RODONAVES TRANSPORTES E ENCOMENDAS LTDA. PROCEDIMENTO

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1 Folha 1/17 1. CAMPO DE APLICAÇÃO E OBJETIVOS R 1.1 Se aplica às áreas de Suprimentos (Compras e Almoxarifado) e demais áreas da Matriz, Unidades e CTCs. R 1.2 OBJETIVOS Planejamento prévio de todo processo: requisições, cotações, negociações, ordens de compra, contratos, entrega do material ao Almoxarifado, inspeção de recebimento, recebimento físico/fiscal da nota e encerramento da requisição/ordem de compra, finalizando o ciclo com o material disponibilizado em estoque e/ou entregue ao usuário. E orientar os colaboradores sobre as rotinas de atendimento de requisições geradas e aprovadas conforme as alçadas definidas nos processos da RTE. 2. REGRAS R 2.1 O processo inicia-se por meio da requisição de materiais (RM) aprovada no sistema, esta RM, pode ser dos tipos: R a) Compra/Consumo: Utilizada pelas Unidades e Matriz, para todos materiais de Estoque e Aplicação Direta e ou Serviços, com valores contabilizados como despesas pelas áreas. R b) Rápida: Utilizada para aquisição de serviços externos de manutenção automotiva com ou sem utilização de peças. R c) Transferências: Utilizada apenas pelos almoxarifes para solicitação de transferência de materiais de estoque entre Almoxarifados de unidades próprias e CTCs R d) Ativo: Utilizados pelas áreas Matriz e Unidades Próprias para solicitação de itens de Ativo Imobilizado. R O sistema direcionará automaticamente as RMs aprovadas pelos setores para atendimento conforme parâmetros de cadastro dos itens e tipo de RMs, Edição: 05/06/09 Participação Otávio de Carvalho, Carlos Dalberto Roma, Carlos Alberto F. de Souza O documento original encontra-se assinado e arquivado na área da Qualidade Revisão: 09-21/09/15 Participação: Carlos D. Roma, Otávio de Carvalho e Luis Piñel Aprovação

2 Folha 2/17 sendo que as que se classificam para compra seguem o cronograma de prazos registrados no sistema. 2.2 Se a data definida no cronograma Anexo 01 no ano vigente ocorrer em finais de semana e/ou feriados, a requisição de compra deverá ser considerada para efeito de processo, o próximo dia útil. R 2.3 ALÇADAS Para a realização do processo de compras a aprovação segue conforme tabela abaixo: R TABELA 01 ALÇADA DE APROVAÇÃO PARA COMPRAS VALORES CARGO até R$ 1.000,00 Comprador Até R$ 5.000,00 Gerência (Suprimentos / Compras) Acima de R$ 5.000,01 (*) Diretoria (Administrativa / Financeira) (*) Exceto os casos citados nos itens 2.3.1, 2.3.3, 2.8, R As ordens de compras com valores acima de R$ 5.000,01 destinadas para reposição de estoque e serviços automotivos, serão confirmadas pelo Gerente de Compras ou Gerente de Suprimentos, não sendo necessária a confirmação da Diretoria. R Para compras com valor igual ou superior a R$ ,00, a área de Compras, avaliará o pagamento por leasing, exceto para compras emergenciais, peças e serviços automotivos, com a orientação da área Financeira e aprovação da diretoria. R Ordens de compras manuais (regularização) são para aquisição de serviços e materiais emergenciais, são de aprovação exclusiva da diretoria. R 2.4. MATERIAIS CONTROLADOS: são materiais que afetam a qualidade do processo, devendo ser inspecionados, conforme DSU.02 e DSU.04. R 2.5 MATERIAIS DE APLICAÇÃO DIRETA (STATUS CUSTO): são materiais cadastrados no sistema com status Custo, para o qual não se mantém estoque.

