O início de um Programa de Qualidade requer uma faxina no modo de pensar e de agir, pessoal, profissional e, sobretudo gerencial.

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2 2 1- INTRODUÇÃO: O Programa BEM VIVER não é simplesmente uma campanha, um esforço conjunto e passageiro para se atingir uma arrumação geral na sede da Secretaria Estadual de Saúde - SES. É na verdade um programa de re-educação e re-descobrimento, de atitudes que aprendemos num dado momento de nossa vida e que por vários motivos acabamos por abandonar. Propõe trabalhar, portanto, nos valores das pessoas, na cultura da nossa organização. Seus resultados tentem a aparecer imediatamente, mas sua manutenção depende de um processo contínuo de educação e motivação. O objetivo é que se consiga mudar a percepção das pessoas em relação ao significado do trabalho e do que seja qualidade de vida. Visto dessa forma, espera-se criar um ambiente de trabalho mais organizado e agradável, evitar desperdícios, organizar melhor o ambiente a nossa volta, nossas informações, nossa vida em geral para BEM VIVER. 2- O Programa BEM VIVER COMO FERRAMENTA PARA MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA: O início de um Programa de Qualidade requer uma faxina no modo de pensar e de agir, pessoal, profissional e, sobretudo gerencial. O Programa BEM VIVER busca a excelência da qualidade, através de mudanças que gerem bem estar ao trabalhador, a redução de custos, a eliminação de desperdícios, aumento de produtividade e satisfação dos clientes/usuários através da melhoria dos serviços prestados, a partir das mudanças promovidas através do programa proposto O QUE É O Programa BEM VIVER?:

3 3 É uma proposta baseada em um Programa conhecido como 5 S, ou cinco sensos, aprendidos na metodologia de qualidade dos japoneses. Nosso programa, assim como a proposta original, compõe-se de cinco ações, que significam: BEM Vasculhar = Senso de Utilização Inovar = Senso de Ordenação Varrer = Senso de Limpeza Equilibrar = Senso de Saúde Regularizar = Senso de auto Disciplina 3-COMPREENDENDO E IMPLANTANDO O Programa BEM VIVER : Este Programa será composto de cinco grandes ações (Vasculhar, Inovar, Varrer, Equilibrar, Regularizar), que serão executadas em três etapas distintas: a primeira composta pelas três primeiras ações (Vasculhar, Inovar, Varrer), a segunda será a ação Equilibrar e a terceira e última a ação Regularizar. Todas as etapas serão registradas através de fotos e eventos que promovam a motivação e integração entre os funcionários da sede da SES. Vamos agora conhecer o que será cada uma das ações propostas: E T A P A I: VASCULHAR + INOVAR + VARRER 3.1-VASCULHAR : O que não tem utilidade só atrapalha, e é comum com o passar do tempo, caixas, documentos, papéis antigos nos arquivos e armários, máquinas que não funcionam, equipamentos obsoletos e muitas outras coisas irem se acumulando no nosso local de trabalho, atrapalhando e tomando espaço e, conseqüentemente, gerando perda de tempo e paciência.

