Instrução de Trabalho Operacional Assunto: Faturamento

Transcrição

1 1- Objetivo 2- Abrangência 3- Responsabilidades 4- Procedimentos 5- Meio Ambiente 6- Saúde e Segurança 7- Registros 8- Referências 9- Fluxograma Natureza das alterações Data Revisões realizadas Rev. 04/05/2016 Emissão Inicial do Procedimento 00 Operacional 22/11/2016 Alteração de layout 01 Revisado: Jussara Albuquerque Aprovado: Susan Rocxanner

2 1- Objetivo 1.1 Este procedimento tem como objetivo descrever a atividade do Setor de da empresa Depotce. 2- Abrangência 2.1 Todas as Unidades da Depotce. 3- Responsabilidades 3.1 A responsabilidade de manter o procedimento em plena aplicação está designada ao setor de. 4- Procedimento Atividade Responsável Descrição da atividade 1.1 Emitir diariamente relatório dos serviços prestados para confrontar com o relatório de faturamento. 1.2 Salvar e imprimir toda aprovação de serviço para enviar junto ao seu faturamento como evidência(faturas de teste, além da aprovação deve-se anexar cópia do certificado). 1.3 Verificar se todas as requisições dos clientes estão sendo atendidas antes da emissão final dos documentos para faturamento. 1.4 Os relatórios de faturamento devem ser emitidos como pré fatura mensalmente para que seja emitida respectiva fatura/nota fiscal, suas evidências como aprovações devem ser anexas para posterior arquivamento do processo. 1.5 Relatório de serviços prestados e de prévia de faturamento devem ser enviados à diretoria e encarregado adm diariamente até às 9h30min reportando: entradas e saídas do terminal, limpezas, reparos, testes e serviços especiais quando realizados. 1.6 Após emissão dos documentos fiscais, deve-se conferi-los antes de seu arquivamento. com particularidade Antes da emissão do faturamento do cliente deve-se entrar na conta do mesmo e verificar se todas as requisições, descrita no campo observações, foram atendidas. Para consultar o cadastro de um cliente clique na aba Tabelas > Cadastro Geral Consulta Cadastro de Cliente No campo consulta digite o nome do cliente desejado.

3 Para consultar ou emitir um relatório de faturamento clique na aba Tabelas > Relatório desejado. Clique no relatório desejado e preencha com os campos para consulta: Consulta e relatório de faturamento Para consulta deve-se ticar rascunho e para faturamento Pré Fatura no tipo de emissão: A opção imprimir irá emitir o relatório em pdf e a opção pode ser utilizada para envio do relatório quando emitido no tipo Pré Fatura. Atenção: ao emitir pré faturas deve-se informar a taxa dólar a ser utilizada quando aplicável.

4 Após emitidas as pré faturas, deve-se efetuar a Integração Pró Micro - clique na aba Funções > Integração Pró-Micro. Para vincular faturas digite o período > as faturas emitidas naquele período serão descritas conforme abaixo > clique na(s) fatura(s) e em vincula > após vincular todas as faturas desejadas, clique em gerar. Após concluído faturamento mensal deve-se enviar relatório de fechamento à diretoria e encarregado adm no primeiro dia útil notificando serviços e respectivos faturamentos.

5 4.1 Nota Fiscal - Após integrada a pré-fatura, acessar o sistema Rodopar para emissão da nota fiscal e fatura. - > Movimentação > Nota Fiscal > Buscar > Filial:30 > Série: 2 > Situação: Inconsistente > Atualizar. - Clicar duas vezes na nota fiscal gerada da integração da MBM, acessar aba serviços e atualizar com os dados necessários e em serviço validar o código para atualização dos valores dos impostos. - Após o item acima, retornar para aba Geral, clicar em efetuar e em Enviar NFS-e para concluir o processo de emissão da Nota Fiscal: documentos fiscais - Salvar nota fiscal para envio ao cliente: clicar em imprimir > NF-e DE CUBATÃO (C). 4.2 Fatura - Acessar no sistema Rodopar. - > Movimentação > Fatura / Duplicata > clicar em incluir - Atualizar Cliente com o código correspondente e Tarefa com o código 372, clicar em salvar. - Na aba documentos, clicar em e cadastrar Tipo Docto: NF, Filial: 30, Série: 2 N Docto: N da Nota, clicar em. - Retornar para aba Geral, clicar em efectuar, clicar em imprimir > A4 Emissão de Fatura (C) e salvar a fatura. NF sistema Rodopar ( com ou sem prefatura) Rodopar//Movimentação/Nota Fiscal - Incluir pressione TAB - Preencher campo FILIAL : 30, SÉRIE : 2 (Caso essa seja uma nota de Venda de Resíduo/Venda de Sucata, preencher campo com Série 3) - Preencher Código do Cliente, para buscar código, clique no campo e pressione tecla F2, selecione o cliente desejado e pressione TAB - Preencher Código Fiscal: 5933 e pressione TAB - Preencher Transportadora: 2489 e pressione TAB - Salvar - Ir para aba Serviço, Caso não tenha pré-fatura:::: Clicar no símbolo da pasta para incluir, clique no campo e pressione tecla F2, selecione melhor opção que descreva o serviço. Escrever descrição no campo de descrição. - Preencher o campo de Quantidade: 1 pressione TAB.

