ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE COMO FATOR GERADOR DE LUCRO

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1 ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE COMO FATOR GERADOR DE LUCRO Anderson Loose 1 RESUMO A administração de estoque se desponta no contexto empresarial como um gerenciamento de relevante importância, tanto para o processo e desempenho operacional, como financeiro. Nesse sentido, o objetivo central deste trabalho é analisar a gestão do estoque como fator otimizador dos investimentos realizados no ativo circulante da empresa por meio da administração de seus estoques e apresentar, principalmente aos micro-empresários, os benefícios de uma administração de estoque eficiente. A pesquisa exploratória e bibliográfica permitiu detectar que a administração de estoque se fundamenta na percepção de que esse tipo de administração nas empresas é uma poderosa arma que pode afetar tanto a satisfação do consumidor (qualidade do produto e tempo de atendimento), quanto a satisfação da empresa (otimização de espaço e capital investido). Palavras-chave: Estoque. Investimento. Satisfação. INTRODUÇÃO Cada vez mais o sucesso e a competitividade das empresas vêm dependendo da maneira como se utiliza as estratégias de produção, visto que o mercado atual estabelece, a cada instante, novas mudanças na política de estocagem, fazendo com que seja obrigatória a busca de novas formas de gestão, com o objetivo de manter a sustentabilidade empresarial. Aprofundando-se neste tema, percebe-se que existe uma acirrada competição no mercado, onde está em evidência o preço a cobrar, o prazo a cumprir e a qualidade a ofertar. 1 Graduando do curso de Administração de Empresas da Fundação Universidade Federal de Rondônia UNIR Campus de Cacoal

2 2 Com essa nova perspectiva, a administração de estoque assume um caráter essencialmente relevante para a ligação entre a eficiência do processo e a redução de custos com aspectos diretamente relacionados à satisfação dos clientes com a qualidade do produto. Logo, é preciso o cumprimento de prazos e rapidez na adaptação a novas circunstâncias do mercado, como a introdução de novos produtos, capacidade de produção, eficiência nas entregas, etc. Diante disso, nota-se que o controle de estoque em tempos atuais tem recebido especial atenção dos meios acadêmicos e empresariais, de modo a entender a administração dos estoques em ambiente de produção e distribuição. A necessidade de rever o gerenciamento de estoque é conseqüência da urgência das empresas em estarem preparadas constantemente para a competitividade, aonde este pode ser uma expressiva diferença entre as empresas para a sobrevivência no mercado global. Neste cenário, colocar o produto certo, no local certo, na hora certa, pelo menor preço é a grande meta a ser alcançada. A importância da administração de estoques é que os mesmos são ativos relevantes para a empresa, portanto, parte substancial do capital de investimentos da empresa. Com isso, manter estoques gera custos, que por sua vez a estratégia implica na sua redução sem afetar o processo produtivo e o atendimento do cliente. Portanto, em ambientes cada vez mais complexos, exigentes e competitivos a administração de estoque se torna um grande desafio, que leva nesse trabalho o questionamento, a saber: Quais os benefícios que pode obter uma empresa com uma administração eficiente de seus estoques? O objetivo geral é analisar a gestão do estoque como fator otimizador dos investimentos realizados no ativo circulante da empresa por meio da administração de seus estoques. A fim de alcançar o objetivo geral serão atendidos os seguintes objetivos específicos: a) apresentar princípios básicos na administração de estoque; b) expor os conflitos existentes entre os departamentos com relação aos estoques; c) demonstrar a importância da administração do estoque para o lucro efetivo da empresa;

3 3 d) identificar fatores de desperdícios e perdas no estoque por vencimento de validade; e) descrever ferramentas auxiliares para a administração eficiente do estoque. De acordo com o critério de classificação de pesquisa de Vergara (2000), quanto aos fins e quanto aos meios de investigação, este trabalho se baseia na pesquisa exploratória e bibliográfica. Conforme Vergara (2000) a pesquisa exploratória é realizada em área na qual há pouco conhecimento acumulado e sistematizado. Gil (1999) expõe que a pesquisa exploratória tem como escopo proporcionar uma visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato. Quanto aos meios de busca, explica Gil (1999) que a pesquisa bibliográfica surge a partir de trabalhos de pesquisas de diversos autores referentes a determinado assunto. Portanto, se fez necessário o levantamento de publicações disponíveis ao público sobre o assunto, tais como livros, artigos, revistas especializadas, a fim de compor a fundamentação teórica. Considerando que o estudo apresenta uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, onde existe uma interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados, esta pesquisa, segundo Silva e Menezes (2001), possui uma abordagem qualitativa. Justifica-se o estudo da administração de estoque, fundamentado na percepção de que esse tipo de administração nas empresas é uma poderosa arma que pode afetar a satisfação do consumidor e da própria empresa, além de despertar, principalmente nos administradores empíricos que não tiveram uma formação teórica-científica, a relevância que o estoque assume na empresa. 1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Há algumas décadas atrás o foco e a preocupação das empresas estavam voltados, na grande maioria, para o setor da produção e da venda com uma visão voltada estritamente na busca dos lucros, e não se dava a devida importância para o estoque, no sentido de melhor administra-lo, para que este também contribuísse para um melhor resultado financeiro do empreendimento.

