presidente da ASLOG (2001), explica que há cerca de dez anos as companhias atuavam com sistemas de gerenciamento isolados por setores. O planejamento e a administração da cadeia produtiva se davam com base em experiências anteriores bem sucedidas. Em meados de 1994, com a estabilização da economia com o plano real e com uma maior participação do país no mundo globalizado, o empresário percebeu que a competitividade do produto dependia de planejamento da cadeia, desde a compra da matéria prima até a entrega do produto final. "A falta do planejamento, do gerenciamento e da comunicação gera ações em duplicidade, erros, perda de material, de tempo e conseqüentemente de lucratividade", afirmou o presidente da Aslog. Segundo Silva (2001), os investimentos em Logística absorvem em geral de 15 a 30% do faturamento da empresa, e dois terços do custo do plano logístico de uma empresa é absorvido pelo transporte, o que demanda uma atenção especial a esse setor. O Brasil perde muito por falta de infraestrutura, tanto em termos de condições de estradas, da malha ferroviária e de custos portuários. "Com as privatizações dos modais de transportes o processo de modernização foi iniciado, mas ainda há muito a ser feito para que a adequação e interação desses meios atuem em favor da logística", A exemplo na Europa à utilização das ferrovias é de 48% e no Brasil de 13%. Conforme Silva (2001), as culturas também devem ser consideradas. Um dos fatores da logística vir alcançando desenvolvimento rápido no Brasil se deve em parte à característica do povo brasileiro em se adaptar às situações e criar soluções para problemas. O Brasil visa aumentar sua participação no mercado externo e para isso vem vencendo a chamada 'falta

17 17 de cultura exportadora'. O que falta é o investimento na infra-estrutura para que custos sejam reduzidos e a competitividade do produto final seja otimizada". Para que esse desenvolvimento seja otimizado, Silva lembra da necessidade de uma participação maior das forças governamentais, na solução dos entraves da logística. Entre esses obstáculos estão questões como a reforma fiscal, a implantação efetiva do Operador do Transporte Multimodal (OTM), e a desburocratização de processos. "O governo ainda não dá a devida importância à logística", disse o presidente da Aslog. Para Neto (2000), é necessário analisar a realidade do Brasil, pois os custos logísticos é, no mínimo, o dobro da média dos países desenvolvidos, que gastam nesta área de 8% a 10% do seu PIB anual. A situação apresentada é preocupante, pois a infra-estrutura não é favorável, conseqüência de pesados investimentos neste setor. A iniciativa privada e o governo precisam unir forças para desenvolver um plano de desenvolvimento da logística no Brasil, ou então, continuaremos assistindo ao desenvolvimento mundial e permaneceremos na periferia da globalização. Menchik (2004), explica que o modelo logístico do Brasil está focado no modal rodoviário, representando até 65% de todo o volume transportado, além de ser o segundo modal mais caro perdendo somente para o aéreo. Este custo é agravado, ainda, pelo precário estado de conservação das estradas, principalmente no nordeste e norte do país. O sudeste e sul por terem estradas privatizadas oferecem um excelente serviço, mas de forma mais cara. Precisamos de investimentos estratégicos em infra-estrutura, começando por espaço para armazenagem e em todos os modais principalmente os ferroviários e hidroviários. O problema é quem irá fazer este investimento, já que, o poder público não tem verbas destinadas para a infraestrutura logística. Além da questão estrutural temos ainda um grande desafio a ser vencido na integração das cadeias de suprimentos entre fornecedores, indústria e varejo que ainda estão muito focados em discutir o custo e não as