3 Folha 3/17 R 2.6 MATERIAIS DE ESTOQUE (STATUS COMPRADO): são os materiais consumidos com giro justificável para o empate de capital ou por análise de estratégia de abastecimento definido em conjunto com a área técnica. 2.7 COMPRAS EMERGENCIAIS: São compras realizadas em caráter de urgência, sendo contemplados neste contexto, somente para materiais DSU.01 R 2.8 ORDEM DE COMPRA (OC) AUTOMÁTICA: é utilizada para compras de materiais e serviços externos aplicados à frota, para atender com maior agilidade possível a disponibilidade de frota Toda OC automática é gerada no sistema Benner a partir de uma requisição do tipo Rápida, que por sua vez é gerada por uma OS no sistema Sisma e orçamento apresentado pelo mercado fornecedor A OC deverá ser negociada procurando obter o melhor negócio, preferencialmente considerando o melhor prazo. R Esse processo não segue a regra dos itens 2.2, 2,3 e 2.10, sendo que a alçada para esse processo para aprovação é do Gerente de Compras ou Gerente de Suprimentos OC aprovada, deverá ser encaminhada eletronicamente ao fornecedor para a liberação do serviço/faturamento. 2.9 REQUISIÇÃO DE MATERIAIS R Requisições eletrônicas do tipo Compra/Consumo de itens com tipo Comprado, e requisições do tipo Transferência de materiais deverão ser geradas para todo tipo de materiais e disponibilizadas ao Almoxarifado pelas áreas da Matriz, CTCs e Unidades, devidamente liberadas e confirmadas no sistema. R A emissão manual será realizada apenas para os casos de impedimento da emissão eletrônica, as quais deverão ser transcritas ao sistema pelo emitente, quando da normalização de uso do sistema Para geração de requisições de materiais, quando o item não estiver cadastrado no sistema, a área solicitante deverá gerar uma requisição de cadastro (opção disponível no sistema Benner) com todas as especificações

4 Folha 4/17 técnicas e demais informações do(s) item (s) para que após este processo o Almoxarifado e a área de Controladoria realize a validação e efetivação do(s) item(s) no sistema ENTREGA DE MATERIAIS Quando o material especificado na requisição não constar em estoque, porém com possibilidade de variação de cor, marca, modelo ou tamanho, no caso de insumos automotivos podendo ser similar ou paralelo, o Almoxarifado poderá efetuar a troca da variação no ato da baixa ou geração da Ordem de Compra, porém, deve ser mantido registro do sistema de quem autorizou a substituição, a hora e motivo quando se faz o processo. R Para os casos que o solicitante não puder receber o item com variação sugerida, e sendo o item de estoque, o Almoxarifado deverá solicitar compra do material, conforme solicitado, considerando o Cronograma de Compras e/ou em caráter emergencial. R Assim as RMs geradas e direcionadas diretamente ao Compras, no impedimento da realização do descrito no item , o depto deverá recusar a respectiva RM. R Se a RM tiver sido atendida parcialmente e os itens pendentes não puderem ser aceitos com variação sugerida, cancela-se os itens desta RM e informa requisitante, conforme item R A data de atendimento das requisições de materiais de estoque geradas pelas Unidades Parceiras, será realizada semanalmente, conforme necessidade das localidades R Para as Unidades Próprias e CTCs fora da matriz, onde não houver Almoxarifado, aplica-se a regra conforme necessidade descrita na requisição, sendo que para estas localidades a requisição emitida no sistema Benner Corp deverá ser do Tipo Compra / Consumo. R O Atendimento de requisições de material de estoque para Deptos da Matriz, CTCs e para Unidades Próprias onde houver Almoxarifado Constituído será:

5 Folha 5/17 R DEPARTAMENTOS MATRIZ: Requisições geradas e confirmadas de Segunda a Quinta-feira, o material será separado e as RMs baixadas normalmente no sistema sendo entregue ao solicitante na segunda-feira. Se a necessidade for de urgência, o material deverá ser retirado pela área solicitante diretamente no almoxarifado. R Para entrega de materiais classificados como Comprado (Estoque) pertencentes a contratos de abastecimento, as requisições serão Geradas sempre na primeira semana de cada mês. R A solicitação ao fornecedor será feita pelo almoxarifado na segunda semana, (considera-se primeira e segunda semana, semanas cheias, de segunda a sexta) e o fornecedor terá em média 7 dias uteis para enviar o material a RTE. Exceto quando tratar-se de material que dependa de fabricação e ou personalização. R O Almoxarifado no recebimento deverá conferir e disponibilizar o material aos solicitantes na primeira segunda-feira subsequente. R REQUISIÇÕES DE TRANSFERENCIA PARA ESTOQUE ALMOXARIFADO UNIDADES PRÓPRIAS: conforme necessidade descrita na requisição. R Para irregularidades em requisições oriundas de Unidades, o Almoxarifado deverá comunicar por a área GRN da Matriz, enquanto que, para os CTCs deverão ser comunicados via para o próprio solicitante emitente. R As requisições não confirmadas no sistema, não serão visualizadas na tela de atendimento de requisições pelo Almoxarifado, o que inviabiliza o atendimento à área solicitante. Estas requisições serão visualizadas o Status apenas na Carga do sistema, para fins de orientação ao solicitante O cancelamento de requisições : Solicitante poderá cancelar antes da confirmação da RM,

6 Folha 6/ Após a confirmação da RM, se detectado algum erro no documento, este poderá ser recusado pelo Almoxarifado e/ou Compras, porém não poderá ser cancelado Se a RM estiver com atendimento e for parcial, somente as áreas de Compras e Almoxarifado poderão cancelar os itens pendentes, mediante autorização do solicitante, sendo registrado no sistema Benner com nome, data, hora e a justificativa da ação. Exemplo: a) Área solicitante diminui a quantidade de itens ou material requisitado. b) A quantidade solicitada não consta em estoque. OBS.01: A área solicitante poderá solicitar os demais itens posteriormente por meio de nova requisição, sendo esta considerada complementar O Almoxarifado somente entregará peças automotivas mediante apresentação da respectiva RM, que deverá constar no campo OBS da referida requisição: nº da Ordem de Serviço (O.S.), e o prefixo da frota, efetuando a baixa da RM no sistema. R OBS.02: Em casos de socorro da frota, a RM não necessita constar o nº da ordem de Serviço, exceto quando o serviço for realizado pela Oficina RTE. A área Tráfego é responsável por emitir/autorizar as RMs aos agregados As requisições devem ser atendidas de acordo com as descrições/ especificações, conforme DSU.01, DSU.03 e sistema. R Todas as Unidades e CTCs deverão fazer previsão de materiais que utiliza e emitir a requisição ao Almoxarifado. R Para os materiais listados abaixo as Unidades não terão custos: R Envelopes com visor Etiquetas para código de barras e Lacres em polietileno Personalizado para Baú Demais itens poderão ser fornecidos, porém serão cobrados por meio eletrônico (AD Sistema RTE), após baixa da requisição.

7 Folha 7/17 R OBS.03: Os valores dos materiais serão debitados das Unidades quinzenalmente pela área Financeira, sendo os apontamentos realizados pelo almoxarifado mensalmente COMPRA DE MATERIAIS COTAÇÃO Ordem de Compras com valor até R$ 300,00 não necessitam de elaborações de três cotações conforme o processo. R A cotação deverá ser feita no mínimo com três fornecedores devendo ser finalizada cotação e entrega do material em até 07 dias úteis a partir do próximo dia útil da confirmação da RM ou de acordo com cronograma de compras, exceto quando a ordem de compra for: R a) quando a compra for ativo/ leasing; b) quando houver contrato de exclusividade com o fornecedor; c) compras com programação de entrega; d) aprovação de layout; e) industrialização do fabricante; f) fornecedor for exclusivo do item; g) quando for compras emergenciais; h) quando for serviços gerais; Na cotação deve ser especificado: preço, condição de pagamento, prazo de entrega e especificação do produto O critério de julgamento da proposta segue a seguinte ordem: a) Especificação do produto; b) Prazo de entrega; c) Preço; e; d) Condição de pagamento O prazo de validade da cotação é de 60 dias. Se ocorrer nova necessidade de compra do material dentro deste período, esta poderá ser feita ao mesmo fornecedor, desde que seja informado o número da ordem de