4 4 Com base nas diversas literaturas disponíveis, pode-se verificar a importância da administração de estoque e formas de melhor administra-lo. 1.1 Estoque O estoque é o objeto central atacado no desenvolvimento deste artigo, dessa forma far-se-á necessária a correta compreensão e ciência do que vem a ser estoque no ambiente da empresa Conceito De forma bem simplificada conceitua-se estoque como a quantidade de mercadoria ou produto disponível, tanto para a venda como para o uso e o processamento. Arnold (1999) destaca o estoque como todos os materiais e suprimentos que uma empresa mantém, seja para a venda final ou fornecimento de insumos para o processo de produção. Ressalta-se que em todas as organizações é necessária a manutenção de estoques, que se constituem em parte substancial dos ativos totais. Slack et al. (2002) apresenta o estoque como a acumulação armazenada de materiais em um sistema de produção. Os autores ressaltam que o estoque é um elemento obrigatório na cadeia de suprimentos para atender a demanda exigida. O estoque se torna necessário a partir do momento em que não se pode precisar exatamente a dimensão existente entre a oferta e a demanda, sendo assim, o estoque funciona como um amortecedor que absorve as irregularidades entre a demanda e a oferta de um produto. Uma analogia muito utilizada e muito didática para a compreensão da função principal do estoque na empresa é a analogia entre o estoque e um reservatório de água, onde, conforme Martins e Alt (2006), o reservatório possui uma entrada de água, que seria comparada a aquisição de produtos ou matériaprima, a saída da água, que seria as vendas dos produtos e o reservatório, que

5 5 seria o estoque da empresa. A administração de estoque deve sincronizar as entradas com as saídas, de forma que seja exigido o mínimo possível do estoque (reservatório). Dentro do contexto o estoque vai absorver outras variáveis do processo, justificando a sua existência, como será apresentado oportunamente Tipo de estoque Conforme a área de atuação da empresa, o seu estoque pode assumir várias tipificações em sua classificação, assim como dimensões variadas. Se tratar de uma empresa de prestação de serviço, por exemplo, seu tipo de estoque será mais restrito mantendo estoque de material relacionado ao serviço que presta. Se tratar de uma empresa comercial, seu estoque será mais abrangente e, se analisarmos uma indústria os estoque serão ainda mais abrangentes, pois necessitará de vários tipos de estoques para desenvolver suas atividades, como por exemplo: estoque de matéria-prima, estoque em processo, estoque de produtos acabados, além de vários outros como: material de expediente, produtos de limpeza, peças de reposição, etc. Segundo Moura (2004) os estoques podem ser classificados em ativos e inativos e cada um engloba os vários tipos de estoques, conforme abaixo relacionado Estoque ativo O estoque ativo reúne materiais que estão à disposição da empresa para aplicação imediata onde houver necessidade ou demanda. De acordo com a sua destinação e a utilização, o estoque ativo se divide nos seguintes tipos de estoque: a) matéria-prima: é todo material utilizado no processo para a obtenção de um produto final. Material relacionado diretamente à atividade operacional da empresa. b) produtos em processamento: são todos os materiais que estão sofrendo o processo a fim de serem transformados nos produtos finais. São materiais

6 6 que saíram da fase de matéria-prima, mas não atingiram sua configuração final; estão no processo de produção. c) produtos acabados: São os produtos prontos para a distribuição e comercialização. São os produtos aptos à venda. d) materiais de manutenção e reparo: São materiais utilizados no processo produtivo, mas que não integram o produto final. Geralmente são peças e componentes envolvidos na atividade operacional da empresa, dando condições ao processamento da matéria-prima, por exemplo. e) materiais administrativos: São os materiais despendidos e necessários ao andamento das atividades paralelas da empresa. São materiais de aplicação geral na empresa e não tem vinculação direta com o processo produtivo, como por exemplo: material de limpeza, higiene, material de escritório, etc Estoque inativo O estoque inativo reúne os materiais que não tem utilidade ou serventia para a empresa devido a alguma forma de inutilização ou obsolescência. O estoque inativo se divide nos seguintes tipos de estoque: a) estoque alienável: são materiais que não tem mais utilidade para a empresa pela sua obsolescência ou sucateamento, contudo, pode ser disponibilizado para venda. b) estoque disponível: são materiais que, além de não terem utilidade para a empresa, não tem qualquer possibilidade de aproveitamento ou utilização. Conforme o tipo de empresa prestação de serviço, comercial ou industrial o seu estoque pode assumir designações diferentes, como por exemplo: os produtos acabados, matéria-prima e materiais em processo, assim designados na indústria, são reunidos em mercadoria em estoque, na empresa comercial.

