FACILITIES MANAGEMENT

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1 MINI MBA Potencialize a sua qualificação profissional Incremente a eficácia e rentabilidade da sua unidade de trabalho Eficiência operacional e redução de custos em FACILITIES MANAGEMENT Mini MBA Mais de 20 horas de Formação Intensiva e Especializada Modelo de gestão orçamental Soluções de Redução de Custos BSC Modelos de Reporting Modelo de Gestão dos Activos Imobiliários Prevenção estrutural Planeamento dos espaços Técnicas de avaliação do desempenho Fórmulas de Gestão de Contratos Gestão Energética >> Inclui Casos Práticos

2 BLOCO 1 Modelo Económico do F.M. Planeamento e Controlo Económico-Financeiro Análise de rentabilidade e risco com base em mapas financeiros Instrumentos de análise, os indicadores de Gestão Alavancagem Operacional e Financeira Equilíbrio Económico e Financeiro Elaboração, revisão e controlo de orçamento empresarial Como construir e rever cenários económicos As variáveis chave Como definir e rever os objectivos O orçamento de vendas Os custos operacionais As receitas diversas operacionais Os mapas de exploração A previsão de tesouraria e o orçamento financeiro O orçamento financeiro Contabilidade de gestão Os custos Os sistemas de custeio ABC Necessidades de informação e sistemas de custeio Investimentos em Sistemas de Informação Margens Competitividade, mercados, sistemas de custeio Combate a custos das intenções à realidade Custos Industriais Custos com Pessoal Custos Administrativos, Comerciais, Industriais e Financeiros Activos Imobilizados Activos Circulantes Activos Disponibilidades Soluções de redução de custos Balanced Scorecard O que é um BSC Como estabelecer um BSC: 4 áreas Perpectiva financeira Aprendizagem e crescimento Clientes Processos e procedimentos Estabelecimento de objectivos operativos e medidas Objectivo estratégico Objectivos tácticos Seguimento de custos: aspectos da distribuição de custos Custos de manutenção Custos correctivos Custos preventivos Modelos de reporting financeiro Periódicos Direcção Esporádicos BLOCO 2 Modelo de Gestão dos Activos Imobiliários Como gestionar os processos próprios do Facility Manager para ajustar-se aos objetivos de organização Definição do âmbito de actuação Alcance na gestão do Facility Manager Análise de todos os processos associados ao F.M.: gestão de activos, manutenção integral e segurança Como levar a cabo o planeamento estratégico do activos imobiliários A gestão documental dos activos imobiliários Estrutura da organização do F.M.: Alienação com os recursos da empresa Riscos do F.M.: como determinar a probabilidade de que se produz o falho e como medir as consequências do mesmo Modelos de Reporting Intervenção em Castelhano 2 Para inscrições [ Tel.: Fax: geral@iirportugal.com ]

3 BLOCO 3 Gestão de Espaços Regras, Guias Técnicas e Normativa aplicáveis em Espaços de Trabalho e critérios de Boas Práticas Prevenção Estrutural Protecção contra incêndios: Planos de Emergência, Planos de Autoprotecção, Locais de pública concorrência, EGA s (Edifícios Grandes Alturas) Norma básica de Edificação - Sobre (Condições Acústicas em Edifícios) Prevenção e Saúde laboral no posto de trabalho Marco Legislativo: Lei de Prevenção de Riscos Laborais - Sobre lugares de trabalho - Painel de Visualização Ergonomia em mobiliário e equipo. Cadeiras, mesas e telas de visualização de dados Conforto no posto de trabalho: Temperatura, iluminação e ventilação Estabelecimento de condições ambientais em espaços de trabalho e oficinas: Nuevo Reglamento de Instalações Térmicas em Edifícios RITE Qualidade interior das oficinas Edifícios infermo Planificação Estratégica Princípios Básicos Espaços de trabalho História da evolução das formas e métodos de trabalho Diferentes formas de trabalho Diferentes formas de planificar o espaço: eficiência e eficácia Factores a considerar A organização Os utilizadores Os edifícios e instalações A tecnologia Novas tendências Formas de trabalho convencionais versus novas formas de trabalho Hotelling Teletrabalho Home bases Levantamento da situação actual Exigências básicas e necessidades da empresa Identidade corporativa Valores Estrutura organizacional Fluxos de comunicação Elaboração de objectivos e planos estratégicos Planeamento dos espaços Macro-layout (Distribuição) Utilização quantitativa do espaço Necesidades e condições qualitativas Micro layout (Definição do posto de trabalho) Espaços a criar e tipo de mobiliário Empresa: organigrama, formas de trabalhar As melhores práticas do mercado Criação de Espaços que acrescentam valor ao negócio Criação e dimesionamento do espaço Princípios básicos Interacção e autonomia A imagem corporativa como elemento influenciador Projecto de acondicionamento, reabilitação e alteração do uso do espaço Metodologia e planning do trabalho: estabelecimento de reuniões prévias Informação prévia que é necessário validar Avaliação e comparação da informação Legislação O bem estar dos utilizadores: ergonomia, segurança e conforto Espaços e postos de trabalho Zonas de circulação Arquivos Acessórios, cores Ambiente térmico e acústico Iluminação Wellness Visite [ ] 3

