Introdução ao controlo de gestão

Transcrição

1 Introdução ao controlo de gestão Miguel Matias Instituto Superior Miguel Torga LICENCIATURA EM GESTÃO / 3ºANO 2ºSEM 2014/15

2 PROGRAMA 1. Introdução 2. Planeamento 3. Orçamentação 4. Controlo orçamental 5. Performance financeira e responsabilização 6. Controlo estratégico e operacional LICENCIATURA EM GESTÃO / 3ºANO 2ºSEM 2014/15

3 PROGRAMA 1. Introdução 2. Planeamento 3. Orçamentação 4. Controlo orçamental 5. Performance financeira e responsabilização 6. Controlo estratégico e operacional LICENCIATURA EM GESTÃO / 3ºANO 2ºSEM 2014/15

4 Notas prévias Enquadramento da UC no Curso Contabilidade Geral 1ª Fase do tratamento da informação Contabilidade Analítica 2ª Fase do tratamento da informação Controlo de Gestão 3ª Fase do tratamento da informação

5 Notas prévias... O que não é definido, não pode ser controlado... O que não é controlado, não pode ser medido... O que não pode ser medido, não pode ser melhorado O que não é controlado, não pode ser gerido (Peter Drucker)

6 Notas prévias 11 Comparar os resultados com os padrões 12 Tomara as medidas correctivas 1 Definir os Objectivos 2 Estabelecer os programas de acção 10 3 Medir os resultados actuais Determinar os Orçamentos 9 4 Formar Departamentalizar 8 5 O Ciclo da Gestão Comunicar 7 Motivar 6 Definir as tarefas Precisar as relações de autoridade

7 1. Introdução 1.1. Conceito de Controlo de Gestão 1.2. Objetivos do Controlo de Gestão 1.3. Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 1.4. Fases de desenvolvimento do controlo de gestão LICENCIATURA EM GESTÃO / 3ºANO 2ºSEM 2014/15

9 Conceito de Controlo de Gestão Produtividade Inovação Capacidade de mudança Reflete prioridades entre trade-offs em relação a: - Esforço - Afetação de tempo - curto/longo prazo - risco/rendibilidade etc... ESTRATÉGIA MISSÃO OBJETIVOS FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO COMPORTAMENTO RESULTADOS

10 Conceito de Controlo de Gestão Previsão/Orçamento Atividade/Real Diretor Geral Diretor Geral Depart Comercial Depart Financeiro Depart Produção Depart Comercial Depart Financeiro Depart Produção Marketing Contabilidade Secção Fabril Marketing Contabilidade Secção Fabril Publicidade Empréstimos Secção Montagem Publicidade Empréstimos Secção Montagem Controlo/Desvios

11 Conceito de Controlo de Gestão Papel Fundamental da Informação Planeamento Acções Corretivas Atividade Controlo

12 Conceito de Controlo de Gestão O Controlo de Gestão é o esforço permanente realizado pelos principais responsáveis da empresa para atingir os objetivos fixados O Controlo de Gestão deve proporcionar a todos os responsáveis os instrumentos para pilotar a tomada de decisões adequadas, que assegurem o futuro da empresa OControlodeGestãoéumconjuntodeinstrumentosquemotivamos responsáveis descentralizados a atingirem os objetivos estratégicos da empresa, privilegiando a acção e a tomada de decisões em tempo útil e favorecendo a delegação e responsabilização

13 Conceito de Controlo de Gestão Realizado pelos principais responsáveis Para atingir os objetivos fixados Deve proporcionar instrumentos para pilotar a tomada de decisões Que assegurem o futuro da empresa Que motivam os responsáveis descentralizados A atingirem os objetivos estratégicos da empresa Privilegiando a ação e a tomada de decisões em tempo útil Favorecendo a delegação e responsabilização

14 Conceito de Controlo de Gestão Planeamento e controlo de gestão Controlo de gestão - para quê? Quais as formas possíveis de estruturar um sistema de controlo de gestão? Como devemos escolher entre várias alternativas? Como é que sabemos se estamos perante um bom ou mau sistema de controlo de gestão? OS SISTEMAS DE CONTROLO DE GESTÃO PROCURAM MOTIVAR COMPORTAMENTOS QUE SE TRADUZAM NA IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA E NO ALCANCE DOS RESULTADOS/OBJECTIVOS