7 7 1.2 Administração de estoque Segundo Mello (2001), a preocupação com a administração do estoque da empresa aflorou com maior intensidade nos Estados Unidos na década de 70 por ocasião da crise do petróleo. Tal crise se deu pelo fato de a Organização dos Paises Exportadores de Petróleo (OPEP) ter reduzido a produção, a fim de que o preço do produto se elevasse no mercado internacional. Tal manobra teve como conseqüência um forte e amplo impacto na economia mundial com aumento dos preços dos combustíveis e derivados, aumento do custo da mão-de-obra e fretes. Com o aumento no custo dos itens supracitados e sendo o petróleo matéria-prima essencial para muitas empresas americanas, a elevação do preço gerou uma inevitável crise no setor, levando os americanos a procurar alternativas para aliviar os prejuízos. Uma alternativa encontrada foi a redução sistemática dos estoques de produtos. Foram realizados vários estudos a fim de estabelecer um estoque ideal, onde não tivesse excesso de estoque desnecessário e nem a sua falta, levando em conta a possibilidade de ocorrência de algum imprevisto, exigindo assim, um estoque de segurança. Desde então se começa a deixar de lado aquele pensamento da necessidade de um grande estoque para evitar a falta de material na linha de produção ou para atender o cliente. Verificou-se que a administração de estoque, a fim de torná-lo mais enxuto, traz enormes vantagens para a empresa, principalmente vantagens financeiras. A administração de estoque é necessária para garantir produtos disponíveis no momento que são requisitados, aliado à busca da minimização do custo financeiro, em uma função de amortecimento nos vários estágios de produção até a venda final do produto. De forma resumida e simplificada, a eficiente administração de estoque tem o objetivo de otimizar o investimento em estoque, diminuindo a exigência de capital financeiro investido no setor e, consequentemente, no ativo circulante da empresa.

8 Políticas de estoque De acordo com Dias (1993), as políticas de estoque devem ser determinadas ao departamento de controle de estoque pela administração geral da empresa e consiste em padrões, objetivos e diretrizes a serem seguidos. De forma geral as diretrizes das políticas de estoque são as seguintes: a) metas da empresa com relação ao tempo de atendimento do cliente através da entrega do produto; b) definição da lista e do número de materiais ou produtos a serem estocados; c) determinar até que níveis deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alteração de consumo; d) determinar até que ponto será permitida a especulação com estoque; e) definir a rotatividade dos estoques. As políticas de estoque são de grande relevância para o bom desempenho da administração de estoque Princípios para administração de estoque Para o desempenho satisfatório da administração de estoque é necessário observar alguns princípios básicos que estão relacionados às suas funções. Dias (1993) descreve as funções básicas, quais sejam: a) determinar o número de itens que devem permanecer em estoque; b) determinar a periodicidade do reabastecimento do estoque; c) determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-determinado; d) acionar o departamento de compras para a aquisição de estoque, quando necessário; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar o estoque quanto à quantidade, valor e sua posição;

9 9 g) manter inventários periódicos para avaliação da quantidade e estado dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens danificados e obsoletos Razões para manter estoque Segundo Garcia, Lacerda e Arozo (2001), o controle do estoque tem como propósito o planejamento, o controle e o replanejamento do material armazenado na empresa e tem como objetivo: a) evitar a falta de material, porém que não exista também o excesso de estoque às necessidades reais da empresa; b) manter os níveis de equilíbrio entre as necessidades de consumo com os custos decorrentes do armazenamento. Toda empresa necessita contar com estoques a fim de atender às demandas e a armazenagem das mercadorias prevendo seu uso futuro, exigindo investimento por parte da empresa. O ideal seria uma perfeita sincronização entre a oferta e a demanda, de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessária. Entretanto, como é impossível determinar exatamente a demanda futura e como nem sempre as mercadorias componentes do estoque estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumulá-las para assegurar a sua disponibilidade e minimizar os custos totais de produção e distribuição. Conforme Ballou (1993), na verdade, o estoque serve para uma série de finalidades, quais sejam: a) permitir economias de escala nas compras e no transporte; b) agir como proteção contra aumentos de preços; c) proteger a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento; d) atender a produção; e) atender o cliente; As finalidades destacadas, todas são justificáveis; a aquisição de uma quantidade maior que a necessária se justifica pelo desconto obtido; a aquisição de mercadoria prevendo um aumento de preço se justifica pela diferença de preço; a aquisição de uma quantidade maior se justifica pela possível variável na demanda

