INSTITUTO FEDERAL DO CEARÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO

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Nina Filipe Bergmann
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1 INSTITUTO FEDERAL DO CEARÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO

2 Programa de Multiplicação de Conhecimentos: Gestão e Modelagem de Processos

3 O começo Desde 2010, alguns servidores do IFCE Campus Acaraú sentiram a necessidade de definir e padronizar os processos. Em 2011, inicia a execução de atividades em novos setores, como Contratos e Licitação. Em 2012, é implantada a Comissão Permanente de OSM (Organização, Sistemas e Métodos), com a finalidade de mapear e desenhar processos e padronizar documentos. 3

4 Comissão Permanente de OSM: Processo com fluxograma desenhado: Processo de Aquisição de bens e serviços (simplificado e completo) da solicitação ao contrato. Documentos Padronizados: Memorando de solicitação; Termo de especificação; Termo de Referência. Membros Comissão(2012): Carlos André da Silva Costa Daniel Rodrigues da Costa Filho Flávio Adriano Barreto Sampaio Geraldo Alves Parente Júnior Haulison Rener de Souza Lima Joab Frankley da Silva Dantas Marcela da Silva Melo 4

5 Fluxogramas Aquisição de bens e serviços 5

6 Fluxogramas Aquisição de bens e serviços 6

7 Fluxogramas Aquisição de bens e serviços 7

8 Fluxogramas Aquisição de bens e serviços 8

9 Documentos padronizados 9

10 Resultados: Setor de Aquisições e Contratações Antes Cada solicitante usava um documento de solicitação próprio, gerando confusão. Depois Todos os solicitantes usam o mesmo modelo de documento de solicitação, mais adequado. Solicitação incompleta e era preciso refazer os pedidos. Servidores não conheciam suas atribuições no processo e sentiam-se inseguros na execução das atividades. Servidores sobrecarregados e retrabalho. Setor de Compras não conseguia cotar pela falta de especificação. Aquisições e contratações que não atendiam às necessidades da administração. Instituição trabalhava com pouca segurança jurídica, por falta de conhecimento. Solicitação completa e detalhada no Termo de Especificação. Dificilmente refaz-se pedido. Servidores conhecem suas atribuições no processo e sentem-se seguros quanto à execução. Cada servidor executando suas atividades. Setor de Compras cota com mais agilidade. Aquisições e contratações que atendem às necessidades da administração. Instituição trabalha totalmente na seguridade jurídica. 10

11 Consequências: Em diversos setores Elaboração de Check List ; Elaboração de Formulários, como o de Transportes; Padronização em vários setores; Busca por melhorias contínuas; Maior profissionalização dos servidores. 11

12 Dificuldades Em 2012, os fluxogramas e documentos padronizados foram apresentados a todos os servidores e passou a ser cumprido pelo Setor de Aquisições e Contratações. No entanto, a comissão não conseguiu evoluir efetivamente em outros setores. 12

13 Dificuldades Causas das dificuldades de implantação em outros setores: Descontinuidade de atuação da comissão na conscientização dos usuários; Comissão não atuou no acompanhamento dos processos e seus redesenhos; Alta rotatividade de servidores. 13

14 Um novo momento: Com o passar dos anos e com o aumento no número de servidores e alunos no IFCE Campus de Acaraú, as dificuldades em executar as atividades de forma eficiente aumentaram significativamente. Ressurge o interesse pela gestão de processos, desta vez, de uma forma mais abrangente. Neste contexto surge a convocação para curso de Gestão e Modelagem de Processos pela Reitoria do IFCE em dezembro de

15 Multiplicação de Conhecimentos: Gestão e Modelagem de Processos Após participar do curso, veio a questão: Como transformar este conhecimento em resultados para o campus de Acaraú? Foi onde atuou o Programa de Multiplicação de Conhecimentos, vigente no campus desde 2015 para disseminar o conhecimento adquirido aos demais servidores. 15