4 4 SIGNIFICADO: Significa pesquisar, vasculhar e descobrir tudo o que pode ser eliminado. Distinguir o necessário do desnecessário (objetos, métodos, atitudes), tomar decisões e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do inútil. Vasculhe tudo, pois somente os itens necessários devem permanecer nos locais de trabalho. Somente as idéias e sentimentos construtivos devem ocupar nossos pensamentos. BENEFÍCIOS: Liberação de espaços para diversos fins; Reaproveitamento de recursos da SES; Combate à burocracia interna, a procedimentos e atitudes desnecessárias; Diminuição de custos; Utilização plena de materiais e recursos; Eliminação dos bloqueios à criatividade, à identificação e à solução de problemas; Eliminação das barreiras ao desenvolvimento da capacidade humana; Eliminação do comportamento de dispersão. RECOMENDAÇÕES: Registrar a situação física da SES (ambientes, mobiliários, parte interna e externa), através de fotografias e filmes, antes de fazer qualquer ação proposta pelo Programa BEM VIVER, para que se possa comparar com o resultado final; Promover uma reflexão profunda visando a identificação dos obstáculos inúteis que ocupam a mente: os ressentimentos, as mágoas, as preocupações; Acionar o setor de patrimônio e estabelecer os critérios gerais para o trabalho de descarte daquilo que cada setor considerar inútil para ele; Registrar todos os dados referentes aos itens a serem descartados, utilizando uma lista padronizada, como na sugestão ao final desse item; Reunir as equipes responsáveis pelos setores para levantamento dos itens desnecessários naquele local; Elaborar e apresentar, aos Superintendentes e ao Setor de Patrimônio da SES, o plano de ação setorial elaborado para o descarte, visando o controle do material descartado e realocado. Definir destino dos descartados (finais) na SES. Estabelecer um local provisório para materiais e equipamentos descartados.criar um método de catalogação dos itens descartados e um método de solicitação dos descartados por outros setores ou unidades interessados; Após o descarte, providenciar meios para que os setores ou unidades interessados tenham conhecimento dos itens à disposição; Documentar e divulgar o destino dos itens disponíveis, reutilizados e /ou descartados.

5 5 Classificar os materiais descartados quanto à sua condição de uso, utilizando a seguinte identificação colorida, de maneira visível e que não possa perder-se durante o transporte: VERDE: Em condições normais de uso; AMARELO: Necessita de conserto, não esquecendo de especificar o tipo de defeito existente; VERMELHO: Sem condições de uso - Retire o inútil, deslocando-o para a área de descarte, aplicando o princípio um é melhor.exemplo: uma ferramenta, uma cópia, um dia definido para as providências, uma hora de reunião, etc; Selecionar os itens de valor para a memória da instituição e encaminha-los para a Biblioteca da SES; Promover um dia festivo para o descarte com a participação de todos os escalões da SES, não se esquecer de registrar o evento e os resultados (fotos); Implementar a etapa VASCULHAR em outras dimensões: utilização plena do potencial dos funcionários (gestão participativa), do conhecimento (desenvolvendo habilidades a partir do conhecimento teórico), do tempo, dos recursos, das possibilidades de parcerias com a comunidade local. TÓPICOS PARA REFLEXÃO: Estamos utilizando adequadamente o espaço físico, equipamentos, materiais e dados dentro da SES? O índice de utilização, máquinas, ferramentas, biblioteca, auditório, etc é compatível com o número total de usuários? Os recursos materiais estão sendo utilizados adequadamente? Estamos desenvolvendo procedimentos operacionais para a correta utilização de equipamentos e materiais, visando aumentar sua vida útil e executando nossas tarefas conforme o padrão estabelecido? Estamos utilizando plenamente o potencial de nossos servidores, fornecedores e parceiros? Estamos utilizando bem os nossos recursos técnicos e financeiros? Estamos utilizando bem o nosso tempo? LISTA DE VERIFICAÇÃO: Existem objetos desnecessários na área de trabalho? Existe objeto ou algum material bom, perto de objeto inútil? Existe algum material, sem uso há muito tempo na seção? Existe objeto de uso pessoal fora dos armários, mesas? Existe sucata, material fora de linha ou em desuso na área? Existe algum material para ser consertado/recuperado? Existe mini-almoxarifado que pode ser eliminado? Quais os materiais que podem ser eliminados? Quais os materiais que devem ser recuperados? Quais os materiais que podem ser aproveitados em outras áreas? Existem papéis, formulários, informações desnecessárias? Existe quantidade excessiva de material de expediente (canetas, lápis, borrachas,papéis, grampeadores, ferramentas, garrafas de café) no posto de trabalho? SUGESTÃO DE PLANILHA PARA REGISTRO DE DESCARTADOS CONTROLE DE DESCARTADOS UNIDADE: SETOR: Itens Especificação Quant. Nº de Reg. Origem Data Destino Data Obs.