10 10 ou atrasos de pedidos e a aquisição de mercadorias a fim de atender a produção e o cliente é essencial para a atividade da empresa, contudo, é necessária uma análise criteriosa quanto aos custos e benefícios verificando a peculiaridade de cada operação, a fim de que não se reverta em prejuízo para a empresa Conflito entre departamentos De acordo com Dias (1993) são vários os conflitos interdepartamentais em uma organização, onde manter uma política de estoque satisfatória requer de um grande desafio, entre os benefícios e barreiras que existe nesse tipo de operação. Geralmente os conflitos 2 aparecem nos departamentos de compras, produção, vendas e financeiro, que são as atividades envolvidas diretamente no processo de produção e armazenagem dos produtos, sendo que esses conflitos se expressam em sua maioria, na capacidade de determinar a quantidade de estoque, que melhor modelo utilizar, quais são as vantagens e desvantagens em manter um gerenciamento de estoque, entre outros. O tema é um tanto complexo e polêmico. Neushel e Fuueler (apud DIAS, 1993) argumentam que as contradições que surgem com o estoque em uma empresa, estão relacionadas não somente com o fluxo diário de matérias entre a compra e venda como também se relaciona com cada departamento integrante deste processo. Os problemas surgem: a) nos prazos de entregas para os produtos acabados e na de reposição da matéria-prima; b) nas quantidades maiores de estoque, enquanto a produção permanece constante; c) na elevação do número de cancelamento de pedidos ou mesmo devoluções de produtos acabados; d) na variação excessiva da quantidade a ser produzida; e) na produção parada freqüentemente por falta de material; f) na falta de espaço para armazenamento; g) na baixa rotação de estoques, gerando obsolescência do produto. 2 Divergências ocasionadas pela busca do atendimento dos interesses próprios de cada departamento.

11 11 Cada departamento tem uma ótica própria quanto aos estoques. O departamento de compras pretende comprar em quantidade para obter um melhor preço ou desconto, o departamento de produção quer um elevado estoque de matéria-prima para evitar a sua falta na linha de produção e, conseqüentemente, interromper o processo de produção; o setor de vendas quer estoque elevado a fim de atender de pronto as demandas de vendas, proporcionando uma boa imagem perante os clientes; o setor financeiro quer evitar o capital investido em estoque, o seu elevado custo com armazenagem ou a sua possível perda por sua deterioração ou obsolescência. De fato, o interesse de cada departamento é reconhecidamente relevante e oportuno, contudo, esses interesses devem ser muito bem racionalizados, a fim de proporcionar a otimização do investimento em estoque e evitar perdas e prejuízos para a empresa Estoque é investimento Muitos empresários ou comerciantes não têm noção o que representa o estoque em sua empresa, principalmente aqueles que conduzem suas empresas de forma empírica 3, sem uma formação adequada na área. Pois bem, muitos desses empresários, ao serem questionados, podem alegar que seu negócio está muito bem, contudo, se tivessem a noção da importância de uma administração de estoque eficiente poderiam estar ainda melhores. Segundo Christopher (1997) os estoques emergem no contexto organizacional como um importante diferencial de investimento, onde se observa que podem superar o nível de 15% dos ativos nas indústrias, e mais de 25% nas empresas varejistas. Como se pode deduzir, o estoque representa uma parcela substancial do ativo de uma empresa. O estoque de uma empresa representa uma conta poupança onde o empresário deposita determinada quantia e pretende obter um retorno satisfatório do seu investimento. Para que o estoque dê o retorno ele deverá girar para produzir o rendimento esperado. Se o estoque não girar, além de não 3 Baseado na experiência.

12 12 proporcionar o retorno esperado vai proporcionar prejuízo, pois gerará despesas com o espaço utilizado para a armazenagem, o custo de oportunidade do capital investido, o risco de obsolescência, etc. O estoque está diretamente relacionado com o capital total da empresa; quanto maior o estoque, tanto maior será o capital empregado. É importante ressaltar que o estoque reúne vários esforços (físico, financeiro, de mão-de-obra) desenvolvidos pela empresa e esses esforços deverão ser recompensados com a venda dos produtos com margem de lucratividade que permita a remuneração de todo o investimento realizado. Na determinação das políticas da empresa é necessário definir, através de análises, a freqüência dos pedidos dos produtos para o estoque da empresa, pois, quanto menor for a freqüência de pedido, maior deverá ser o tamanho do pedido e maior será o capital investido (capital de giro). Suponha uma determinada empresa estabeleça uma freqüência de pedidos (compras) de 6 vezes ao ano, aplicando um capital de R$ ,00 em cada compra. Agora essa mesma empresa adota uma freqüência de compras de 10 vezes ao ano. Dessa forma a freqüência de pedido aumenta, diminuindo o tamanho do mesmo e, conseqüentemente, diminuindo o capital investido no estoque que, conforme o exemplo, reduzirá para R$ ,00 em cada compra, restando R$ ,00 para investimentos em outra área, contudo, as suas compras terão uma freqüência maior, aumentando também os custos com pedidos, fato este a ser analisado visando determinar a melhor estratégia a ser adotada Desperdício e perdas no estoque A falta de atenção apropriada ao estoque será refletida na apuração do resultado financeiro da empresa e, em muitos casos, o administrador verifica que a situação financeira está precária, mas não consegue enxergar o motivo. A má administração do estoque proporciona desperdícios e perdas relevantes para a empresa. Arnold (1999) relaciona problemas que originam da manutenção do nível elevado do estoque, tais como: a) a necessidade de espaço maior para estocagem; b) maior custo de capital em estoque;

