A utilização de uma ferramenta inovadora gera melhoria na gestão de processos

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Juan Taveira Cruz
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1 A utilização de uma ferramenta inovadora gera melhoria na gestão de processos JANEIRO/2016

2 Perfil A Teksid representa um dos maiores grupos de fundição de autopeças do mundo, com uma capacidade produtiva de aproximadamente 720 mil toneladas por ano. O Grupo produz peças fundidas como blocos, cabeçotes, discos e tambores de freio, pontas de eixo, girabrequins, carcaças e componentes destinados a automóveis e veículos industriais. São mais de 200 tipos de peças de médias e grandes dimensões. Com especialização na fundição e usinagem de fundidos de ferro e alumínio, o grupo possui fábricas em Portugal, Polônia, Brasil, México, Itália e China, além de um escritório comercial nos Estados Unidos. A Teksid é líder na produção de blocos de motores para automóveis e comerciais leves e detém cerca de 70% desse mercado. Em sua carteira de clientes, figuram as maiores montadoras de automóveis e veículos industriais do mercado mundial. Site: Situação Buscando o fortalecimento operacional, aumento da visibilidade para tomada de decisão e inovação, a Teksid do Brasil entendeu que gerir processos de negócio significa mudar continuamente a forma como a organização executa suas atividades. O desafio era o de utilizar a metodologia de BPM (Business Process Management Gerenciamento de Processos de Negócio) na busca por uma melhor leitura dos processos atuais, na identificação dos problemas e na avaliação das interfaces entre os setores, construindo de forma colaborativa as sugestões de melhorias dos processos internos. 02

3 Solução Inicialmente a empresa contratou um profissional especialista. Depois de dois anos, foi desenvolvida uma metodologia que norteou os trabalhos de mapeamento de processos de negócios e o gerenciamento de projetos de melhoria destes processos. Foi com objetivo de garantir padronização e qualidade que abraçaram a ideia de adotar uma metodologia própria, pois entenderam que desta forma estariam evitando perda de foco e retrabalho. Sustentada pelas experiências com alguns projetos e o consequente amadurecimento desta metodologia, passaram a avaliar a aplicabilidade de uma ferramenta de BPMS (Business Process Management Suite ou System) e em função da realidade da empresa (Mainframe com banco de dados DMSII) adotaram o ControlTower da CPA Software & Consulting. Os principais recursos da ferramenta são: Desenho web para mapeamento e modelagem de processos; Construção, implementação e administração de processos sem depender de conhecimento de programação; Interação dos usuários e controle dos processos em uma caixa de entrada única de qualquer lugar e a qualquer momento; Análise da eficiência operacional com indicadores de performance. A autenticação dos usuários no ControlTower é totalmente integrada ao Microsoft Active Directory e neste caso, o usuário e a senha informados são os mesmos utilizados pelo usuário para acesso à rede da empresa. Em 2015, a Teksid concluiu seus primeiros projetos utilizando o ControlTower para gerenciar alguns processos. Abaixo os processos automatizados: Controle de Fundo Fixo para atender o Departamento Financeiro; Sistema de Controle Passa Turno para atender o Setor de Operação do Mainframe; Workflow de Solicitação de Manutenção Corretiva/Evolutiva ERP e Aplicações WEB para atender o setor de desenvolvimento de aplicações em TI; 03

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5 Benefícios Com a adoção da ferramenta, a Teksid passou a controlar alguns processos, percebendo ganhos de produtividade e economia de tempo. Os benefícios apurados são: Redução do retrabalho; Melhor integração das áreas cujos processos foram mapeados; Maior agilidade na tomada de decisões; Maior poder de gestão sobre estes processos; Agilidade no tempo de atendimento das demandas; Armazenamento de dados em base segura e de fácil acesso; Agilidade na demonstração dos resultados gerenciais; Padronização de processos; Redução de insumos; Notificações em tempo real para todos os níveis hierárquicos da empresa. Para a empresa o principal agente considerado, foi a mudança de cultura. Respeitando o fato que os colaboradores estavam muito adaptados à forma como operavam anteriormente, o período de implantação ficou comprometido e a expectativa de inovação chegou a ser questionada em vários níveis da organização. Os fatores que contribuíram definitivamente para o sucesso dos projetos foram: o apoio da Diretoria, a colaboração dos usuários envolvidos e a forma como o CIO conduziu as negociações com os setores que apresentaram resistências às mudanças. Fala, CIO! A utilização da metodologia BPM, bem como a escolha da ferramenta, exigiu um esforço muito grande de análise e avaliação do melhor caminho a ser seguido. Atualmente, todas as demandas que recebemos das áreas internas passam pelo processo de mapeamento para definição dos macros fluxos, e, se pertinente, à inserção destes processos na ferramenta. A visão clara dos nossos processos permite identificar eventuais alternativas extras organizacionais (mediante terceirizações e parcerias), as quais, em algumas situações, podem revelar-se mais vantajosas para a tomada de decisão dos envolvidos com estes processos. Wellington Eustáquio Coelho, ICT Responsible Brasil/México & ISSO 05

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