6 - Preencher o campo de Valor Unitário: (Valor Total da Nota em REAL e já com ISS incluso (se aplicável) pressione TAB. - Lado direito da tela clique no check verde para confirmar, clique EFETUAR * Após efetuar confirmar se o status da Nota mudou para Consistente (em azul) Voltar a aba GERAL, clicar em EFETUAR, clicar em ENVIAR NFS-e. Abrirá uma nova janela para enviar NFS-e, Caso haja pré-fatura:::: Clicar em BUSCAR, preencher campo FILIAL 30, o nome do cliente. Caso a pré-fatura já tenha sido integrada do MBM (em caso de dúvidas consultar departamento SI), os arquivos importados apareceram em vermelho, selecione qual pré-fatura deseja faturar. Confira campos de valor se está de acordo. Caso queira acrescentar algum comentário/po/nº de tank/etc na descrição, clique duas vezes na pré-fatura, faça a alteração e ao concluir clique no check verde para confirmar, clique EFETUAR * Após efetuar confirmar se o status da Nota mudou para Consistente (em azul) Voltar a aba GERAL, clicar em EFETUAR, clicar em ENVIAR NFS-e. Abrirá uma nova janela para enviar NFS-e, o Em caso de Erros ao enviar NF para o site da Prefeitura ou Emitir uma N em contato com departamento SI.Dica: Caso o site da prefeitura de Cubatão est do ar para imprimir a NF, clique em no canto clique em SERVIÇOS MUNICIPAIS > NF ELETRONICA, ou ligue para: (13) 336 fatura Rodopar ( Somente Após emissão NF) Rodopar//Movimentação/Fatura Duplicata - Incluir pressione TAB - Preencher campo FILIAL : 30, - Preencher Código do Cliente, para buscar código, clique no campo e pressione tecla F2, selecione o cliente desejado e pressione TAB - Preencher TAREFA, para buscar código, clique no campo e pressione tecla F2, selecione a tarefa desejada e pressione TAB, clicar em SALVAR - Ir para aba Documentos, clicar na imagem da pasta para Incluir. -Preencher TIPO DE DOCUMENTO - NF, FILIAL, SÉRIE e Nº do DOCTO (Nº da NF emitida) - Clicar no check verde para salvar, clicar em SALVAR, EFETUAR - Clicar em IMPRIMIR, Visualizar e imprimir Fatura ** A Fatura é impressa em três vias: 1ºCliente, 2º Cobrança, 3ºContabilidade. Anexe o processo/pré-fatura/nf eletrônica/ solicitando o faturamento (se houver), encaminhe a via do CLIENTE + Documentação mencionada via correio (SEDEX COM AR). Arquive a via CONTABILIDADE + Documentação no arquivo físico da empresa, e entregue a via de cobrança ao responsável pela cobrança/financeiro.

7 Cancelamento de fatura / Nota fiscal - Rodopar/Site CANCELAMENTE DE NOTA FISCAL SITE PREFEITURA Acesse o site da Prefeitura de Cubatão ou link direto: preencha login e senha que poderás obter com seu superior, clicar em LISTAR NOTAS FISCAIS, preencher número da NF emitida no Rodopar e Confirma. A NF irá abrir, selecione a NF e clique no X. CANCELAMENTE DE NOTA FISCAL/FATURA RODOPAR Acesse: /Movimentação/Cancelamento de Documentos - INCLUIR, TIPO DE DOCUMENTO : NF, FILIAL : 30, SÉRIE : - Motive de Cancelamento: 10 + Observação campo é motivo. **Repetir o mesmo procedimento para cancelar Fatura, **Confirmar status em: /Movimentação/Fatura-Duplicata - Inserir nº da NF ou Fatura 2º PASSO: FAZER INSTRUÇÃO DE CANCELAMENTO>>>> instrução Acesse: /Movimentação/Entradas Contas a Receber - Clique em BUSCAR, digite nº da Fatura colocar em nº de Duplicata, pressione TA - Ir para aba PARCELAS /aba INFORMAÇÕES, click em INCLUIR - No campo de digitação siga EXATAMENTE os espaços e traços solicitados para evi 1 (espaço)(traço)(espaço) CONCEDER DESCONTO (espaço)(traço) DE R$ 5 (espaço)(traço)(espaço) CANCELAR FATURA (espaço)(traço) motivo... 2 (espaço)(traço)(espaço) BAIXAR E DEVOLVER(espaço)(traço) DEPOSITADO BANCO IT AU C/C 18437/8 EM DE FATURA(s) dd/mm/aa REFERENTE LIQUIDAÇ **Todas descrições acima deverão terminar com (espaço) (barra / )setor + resp - SALVAR e IMPRIMIR anexar instrução impressa a Fatura correspondente

8 5- Meio Ambiente Aspectos ambientais Impactos Ações Consumo de água Falta de água nos reservatórios Prática dos 3Rs Consumo de energia Falta de água nos reservatórios Prática dos 3Rs Desligar os equipamentos após utilização Consumo de papel Contaminação do solo por descarte Prática dos 3Rs inadequado Coleta Seletiva Descarte de Lixo Orgânico Contaminação do solo por descarte inadequado Coleta Seletiva 6- Saúde e Segurança 6.1 Manter ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) atualizado junto ao Departamento Pessoal. 6.2 Utilizar os EPI s conforme determinação das normas de Segurança do Trabalho da empresa, atenção às placas de indicação de Segurança. 6.3 Zelar pela manutenção e limpeza dos equipamentos e ferramentas utilizadas, bem como o local de trabalho. 6.4 Atender, participar e ser co-responsável na prática da segurança, saúde, meio ambiente e qualidade da empresa. 7- Registros Não aplicável. 8- Referências Não aplicável. 9-Fluxograma: Não aplicável.