13 13 c) falta de liquidez financeira; d) maior custo de seguros; e) aumento das despesas administrativas; f) custo de oportunidade; g) a possível desvalorização das mercadorias; h) obsolescência das mercadorias; i) pequenos furtos. Por outro lado, o nível de estoque muito baixo também acarreta alguns problemas, como por exemplo, a interrupção ou a diminuição da produção, o não atendimento do cliente no momento exigido, o não atendimento de uma demanda inesperada, etc. A interrupção da produção significa atraso na produção e conseqüentemente atraso no cumprimento com os compromissos firmados com clientes, o que pode ocasionar prejuízos muito maiores que se possa imaginar, visto que a conquista de um cliente requer um esforço muito maior do que a sua manutenção. 1.3 Ferramentas aplicadas à administração de estoque A administração de estoque é fator de grande importância para as empresas (como já explanado) e isso proporciona à empresa um poder de competitividade muito maior no mercado em que atua. Muitas empresas ainda mantêm vários itens em estoque por medo de que os mesmos faltem na sua linha de produção ou para o atendimento do cliente. Para manter um melhor controle do estoque e reduzir seu custo, sem comprometer o nível do atendimento, é importante que a empresa adote algum tipo de ferramenta para auxiliar no bom desempenho da administração do estoque. Existem várias ferramentas que podem auxiliar na administração do estoque, dentre elas destacamos: a curva ABC, o ponto de pedido, o MRP (planejamento das necessidades de materiais), o ERP (planejamento de recursos empresariais) e o JIT (just-in-time).

14 A Curva ABC A curva ABC ou classificação ABC trata da classificação do estoque conforme o grau de importância de cada item. É um método antigo, mas muito eficaz e, conforme Arnold (1999), baseia-se no raciocínio desenvolvido pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que é conhecido como regra 80-20, ou seja, 20% do estoque representa 80% do faturamento da empresa. Slack et al. (2002) esclarece que no modelo ABC, alguns produtos são mais importantes que outros, logo, é preciso identificá-los de acordo com sua taxa de consumo. Isso envolve o controle da movimentação de valor de demanda, entre os produtos de alta taxa e os de baixa circulação que não precisam ser controlados tão rigorosamente. É através da classificação da curva ABC que conseguimos determinar o grau de importância dos itens, permitindo assim, identificá-los e administrá-los conforme a sua importância na composição do estoque. De acordo com a classificação ABC, a relação valor/quantidade dos estoques segue os parâmetros da tabela abaixo apresentada. Tabela 1 Representação em percentual da classificação ABC dos itens em estoque Classificação Quantidade em Valor em ABC Estoque (%) estoque (%) A 20% 80% B 30% 15% Fonte Ching (2001) C 50% 5% Conforme Dias (1993), os materiais ou produtos mantidos em estoque na empresa, de acordo com a curva ABC, podem ser classificados da seguinte forma:

15 15 a) classe A: representa uma pequena quantidade física de produtos que representa um alto valor financeiro, merecendo assim uma atenção especial na administração dos mesmos; b) classe B: representa uma quantidade física de produtos maior que a classe A e representa um valor financeiro mediano, merecendo atenção intermediária; c) classe C: representa uma quantidade física de produtos expressiva e representa um valor financeiro baixo, sendo dispensada uma atenção especial. O gráfico que segue apresenta a relação existente entre o valor financeiro e a quantidade de itens ou produtos disponíveis no estoque. Figura 1 Representação da curva ABC Fonte Martins e Alt (2006), adaptado Cálculo da Curva ABC Conforme explanação de Moura (2004), para produzir a curva ABC é necessário efetuar, primeiramente, a soma total dos custos de cada item durante o período. Após se divide o custo total individual pela soma geral dos custos; o resultado é multiplicado por 100 e resultará a porcentagem que equivale aquele item em relação ao custo total do estoque.

16 16 Suponha que determinada empresa possua em seu estoque os itens W, Y, X, D e E. O item W tem demanda mensal de 250 peças e seu custo é de R$ 30,00; o item Y tem demanda mensal de 185 peças e seu custo é de R$ 54,00; o item X tem demanda mensal de peças e seu custo é de R$ 15,00; o item D tem demanda anual de Kg e seu custo é de R$ 970,00 o quilo e o item E tem demanda de Kg e seu custo é de R$ 3,00 o quilo. Tabela 2 Apresentação de cálculo do exemplo demonstrado Item Demanda anual Custo unitário Valor anual % W 250x12= , ,00 4,8 Y 185x12= , ,00 6,4 X 1.150x12= , ,00 11 D , ,00 77,2 E , ,00 0,60 Total ,00 Fonte Moura (2004), adaptado Analisando a tabela de cálculo acima apresentada, verifica-se que o item D representa 77,2% do valor total do estoque movimentado anualmente pela empresa, sendo um produto de características da classe A, merecendo uma atenção maior por parte da administração de estoque. Os itens Y e X representam 17,4% do valor total do estoque movimentado pela empresa, sendo produtos de características da classe B, merecendo uma atenção menor que a classe A. Os itens W e E representam 5,4% do valor total do estoque movimentado pela empresa, sendo produtos de características da classe C, merecendo pequena atenção por parte da administração de estoque.