6 6 Uma pessoa inteligente sempre toma interesse em descartar seus pontos fracos e desenvolver seus pontos fortes INOVAR : Emerson Quem inova sempre e se organiza, vive a trabalhar melhor. Como é bom encontrarmos com facilidade os objetos de que precisamos, limpos e organizados. Não há mais clima para se conviver com o improviso e a bagunça dentro da organização, o tempo perdido na busca de algum objeto, documento, etc..., que não esteja devidamente guardado e nunca mais será recuperado. SIGNIFICADO: Significa restaurar a ordem, ou seja, determinar de forma visível e lógica, um lugar certo para cada objeto, de modo que seja encontrado facilmente, quando necessário. O fundamento é alcançar aquilo de que se precisa com o menor esforço e maior rapidez possível. Facilitar a circulação das pessoas através de sinalização (setas, nome das salas, etc). Significa também organização pessoal que começa pelo estabelecimento claro de objetivos e metas pessoais, programação do próprio tempo, agenda de compromissos considerando todos os papeis desempenhados pelo indivíduo: pai/ mãe, filho (a), namorado (a), esposo( a), amigo(a), vizinho(a), etc... Nesta fase se re-avalia as práticas adotadas pela SES a fim de, se necessário, introduzir medidas novas, visando desenvolver a ordenação do fluxo dos processos de trabalho, de arquivos físicos e informatizados. BENEFÍCIOS: Economia de tempo;

7 7 Ambiente harmonioso, estético e agradável; Diminuição do cansaço físico, por movimentação desnecessária; Diminuição do índice de acidentes; Facilidade de localização pelos transeuntes; Diminuição do stress causado pela irritação e perda de tempo em procura desnecessária; Motivação promovida pela busca constante e consciente dos objetivos; Sentimento de valor, por saber-se comandante de sua história; Equilíbrio emocional, por atender suas necessidades afetivas e adequadas que o cercam. RECOMENDAÇÕES: Padronizar nomenclaturas, não improvisando nome para cada objeto; Guardar objetos com nomes diferentes em locais diferentes; Determinar como um objeto ou documento deve ser estocado ou guardado, levando em conta a facilidade de estocar ou guardar, de identificar onde está, de manusear e de recolocar no local; Estabelecer controles visuais para evitar que as pessoas guardem coisas nos lugares errados ou as esqueçam de guardar; Expor visualmente os pontos críticos, locais perigosos, materiais que exijam cuidado no manuseio (verificar normas de segurança junto ao Corpo de Bombeiros e ou/ outros órgãos competentes, de acordo com sua atividade); Cuidar para que a comunicação visual seja fácil e rápida. Utilizar rótulos e cores visíveis para facilitar identificação e reposição no local; Estabelecer como item de controle, tempo máximo para localizar objetos, materiais e documentos (ex. 2 minutos para localizar cadastro de cliente); Inovar, utilizando o conceito de um é melhor Uma máquina, um arquivo; Uma hora marcada para reuniões, um dia para conferências; Uma cópia de documentos; Um original de documentos; Um lápis, uma borracha e uma régua; Uma caneta azul, uma vermelha, etc; Padronizar um sistema visual básico (layout) para locais de uso comum através de placas indicativas, símbolos, cores, etc; Montar um plano de ação por setor, para a ordenação de equipamentos e materiais com os responsáveis pela área. Os multiplicadores deverão fazer o trabalho em parceria com os servidores, incentivando-os a ordenar os materiais utilizados no ambiente de trabalho e em atividades específicas. Os planos devem ser previamente aprovados pelos Superintendentes da SES. Efetuar as análise e melhoria dos processos promovendo um fluxo que garanta maior agilidade, menor custo, maior produtividade e maior qualidade; Educar e treinar todas as pessoas nos padrões adotados para ordenação e utilização de equipamentos e materiais, de modo que elas os compreendam e os sigam corretamente; Interpretar e implementar a ordenação em outras dimensões: distribuição do tempo, planejamento das atividades de acordo com os objetivos previamente definidos,