18 18 oportunidades, pois, para tanto, teriam que desenvolver cadeias colaborativas de suprimento dividindo de forma franca informações e buscando juntas as oportunidades. De acordo com Novaes (2004), no Brasil há empresas ainda trabalhando, controlando seus fluxos logísticos através de estoques e mantendo seus diversos setores atuando de forma isolada. Muitas organizações vêm investindo em informática, possuem um número razoável de sistemas autônomos que não conversam entre si, sendo apenas usados nas atividades rotineiras de operações e de controle. Algumas empresas estão buscando melhor articulação com seus fornecedores e criando um planejamento mais integrado de suas operações. Com o recurso da TI já estão interligadas vias EDI (Intercâmbio eletrônico de dados) de forma a possibilitar maior flexibilidade em suas movimentações. Mas isso ainda é a minorias no nosso país. É a Logística que dá condições reais de garantir a posse do produto, por parte do consumidor, no momento desejado. No caso de bens duráveis, é comum no Brasil o vendedor prometer a entrega do produto numa certa data, promessa que não é cumprida por deficiências no sistema de informação, nas operações do depósito ou no transporte. O efeito negativo que tais situações acarretam na imagem da empresa ainda não foi convenientemente avaliado no país, mas é, sem dúvida, significativo. (NOVAES 2004, p. 13 e 14).

19 2 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO 19 O setor de informática está mudando numa velocidade espantosa, acompanhada de uma redução dos custos, e inovações tecnológicas. Essa diversidade tem permitido as empresas a se adaptarem as mudanças globais de modo mais rápido. A logística tem incorporado diversas inovações no que diz respeito a tecnologia da informação, obtendo a disponibilidade de informações precisas e a tempo real, um dos pontos fundamentais para a operação eficaz. Conforme Porter (1999), nenhuma empresa escapa dos efeitos da tecnologia da informação. Os gerentes estão utilizando a informação para desenvolver vantagem competitiva. Portanto para Oliveira (2005), sistemas de informações estratégicos é o processo de obtenção de dados do ambiente empresarial, transformados em informações estruturadas que sustente o direcionamento da empresa para seus resultados e decisões. Hoje a tecnologia da informação deve ser concebida de maneira ampla, para abranger as informações que a empresa cria, utiliza e processa. Para Porter (1999), a revolução da informação está afetando a competição de três maneiras vitais: Muda a estrutura setorial, alterando as regras da competição. Geram vantagem competitiva proporcionando as empresas novos modos de superar o desempenho dos rivais. Dissemina negócios inteiramente novos, em geral a partir das atuais operações da empresa. Na visão de Oliveira (2005), a realidade das empresas pode ser resumida em crescentes níveis de turbulência ambiental, competição, pressão sobre a produtividade e a rentabilidade e necessidades de informações mais depuradas. Não adianta a empresa ter um plano estratégico interessante, se faltar um sistema estruturado de informação, que alimente este plano estratégico.

20 20 A tecnologia da informação está transformando o modo de operação das empresas e afetando todo o processo de criação dos produtos criando valores. Uma definição importante que frisa o papel da tecnologia da informação na competição é o de cadeira de valores que segundo Porter (1999), o conceito identifica as várias atividades diferenciadas, do ponto de vista econômico e tecnológico que a organização desempenha para realizar o seu negócio. A cadeia de valores é um sistema de atividades interdependentes conectadas por elos. Os elos surgem quando a maneira como uma atividade é desempenhada, afeta a eficácia ou o custo de outras. Os elos não somente conectam as atividades de valor dentro da empresa, mas também geram interdependência entre a sua cadeia de valores, as dos fornecedores e dos canais de distribuição, contribuindo para que a organização crie vantagem competitiva, através da otimização desses elos com o exterior. De acordo com Porter (1999), em qualquer empresa a tecnologia da informação exerce efeitos poderosos sobre a vantagem competitiva. A tecnologia afeta o próprio valor das atividades ou permite que as empresas conquistem a vantagem competitiva através das mudanças. Sendo capaz de alterar os custos da empresa em qualquer parte da cadeia de valores. O uso de tecnologia da informação tem facilitado o processo da logística e é primordial em diversas fases desse processo, devido a três razões básicas: Os clientes visualizam informações sobre o pedido, disponibilidade de produtos, entregas e faturas necessárias ao serviço. Os executivos percebem que as informações podem reduzir de forma eficaz as necessidades de estoques e recursos humanos, diminuindo os custos. A informação aumenta a flexibilidade, aumentando a competitividade no mercado.

