Procedimento Operacional Padrão. POP COMPRAS-002 Dados de Aquisição, Controle de Estoques e de Produtos Vencidos

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1 Página 1 de 10 1 OBJETIVO O objetivo deste Procedimento Operacional Padrão é sistematizar procedimentos para controle de Dados de Aquisição, Controle de Estoques e do Prazo de Validade. 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO

2 Página 2 de 10 Processo de Controle Estoque e Descarte prod. vencidos Resp. Contr. Estoque Depart.Comercial Filial Sinimbu Início do Processo Levantamento de produtos a vencer Mensal e Trim. Analisa criticamente a RQ Segregação dos Produtos a vencer no mês e trimestr Pode ser colocado em oferta? Preenchimento do RQ-COMPRAS ( )descarte ( )a vencer Sim Dá baixa nos estoques em cada unidade por acesso remoto Solicita o recolhimento junto aos demais resíduos Colocar em Oferta Não Fim do Processo Anota o n. de prod. na Ficha de Controle de Estoque Fim do Processo 3 DEFINIÇÕES 4 RESULTADOS SC Solicitação de Compras SCI Solicitação de Compras por Intranet PC Pedido de Compra PCP Planilha Cotação de Preços PCPI Planilha Cotação de Preços Intranet FCE Ficha de Controle de Estoque RDPR Relatório de Descarte de Produtos de Revenda Este procedimento não possui indicadores.

3 Página 3 de 10 5 REFERÊNCIAS Não existem documentos auxiliares para este procedimento. 6 PROCEDIMENTOS 6.1 Dados para Aquisição Aquisição de Matérias Primas Os Dados para Aquisição das matérias primas são originados nos Laboratórios de Manipulação, pelo Farmacêutico ou pelo responsável pelo controle de estoques das matérias primas, que definem a necessidade dos produtos a serem adquiridos. O Responsável pelo controle dos estoques das matérias primas deve manter um estoque mínimo das matérias primas usuais. Caso uma das matérias primas esteja em falta, ou com pouca quantidade em estoque, o responsável pelo controle de estoque das matérias primas, emite a SCI RQ-COMPRAS Solicitação de compras pela intranet ou a SC RQ-COMPRAS Solicitação de Compras, caso a primeira esteja indisponível e sugere a quantidade que deve ser comprada de cada item. O farmacêutico Responsável confere a SC e as quantidades a serem compradas. Após esta conferência a SCI RQ-COMPRAS ou a SC RQ-COMPRAS são enviadas para o responsável por compras, que providencia a cotação através do módulo COTAÇÃO, do sistema Fórmula Certa ou do RQ-COMPRAS Planilha de Cotação de Preço. Para a emissão da Solicitação de Compra SCI RQ-COMPRAS ou SC RQ- COMPRAS devem ser preenchidos os seguintes campos: Unidade Solicitante Data da Solicitação Supervisor; Nome do Produto Estoque Atual Quantidade Sugerida (a ser comprada) Data Solicitação Prioridade Todas as informações são necessárias para uma correta aquisição. A cotação de preços efetuada através do sistema Fórmula Certa pode ser enviada diretamente pelo sistema Fórmula Certa aos fornecedores através de ou esta pode ser impressa e enviada através de fax.