17 17 Diante do apresentado verifica-se que o nível de importância do produto não se refere apenas ao produto que tem maior demanda ou valor financeiro, mas sim da relação entre as duas variáveis em relação aos demais. Figura 2 Representação do resultado do exemplo Valor do Estoque (%) D Y e X W e E Itens do Estoque Fonte O autor Ponto de pedido O ponto de pedido utiliza o gráfico dente de serra que é uma ferramenta muito útil na administração de estoque e tem por objetivo acompanhar o nível de estoque e determinar o momento de efetuar o ressuprimento ou o pedido de novos produtos para compor o estoque, de acordo com a política da empresa. Bertaglia (2005) observa que no modelo ponto de pedido, a análise dos pedidos podem ser feitos diária ou semanalmente, aonde cada revisão vai determinar a quantidade de itens presente no estoque e o pedido de unidades que deverão ser repostas quando o consumo alcançar um nível definido. Contudo, alerta para o fato que a empresa deve considerar a demanda média entre o prazo de entrega e o estoque assegurado para atender aos pedidos e produção. O gráfico dente de serra apresenta a dinâmica do consumo de materiais no tempo.

18 18 Figura 3 Gráfico dente de serra Quantidade Estoque Máximo Ponto de reposição Estoque de segurança Tempo de ressuprimento Tempo Fonte Arnold (1999) O gráfico é composto por um ponto máximo de estoque, um ponto de pedido e um nível de estoque de segurança. O ponto máximo de estoque será determinado conforme a política adotada, como o tamanho e freqüência das compras, por exemplo. O ponto de pedido é um limite estipulado para o estoque em que, sendo atingido, deverá ser providenciada a imediata expedição de pedido para compra de produtos para a reposição do estoque. O estoque de segurança é uma parcela do estoque destinado a amortecer ou suprir qualquer atraso ou eventualidade que importe na possível falta de produto na empresa e, conseqüentemente, o não atendimento do cliente. Estando o estoque completo, o mesmo irá diminuir à medida que a empresa vai utilizando ou vendendo o produto estocado. Utilizando o gráfico dente de serra no acompanhamento da dinâmica do estoque o administrador poderá determinar o momento de efetuar novo pedido a fim de restabelecer o estoque de forma eficiente.

19 19 Para determinar o ponto do pedido será necessário saber o quanto é demandado do estoque por dia e quantos dias serão necessários entre o pedido dos produtos e a sua disponibilidade no estoque da empresa 4. Suponha que determinada empresa atenda uma demanda média de 100 unidades por dia e o tempo gasto entre o pedido e o recebimento desse pedido seja de 8 dias. Dessa forma, quando o estoque dispuser de 800 unidades o pedido deverá ser efetuado, caso contrário o estoque acabará antes da sua reposição. Mesmo o administrador seguindo criteriosamente o exposto, é possível que haja algum contra tempo, como por exemplo: a falta do produto no fornecedor, o atraso na entrega do pedido devido à quebra do veículo transportador, aumento da demanda ou qualquer outro impedimento ou contratempo. Prevendo tais adversidades o estoque deverá contar com um nível de segurança (estoque de segurança) a fim de suprir esses atrasos e fatos indesejáveis. O dimensionamento do estoque de segurança vai depender, também, da política adotada pela empresa MRP Planejamento das necessidades de materiais O MRP é uma ferramenta utilizada para o planejamento e cálculo das necessidades de materiais na produção e envolve a administração de estoque em sua estrutura. Slack et al. (2002) esclarece que a técnica MRP fornece as condições para que a organização calcule qual a variedade de produtos que necessita e o momento para sua aquisição; que a composição do ciclo operacional deste modelo emprega como cálculo para ressuprimento as seguintes etapas: autorização de compra, preparação do pedido, tempo de espera, tempo para processamento, separação do pedido, movimentação, recebimento e liberação do pedido. Trata-se de um software composto por vários módulos com diferentes funções que se relacionam entre si buscando obter o material certo, no ponto certo e na hora certa, a fim de diminuir custos de estocagem, diminuir custos de obtenção, prever compras, etc. Segundo Moura (2004), o MRP tem a função de planejamento empresarial, previsão de vendas, planejamento de recursos produtivos, planejamento da 4 O tempo compreendido entre o pedido e a disponibilidade do produto no estoque é denominado de Lead time ou tempo de ressuprimento.