21 2.1 A importância da tecnologia da Informação na logística 21 A moderna civilização tecnológica parece apontar que o homem está num rumo no qual não pode mais parar de perseguir avanços, com ousadia cada vez maior. Então as organizações tornam-se cada vez mais dependentes de algumas formas de tecnologias como meio de converter insumos em resultados. Segundo Oliveira (2005), o conhecimento tecnológico resume-se em maquinas, procedimentos codificados (incluindo programas de computação) e rotinas armazenadas na memória dos indivíduos. Conforme aumenta a complexidade dos sistemas de tecnologia da informação baseados no computador, surgem aplicações para dar apoio à tomada de decisão sobre problemas complexos e incertos. No entanto para Chopra e Meindi (2003), a Tecnologia da informação consiste em hardware e software utilizados para agrupar e analisar, receber e enviar as informações para uma boa decisão, funcionando como se fossem os olhos e os ouvidos da gerência. Com o uso do computador as operações em curso podem ser executadas com mais eficiência. No inicio a meta era reduzir o custo da mão de obra, fazendo computadores assumir certas tarefas. Surgiram os Sistemas de Processamento de Transações (SPT) que automatizam as transações do dia a dia da organização, coletando dados de vendas, compras e estoque e os armazenam em um banco de dados. A tecnologia da informação é utilizada como um recurso empresarial, pela aplicação de Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) como ferramenta para melhorar o desempenho de departamentos. O SIG é apoiado pelos sistemas de processamentos de transações da organização emitindo relatórios com os dados resumidos. Um Sistema de Informações Executivas (SIE) é uma aplicação de níveis mais elevados, são softwares capazes de converter enormes quantidades de dados complexos em informações relevantes. De acordo com

22 22 Chopra e Meindi (2003), o uso dos sistemas de TI para receber e analisar informações pode exercer um impacto significativo no desempenho da empresa. Um Sistema de Suporte de Decisão (SSD) fornece benefícios específicos aos gerentes em todos os níveis da organização. Com base em premissas utilizadas no software ou especificadas pelo usuário que consegue colocar no sistema uma série de questões hipotéticas, os gerentes podem explorar as diversas alternativas e receber informações para ajudá-los a escolher a que provavelmente terá o melhor resultado. De acordo com Oliveira (2005), a tecnologia da informação auxilia a montar e aprimorar a estratégia ao fornecer melhores dados e informações, contribuindo para redefinir e apoiar relações com clientes, fornecedores e outras organizações. Os avanços na tecnologia da informação estão realizando enorme impacto em todas as organizações e setores de atividades refletindo nos projetos organizacionais. Em organizações menores a tecnologia da informação possibilita a terceirização de diversas funções, utilizando menos recursos internos. O mesmo volume de trabalho pode ser feito com menos pessoal, o que também contribui para o achatamento do tamanho da empresa. O avanço da tecnologia da informação tem permitido que as organizações reduzam os níveis administrativos e descentralizem a tomada de decisões, porque possibilita a telecomutação, oferecendo aos trabalhadores a realizarem de casa ou de outros pontos remotos o trabalho que antes era feito só no escritório. Sendo assim, informações antes disponíveis somente aos gerentes podem ser compartilhadas de modo mais rápido e fácil por toda organização. Uma das conseqüências mais relevante no avanço da tecnologia da informação é o seu potencial de melhorar a coordenação interna e externa com outras organizações. As intranets, extranets e outras redes podem conectar pessoas ao mundo. Chopra e Meindi (2003) citam que as redes

23 23 interorganizacionais visam a aumentar a integração, dissolver as fronteiras organizacionais e criar contingências estratégicas compartilhadas entre as empresas. Conforme Ballou (2006), o objetivo maior da coleta, manutenção e processamento de dados em uma empresa é a sua utilização no processo decisório para medidas estratégicas e operacionais, facilitando as operações componentes do negócio. 2.2 O uso da Informação na Logística A informação é o que direciona as decisões relativas à logística e que serve como conectora, permitindo que transporte, estoque e armazenagem trabalhem em conjunto para a criação de uma cadeia de suprimentos integrada e coordenada. Segundo Ballou (2006), os acessos à informação ao longo da organização a partir de sistemas de informações empresariais, acabaram criando a oportunidade para que as empresas compartilhem informações de maneira conveniente e cada vez com menos custos ao longo da cadeia de suprimentos. Quando os gerentes disponibilizam de informações precisas e periódicas, tem uma visibilidade melhor da cadeia de suprimentos, então para Chopra e Meindi (2003), as informações devem ter as seguintes características: As informações devem ser precisas, oferecendo o verdadeiro quadro do estado da cadeia de suprimento. Isso não significada que as informações devam estar 100% corretas, mas que os dados disponíveis devem criar uma imagem da realidade que esteja no mínimo inclinada à precisão. As informações devem estar atualizadas e acessíveis no tempo certo, para não se tornarem defasadas para o uso.