4 Página 4 de 10 O responsável por compras analisa criticamente todos os itens da Solicitação de Compra: quantidade em estoque, quantidade sugerida, data da solicitação, prioridade, solicitante, média de consumo dos últimos seis (6) meses, fornecida pelo sistema Fórmula Certa. Preferencialmente, faz no mínimo três cotações entre os fornecedores cadastrados na NATUFARMA. O preenchimento das cotações realiza-se no módulo COTAÇÕES do sistema Fórmula Certa ou na RQ-COMPRAS Planilha de Cotação de Preços. De posse das cotações enviadas pelos fornecedores o comprador analisa criticamente as condições de aquisição, tais como: Prioridade Data da última compra Fornecedor da última compra Preço da última compra Consumo mensal do produto Quantidade a ser comprada Qualidade do fornecedor e do produto Preço Prazo de validade Após o recebimento das cotações das matérias primas solicitadas, o responsável por compras digita o resultado das cotações fornecidas por cada fornecedor, diretamente no sistema Fórmula Certa ou executa o preenchimento manual da Planilha de Cotação de Preços. O comprador ou auxiliar de compras analisa os produtos que serão comprados através da análise crítica comparativa entre preços e validades entre os fornecedores cotados. No sistema Fórmula Certa, o sistema evidencia automaticamente o fornecedor com menor preço com a cor vermelha. Este fornecedor é preferencialmente escolhido se também atender aos critérios de validade adequada, a quantidade de consumo mensal da empresa e confiabilidade do fornecedor, com preferência ao mesmo fornecedor do lote anterior. Com marcação do preço do produto com o botão direito do mouse, quando a cor troca da cor vermelha para a cor verde é feita a seleção do insumo no fornecedor. A evidência na Planilha de Cotação de Preços RQ-COMPRAS do fornecedor vencedor da cotação é feita à marcação da cotação com a cor verde. Com base nas médias de consumo das matérias primas fornecidas pelo Sistema, o comprador pode eliminar alguns produtos solicitados. A evidência dos produtos eliminados é feita pela sobreposição de um risco e anotações na planilha de cotações ou na própria Solicitação de Compras.

5 Página 5 de 10 Em ambos os tipos de cotação, com base na análise anterior, é aberto o RQ-COMPRAS Pedido de Compra, contendo todas as informações necessárias para a correta aquisição. No sistema Fórmula certa, ao lado do nome da matéria prima, aparece a especificação de compra contida na ficha técnica da mesma. No sistema Fórmula Certa, a cotação é automaticamente transformada em RQ-COMPRAS Pedido de Compra - com um duplo clique do mouse sobre o nome do fornecedor, na parte superior da planilha. Após, basta conferir e editar a SC, se necessário. Na cotação pela RQ-COMPRAS Planilha de Cotação de Preços, após concluída a marcação dos produtos pedidos, o comprador evidencia o nome do fornecedor data da compra e o número do pedido de compra na Planilha de cotação de Preços. Na hipótese de não ser aprovada nenhuma das cotações ou o produto a ser adquirido não constar em nenhum fornecedor cotado, o responsável por compras acrescenta novos fornecedores e envia a cotação para outros fornecedores ou procede a novas cotações de forma que sejam atendidas plenamente as especificações descritas no RQ-COMPRAS Solicitação de Compra, acrescentando um número seqüencial ou número da cotação anterior. Se o estoque atual se mostrar suficiente, pode-se esperar até a próxima cotação. Após a emissão do pedido de compra o responsável por compras remete uma cópia do Pedido de Compra através de , fax, ou qualquer outro meio para o fornecedor. Um com cópia digital e uma cópia impressa do pedido de compra é encaminhada ao responsável pelo recebimento e unidade solicitante ( filial indicada no PC para o recebimento). O responsável pelo recebimento faz a análise no recebimento do material para confrontar com a nota fiscal da mercadoria fornecida, a fim de assegurar que o fornecedor atendeu as especificações do PC corretamente. Uma cópia eletrônica do pedido de compra é mantida arquivada no sistema Fórmula Certa para que as informações sejam aproveitadas para ser transformadas em nota fiscal de compra no sistema FC, quando do recebimento do pedido. Com base nos códigos de produtos que constam no Pedido de Compra, o responsável pelo laboratório de Controle de Qualidade imprime a RQ-COMPRAS Relatório de