8 8 ordenação pessoal e concentração, utilizando todo potencial na tarefa que está executando no momento. Ordenação de bolsas, carteiras, e no lar (armários, gavetas, dispensas, escaninhos...); Definir objetivos e metas pessoais de curto, médio e longo prazo; Estabelecer agenda diária, com tempo reservado para o desempenho dos vários papéis assumidos. TÓPICOS PARA REFLEXÃO: Como está a INOVAÇÃO na sala dos superintendentes, na recepção, no almoxarifado, nos corredores, dentro das gavetas e nos armários, por cima das mesas e armários, nas áreas internas, nos fundos...? Como está a visualização das instalações e equipamentos? E dos arquivos? Existe um sistema eficaz de comunicação visual na SES? Os setores estão devidamente identificados? Os corredores, pátios e áreas comuns estão desobstruídos? Existe sinalização, permitindo o trânsito de pessoas na instituição sem perda de tempo? Em casos de emergências os funcionários estão treinados a adotar o procedimento correto? As portas de entrada e saída permitem retirada rápida em caso de perigo? Ao final de cada dia de trabalho as pessoas deixam sua mesa, sua sala e seus materiais em perfeita ordem para o dia seguinte? E quanto ao material de uso comum está sendo utilizado de forma a mantê-lo sempre em ordem? Há pessoas que levam trabalho para casa ou ficam após o horário, constantemente, para terminar algum serviço? As atividades prioritárias ficam relegadas a segundo plano? Coisas importantes às vezes deixam de ser feitas? Há centralização e falta de delegação? Quando executo uma atividade ocupo parte do meu tempo pensando nas próximas atividades? Há queixas da família ou outros quanto à sua ausência? LISTA DE VERIFICAÇÃO: Existe local determinado para cada tipo de objeto? Os materiais estão organizados e alinhados? Materiais, ferramentas; documentos, equipamentos, pastas, relatórios, mercadorias quando retirados e usados, estão sendo colocados no lugar? Os recados, avisos, anotações, estão sendo feitos? Existe algum material fora do lugar? Os corredores, áreas livres, almoxarifados, cozinhas, recepções, caixas, salas, escritórios etc, estão organizados? Existem objetos entulhados trás, em cima ou em baixo dos armários, beiral de janela? Existe papel e caneta, para anotações junto ao telefone? O arquivo está organizado? Existe demora na circulação das revistas técnicas e documentos aguardando assinaturas? A primeira condição para ser alguma coisa é não querer ser tudo ao mesmo tempo 3.3- VARRER: Trabalhar em um ambiente limpo é direito e obrigação de todos. Uma vez que as coisas já estão em ordem, chegou a vez da LIMPEZA e da PRESERVAÇAO. Não sujar é tão importante quanto limpar; todos devem se empenhar para a manutenção da limpeza. Nesta fase a regra é: SUJOU, LIMPOU!

9 9 SIGNIFICADO: VARRER significa desenvolver o hábito de manter limpo, de NÃO SUJAR!!!!!!!!, retirar sujeiras, lavar o que for lavável, promover limpeza. Desenvolver o hábito de cuidado e manutenção de máquinas e equipamentos, deixando-os em condições permanentes de uso. No sentido psicológico significa corrigir as falhas humanas, desenvolvendo atitudes limpas, transparentes, postura correta, comportamento ético. BENEFÍCIOS: Ambientes saudáveis, inspirador; Bem-estar pessoal; Equipamentos e materiais sempre em estado de uso; Prevenção de acidentes; Redução do índice de doenças infecciosas; Boa impressão aos clientes e visitantes. RECOMENDAÇÕES: Motivar e treinar todos da SES para não sujar; Desenvolver sistematicamente, com todos, atividades visando à formação de hábitos de limpeza; Estabelecer horário definido, ao final do período de trabalho, para que os servidores verifiquem a limpeza do ambiente, das máquinas e equipamentos; Utilizar listas de verificação para a limpeza dos equipamentos que mereçam atenção especial. Capacitar os servidores para a elaboração das listas e para a sua Promover o embelezamento da empresa nas áreas comuns, recepção, salas etc., através de pintura de paredes, de muros, de cuidados constantes com a limpeza do chão, das cortinas, vidraças, mobiliários e outros. Observar criteriosamente todas as dependências, eliminando toda a sujeira. Cuidar para que a limpeza não seja superficial e atue apenas nos sintomas, mas que seja real e atue nas causas (ex.: umidade na parede não basta pintar a parede; é necessário detectar a origem e eliminar o vazamento); Instruir os servidores para preservarem o patrimônio público, evitando pichações, sujeiras, depredações. Educá-los para o exercício da cidadania; Incentivar os profissionais a buscarem a limpeza interior : hábitos, atitudes, palavras. Estimular o diálogo franco, as relações transparentes, a verdade. TÓPICOS PARA REFLEXÃO:

10 10 Qualquer banheiro na empresa pode ser usado a qualquer hora, por qualquer visitante? Como está a limpeza dos pisos, paredes, teto, vidraças na instituição? As salas estão sempre em perfeitas condições de uso? Os pátios, corredores a áreas comuns estão sempre limpos? Os banheiros, bebedouros, copa, são regularmente limpos e desinfetados, evitando a propagação de doenças? A despensa, o almoxarifado e as outras áreas de depósito são constantemente limpos? A conservação e a preparação dos alimentos na copa e/ ou lanchonete obedecem a critérios rigorosos de assepsia e armazenamento? O ambiente psicológico é próprio ao diálogo, à manifestação individual, ao trabalho em equipe? LISTA DE VERIFICAÇÃO: COMO ESTÁ A LIMPEZA DE SUA SALA? ÓTIMO BOM REGULAR RUIM Pisos Paredes Tetos Janelas Portas Prateleiras Armários Mesa/Gavetas/Móveis Cadeiras Cortinas Instrumentos e ferramentas após uso Utensílios Máquinas e aparelhos durante a após o uso Portaria/ Recepção Refeitório Almoxarifados/Depósitos Banheiros Lixeiras Corredores Salas Jardins Estacionamentos Fachadas Luminosos/Placas de identificação Lâmpadas Toldos Veículos Todo o aprender, todo o melhorar, todo o viver, é mudar E T A P A II: EQUILIBRAR 3.4- EQUILIBRAR

11 11 O equilíbrio é sempre o ideal em qualquer situação. Estar atento ao bem estar próprio e coletivo, com preocupação em manter um bom clima organizacional e zelo pela qualidade das relações de trabalho, é proporcionar um ambiente favorável à criatividade e ao BEM VIVER. Nesta etapa a regra é buscar qualidade de vida: em casa, no trabalho,... SIGNIFICADO: Significa manter as condições para se ter qualidade de vida no trabalho. Desenvolver atitudes que mantenham a saúde equilibrada prevenindo as doenças, tanto física quanto mental. Desenvolver o senso de atitude pró-ativa em relação à saúde, envolvendo desde hábitos saudáveis de alimentação, exercícios físicos, check up periódicos, lazer, relaxamento físico e mental, uso de equipamentos de segurança no trabalho, no trânsito e em casa, habilidade de relacionamento, comunicação e equilíbrio emocional. Capacidade de estar em paz e de promover a paz no ambiente. BENEFÍCIOS: Local de trabalho saudável, arejado, iluminado; Redução significativa do número de acidentes; Enfoque preventivo de saúde física e mental; Favorecimento do clima para o aprendizado; Direção e funcionários bem dispostos. RECOMENDAÇÕES: Ter as três primeiros ações implantadas; Verificar constantemente as condições físicas da instituição (iluminação, rede elétrica, ventilação, ruídos, rede hidráulica, infiltrações, goteiras, lavagem de caixas d água, rede de esgoto, caixa de gordura). Eliminar todas as fontes de perigo (ex: restos de madeira, material de construção, lixo, equipamentos danificados, objetos pontiagudos, vazamentos, gambiarras). Buscar eliminar ou minimizar os focos de poluição (ruídos, excesso de estímulos visuais). Promover palestras, atividades em grupo, peças teatrais e atividades artísticas com os funcionários e familiares sobre a saúde física e mental, com o apoio de especialistas. Difundir material educativo sobre o tema (ex: cartazes, folder, vídeos, slides, fotos). Manter excelentes condições de higiene nos banheiros, restaurantes, cantinas, bebedouros, laboratórios, oficinas, etc. (seguir orientações da vigilância sanitária e/ou outros órgãos competentes de acordo com as características da instituição ). Observar a adequação dos uniformes adotados, ao clima da região (tipo de tecido, modelo). Incentivar hábitos de higiene pessoal dentro e fora da empresa. TÓPICOS PARA REFLEXÃO: Como está o senso de saúde em sua empresa? As três primeiras ações propostas vêm sendo praticadas diariamente? As salas de trabalho e os ambientes são bem iluminados e arejados? Há ruídos incômodos durante o horário de funcionamento da SES?