24 24 As informações devem ser úteis, as empresas devem analisar quais informações devem ser registradas para que fontes valiosas não sejam desperdiçadas com dados insignificantes e para que os dados importantes não sejam desperdiçados. Para Chopra e Meindi (2003), a informação é a chave para o sucesso da logística porque permite que a gerência tome decisões sobre um amplo escopo que abrange funções e empresa. O escopo da logística é formado inteiramente por informações e a grandeza dessas informações determina se o escopo é global ou local. Chopra e Meindi (2003) sugerem que as informações necessárias para chegar ao escopo mais amplo podem ser divididas nos seguintes itens básicos: Informações do fornecedor referentes à quais produtos podem ser comprados, a que preço, com que lead time e onde podem ser entregues. Como também modos de pagamentos. Informações de fabricação como quantidades a ser fabricadas, em quais instalações, fazendo quais trade-offs, a que custo e em lotes de que tamanho. Informações de distribuição e varejo, contendo o que deve ser transportado de que lugar em qual quantidade, em qual forma de armazenamento em qual local. Informações sobre demanda como previsão e distribuição, quem está comprando, a que preço e quantidade. A informação é um ingrediente fundamental, em cada estágio e em cada fase da cadeia logística. Conforme Chopra e Meindi (2003), da fase estratégica para a fase de planejamento até a fase operacional. Estratégia: as exigências de informações em nível estratégico são bastante amplas e não detalhadas, as decisões tem intervalo de tempo que chegam há muitos anos. Os sistemas de TI utilizados nesse nível são altamente analíticos, porque concentram - se no estudo da informação e não no acumulo de informações, pois

25 25 dizem respeito a que tipo de produto fabricar, quantas fabricas ter, as localizações das instalações, que tipo de distribuição deve ser adotado, se deve ser terceirizado e que tipo de demanda ter como meta. Na estratégia as ferramentas de TI são direcionadas a pessoas de níveis mais alto da empresa. Planejamento: as exigências de informação neste estágio incluem custos, capacidades e demanda a um nível agregado ao longo do horizonte de planejamento, as decisões têm intervalo de tempo de alguns meses a um ano. O objetivo das decisões de planejamento é alocar recursos disponíveis para atender a demanda prevista da melhor maneira possível, como determinar a quantidade aproximada de cada produto a ser fabricado, qual o canal de distribuição para atender os tipos de clientes diferentes. As ferramentas de TI são direcionadas a pessoas de nível médio a alto na organização. Operacional: o conjunto de informações reunido nesse nível é o alicerce de todas as decisões de estratégia e planejamento, pois tem como objetivo executar os planos definidos. Esse nível possui um fluxo de informações muito intenso porque exige que as informações estejam disponíveis para cada transação no processo logístico, onde o intervalo de tempo pode ser de segundos. Segundo Chopra e Meindi (2003), as três fases de decisão e níveis de sistemas de TI são essenciais para cada estágio do processo logístico, porém cada estágio precisa ter uma estratégia sólida, um bom plano e boas operações. 2.3 Sistemas de informações logísticos Operações sempre mais eficientes tornam-se possíveis a partir dos ganhos que a informação atualizada e abrangente consegue espalhar pela

