CASE STUDY IMPLEMENTATION OF HOSPITAL INFORMATION SYSTEM AT HCFMUSP. Jacson Barros, Msc

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1 CASE STUDY IMPLEMENTATION OF HOSPITAL INFORMATION SYSTEM AT HCFMUSP Jacson Barros, Msc

2 Agenda Dados Sócio Demográficos O Sistema HCFMUSP e o Hospital das Clínicas da FMUSP O Projeto de Implementação do HIS Casos de Uso Page 2

3 São Paulo (estado) dados gerais (2011) Área: 248,2 mil km 2 População: 41,2 milhões hab. Densidade demográfica: 166,2 hab./km2 PIB: US$ 531 bilhões PIB per capita: US$ IDH: 0,833 Expectativa de vida: 74,8 anos Mortalidade infantil: 14,5/mil nascidos vivos Taxa de alfabetização: 96,0% Fonte: SEADE (acesso em 6 mar 2013). * Dados de Dados de 2010.

4 São Paulo (município) dados gerais (2011) Área: 1,5 mil km 2 População: 11,3 milhões hab. Densidade demográfica: 7.430,2 hab./km2 PIB: US$ 190,8 bilhões PIB per capita: US$ IDH: 0,841 Expectativa de vida: 74,2 anos Mortalidade infantil: 12,5/mil nascidos vivos Taxa de alfabetização: 95,4% Fonte: SEADE (acesso em 6 mar 2013). * Dados de Dados de 2010.

5 Agenda Dados Sócio Demográficos O Sistema HC-FMUSP e o Hospital das Clínicas da FMUSP O Projeto de Implementação do HIS Casos de Uso Page 5

6 Principais Marcos da História do HC-FMUSP 1912 Implantação da Faculdade de Medicina e Cirurgia de São Paulo, sob a direção de Arnaldo Vieira de Carvalho Contrato entre a Faculdade, o Governo do Estado de São Paulo e a Fundação Rockefeller Inauguração da atual sede da Faculdade de Medicina Fundação da Universidade de São Paulo (USP) Inauguração do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP.

7 O principal sistema acadêmico de saúde da América Latina

8 O sistema Acadêmico de Saúde FMUSP/HC 3 Níveis de Assistência Primário Secundário Terciário 7 % de toda a pesquisa de saúde no Brasil 5 Milhões de Pacientes/ano 3 % de toda a pesquisa considerando as demais áreas de conhecimento 1,4 Mil alunos de graduação Formam aproximadamente 1,5 Mil alunos de pósgraduação (stricto-senso)

9 O Hospital das Clínicas da FMUSP Secretaria de Estado da Saúde Fins Administrativos Vinculação Hospital das Clínicas da FMUSP Faculdade de Medicina da USP Fins de Ensino, Pesquisa e Prestação de Serviços e Ações de Saúde O principal complexo hospitalar do Sistema FMUSP/HC

10 Mapa do Quadrilátero da Saúde Área construída: ,32 m² 12 Unidades

11 Participação do HC-FMUSP no Orçamento Anual Orçamento da Saúde do Estado de SP Orçamento do Estado de SP 9,7% 1,3% Média dos últimos 5 anos Page 11

12 O HOSPITAL das Clínicas da FMUSP

13 Pilares do HC-FMUSP Pesquisa

14 O HCFMUSP : Institutos e Núcleos Conselho Deliberativo Diretoria Clínica Superintendência Page 14 Número de leitos

15 Projeto Brilho nos Olhos Page 15

16 A TI no HCFMUSP

17 A informática do HCFMUSP Informáticas Locais dos Institutos e Fundações de Apoio CTI Data centers locais Data Center e Serviços Centralizados (NETI) Em razão da descentralização administrativa, foi constituído o Comitê de Tecnologia da Informação CTI. Este comitê conta com a participação de todos os responsáveis em Tecnologia da Informação dos Institutos e Fundações de Apoio, do Complexo HCFMUSP, sendo presidido pelo Coordenador do NETI. Aproximadamente 200 profissionais de TI

18 Infra-estrutura de TI do HCFMUSP 24 quilômetros de fibras opticas para conexão dos Institutos e Hospitais Auxiliares. Aproximadamente 500 servidores distribuídos ~8000 computadores ~ 1900 impressoras em regime de Outsourcing 20 mil contas de (cloud) Sistema de nuvem privada

19 Escala de utilização do sistema Mapa dos principais Sistemas de Informação Instituto A Instituto B Instituto C Instituto D Instituto E Instituto F Instituto G Instituto H Page 19

20 Agenda Dados Sócio Demográficos O Sistema HCFMUSP e o Hospital das Clínicas da FMUSP O Projeto de Implementação do HIS Casos de Uso Page 20

21 O Projeto O Projeto tem como objetivo a informatização de um Sistema de Gestão Hospitalar no HC-FMUSP (um HOSPITAL UNIVERSITÁRIO com aproximadamente leitos e colaboradores) em 36 meses. A solução escolhida foi adquirida através do certame público (EDITAL DE PREGÃO ELETRÔNICO n 238/12 PROCESSO n 8140/2011) e atendeu todas as expectativas no âmbito técnico e funcional. Término do Edital 2ª. Tentativa de Publicação Assinatura do Contrato Idealização do Projeto 1ª. Tentativa de Publicação Realização do Pregão Inicio do Projeto Mai/11 Out/11 Dez/11 Mar/12 Mai/12 Dez/12 Jan/13 Page 21