8 Folha 8/17 compra anterior e mantido a especificação do produto, prazo de entrega e preço igual ou inferior ao da cotação anterior. OBS.04: Caso a quantidade seja inferior à compra anterior, pode ser renegociado o prazo de pagamento, sem necessidade de efetuar nova cotação APROVAÇÃO DE COMPRAS As compras de materiais seguem alçada conforme TABELA Para compras de valor superior a R$ 5.000,01, serão negociadas após autorização da Diretoria Financeira, exceto compras destinadas para reposição de estoque e serviços automotivos, conforme TABELA ORDEM DE COMPRA Mediante aprovação da ordem de compra no sistema Benner envia ao fornecedor por As compras serão acompanhadas usando como referência a TABELA 2 Prazos de Entrega. TABELA 2 - PRAZOS DE ENTREGA Item Prazo Total de processo de compras/entrega dias uteis COMPRA ENTREGA TOTAL Óleo Diesel Peça Automotiva Mecânica Óleo Lubrificante / Graxa INSPEÇÃO DE MATERIAIS NO RECEBIMENTO R Todos os materiais, Bens e Serviços adquiridos e seus respectivos documentos de entrega estão sujeitos à conferência contábil (de acordo com Ordem de Compra) pelo Almoxarifado e a conferencia fiscal (de acordo com a legislação) realizada pela Controladoria Para materiais controlados a inspeção física é realizada conforme descrito nos DSU. 02 e DSU.04.

9 Folha 9/ Após conferência e inspeção, a entrega pode ser considerada conforme ou não conforme. As entregas consideradas conforme seguem fluxo normal, sendo identificadas e direcionadas ao estoque ou entregue através de RMs. R Para entregas de materiais onde seja detectado no ato do recebimento Não Conformidade e/ou Ocorrência, o Almoxarifado poderá realizar a devolução total ou parcial do material ao fornecedor que apresentou problema. R Não Conformidade: Quando não é possível utilizar o material solicitado e/ou em desacordo com o que foi solicitado Ocorrências: Quando há irregularidades do qual não interfere na utilização do material. Exemplo: Dados de Nota Fiscal divergente, condição de pagamento incorreta, quantidade incorreta, etc Caso os materiais contemplados no DSU. 01 e DSU. 03 sejam considerados não conformes, impossibilitando sua utilização e/ou que não tenha laudo de qualidade do fabricante em anexo a NF (quando for o caso), o almoxarifado comunica área de Compras para providencias imediatas, Almoxarifado abre RNC para área de Compras. R Se o material for pneu, comunica a Manutenção para avaliação do material, se for strech, comunica o SO para avaliação do material R Se o material estiver em condições de uso, essas áreas deverão enviar para o Almoxarifado autorizando o recebimento do material com restrição, devendo ser descrita na RNC esta situação O material deverá ser identificado com o número da RNC armazenado normalmente para uso da área requisitante Para estes itens do DSU. 01 e DSU.03 que apresentem não conformidades na utilização (posteriormente ao recebimento), as áreas devem registrar em RNC, conforme PGQ.01 Tratamento de Não Conformidade. Compete ao Gerente de Compras em conjunto com a área solicitante dos materiais, decidirem ações apropriadas.