26 26 empresa. Segundo Ballou (2006), um sistema de informações logísticas deve ser descrito em termos de funcionalidade e operação interna. Um sistema de informação logística (SIL) tem como beneficio o compartilhamento das informações apropriadas com os outros integrantes da cadeia logística. O sistema de informação logística precisa ser abrangente e ter a capacidade para permitir a comunicação entres as áreas funcionais da empresa (marketing, produção, finanças, logística etc.) e entre os membros do processo (vendedores e clientes). Um SIL compartilha informações selecionadas sobre vendas, embarques, programas de produção, disponibilidade de estoque, situação dos pedidos. O SIL contém informação para objetivos transacionais, mas também ferramenta de suporte analítico em decisão de planejamento de atividades especifica. Para Ballou (2006) na medida em que os usuários vão encontrando maneiras de tirar proveito da disponibilidade da informação essas ações vão reduzindo as incertezas ao longo da cadeia logística. A informação é crucial para o desempenho de uma cadeia de suprimento porque é o alicerce sobre o qual os gerentes de cadeia de suprimento estruturam suas decisôes. A tecnologia da informação consiste em ferramentas utilizadas para obter e ter acesso às informações e para analisá-las, de maneira a poder tomar as melhores decisôes para a cadeia de suprimento. (CHOPRA; MEINDI 2003, P.341). Os sistemas de informações logísticos possuem quatro diferentes níveis funcionais: sistema transacional, controle gerencial, apoio à decisão e planejamento estratégico. A implementação de um sistema transacional sólido é o alicerce que sustenta o aprimoramento dos outros três níveis, destacando a importância para a competitividade logística da empresa. Sistema Transacional é a base para as operações logísticas e fonte para atividades de planejamento e coordenação. Através de um sistema transacional, informações logísticas são compartilhadas com outras áreas da empresa, tais como: marketing, finanças, e outras. A partir dele, ocorre o principal processo transacional logístico, o ciclo do pedido, com isso são processadas todas as atividades pertencentes a este ciclo: entrada de pedidos, checagem de crédito, alocação de estoques,

27 27 emissão de notas, expedição, transporte e chegada do produto ao cliente. Proporcionando visualizar o status do pedido uma informação cada vez mais necessária para um bom serviço ao cliente. Este nível permite com que se utilizem as informações disponíveis no sistema transacional para o gerenciamento das atividades logísticas. A mensuração de desempenho inclui indicadores: financeiros, de produtividade, de qualidade e de serviço ao cliente. A presença de relatórios que tratam exceções é fundamental para um bom gerenciamento, visto que as operações logísticas se caracterizam pelo intenso fluxo de informações. Apoio à Decisão esta funcionalidade analítica caracteriza-se pelo uso de softwares para apoiar atividades operacionais, táticas e estratégicas que possuem elevado nível de complexidade. Muitas decisões são tomadas baseadas no feeling, o que em muitos casos aponta para um resultado distante do ótimo. Porém o uso de tais ferramentas contribui para uma melhora significativa na eficiência das operações logísticas possibilitando, um incremento do nível de serviço e reduções de custos. A aplicação destas ferramentas vai depender da complexidade existente nas atividades logísticas e de seu custo beneficio. Planejamento Estratégico são extensões do nível de apoio á decisão, embora seja mais abstratas, menos estruturadas e com foco no longo prazo. No planejamento estratégico as informações logísticas são suportes para o desenvolvimento e aperfeiçoamento da estratégica logística. De acordo com Chopra e Meindi (2003), o sistema transacional como o ERP oferece um escopo mais amplo aos gerentes tendo disponibilidade de informações ampla em tempo real, possibilitando melhor tomada de decisão na cadeia logística.

28 3 WMS 28 Os sistemas de informações logisticos funcionam como elos que ligam as atividades logisticas em um processo integrado, combinando hardware e software para medir controlar e gerenciar as operações logisticas. A tecnologia da informação proporciona um grande aumento de eficiência para o desenvolvimento dos processos organizacionais. Tais sistemas abrangem todas as ferramentas que a tecnologia disponibiliza para o controle e gerenciamento do fluxo de informação de uma organização (BALLOU, 1993). Antigamente o fluxo de informações baseava-se principalmente em papel resultando em uma transferência de informações lenta, pouco confiável e propensa a erros. O custo decrescente da tecnologia, associada a sua maior facilidade de uso permitem aos executivos poder contar com meios para coletar, armazenar, transferir e processar dados com maior eficiência, eficácia e rapidez. A transferência e o gerenciamento eletrônico de informações proporcionam uma oportunidade de reduzir os custos logísticos através da sua melhor coordenação, permitindo o aperfeiçoamento do serviço baseando-se na melhoria da oferta de informações aos clientes. A informação é crucial para o desempenho da cadeia de suprimento pois é a base sobre o qual os gerentes tomam decisões. A informação aumenta a flexibilidade permitindo identificar (qual, quanto, como, quando e onde) os recursos que podem ser utilizados para que se obtenha vantagem estratégica. A tecnologia da informação consiste em ferramentas utilizadas para obter e ter acesso às informações de maneira a poder tomar as melhores decisões para a cadeia. A tecnologia da informação proporciona a agilização dos processamentos de informações e eliminação de atividades redundantes, aumentando assim a velocidade dos processos da cadeia. Viabilizando iniciativas que resultam em ganhos de vantagem competitiva para a cadeia,