15 Conceito de Controlo de Gestão O controlo de gestão deve ser O esforço permanente dos PRINCIPAIS RESPONSÁVEIS da empresa para atingirem os OBJETIVOS Quem deve controlar é o RESPONSÁVEL OPERACIONAL e não o CONTROLADOR DE GESTÃO

16 Conceito de Controlo de Gestão Pirâmide hierárquica e controlo de gestão DIREÇÃO GERAL CONTROLO ESTRATÉGICO GESTÃO 1ªs. LINHAS CONTROLO DE GESTÃO GESTÃO OPERACIONAL CONTROLO DE TAREFAS

17 Conceito de Controlo de Gestão Relação entre planeamento e controlo Atividade Natureza do Produto Final Planeamento Estratégico Controlo de Gestão Controlo de Tarefas Objetivos, estratégias e políticas Implementação e controlo de objetivos e planos de ação para alcance da estratégia Controlo da performance: eficiência e eficácia das tarefas individuais

18 Conceito de Controlo de Gestão Processo de Controlo de Gestão Informação interna Orçamentação Informação externa Programação Execução Informação externa Estratégias Avaliação Informação externa

19 Conceito de Controlo de Gestão O papel do controlador de gestão Montar um sistema que efetivamente conduza a comportamentos e decisões coerentes com a estratégia Fornecer os instrumentos adequados para que cada responsável operacional controle a sua área de atividade: o controlador não tem o papel de gestor Criar instrumentos adequados para que os responsáveis hierárquicos exerçam o controlo de gestão, pois descentralização não é independência

20 Conceito de Controlo de Gestão Princípios fundamentais do controlo de gestão 1) ORGANIZAR A COERÊNCIA NO TEMPO Estratégia Plano Programa Orçamento 2) CONTRIBUIR PARA A CONVERGÊNCIA DE OBJETIVOS CENTROS DE RESPONSABILIDADE CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO PREÇOS DE TRANSFERÊNCIA INTERNA 3) AJUDAR A CRIAR COMPLEMENTARIDADES 1) PROCESSO DINÂMICO 2) PAPEL DOS CONTROLADORES

21 Conceito de Controlo de Gestão Produtos do controlo de gestão INSTRUMENTOS DE ORIENTAÇÃO INSTRUMENTOS DE PILOTAGEM INSTRUMENTOS DE DIÁLOGO

22 Conceito de Controlo de Gestão Instrumentos de pilotagem PLANOS OPERACIONAIS PLANO ESTRATÉGICO ORÇAMENTOS TABLEAUX DE BORD BALANCED SCORECARD ANÁLISE DE DESVIOS E DECISÕES DE AJUSTAMENTO

23 Conceito de Controlo de Gestão Instrumentos de orientação DIRECÇÃO DIREÇÃO GERAL CENTRO A CENTRO B CENTRO C CENTRO D CENTRO B1 CENTRO B2 CENTRO D1 CENTRO D2 Centros de Responsabilidade Critérios de Avaliação do Desempenho Preços de Transferência Interna

24 Conceito de Controlo de Gestão Instrumentos de diálogo Negociação dos objetivos Negociação dos planos e orçamentos Análise e interpretação dos desvios Negociação das medidas corretivas Crítica aos objetivos Crítica aos meios utilizados Crítica aos resultados Crítica à interpretação dos desvios Crítica aos planos e medidas corretivas GESTORES CONTROLADORES

26 Objetivos do Controlo de Gestão Manter informada a gestão sobre o estado da empresa Avaliação da Performance (áreas e pessoal) Motivação do pessoal Refletir melhor a realidade de cada departamento Acelerar o processo de tomada de decisão

28 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 1º Objetivos são de natureza diversa. Os instrumentos não se referem apenas à rentabilidade 2º Descentralização das decisões e a delegação de autoridade nos exercícios de Controlo de Gestão 3º O Controlo de Gestão organiza a convergência de interesses entre cada divisão ou setores, e a empresa no todo 4º Os instrumentos de Controlo de Gestão são para a acção e não para a documentação 5º O horizonte é o futuro 6º O Controle de Gestão atua mais sobre as pessoas do que sobre os números 7º Sistema de Sanções e Recompensas 8º Os operacionais são os atores de primeira linha e não os controladores

29 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 1º mandamento: Natureza dos objetivos OBJETIVOS

30 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 2º mandamento: Condições do exercício do controlo de gestão DESCENTRALIZAÇÃO DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE

31 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 3º mandamento: Convergência de objetivos AMBIÇÃO: OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS: OBJETIVOS DEPARTAMENTAIS CONVERGÊNCIA: RELACIONA AS DECISÕES OPERACIONAIS COM A IMPLEMENTAÇÃO ESTRATÉGICA

32 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 4º mandamento: Ação VOCAÇÃO: + AÇÃO APOIO À TOMADA DE DECISÃO - OPORTUNIDADE - QUALIDADE - BUROCRACIA P K Ø

33 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 5º mandamento: Futuro HORIZONTE TEMPORAL: + FUTURO - PASSADO

34 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 6º mandamento: Coordenação atividades dos gestores ABORDAGEM: + ORIENTAÇÃO PARA AS PESSOAS -

35 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 7º mandamento: Sistema de incentivos e sanções SER RECONHECEDOR: RECOMPENSA E PENALIZA

36 Os 8 Mandamentos do Controlo de Gestão 8º mandamento: Quem controla são os gestores PARTICIPANTES: + GESTORES - CONTROLLER

38 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão INICIAL RETROSPETIVA PROSPETIVA INTEGRAÇÃO OBRIGAÇÃO LEGAL RETROVISOR FEED-BACK FEED-FORWARD

39 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase inicial Contabilidade geral Análises pontuais Controlo dos extratos bancários Folhas de obra, livro de fiados, etc.

40 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 1 Retrospetiva: Unidade contabilística Contabilidade geral operacional Procedimentos administrativos de aprovação de despesas, de lançamento de proveitos, de controlo do pessoal, etc Circuitos de informação minimamente definidos Tableaux de Bord

41 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 2 - Retrospetiva: Contabilidade de base múltipla Contabilidade analítica: Centros de custos Vendas por tipo de produto Critérios de afetação dos custos aos produtos Resultados por tipo de produtos Centros de responsabilidade Tableaux de Bord

42 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 3 Prospetiva: Orçamentação Objetivos anuais por centros de responsabilidade Orçamentos por centros de responsabilidade Orçamentos (mensais ou trimestrais) Tableaux de Bord: Sinais de alerta Análise de desvios Reuniões de controlo orçamental

43 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 4 Prospetiva: Evolução para pensamento estratégico Reuniões de discussão da estratégia Definição estratégica não formalizada Não existe plano formal de implementação estratégica Não se sabe muito bem qual a ligação que existe entre estratégia e orçamento

44 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 5 Integração dos instrumentos: Planeamento estratégico Existe plano estratégico e operacional Os planos e os orçamentos estão integrados Não há por vezes coerência temporal entre planos e orçamentos

45 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 6 Integração dos instrumentos: Maturidade do controlo de gestão Existe concordância temporal entre planos e orçamentos Os desvios são analisados mensalmente e tomadas decisões corretivas Existe participação dos quadros na elaboração da estratégia, na discussão dos planos e elaboração do orçamento A gestão está descentralizada A contabilidade está de acordo com as necessidades verificadas nos diversos centros de responsabilidade e é coerente com o orçamento

46 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 7 Integração dos instrumentos: Acompanhamento integrado PLANO ESTRATÉGICO ORÇAMENTO ANÁLISE DE DESVIOS ACÇÕES CORRETIVAS IMPACTOS

47 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 7 Integração dos instrumentos: Acompanhamento integrado Tipo III Empresas em Declínio Divisões ou Subsidiárias de Grandes Grupos RISCO BAIXO Tipologia de empresas Tipo I Empresas em Maturidade Empresas em Monopólio Tecnológico ou Geográfico BAIXO TIPO V Empresas Médias RENDIBILIDADE ELEVADA TIPO IV Empresas em Dificuldade TIPO II Empresas com Forte Crescimento PMEs Sub-capitalizadas ELEVADO

48 Fases de desenvolvimento do controlo de gestão Fase 7 Integração dos instrumentos: Acompanhamento integrado Instrumentos e necessidades de controlo de gestão Tipologia de empresas Rendibilidade dos Produtos Redução de Custos Análise de Desinvestimentos Planos de ação e orçamentos (BAIXA) TIPO IV TIPO III Rendibilidade dos produtos Ponto crítico Tableau de Bord Mínimo Orçamento Tesouraria RISCO (BAIXO) TIPO V Todos os instrumentos clássicos TIPO I Plano estratégico Plano de Investimento TIPO II Rendibilidade dos Produtos Plano de financiamento Orçamento de Tesouraria RENDIBILIDADE (ELEVADA) (ELEVADO)