16 Multiplicação de Conhecimentos: Gestão e Modelagem de Processos Dados do curso ofertado pelo Programa Multiplicação de Conhecimentos: Ministrado por: Marcela da Silva Melo Período: 01 a 07 de junho de 2016 Eixos participantes: Ensino, Administração, Pesquisa, Extensão e Gestão de Pessoas Nº de Participantes: 13 servidores e estagiários Carga horária: 20 horas 16

17 Multiplicação de Conhecimentos: Gestão e Modelagem de Processos Metodologia utilizada: Apresentação de slides; Exercícios para resolução em casa e em sala, entre eles: mapear, modelar e melhoria de processos; Dinâmicas e apresentação de vídeos. Através da Multiplicação de Conhecimentos foi possível alinhar os conhecimentos sobre Gestão e Modelagem de processos dos novos membros da Comissão Permanente de OSM. 17

Nova Etapa da Comissão Permanente de OSM Objetivos da Nova Comissão OSM: Estruturar a instituição com base, inicialmente, na Gestão de Processos; Mapear, definir, modelar e redesenhar processos

18 Nova Etapa da Comissão Permanente de OSM Objetivos da Nova Comissão OSM: Estruturar a instituição com base, inicialmente, na Gestão de Processos; Mapear, definir, modelar e redesenhar processos críticos para o campus; Acompanhar a implantação da Gestão de Processos; Conscientizar os usuários sobre a importância da Gestão de Processos para os objetivos estratégicos do campus; Atuar na melhoria de processos contínua. 18

Coordenação de Aquisições e Contratações Período: junho a

19 Nova Etapa da Comissão Permanente de OSM Em andamento: Implantação da Gestão de Processos em um Setor Piloto: Setor: Coordenação de Aquisições e Contratações Período: junho a dezembro/2016 Participação: todos os membros da Comissão Permanente de OSM 19

setor e acompanhados por membros da comissão; Divulgação dos novos processos;

20 Nova Etapa da Comissão Permanente de OSM Próximos passos: Implantação da Gestão de Processos nos demais setores, através da criação de Grupos de Trabalho divididos por setor e acompanhados por membros da comissão; Divulgação dos novos processos; Conscientização para o devido cumprimento dos processos; Treinamento dos servidores recém chegados ao campus. 20

21 Nova Etapa da Comissão de OSM Resultados esperados após a implantação da Gestão de Processos: Criar alinhamento entre os processos e as estratégias do campus e do IFCE; Ter processos mensurados, projetados e entendidos. Reduzindo custos, simplificando e racionalizando os processos Servidores com visão ampla do processo e suas interfaces; Gestores com visão geral (sistêmica) e assumindo responsabilidades; 21

22 Nova Etapa da Comissão de OSM Resultados esperados após a implantação da Gestão de Processos: Melhorar o controle dos processos por meio de indicadores de desempenho; Ser um instrumento eficaz na busca da satisfação do cliente. Dar autonomia e delegar responsabilidades; e Ajudar e facilitar o planejamento, a liderança, o controle, a comunicação e o trabalho em todos os setores da instituição. 22

23 Dinâmica: A importância de estabelecer e seguir os processos: 10 voluntários (5 homens e 5 mulheres) 23

Dinâmica: Inferência da Dinâmica: Com processos claros e atividades distribuídas: Cada pessoa executou sua atividade com facilidade, de forma eficiente, com visão do todo e sem

24 Dinâmica: Inferência da Dinâmica: Com processos claros e atividades distribuídas: Cada pessoa executou sua atividade com facilidade, de forma eficiente, com visão do todo e sem sobrecarga. Sem processos claros e/ou atividades distribuídas: Pessoas não conseguiram executar todas as atividades de forma eficiente, não tiveram visão do todo e ficaram sobrecarregados. 24

25 TÓPICO DO SLIDE Ou somos os Donos dos Processos ou seremos seus eternos Escravos 25

26 OBRIGADA! Contato: Marcela Melo Telefone: (88)

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