29 29 como velocidade de resposta às novas demandas do mercado, aumento da flexibilidade, atendimento personalizado, maior satisfação do cliente e atuação em diferentes mercados. Integração é a extensão da conexão entre atividades da organização e de seus parceiros por meio da tecnologia da informação, as empresas ou setores conseguem simplificar seus processos decisórios, matendo maior intercâmbio de informações entre os parceiros da cadeia e facilitando a integração das atividades de planejamento e controle da produção. Com a evolução dos sistemas WCS surgiram os sistemas WMS que tem interface, integração com sistemas do tipo ERP, isto permite uma forma de se receber automaticamente o inventário, processar pedidos e lidar com devoluções. Uma vez que os dados tenham sidos coletados, é feita uma sincronização com uma base de dados centralizada tanto por processamento, como por transmissão em tempo real. O banco de dados pode então ser usado para fornecer relatórios úteis sobre o status das mercadorias do armazém. ERP Enterprise Resource Planning, sistema unificado de informação que integra os departamentos e funções da empresa. Melhora o fluxo de informações da cadeia em tal grau que se tornou um padrão de operação. WCS Warehouse Control System, são sistemas de nível intermediário executando a localização e o controle do estoque com relatórios de desempenho e trabalho executado. WMS Warehouse Management System, otimiza as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações) no processo de armazenagem, rastreando e controlando o movimento do inventário no depósito. Sua utilização está restrita a decisões operacionais, tais como: definição de rotas e coletas, de enderaçamento de produtos etc.

30 3.1 Sistema integrado de gestão empresarial - ERP 30 ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão empresarial, no Brasil) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização, um pacote de ferramentas que integra todos os departamentos de uma empresa. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc.) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão etc.). Para Oliveira (2005), um ERP pode servir como a espinha dorsal para toda uma organização. Um sistema integrado de gestão empresarial integra processos empresariais e administrativos fundamentais, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações do negócio. A grande vantagem dessa tecnologia é que todos os dados passam a fluir pela companhia, eliminando relatórios em papel, fornecendo informações em tempo real da operação para a tomada de decisão. Os sistemas de ERP possuem diversos módulos que são conectados entre si para que os usuários de cada função possam enxergar o que acontece em toda a empresa. Chopra e Meindi (2003) relatam que os módulos mais usados são: Finanças: este módulo rastreia informações de finanças, tais como dados sobre receita e custo. Logística: este módulo é muitas vezes desmembrado em diversos submódulos que lidam com funções diferentes de logística como transporte, e gerenciamento de estoques e depósito. Fabricação: este módulo rastreia o fluxo de produtos pelo processo de fabricação, coordenando o que é feito em peças e em que momento.

31 31 Atendimento do Pedido: este módulo monitora o ciclo de atendimento de pedido inteiro, acompanhando o progresso feito pela empresa na satisfação da demanda. Recursos Humanos: este módulo lida com todas as tarefas de recursos humanos, como os turnos de funcionários. Gerenciamento do Fornecedor: este módulo monitora o desempenho do fornecedor e rastreia as entregas de seus produtos. O importante é que o ERP entrelaça todos esses módulos para que os gerentes possam visualizar o quadro maior e agir prontamente com base nas informações. Conforme Oliveira (2005), o ERP possibilita desde o diretor executivo até os trabalhadores da produção, acesso instantâneo a informações decisivas que podem ajudar a empresa a ser mais dinâmica e competitiva. Segundo Chopra e Meindi (2003), os sistemas ERP não só permitem que a empresa rastreie processos pelo sistema, mas também permitem que os automatize. Com a automação dos processos, as empresas conseguem aumentar a eficiência, evitar erros, reduzindo os custos. Entretanto é importante lembrar que a automação de processos deficientes apenas garante que serão executados com deficiência todas às vezes. Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, sem dúvida, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxilio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Um dos pontos fortes do sistema é a integração entre os módulos. Os monitores, as operações e a navegação dentro do sistema são de tal forma padronizada que, na medida em que o utilizador se familiariza com um módulo, aprende mais facilmente e rapidamente os demais. Os acessos às informações