20 20 produção, planejamento das necessidades de produção, controle e acompanhamento da fabricação, compras e contabilização dos custos. O sistema utiliza um programa mestre, um arquivo-lista do material e um arquivo de registro de estoque. O programa trabalha em cima da lógica, onde efetua vários cálculos e previsões de acordo com a disponibilidade e necessidade de material, tempo de ressuprimento e atendimento de prazos determinados. A partir de uma simulação apresentada a seguir, será exposto o princípio básico do sistema. Tabela 3 Dinâmica do MRP Período (semana) Necessidades brutas Recebimentos programados Estoque projetado disponível Plano de liberação de ordens Tempo de ressuprimento= 1 período Tamanho do lote= 50 unidades Fonte Arnold (1999), adaptado Analisando os dados do quadro representativo da dinâmica do MRP, verifica-se que no período (semana) 1 o estoque registra 6 unidades, contudo, na terceira semana está previsto o processamento ou a necessidade de 10 unidades, originando a necessidade real de 4 unidades. Como o tempo de ressuprimento é de 1 período, será emitida uma ordem de compra no início do período 2, o qual já consta como recebimento programado para o início do período 3. O estoque projetado disponível no final do período 3 é de 46 unidades. No período 5 está prevista a utilização de 40 unidades, obtendo-se um estoque projetado disponível de 6 unidades. No período 6 está prevista a utilização de 15 unidades, originando uma necessidade real de 9 unidades. Diante de tal necessidade será emitida nova ordem de compra no início do período 5, gerando o recebimento programado das unidades no início do período 6. No final do período 6

21 21 é registrado o estoque projetado disponível igual a 41 unidades que se conservará no período 7 por não ter havido qualquer atividade. O ideal seria que as ordens de compras fossem do tamanho exato das necessidades, nem mais, nem menos. Entretanto, a empresa pode optar por trabalhar com lotes de produção para fazer frente a eventuais custos fixos em relação à quantidade produzida (como, por exemplo, os custos de preparação de máquina). Todo processo é efetuado automaticamente pelo programa e é possível a alteração de dados visando simular situações futuras. O MRP, conforme Moura (2004), pode disponibilizar vários tipos de relatórios que são ferramentas de grande relevância para administrar o processo, tais como: a quantidade de compras realizadas, pedidos atrasados, pedidos vencidos, necessidade futura de estoque, etc ERP Planejamento de recursos empresariais O ERP é um sistema orientado para o planejamento dos recursos de uma empresa. Fornece uma interface entre o usuário e toda a organização de modo a gerenciar a produção, desde seu planejamento, materiais, reposição, compra, controle, logística, programação da produção, monitoramento das etapas produtivas, gestão financeira, entre outras. É uma extensão do planejamento de recursos da produção (MRP- II). Segundo Roquete, Silva e Sacomano (2000) a evolução do ERP se caracteriza em atender não apenas o processo de fabricação, como também os demais departamentos e suas respectivas integrações. Com a utilização do ERP os departamentos de produção, contabilidade, fiscal e outros passaram a atuar de forma integrada com a gestão de estoque, diminuindo assim os conflitos entre os departamentos, servindo para aperfeiçoar os processos e reduzir custos. Conforme Silva e Pessoa (1999), o ERP é um sistema que visa criar e manter funcionalidades, em todas as áreas de uma empresa, sejam elas: vendas; contas a receber; engenharia; gerenciamento de estoques; compras; contas a pagar; gerenciamento de qualidade; produção; planejamento de distribuição e transporte.

22 22 Ressaltam Roquete, Silva e Sacomano (2000) que durante sua inserção nas empresas o ERP era considerado a um alto investimento financeiro, sendo utilizado apenas pelas grandes empresas, como recursos para tal investimento; contudo, a necessidade de expansão para aquisição de novos clientes fez com que essa tecnologia de informação migrasse para o atendimento de empresas de pequeno e médio porte. Atualmente a quantidade de empresas que utilizam um sistema ERP é muito mais significativa do que antigamente e projeta-se para um crescimento constante. Mendes e Escrivão Filho (2002), em uma revisão de literatura, resumem o ERP nas seguintes características: a) auxilia na tomada de decisão; b) atende a todas as áreas da empresa; c) possui base de dados única e centralizada; d) possibilita maior controle sobre a empresa; e) evolução do MRP-II; f) obtém a informação em tempo real; g) permite a integração das áreas da empresa; h) possui modelos e referência; i) é um sistema genérico; j) oferece suporte ao planejamento estratégico; k) suporta a necessidade de informação das áreas; l) apóia as operações da empresa; m) é uma ferramenta de mudança organizacional; n) orientação a processos. O ERP oferece o benefício de melhoria dos processos de negócios, uma vez que permite a visualização completa de todas as transações de uma empresa, de forma on-line e em tempo real. Correa, Gianesi e Caon (2001) consideram que dentro do cenário organizacional o sistema ERP tem o propósito de suportar todas as necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial de modo que todo o empreendimento esteja integrado a um único objetivo, tornar a empresa mais competitiva.