12 12 Todos os setores apresentam infra-estrutura adequada para um ambiente saudável de trabalho? Os materiais que oferecem perigo estão sob o controle dos responsáveis? Todos os focos de infecções e doenças foram eliminadosda organização? Os bebedouros e banheiros são desinfetados regularmente? Os profissionais que lidam com a preparação do lanche e/ou refeições utilizam critérios rigorosos de assepsia? Os profissionais demonstram cuidado com a higiene pessoal, (cabelos limpos e bem penteados, roupas limpas e bem passadas, unhas limpas e aparadas, barba feita e/ou bem cuidada)? Os funcionários buscam os especialistas da área de saúde sistematicamente, visando a prevenção? Os funcionários têm, durante o dia, momentos de descontração? Há intervalos para que se movimentem e façam um pequeno relaxamento mental e físico, visando à melhoria do seu desempenho? A instituição promove encontros entre profissionais, famílias e comunidade, visando o fortalecimento das relações interpessoais? LISTA DE VERIFICAÇÃO: COMO ESTÁ SEU LOCAL DE TRABALHO A condição dos equipamentos, máquinas para uso é A condição dos uniformes e a apresentação das pessoas é A condição de asseio dos bebedouros é A condição de asseio dos vestiários, armários e mesas individuais é Os papéis pendurados, colados a afixados nas paredes, corredores, mesas, quadros de avisos estão em que estado A quantidade e a qualidade da iluminação é A condição de ventilação é A condição das lixeiras é A manutenção e estado de conservação dos banheiros, vestiários e armários é A manutenção e estado de conservação da instalações hidráulicas é A manutenção e estado de conservação das instalações elétricas e lâmpadas são A manutenção e estado de conservação dos pisos, vidros e cortinas é A manutenção e estado de conservação da mesas, balcões, bancadas, arquivos é A relação entre os colegas de trabalho é ÓTIMO BOM REGUL. RUIM

13 13 Quem não sabe zelar pelo que tem, não pode reclamar aquilo que não tem. B. S. Bastos E T A P A III: REGULARIZAR 3.5- REGULARIZAR: Tornar regular, no sentido de acontecer regularmente. Manter a Autodisciplina. Nesta etapa se busca desenvolver a consciência de nossas responsabilidades, sem que ninguém precise nos lembrar disso. Aprender sempre, ser paciente e perseverante, agir com integridade, compartilhar, ser justo e honesto, são atributos prontamente associados a esta ação. SIGNIFICADO: Significa agir conforme as regras, cumprir os procedimentos definidos, sejam operacionais, éticos ou morais. É resultado da internalização dos padrões desenvolvidos nas 4 primeiras ações, através de definições claras de procedimentos, especificações, normas e regras de funcionamento de toda a organização. BENEFÍCIOS: Auto-inspeção e autocontrole; Previsibilidade e melhoria contínua dos resultados; Exercício da cidadania, respeito ao próximo; Ambiente ideal para o trabalho; Aperfeiçoamento contínuo de padrões morais e éticos (crescimento pessoal e social); Desenvolvimento do espírito de cooperação e do trabalho em equipe. RECOMENDAÇÕES: Definir e compartilhar com a comunidade a missão, a visão, as crenças, e os valores da SES. Reconhecer o valor individual das pessoas e promover o trabalho em equipe.