4 Uso e Gestão dos Espaços Ferramentas básicas da gestão de espaços A escala e o tempo no dimensionamento do espaço Métricas de superfície Tipologias de superfícies e classificação Critérios de medição: m2, lineares Tempo de ocupação e Estruturas de custos Custos do espaço Distribuição de custos por ocupação de superfícies Áreas ocupadas e não ocupadas Técnicas de avaliação do desempenho Avaliação pós-ocupacional (APO) Estudos de utilização do tempo BLOCO 4 Contratação de Bens e Serviços Relação entre Serviços e Contrato Descrição, especificidade e alcance dos serviços contratados (abastecimento, sistema operacional, front-desk e apoio) Gás, energia eléctrica, água, telecomunicações, etc. Aluguer, projectos, mudança, manutenção Help desk, limpeza, segurança, catering, etc. Serviço e contrato associado Análise das igualdades e diferenças a ter em conta em cada um dos contratos Estudo de cada contrato Análise SWOT Critérios a ter em conta para decidir que contrato escolher em função do serviço pretendido O Contrato como Ferramenta de Controlo do Serviço Determinação do serviço Quem necessita do serviço A nível de empresa, importância do serviço Definição das necessidades reais do serviço. Estabelecimento de um SLA dinâmico Nível de serviço: alcance, disponibilidade, frequência Determinação do responsável de cada serviço Inter-relação entre as linhas de serviço Níveis de reporting: interno, externo, frequência, carácter(obrigatório e eventual) Indicadores chave (KPI) Definição e tipos de indicadores Indicadores de gestão 4 Para inscrições [ Tel.: Fax: geral@iirportugal.com ]

5 Indicadores estratégicos Modelos para retribuição dos serviços: como retribuir o serviço em função dos interesses da organização Estudo inicial baseado na avaliação dos indicadores Decisões em função de: Tipo de contrato Importância do serviço Tipo de fornecedor Bonificação e penalização Efeito regulador do contrato sobre os serviços para: Ajustar os níveis do serviço e os custos Flexibilidade máxima e imediata Garantir o paralelismo com objetivos e negócio Benefícios económicos e recursos que podem obter Check list para tomar decisões: realmente interessa ou não? Outsourcing como modelo de gestão Até que ponto interessa o outsourcing: avaliação do grau de contratação exterior que pode interessar Todos os serviços fora do contrato global Transferência de risco: qual a responsabilidade do prestador do serviço Gestão das competências a nível de pessoal CASO PRÁTICO: AGREGAÇÃO DE CONTRATOS Fórmulas de Gestão de Contratos Gestão de um contrato Preparação das condições Níveis de serviço Fórmulas de retribuição Avaliação de ofertas: ponto a observar Critérios a ter em conta para selecção e avaliação de um fornecedor Afinidade Experiência Garantia de que o fornecedor pode oferecer em função dos riscos transferidos Modelo de gestão: agregar os serviços no mesmo contrato Porque pode interessar essa agregação Riscos que podem existir BLOCO 5 Gestão de Serviços e Energética Como planificar a Manutenção Integral e utilização racional de Energia Estratégias de Manutenção Manutenção preventiva Manutenção correctiva Identificar necessidades de manutenção de curto, médio e longo prazo Como reduzir custos na manutenção Gestão e controlo dos tempos de intervenção Estratégias de protecção contra ameaças Planos de resposta em situações de emergência Gestão Energética Projecto integrado de edifícios Simulação de desempenho energético Exploração e manutenção Oportunidades de racionalização de consumo de energia Sistemas e tecnologias eficientes Gestão e contabilidade energética Regulamentação e certificação energética Programas e sistemas de incentivos Visite [ ] 5