10 Folha 10/ A inspeção de material, bem como o Recebimento de Pneus Novos e reformados, deve ser registrada em formulário próprio, conforme anexos definidos no DSU 02 e DSU Ordem de compra com prazo de entrega vencida, o Almoxarifado comunica via a área de Compras, para providencias imediatas. Não ocorrendo a entrega no prazo de 24 horas e o material sendo contemplado no DSU. 01 e DSU.03, o Almoxarifado abre uma Não Conformidade para área de Compras tomar as providências necessárias Caso o material não esteja contemplado no DSU. 01 e DSU.3, o Almoxarifado abre uma Ocorrência no sistema Benner A área de Compras avalia e na reincidência da ocorrência em período menor de 06 meses, comunica o(s) fornecedor(es) para tomada de providências necessárias, mantendo registro no processo de avaliação de Fornecedores Em casos de devolução de materiais no ato do recebimento por motivos de não conformidade, o Almoxarifado realiza o recebimento para que seja gerada a nota fiscal de devolução (em caso de devolução parcial), finalizando a ordem de compra A área de Compras deverá disponibilizar no período máximo de 2 dias úteis, entrega dos itens pendentes (requisição), considerando o descrito no item , que trata sobre itens com contrato de exclusividade com o fornecedor, compras com programação de entrega, aprovação de layout, industrialização do fabricante, ou o fornecedor for exclusivo do item ou ainda quando for compras emergenciais, devendo informar à área solicitante por para gerar novo processo de requisição. OBS.05: O prazo citado acima deve ser a 01 dia útil quando a compra for de caráter emergencial Em casos de devolução de materiais que já estão em uso pela área solicitante, segue o processo do item R 2.12 INVENTÁRIO FÍSICO

11 Folha 11/17 R Os inventários são realizados anualmente por grupo de materiais (DSU) Poderão ser solicitadas contagens de estoque mediante programações prévias e através de necessidades das áreas usuárias mediante aprovação da Gestão de Estoque e Gestão da Área de Suprimentos Se houver divergência do inventário físico para o sistema Benner, deverá ser efetuada nova contagem e comparado com o sistema novamente. Se ainda houver divergência, realiza nova contagem e se persistir a divergência, faz o ajuste no sistema Benner e realiza análise da ocorrência. R 2.13 PAGAMENTO DE AGREGADOS Esse processo é feito a partir dos relatórios de viagens (Anexo 02) das linhas de transferência de carga realizadas no período pelos Agregados, sendo as conferências dessas viagens lançadas em sistema para pagamento Para as linhas de coleta e entrega a conferencia e pagamentos são exclusivamente das unidades próprias INDICADORES COMPRAS Indicador de Negociação: nº total de oc negociado / nº total de oc solicitada negociável. Requisições atendidas: nº requisições atendidas dentro do prazo / total de requisições emitidas ALMOXARIFADO R Indicador de Compra Emergencial: Total de Requisições Comprada Emergencial / Total de Requisições Comprados para estoque Indicador de Entrega no Prazo: Total de Itens Requisitados / Total de Itens Atendidos no Prazo. 3 ATIVIDADES RESPONSÁVEL R 3.1 Emite requisição de materiais via sistema Benner Áreas da Matriz, 3.2 Aprova RM conforme alçada. Unidades e CTCs

12 3.3 Verifica no sistema Benner as requisições a atender e verifica a disponibilidade de estoque. R 3.4 Se houver irregularidades conforme itens , faz a recusa eletrônica do documento que retornará ao emitente para correções e/ou cancelamento. Folha 12/17 Assistente de Almoxarifado 3.5 Se o material constar em estoque, separa para envio ao solicitante e efetua a baixa no sistema. 3.6 Se não tiver no estoque ou este for insuficiente, e existir pendência de entregas por parte do fornecedor, verifica os prazos na Tabela 2 Prazos de Entrega. R 3.7 Se houver entregas vencidas superior em um dia útil aos prazos de entrega, comunica área de Compras. E se não for cumprido no prazo, abre RNC, conforme item Caso a quantidade comprada atenda as RMs, aguarda recebimento para finalização do processo, caso contrário, emite solicitação complementar, podendo esta ser Emergencial. 3.9 Se o atendimento for parcial, baixa os itens atendidos e mantém os demais na pendência e procede conforme item Verifica diariamente se existe requisição pendente, se houver material disponível efetua o atendimento e realiza a baixa da RM, se continuar pendente após análise, aplica-se item 3.4 a 3.8. R 3.11 Recebe o orçamento de prestação de serviço para o processo da manutenção e consulta a Ordem de Serviço de Frota no Sistema Sisma Comprador

