Instrução de Trabalho Assunto: Lançamento de Autorização de Pagamento de Materiais (AP)

Transcrição

1 1- Objetivo 2- Abrangência 3- Responsabilidades 4- Procedimentos 5- Meio Ambiente 6- Saúde e Segurança 7- Registros 8- Referências 9- Fluxograma Natureza das alterações Data Revisões realizadas Rev Emissão Inicial da 00 Revisado: Patrícia Iglesias Aprovado: Nadia Zahra

2 1- Objetivo 1.1 Este procedimento tem como objetivo descrever a atividade de Elaboração de Autorização de Pagamento, referente a materiais obtidos pela empresa. Tendo como atividade final após a realização do serviço 2- Abrangência 2.1 Todas as Empresas do Grupo Cesari. 3- Responsabilidades 3.1 A responsabilidade de manter o procedimento em plena aplicação está designada ao encarregado do setor de. 4- Procedimento Atividade Responsável Descrição da atividade Lançamento de AP Lançamento de AP Abrir Sistema Rodopar Inserir dados da NF-e A Autorização de pagamento é para confirmar as entregas de materiais e serviços realizados, verificar se os impostos das notas fiscais e os vencimentos dos boletos estão de acordo com o pedido de compra. AP de Materiais: lançamento para materiais recebidos, como oficina, almoxarifado, obras, ou seja, materiais em geral. (Tipo de nota Nfe). A Nfe pode ser cancelada somente até 24 horas da data de emissão. Antes de efetuar os lançamentos no sistema, deve-se retirar a autenticidade da NF. Para lançamento de AP, seguir os passos conforme indicados: 1º Para lançar no sistema Rodopar a AP Materiais, ir ao Menu Materiais > Movimentação > Entrada. 2 Selecionar a aba Documento. Preencher os dados. 3º Fornecedor: Digite o código do fornecedor, ou pressione a tecla F2 para efetuar a busca, por CNPJ. Se o fornecedor não estiver cadastrado no sitema, solicitar ao setor de compras para liberação do cadastro) 4º Tipo de NF: Informar o código NF-e 5º Série: Digite a série do que consta na NF-e 6º Documento: Digite o nº da NF-e 7 Filial: Informe o código da Filial, de acordo com a empresa tomadora. 8º Tarefa: Digite o código 314 (Nota Fiscal - uso imediato NFE), ou pressione a tecla F2 para efetuar a busca referente a descrição de produto informado na nota. 9º Pedido: A informação do nº do pedido, é informada no corpo da nota ou no rodapé. Caso não haja o nº do pedido verificar pelo CNPJ. Na falta da informação consultar o comprador. Para incluir o pedido de compra clicar no ícone binóculo.

3 Inserir dados da NF-e 10º Ao abrir a tela de Selecione o pedido. Informar o nº do pedido. Clicar no flag verde Salva inclusão ou alteração e fechar a tela. Inserir nº do Pedido

4 11º Valor Ped.: assim que inserir o nº do pedido, automaticamente trás a informação do valor. 12 Indice : Código 1 - Item automático 13º Banco: Código Item automático 14º Emissão: Data de emissão que consta na NF-e 15º Referência: Data que está sendo lançada a NF-e 16º Observações: Caso houver alguma informação, usar o campo observação para inserir os dados. 17º Chave NF-e: ler com o código de barra ou digitar manualmente a série. Inserir código de barra da nota 18º Clicar na ícone Salvar. Neste momento será apresentada a mensagem Ordem de serviço está associada ao pedido com sucesso, clique em ok. Salvar o documento

5 19º Ir para aba Produto. 20º Conferir produto, quantidade e valores. 21º No caso de a NF-e ser parcial, excluir o produto que não consta da nota. Selecionar o produto a ser excluído clicar no ícone X (excluir o item selecionado). Conferir item produto 22º Grupo Fiscal: Clicar duas vezes no produto para habilitar o campo a ser preenchido. 23º O código do grupo fiscal esta amarrado ao cadastro do produto, e ao selecionar o produto já aparecerá o nº. 24º Conferir se esta correta de acordo com a tabela de grupos fiscais, fornecido pelo setor fiscal. 25º Cód. Fiscal: Inserir o código de acordo com a tabela de códigos fiscais, fornecido pelo setor fiscal. 26º Clicar no flag verde Salva inclusão ou alteração 27º Realizar este processo para todos os produtos que consta na NFe. Dados fiscais *ATENÇÃO: Este item é inserido conforme a análise realizada pelo recebimento, onde deve averiguar a nota fiscal, produto e a operação. Ocorrendo dúvidas, procurar o departamento fiscal.