6 Página 6 de 10 Recebimento de Pedidos e Laudo Técnico e envia, juntamente com a cópia do Pedido de Compra e os Laudos Técnicos enviados pelo fornecedor, ao responsável por compras e inclusão das notas fiscais do fornecedor correspondente ao PC. Em caso da entrega ser parcial em virtude de ordem de compra de fornecedores que possuam empresas coligadas, devem ser feitas cópias do RQ-COMPRAS Solicitação de Compra para que seja efetuado o acompanhamento do recebimento de todo o pedido. Observações: Quando do envio do pedido de compra via fax, o responsável pelo envio preenche o RQ-COMPRAS Carimbo de Controle de Envio de Fax como evidência objetiva do envio e recebimento por parte do fornecedor. Quando do envio via , o gerenciador de s deve ser configurado para solicitação automática de confirmação de leitura. O responsável por compras deverá manter uma planilha de controle das compras efetuadas a cada ciclo e a confirmação de recebimentos dos PC por parte dos fornecedores. Após a transformação do pedido de compra em inclusão da nota fiscal no sistema Fórmula Certa, automaticamente, todas as matérias primas recebidas ficam com o status EM CERTIFICAÇÃO, somente podendo ser usados após a liberação pelo laboratório de controle de qualidade. A troca da situação EM CERTIFICAÇÃO, para LIBERADO, somente será efetuada pelo responsável técnico da filial de utilização da matéria prima, quando do preenchimento da NOTIFICAÇÃO DE MUDANÇA DE LOTE. As Notificações de Mudança de Lote de fármacos ou matérias primas que requeiram a alteração de parâmetros do sistema Fórmula Certa, como a alteração de UIs, UTRs e outras unidades de conversão deverão ser enviadas imediatamente aos responsáveis pela manutenção do sistema FC para que a alteração seja efetuada ANTES da utilização do novo lote. As etiquetas de identificação dos produtos são impressas pelo responsável por compras e enviadas, acompanhadas dos laudos técnicos originais e RQ-COMPRAS Relatório de Recebimento de Pedidos e Laudo Técnico para o responsável pelo Laboratório de Controle de Qualidade.

7 Página 7 de 10 Após aprovação de cada produto o responsável pelo controle de qualidade assinala na etiqueta o status da matéria prima nos rótulos e remete para o responsável da área de quarentena para identificação dos produtos e posterior encaminhamento ao almoxarifado Para a aquisição de novos fármacos, o farmacêutico responsável/comprador faz o estudo de viabilidade do mesmo. As informações sobre a viabilidade técnica da manipulação do novo produto estão contidas no RQ-COMPRAS Desenvolvimento de Novos Fármacos Aquisição de Produtos para Revenda Os dados para aquisição de produtos para revenda são originados na área de atendimento, pelo responsável pelo levantamento e controle de estoque, que define os produtos a serem adquiridos. O responsável pelos levantamentos e controle dos estoques de produtos para revenda deve manter um estoque mínimo de produtos para revenda, compatível com o calendário de compras. Caso um produto de revenda esteja em falta ou com pouca quantidade em estoque, o responsável pelo controle de estoque realiza um levantamento de estoque através da FCE Ficha de Controle de Estoque, RQ-COMPRAS Para assinalar o estoque atual na FCE, o responsável pelo levantamento de estoque deve escrever a data da realização do levantamento de estoque e descrever a quantidade atual, no campo superior esquerdo designado por EST (estoque), utilizando uma caneta de cor verde. O Responsável pelo Levantamento de Estoque pode, opcionalmente, escrever com lápis preto a sua sugestão de compra, no local destinado ao Pedido, onde o Responsável por compras pode ratificar a sugestão ou alterar, utilizando uma caneta de cor azul. Após o preenchimento no local adequado (canto superior esquerdo) com a quantidade em estoque no momento do levantamento, o responsável pelo levantamento de estoque realiza os cálculos da saída dos produtos vendidos no período, somando o Estoque Anterior + Estoque Recebido Estoque Atual e assinala no local apropriado (canto superior direito, entre o período anterior e o atual), utilizando uma caneta de cor vermelha.

8 Página 8 de 10 De posse da FCE o comprador analisa criticamente a necessidade de aquisição através da análise visual das médias mensais de vendas, assinaladas com caneta de cor vermelha, no campo superior direito, designado por SAI (saídas). Baseado nas informações fornecidas pelo campo SAI da FCE, o comprador assinala a quantidade a ser comprada, com caneta de cor azul, no campo inferior esquerdo, designado por PED (pedido) e preenche o PC Pedido de Compra no sistema Fórmula certa, que por ocasião do recebimento dos produtos proporcionará a transformação do pedido em inclusão da nota fiscal no sistema. Ao receber os produtos, o responsável pelo controle de estoque preenche o campo REC (recebido) da FCE, localizado no canto inferior direito, utilizando-se de uma caneta de cor preta ou lápis preto. Neste caso é facultativa a emissão da solicitação de compra. A FCE pode substituir a solicitação de compra ou esta pode ser emitida para conferência quando do recebimento dos produtos pedidos. OBS.: Para fins de transferência de estoque de produtos de uma unidade para outra é utilizado o RQ-COMPRAS Solicitação de Transferência, ou através do módulo de transferências do Sistema Fórmula Certa Aquisição de Embalagens, Produtos de Fornecedor Único, ou Cotações Emergenciais por telefone. Para aquisição de embalagens o responsável deve preencher o RQ-COMPRAS Solicitação de Compras Embalagens e enviá-lo ao responsável de compras para que efetue o pedido de compras. Quando se tratar de um fornecedor único, embalagens ou cotações fornecidas por telefone em caráter emergencial, é dispensada a necessidade do preenchimento da planilha de cotação de preços (PCP), bastando somente o comprador indicar na planilha de cotação as palavras