14 14 Definir e compartilhar com os funcionários o regulamento interno da instituição, bem como os padrões básicos adotados. Desenvolver, de forma participativa, padrões simples e executáveis. Educar e treinar as pessoas no cumprimento dos padrões. Revê-los e atualiza-los, sempre que necessário. Melhorar o sistema de comunicação interna (jornal, murais, cartazes, encontros entre profissionais, famílias, comunidade). Aprimorar o sistema de comunicação externa da empresa, promovendo parcerias com órgãos da comunidade, divulgando trabalhos educativos. Criar oportunidades para que todos exerçam seu potencial criativo, contribuindo através de sugestões de melhoria, de manifestações artísticas, de produção de textos. Dar exemplo através de comportamento ético, de atitudes de elevado padrão moral, do respeito à individualidade, às crenças e aos valores de cada membro da comunidade. Desenvolver e operacionalizar, instrumentos que meçam a satisfação dos clientes internos e externos da SES, buscando atendê-los cada vez melhor. TÓPICOS PARA REFLEXÃO: A SES definira de forma participativa, sua missão, visão? São coerentes com a prática diária de seus líderes e profissionais? Há reuniões sistemáticas envolvendo todos os departamentos? As ações necessárias são planejadas de forma participativa? São cumpridas dentro do prazo previsto? São acompanhadas e apoiadas pela direção da instituição? As pessoas sabem como identificar e resolver problemas? Os problemas são percebidos como oportunidades de melhoria? Os padrões existentes são simples e podem ser executados pelos responsáveis? O regimento interno da instituição é conhecido, cumprido por todos e revisto quando necessário? Há um sistema de educação e treinamento para novos funcionários nos padrões adotados pela instituição? É eficaz? Os padrões adotados são revistos periodicamente e atualizados quando necessário? Os funcionários participam efetivamente dos processos decisórios da instituição? As relações humanas no ambiente de trabalho são satisfatórias? A instituição promove atividades para fortalecer a auto-estima e o sentimento de equipe nas pessoas? As pessoas têm liberdade de expressar opiniões, sentimentos e dar sugestões aos superiores hierárquicos? Os profissionais demonstram motivação pelo trabalho através da pontualidade, disciplina e participação nas atividades de rotina e extra? A percepção dos funcionários e comunidade é positiva em relação ao trabalho que a empresa desenvolve? Há instrumentos para a medição da satisfação dos clientes? Eles resultam em planos de ação para a melhoria do atendimento das necessidades dessas pessoas? São utilizados sistematicamente? LISTA DE VERIFICAÇÃO: As tarefas estão sendo executadas conforme determinado? Todos deixam o local de trabalho em ordem? Todos observam e cumprem as normas da empresa? Todos usam corretamente os uniformes, ferramentas, máquinas e demais equipamentos? Todos colaboram para a manutenção da Auto Disciplina? Os prazos estão sendo cumpridos? Os horários são obedecidos? Nossos produtos e serviços respeitam as normas e exigências legais?