6 28º Gerar Fiscal: Após a finalização da conferência dos produtos, clicar no ícone Gerar Fiscal. Neste momento será apresentada a mensagem Deseja gerar automaticamente Lançamento no livro fiscal de entrada?, clicar em SIM. Dados Fiscais 29º Automaticamente abre aba Fiscal. 30º Realizar a conferência se o campo Vlr Contábil e Vlr Outros esta preenchido. Dados fiscais

7 31º Ir para aba do Anexo. 32º Clicar no ícone Anexar documentos à Tabela. 33º Clicar no botão Inserir Novo Item, e inserir a imagem em PDF do processo (nota fiscal) no campo Caminho da Imagem 34º Clicar no flag Salvar (Botão Verde) Salva a Inclusão ou Alteração. Anexar documentos 35º Ir para aba Observação, inserir o código 5 para informar o horário de chegada do fornecedor. 36º Ir para aba Observação, inserir o código 7 para informar o horário de saída do fornecedor. 37º Data: informar a data e o horário que a nota foi recepcionada pelo setor do recebimento. Esta informação pode ser a nota recebida diretamente pelo fornecedor na entrega de materiais ou pelos departamentos internos. 38º Clicar no flag Salvar (Botão Verde) Salva a Inclusão ou Alteração. Dados chegada e saída do Fornecedor *Atenção: Estes dados da data e horário devem constar anotação na nota.

8 39º Clicar no ícone Efetuar, neste momento mostrará a mensagem O documento esta consistente e Deseja ir para o contas a pagar?, informar que sim. 40º A situação do documento mudará para Consistente. Contas a pagar Contas a pagar 41º Automaticamente abre a tela de Movimentação de Entrada Contas a Pagar, onde irá trazer as informações do lançamento da NF. 42 Ir para aba Parcelas, para inclusão da data de vencimento e parcelas se houver. 43º Para inserir o vencimento clicar no lápis inserir novo item, informar a data da parcela e valor. 44º Clicar no flag Salvar (Botão Verde) Salva a Inclusão ou Alteração. 45º Se houver mais de uma parcela retornar novamente em inserir novo item. Contas a pagar *Atenção: Havendo dúvidas nas parcelas, valor e vencimento entrar em contato com o comprador.

9 46º Na aba Classificação, verificar os dados se estão de acordo com a NF, se houver alguma divergência realizar a alteração. Para impressão, clicar no ícone Imprimir. Classificação *Atenção: ocorrendo divergência nas classificações devolver para o comprado, realizar a devida correção no pedido. 47º Vai ser aberto a tela de Seleção de Relatórios, selecionar o relatório de AP, número Imprimir AP

10 48º Automaticamente vai trazer os dados da AP, clicar em imprimir. Imprimir AP 49º Vai ser aberto a AP na tela para visualização. Solicitar a impressão frente e verso. 50º Enviar as APs, para o setor fiscal, onde vão ser verificadas as notas. Estando tudo certo o fiscal encaminha para o financeiro realizar o pagamento, caso contrário volta para o setor de recebimento para correção. Finalização AP *Atenção: as APs devem ser finalizadas com o prazo de 15 dias antes do vencimento para pagamento.

11 5- Meio Ambiente Aspectos ambientais Impactos ambientais Ações Consumo de água Falta de água nos reservatórios Prática dos 3Rs Elevado consumo de energia Consumo de papel Descarte de Lixo Orgânico Descarte de clips, metais, plásticos Falta de água nos reservatórios Contaminação do solo por descarte inadequado Contaminação do solo por descarte inadequado Contaminação do solo por descarte inadequado Prática dos 3Rs Desligar os equipamentos após utilização Prática dos 3Rs Coleta Seletiva Coleta Seletiva Prática dos 3Rs Coleta Seletiva 6- Saúde e Segurança 6.1 Manter ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) atualizado junto ao Departamento Pessoal. 6.2 Utilizar os EPI s conforme determinação das normas de Segurança do Trabalho da empresa, atenção às placas de indicação de Segurança. 6.3 Zelar pela manutenção e limpeza dos equipamentos e ferramentas utilizadas, bem como o local de trabalho. 6.4 Atender, participar e ser co-responsável na prática da segurança, saúde, meio ambiente e qualidade da empresa. 7- Registros Registros Armazenamento Proteção Indexação Tempo de Retenção (Mín.) Disposição REQ.Z08.XX - Autorização de Pagamentos Físico e Eletrônico Caixa e Sistema Data Indeterminado Indeterminado 8- Referências Não aplicável. 9- Fluxograma Não aplicável.