Informatização de inscrições em treinamentos via Portal SAP

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Neusa Vilanova Frade
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2 2 Informatização de inscrições em treinamentos via Portal SAP Autores: Fabiano Zaché Nayara Teixeira Unidade: R-DDP Chefia: Renata Faco

Oportunidade Percebida O desenvolvimento de uma ferramenta informatizada para inscrição em treinamentos surgiu da necessidade de criar meios para otimizar a etapa de inscrições nos eventos e,

Cancelamentos de participação, trocas de participantes ou de turmas eram feitos de forma manual, a partir de contatos por telefone e/ou e-mail.

3 Oportunidade Percebida O desenvolvimento de uma ferramenta informatizada para inscrição em treinamentos surgiu da necessidade de criar meios para otimizar a etapa de inscrições nos eventos e, com isso, facilitar o planejamento das ações de capacitação e desenvolvimento. Antes da implantação, o controle de participantes era feito por meio de tabelas ou planilhas. Cancelamentos de participação, trocas de participantes ou de turmas eram feitos de forma manual, a partir de contatos por telefone e/ou . O analista dedicava muito tempo às atividades de cancelamento e troca, principalmente quando havia grande número de participantes e de turmas. A ferramenta foi desenvolvida tendo interface com o módulo de treinamentos do SAP utilizado pela R-DDP/Educação Empresarial. 3

4 4 Objetivos 1. Otimizar a etapa de inscrições nas ações de C&D, no que se refere à troca de informações entre gestores, analistas de RH e participantes para efetuar inscrições, trocas de turmas e cancelamento de participações. 2. Facilitar o controle e a gestão das turmas a serem realizadas, considerando a quantidade de treinamentos, a capacidade de participantes por turma e o número de turmas realizadas. 3. Realizar maior aproveitamento de recursos oferecidos pelo sistema SAP para auxiliar o planejamento e a execução dos eventos, com interface entre a ferramenta de inscrições e o módulo de treinamentos do SAP, no qual são efetuados os registros das ações de C&D.

trocas de turmas e cancelamento de participações. 2.

Metodologia 5 Desenvolvimento de uma ferramenta no portal SAP que permite aos gestores realizar inscrições e cancelamentos de participações, além de visualizar os empregados de sua unidade inscritos

5 Metodologia 5 Desenvolvimento de uma ferramenta no portal SAP que permite aos gestores realizar inscrições e cancelamentos de participações, além de visualizar os empregados de sua unidade inscritos nos treinamentos. Parceria entre R-DDP e R-DGI Tempo de implantação: 6 meses Início da utilização: dez/2011 Dificuldades: pouco conhecimento do sistema SAP e pouco tempo disponível para dedicação ao projeto Ferramenta foi desenvolvida como melhoria dentro do módulo de treinamentos do SAP Investimento: R$ ,00

Parceria entre R-DDP e R-DGI Tempo de implantação: 6 meses Início da utilização: dez/2011 Dificuldades: pouco conhecimento do

Metodologia 6 Resultados quantitativos e qualitativos a partir da metodologia utilizada Otimização da troca de informações entre gestores, RH

Melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no módulo de treinamentos do sistema SAP.

6 Metodologia 6 Resultados quantitativos e qualitativos a partir da metodologia utilizada Otimização da troca de informações entre gestores, RH e participantes no que se refere a inscrições, cancelamentos e trocas. Melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no módulo de treinamentos do sistema SAP. Possibilidade do gestor organizar a participação de seus empregados conforme disponibilidade da área e turmas existentes. Agilidade e fidedignidade dos dados, uma vez que as inscrições e os cancelamentos efetuados no Portal são acompanhados pelo analista via sistema.

7 Características da iniciativa 7 A utilização da ferramenta contribui para a melhoria do processo de C&D e para o alcance dos objetivos estratégicos melhorar a eficiência dos processos e promover a cultura de excelência empresarial. A informatização das inscrições em ações de C&D foi inovadora, já que a R-DDP nunca possuiu uma ferramenta que facilitasse o gerenciamento de participações em treinamentos. A experiência adquirida com a utilização da ferramenta reforça a importância de criar meios para dinamizar as etapas que compõem o processo de C&D. Os resultados satisfatórios obtidos com a utilização da ferramenta têm levado a equipe a buscar maior utilização e melhor aproveitamento dessa solução nas ações promovidas pela unidade.

A informatização das inscrições em ações de C&D foi inovadora, já que a R-DDP nunca possuiu uma ferramenta que facilitasse o gerenciamento de participações em treinamentos.

8 8 Resultados e Conclusão Utilização da ferramenta de inscrições desde sua implantação: Ano Nº de Treinamentos Nº de Turmas Nº de Inscrições 2011* ** TOTAL * A ferramenta foi implantada em dezembro/2011. ** Dados levantados até agosto/2013.

2011* 1 1 25 2012 17 90 1819 2013** 11 34 566 TOTAL 29 125 2410 * A

9 9 Resultados e Conclusão Solução desenvolvida para a R-DDP e que pode ser utilizada em qualquer treinamento em que as inscrições sejam feitas pelos gestores. Ferramenta disponível no ambiente Manager Self-Service. Ferramenta é mais vantajosa para as ações de C&D planejadas e com muitas turmas. Essa solução não se aplica em outras unidades, já que o processo de C&D é conduzido pela R-DDP.

Ferramenta disponível no ambiente Manager Self-Service.

10 Resultados e Conclusão A ferramenta auxilia o processo de inscrição de ações de C&D 10

11 11 Considerações Finais Possível evolução: avaliar possibilidade de utilização da ferramenta para ações de C&D em que o próprio empregado se inscreva. Para isso, seria necessária a liberação da solução no ambiente Employee Self-Service e o SAP teria que apresentar recurso para que o analista de RH definisse, durante a criação do evento no sistema, quais treinamentos deveriam ter inscrições efetuadas por gestores e quais poderiam ter inscrições feitas pelos próprios empregados. Mudança e conscientização: é importante saber exatamente o que se espera da ferramenta para que a solução seja desenvolvida de forma adequada aos processos da área. A mudança e conscientização dos envolvidos são fatores primordiais para o sucesso da nova forma de trabalho.

no sistema, quais treinamentos deveriam ter inscrições efetuadas por gestores e quais poderiam ter inscrições feitas pelos próprios empregados.

12 12 Obrigado! Fabiano Zaché Miranda Analista de Recursos Humanos R-DDP (Divisão de Desenvolvimento de Pessoal) Tel: Nayara Caldeira Teixeira Analista de Recursos Humanos R-DDP (Divisão de Desenvolvimento de Pessoal) Tel:

Desenvolvimento de Pessoal) fabiano.zache@cesan.com.

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