13 3.12 Se consulta correta, gera requisição rápida no sistema Benner, libera e confirma a requisição no sistema, gerando o nº da Ordem de Compra Automática para negociação. R 3.13 Verifica se o material/serviço já foi cotado nos últimos 60 dias. Em caso afirmativo, aproveita a mesma cotação. Folha 13/17 Comprador, Gerente de Compras ou de Suprimentos R 3.14 Caso não haja cotação com prazo válido ou o fornecedor não mantenha as mesmas condições, elabora nova cotação. R 3.15 Envia com as especificações para os fornecedores. R 3.16 Analisa as condições oferecidas e indica a melhor opção. R 3.17 Realiza aprovação conforme TABELA 01. R 3.18 Finaliza a cotação, e entrega material conforme item R 3.19 Informa o número da Ordem de Compra ao fornecedor e orienta sobre a necessidade de informar a OC no corpo da nota fiscal. R 3.20 Recebe diariamente via sistema cadastro das Ocorrências no recebimento físico da inspeção de recebimento, feitos pelo Almoxarifado e avalia histórico do fornecedor para apontamento conforme item R 3.21 Realiza o acompanhamento das Ordens de Compras, conforme Item Recebe notas fiscais e materiais dos fornecedores (não se aplicando neste caso a bens patrimoniais). Comprador Comprador Assistente de Almoxarifado 3.23 Efetua conferência contábil, fiscal e física Efetua a inspeção física no recebimento, e registra o laudo no sistema.

14 Folha 14/ Se a entrega for considerada conforme, efetiva-se o recebimento e efetua entrada no estoque, fechando automaticamente a Ordem de Compra no prazo de um dia Se a entrega de materiais controlados, itens contemplados no DSU 01 e DSU. 03 forem consideradas não conforme, que impossibilite sua utilização, a área Almoxarifado procede conforme item Se a não conformidade for de pneus, abre RNC, registra no sistema, comunica a Manutenção para aprovação ou não do material Avalia se o material pode ser utilizado, e informa por o Almoxarifado e entra em contato com o fornecedor para tratativa Se o pneu for utilizado, registra a aprovação da área com a documentação do Recebimento, identifica o material com etiqueta verde Conferido e armazena normalmente em estoque Se o pneu não for utilizado, devolve para o fornecedor e realiza o processo conforme descrito para os demais materiais Registra no sistema SISMA o problema com o pneu para acompanhamento do produto. Assistente de Almoxarifado e Encarregado de Almoxarifado Gerente de Manutenção Assistente de Almoxarifado e Encarregado de Almoxarifado Assistente Administrativo R 3.32 PAGAMENTO DE AGREGADOS R Recebe mensalmente os relatórios de viagens, conforme anexo 02, das linhas de transferência de carga, realizadas no período pelos Agregados e Unidades. R Realiza conferências das viagens dos agregados e Unidades através dos relatórios de viagem e lança em sistema para Assistente de Almoxarifado

15 Folha 15/17 pagamento. 4. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES A - PGQ. 01 Tratamento de Não Conformidade B - PGQ. 02 Ações Corretivas, Preventivas e de Melhoria C - PGQ 03 Controle, Análise e Melhoria de Processo D - PGQ. 06 Controle de Registros da Qualidade E - PGQ. 07 Identificação e Rastreabilidade F - DSU 01 Especificação de insumos automotivos G - DSU 02 Inspeção de insumos automotivos H - DSU 03 Especificação de insumos controlados - gerais I - DSU 04 Inspeção de insumos controlados gerais J - PMT. 01 Manutenção Corretiva e Preventiva 5. REGISTROS RELACIONADOS A - Requisição de Materiais (RM) B - Registro de Não Conformidades (RNC) C - Cadastro de fornecedores D - Processo de Cotação E - Ordem de Compra (OC) F - R G Relatório de Viagem (Anexo 02)

16 Folha 16/17 ANEXO 01 CRONOGRAMA DE COMPRAS

17 Folha 17/17 R ANEXO 02 - RELATÓRIO DE VIAGEM