22 Escopo do Projeto Sistemas de Imagens (RIS/PACS) Prontuário Eletrônico Sistema Estratégico (KPI,BSC,BI) Sistema A Sistema de Laboratório Sistema de Materiais Sistema B Saúde Suplementar Faturamento SUS Módulos Contemplados na nova solução

23 Escala de utilização do sistema Mapa dos principais Sistemas de Informação Instituto A Instituto B Instituto C Instituto D Instituto E Instituto F Instituto G Instituto H Page 23

24 Escala de utilização do sistema Expectativa após Implantação Instituto A Instituto B Instituto C Instituto D Instituto E Instituto F Instituto G Instituto H Page 24

25 Principais Desafios do Projeto de Implantação no HCFMUSP Interoperabilidade Alinhamento de vocabulários, adoção de estratégias de integração, etc. Gestão da Mudança Comunicação Corporativa, Valores, Cultura Organizacional, metas pessoais, etc. Infraestrutura e Segurança Alta Disponibilidade, estrutura local e elegibilidade Equipe Interna Capacitação, Maturidade, Time, Gestão de Terceiros, etc

26 Histórico e Roadmap Jan/13 a Mai/13 Definição de Estratégias de Implantação e Estruturação Set/13 (1a. Entrega) Hospital do Funcionário + Módulo de Indicadores Dez/13 (2a. Entrega) Suprimentos Mai/14 PS Geral (Classificação de Risco e U/E) Dez/14 Internação ( ICHC, IOT e IPQ) leitos

27 A Estratégia

28 A estratégia Tática: é saber o que fazer quando há o que fazer Estratégia: é saber o que fazer quando não há nada a fazer Savielly Tartokower, Mestre de Xadrez russo Page 28

29 Ao olhar para a TI, avaliamos nossa maturidade e competência Buscamos o alinhamento estratégico com todos os níveis da instituição

30 Algumas decisões importantes Escolhemos a Deloitte como o nosso Escritório de Projeto Utilização de Sistemas de Workflow para suprir necessidades emergenciais Implementação de uma nuvem privada para sustentar a implantação do Projeto MV Prontuário SEM PAPEL Implementação do Single Sign On, integrado ao Google Apps Implementação do barramento de Integração, priorizando a Interoperabilidade O profissional da Assistência participa desde a concepção do formulário até a sua homologação Certificação Digital, baseado em Hardware Security Module - HSM Implantação Incremental de algumas funcionalidades. Page 30

31 Agenda Dados Sócio Demográficos O Sistema HCFMUSP e o Hospital das Clínicas da FMUSP O Projeto de Implementação do HIS Casos de Uso Page 31

32 Pesquisa: Prontidão da Mudança VISÃO CONSOLIDADA DAS RESPOSTAS Fatores Avaliados / Fatores de Risco 16. Conhecimentos e Habilidades 15. Segurança - atividades pós implantação 14. Segurança - atividades pré implantação 18. Metas Pessoais 17. Aprendizagem 1. Propósito Necessidade 3. Abrangência 4. Volume de Mudança 5. Comunicação 6. Valores / Cultura Organizacional 13. Significado da Mudança 7. Apoio Executivo 8. Interação com outras 12. Impacto áreas 9. Suporte a Mudança Prazo HCFMUSP 10. Suporte a Mudança - equipes parceiras Legenda: Média Page 32

33 Informações sobre o projeto Atividades de comunicação e gestão da mudança: Presenças em reuniões Horas/homem treinamento Reuniões Pesquisa de Prontidão para Mudança (A.M.S.; Suprimentos / Farmácia; Pronto Socorro e NPG / CePGs); Comunicado Informativo Mensal frente NPG; Elaboração da apresentação sobre Projeto HIS televisão NETi; Elaboração Termo de Aceite das Responsabilidades do Multiplicador; Comitês Publicações HC Online + Webmaster Banners elaborados Confecção do retrátil para crachá dos multiplicadores; Criação do HOTSITE do Projeto HIS; Apresentação Vídeos MV Sistemas no Centro de Convenções Rebouças. Café da Manhã frente A.M.S e Suprimentos / farmácia; Comunicação do Projeto HIS sobre abordagem aos colaboradores para Frente Suprimentos / Farmácia. Visitas aos almoxarifados metas de Simulação. Page 33

34 Integração com o Cadastro de Pacientes: Solução Atual Sistema n Sistema A Sistema B Motor de Integração com a Base de Pacientes ( ~ 7 MM de registros) Page 34

35 Integração com o Cadastro de Pacientes: Novo Modelo Sistema B Sistema A HL7 Sistema MV DB HL7 Motor de Integração com a Base de Pacientes ( ~ 7 MM de registros) Barramento de Integração Page 35

36 Mapa de Leitos Consolidação do posicionamento de todos os leitos do HCFMUSP. Esta ação permitiu ao Plantão Controlador monitorar ( em tempo real ) todos os leitos, salas de cirurgia e macas dos PS s. Page 36

37 Lições Aprendidas

38 Algumas Lições Aprendidas Ter o escritório de projetos exclusivo é fundamental Não basta divulgar o projeto, é necessário ter ações contundentes para certificar-se que a informação está chegando às pontas. Montar uma estrutura independente de suporte 1º. nível Preparar antecipadamente ambientes dedicados para o treinamento dos usuários O papel do multiplicador é importante, porém a escolha deste perfil deve ser feita a quatro mãos Page 38

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40 Jacson Barros CIO HC-FMUSP Hospital das Clínicas da FMUSP.