9 Página 9 de 10 s/cotação. Neste caso, o número do Pedido de Compra é igual ao número da solicitação de compra. Para produtos como materiais de limpeza, Higiene e suprimentos para escritório, podem ser adquiridos sem Cotação de Preços e Pedido de Compra, podendo opcionalmente gerar, apenas nestes casos, a Solicitação de Compra para a aquisição dos mesmos. A avaliação dos Fornecedores não é realizada uma vez que os produtos não interferem sobre a qualidade do produto. No entanto as NF são incluídas no sistema para proporcionar a análise do histórico de compras dos produtos e inclusão dos valores no fluxo de caixa Aquisição de Equipamentos Para aquisição de equipamentos (materiais novos) deve ser seguido o processo normal de aquisição, conforme já descrito, porém deve ser observada a existência de alguma observação sobre a necessidade de compra e/ou avaliação do produto. Tais informações são encontradas nos planos da qualidade que foram elaborados para o estudo deste novo produto, conforme estabelecido no Manual da Qualidade item Planejamento da Qualidade. 6.2 Controle dos prazos de validade Controle de prazos de validade e descarte de matérias primas. Os Dados para controle dos prazos de validade e descarte de matérias primas são originados nos almoxarifados, pelo responsável pelo controle de estoques e pelo farmacêutico responsável pela unidade, que define os produtos a serem descartados por vencimento da validade ou próximos do deste prazo Controle de prazos de validade e descarte de produtos de revenda. Os Dados para controle dos prazos de validade e descarte de produtos de revenda são originados nas áreas de dispensação e almoxarifados, pelo responsável pelo controle de estoques de produtos de revenda, que define os produtos a serem descartados por vencimento da validade ou próximos do deste prazo.

10 Página 10 de 10 MENSALMENTE REVISAR todos os produtos de revenda quando ao prazo de validade. SEGREGAR os produtos de revenda com prazo de validade a expirar dentro do mês. PREENCHER a RQ-COMPRAS com a relação dos produtos retirados, com o preço de venda correspondente. PREENCHER, na Planilha de Controle de estoques, ao lado das saídas (em vermelho), a quantidade do produto que venceu, com a quantidade seguida da letra v (em vermelho),. ENVIAR a RQ e os produtos a vencer para a matriz, aos cuidados do responsável por compras. DAR BAIXA nos estoques dos produtos em cada unidade, através de comunicação remota a partir da matriz. ALTERAR o status do lote do produto no sistema Fórmula Certa, para V, de Vencido, no caso de matérias primas e ativos farmacêuticos. ENCAMINHAR os produtos vencidos para o responsável por compras, juntamente com a RQ dos mesmos. SOLICITAR o recolhimento pela empresa encarregada deste processo, juntamente com os demais resíduos (produtos químicos, farmacêuticos e medicamentos manipulados não retirados) TRIMESTRALMENTE RELACIONAR os produtos de revenda com vencimento nos próximos 3 meses. CONTATAR a direção para que esta determine as medidas a serem tomadas. 7 REGISTROS RQ-COMPRAS Solicitação de Compra RQ-COMPRAS Pedido de Compra RQ-COMPRAS Planilha de Cotação de Preços RQ-COMPRAS Formulário para desenvolvimento de novos fármacos RQ-COMPRAS Ficha de Controle de Estoque RQ-COMPRAS Carimbo de Controle de Envio de Fax RQ-COMPRAS Solicitação de transferência. RQ-COMPRAS Solicitação de Compra Intranet RQ-COMPRAS Solicitação de compras de Embalagens RQ-COMPRAS Relatório de Descarte de Produtos de Revenda