32 32 são realizados através de menus com utilização de senhas, permitindo que se controlem quais os usuários utilizaram tais informações. Os menus são customizados de forma que cada usuário visualize e tenha acesso somente às operações que atendam aos objetivos específicos de seu interesse. De acordo com Chopra e Meindi (2003), a instalação do sistema ERP serve como catalisador para a empresa redefinir processos para torná-los mais eficientes. Existem situações em que a tecnologia não dá o resultado esperado porque alguns funcionários continuam fazendo controles no papel e não atualizam os dados no sistema. O ERP é uma ferramenta para apoiar os negócios, mais desde que seja usado corretamente. 3.2 Sistema de controle de armazém - WCS Na década de 70 os sistemas informatizados de controle de estoque somente possuíam a função de controlar as transaçoes de entrada e saída em estoques e a baixa de tais movimentos contra os pedidos de fornecedores e clientes. Foram softwares criados para substituir os sistemas manuais de fichas de controle de estoques os kardex. Com o surgimento dos sistemas de controle de endereçamento, passaram a agregar a preocupação com a localização do material em um endereço no depósito. Conforme Sucupira (2002), esta evolução propiciou o uso mais intensivo do conceito de armazenagem dinâmica ou aleatória. Os produtos deixaram de ter locais fixos nos depósitos e passaram a ser estocados em qualquer local do armazém, pois os mesmos passaram a ter uma identificação cadastrada e controlada por um sistema. Aumentou a densidade de estocagem nos depósitos, não sendo preciso reservar espaços para estoque máximo de cada item, trabalhando então com volumes baseados no estoque médio dos produtos. Os sistemas de endereçamento permitiram que o trabalho de estocar e retirar mercadorias dos estoques pudesse ser feito por qualquer operador de

33 33 almoxarifado, antes era necessário que tal pessoa tivesse conhecimento do material para saber onde ele estava armazenado. O WCS Warehouse Control System é um sistema de controle de armazém, que oferece um ótimo acompanhamento e controle das atividades com custo reduzido de software e hardware requeridos para sua implantação se limitando a controle. Barros (2005) relata que o WCS não oferece uma variedade de relatórios para auxiliar no gerenciamento das atividades, não tem flexibilidade de hardware, a customização é limitada à mudança de campos e nomes e a sua instalação não pode ser feita de forma modular, somente integral. Algumas funções adicionais foram sendo agregadas à medida que o WCS passava por transformações de um simples sistema de controle para um sistema mais complexo, capaz de emitir sugestões ou realizar cálculos. Os sistemas de endereçamento cresceram de maneira expressiva surgindo assim o aplicativo WMS Warehouse Management System, sistema de gerenciamento de armazéns. 3.3 Sistema de gerenciamento de armazém - WMS Com a globalização da economia as empresas são levadas a buscar novas estratégias para obter vantagem competitiva no mercado. A tecnologia da informação quando bem aplicada torna-se uma ferramenta entre as empresas na busca pela excelência no atendimento ao cliente. Cada vez mais as organizações procuram um diferencial para facilitar o gerenciamento das atividades, visando aumentar o controle, reduzirem os custos e obter informações precisas que possam de fato agilizar a tomada de decisões e melhorar o nível do serviço prestado. As atividades consideradas de apoio são aquelas, adicionais, que dão suporte ao desempenho das atividades primárias, para que possamos ter sucesso na empreitada organizacional, que é manter e criar clientes com pleno atendimento do mercado e satisfação total do acionista em receber seu lucro. Essas atividades de apoio são: armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, suprimentos, planejamento e sistemas de informação. (POZO, 2002, p.23).