15 15 Os materiais estão sendo guardados corretamente? O que é combinado em reunião é cumprido? Os planos de trabalho são cumpridos? As pessoas têm demonstrado interesse em aprender coisas novas? As pessoas respeitam as normas de segurança? Existe respeito entre os colegas? O difícil não é ser rei; é saber conservar a coroa, assim como o difícil não é fazer amigos, mas é saber conservar as amizades. 4- Realizando Auditorias: ALBA É importante acompanhar os resultados de cada etapa do programa através de auditorias nos setores da instituição. Para tanto se faz necessário treinar uma equipe de auditores internos, que terão como responsabilidade verificar o grau de implementação do programa. A auditoria nesse caso é diferente da auditoria fiscal. Ela é aberta e visa o crescimento da equipe e não a punição, podendo ser realizada ao final de cada fase ou seja, após as três primeiras ações( VASCULHAR, INOVAR, VARRER), após EQUILIBRAR e por último após REGULARIZAR,pois quando realizada em cada fase gera maior mobilização. A auditoria sempre é avisada com antecedência. Os auditores devem preparar uma lista de checagem para a auditoria com os pontos referentes a cada senso a serem avaliados. Podem ser utilizadas listas como as já sugeridas anteriormente. Com a lista em mãos os auditores visitam os setores e dão notas quanto a cada ação auditada. È sempre importante ser coerente no momento de dar as notas, por exemplo a análise da limpeza de uma sala de exames médicos é bem diferente de uma oficina. Ambos exigem grau diferente de limpeza. È necessário que a equipe de auditores registre em um relatório, por setor auditado, o que foi encontrado como pontos positivos e pontos a melhorar, pois somente assim o setor poderá entender a avaliação e atuar corretivamente. Esta lista também é utilizada na auditoria seguinte para acompanhar a resolução das pendências identificadas. A forma de fazer equipe auditora. Não é recomendável que um auditor visite um setor sozinho, é o consenso da auditoria deve ser estabelecida previamente entre a importante o trabalho em equipe. Existem várias formas de pontuação para a auditoria. Recomenda-se notas de 1 a 4 por serem 4 itens, para evitar-se a tendência a marcar o meio, significando respectivamente: 1=Ruim, 2=Regular, 3=Bom, 4=Ótimo. O resultado da auditoria deve ser divulgado a todas as áreas através de murais, quadros coloridos, ilustrados com motivos relacionados ao negócio da empresa, etc... é importante não economizar na criatividade. 5- MANTENDO O PROGRAMA BEM VIVER: Após a implementação das 5 ações propostas é importante que se crie um sistema de manutenção. Seu objetivo é manter a motivação das pessoas, aprofundar o conhecimento sobre essas ações e internalizar estes conceitos de forma a torná-los hábito.

16 16 Existem várias atividades que podem ser desenvolvidas durante a aplicação dessas 5 ações e repetidas durante o programa de manutenção, como: 1. Concurso de emblemas, slogans, logotipos; 2. Concurso de campanha publicitária; 3. Montagem de cartilhas pelos funcionários; 4. Organização de gincanas, jogos e olimpíadas; 5. Montagem de cartazes, murais; 6. Criação de textos sobre cada ação trabalhada; 7. Desenvolvimento de projetos ambientais; 8. Promoção de eventos cívicos; 9. Criação de peças teatrais com os funcionários; 10. Exibição de filmes, vídeos referentes a cada ação ; 11. Convites a órgãos de limpeza pública para palestras; 12. Coleta seletiva do lixo possibilitando o seu reaproveitamento; 13. Visitas a empresas que estão desenvolvendo programas simililares, como o 5 S por ex.; 14. Promoção de eventos na empresa com envolvimento das famílias dos funcionários; 15. Desenvolvimento de projetos de preservação do patrimônio histórico, cultural e ecológico; 16. Criação de sistemas participativos para aproveitamento do potencial dos funcionários (Times da Qualidade, Sistema de Sugestões Internas, Ouvidoria para o Cliente Externo, etc.); 17. Relatórios dos funcionários sobre as atividades desenvolvidas; 18. Criação de equipes de avaliação do Programa BEM VIVER, com a participação de todos; 19. Apresentação interna de casos reais de implantação de programas similares; 20. Seminários de educação sexual e de saúde; 21. Varal de poemas e recados; 22. Criação de músicas e coreografias sobre os sensos; 23. Paródia de músicas; 24. Reflexões e debates sobre valores, crenças, ética; 25. Realização de Auditorias semestrais;