23 23 Em suma, os modelos atualmente desenvolvidos para o gerenciamento do estoque da empresa abarcam todo um processo de fabricação em distintas áreas de modo a colocar no produto a qualidade final exigida pelo mercado JIT Just-in-time Conforme Moura (2004), o Just-in-time é uma filosofia de administração da produção que surgiu no Japão, nos meados da década de 60, desenvolvida pela Toyota Motor Company, por isso também conhecido como o Sistema Toyota de Produção. Just-in-time, que significa no tempo justo, exige o abastecimento ou desabastecimento da produção no tempo certo, no lugar certo e na quantidade certa, objetivando produzir somente o necessário ao atendimento da demanda, com qualidade assegurada. Segundo Lubben (1989), a meta do JIT é desenvolver um sistema que permita a um fabricante ter somente os materiais, equipamentos e pessoas necessários a cada tarefa. Para se conseguir esta meta, é preciso, na maioria dos casos, trabalhar sobre seis objetivos básicos: a) integrar e otimizar cada etapa do processo; b) produzir produtos de qualidade; c) reduzir os custos de produção; d) produzir somente em função da demanda; e) desenvolver flexibilidade de produção; f) manter os compromissos assumidos com clientes e fornecedores. Na verdade, esses objetivos são aspirações normais para qualquer empresa, porém, nem sempre alcançados, devido ao desconhecimento dos meios utilizados. Entretanto, a filosofia do JIT proporciona ferramentas gerenciais que possibilitam alcançar esses objetivos. Estendendo para questão da administração de estoque, o just-in-time consiste em fornecer materiais e produtos aos vários setores produtivos de determinada organização no momento que esta necessidade realmente existir. É comum até hoje observarmos empresas de vários seguimentos que superlotam pátios, almoxarifados e armazéns com materiais que serão consumidos no

24 24 processo. Esses materiais ficarão estocados por um período muito grande. No sistema just-in-time, é feito um estudo para aquisição e produção de materiais para um curto período de tempo e fornecê-los na medida em que surgirem as reais necessidades. O resultado é simples: menor capital de giro estagnado e menos chances de perdas durante a estocagem. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este ensaio teórico permitiu a observação sobre a importância do estoque na empresa, assim como a sua eficiente administração no resultado financeiro e, conseqüentemente, no nível de competitividade no mercado global. Apesar dos vários conflitos existentes entre os departamentos da empresa com relação aos estoques de produtos, verificou-se que é indispensável a sincronia e bom senso entre os mesmos, a fim atender às políticas e objetivos primordiais para o sucesso da empresa. Verifica-se que a partir do momento que o administrador tem ciência dos fatores que ocasionam as perdas e desperdícios nos estoques, observa os princípios relacionados aos estoques e faz uso das ferramentas disponíveis para a sua administração, adquiri maior potencialidade e capacidade para desenvolver a administração e a gestão do estoque com maior eficiência. Agregando-se ao exposto que as constantes modificações no ambiente permitem o desenvolvimento de novas tecnologias é notório que o gerenciamento dos estoques deve acompanhar as evoluções. Foi possível verificar, por meios teóricos traçados, uma gestão de estoque que passa a representar a parte substancial do planejamento estratégico da empresa. Tal gerenciamento envolve distintos departamentos e recursos que devem estar todos integrados e funcionando em um fluxo de mercadorias que devem ser produzidas ou oferecidas no momento certo, na quantidade exigida e em um prazo de entrega satisfatório que gere credibilidade no mercado consumidor. Pode-se dizer que através dos modelos apresentados, adaptados a realidade organizacional, e com a tecnologia apropriada para um ágil fluxo de informações e materiais ao longo da cadeia de valor, é possível reconhecer

25 25 benefícios substanciais para a eficácia da empresa. Em fim, considera-se que a administração de estoque aparece como fator gerador de lucro no momento que uma empresa consegue alcançar um nível de gerenciamento em toda cadeia de operações e processos, de modo a gerar uma satisfação no mercado e na empresa, com redução de custos, qualidade de produto e eficiência no atendimento. REFERÊNCIAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas,1999. BALLOU, Ronald H. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, CHRISTOPHER, Martin. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratégias para redução de custos e melhoria dos serviços. São Paulo: Pioneira, CORRÊA, Henrique L.; GIANESI, Irineu G. N.; CAON, Mauro. Planejamento, programação e controle da produção: MRP II/ERP: conceitos, uso e implantação. 4. ed. São Paulo: Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, GARCIA, Eduardo Saggioro; LACERDA, Leonardo Salgado; AROZO, Rodrigo. Gerenciando incertezas no planejamento logístico: O papel do estoque de segurança, tecnologística. Revista Tecnologística, v. 63, fev GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, LUBBEN, Richard T. Just-In-Time: uma estratégia avançada de produção. São Paulo, McGraw-Hill, MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, MELLO, R. Z. de. Alternativas para o posicionamento estratégico das empresas de transporte rodoviário de cargas (etc) sob uma abordagem

26 26 logística. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, MENDES, Juliana Veiga; ESCRIVÃO FILHO, Edmundo. Sistemas integrados de gestão ERP em pequenas empresas: um confronto entre o referencial teórico e a prática empresarial. Gestão & Produção, v.9, n.2, p , MOURA, Cássia E. de. Gestão de estoque: ação e monitoramento na cadeia de logística integrada. Rio de Janeiro: Ciência moderna, ROQUETE, Fernando; SILVA, Ethel Cristina Chiari da; SACOMANO, José Benedito. Enterprise Resources Planning: evolução, conceitos e estrutura. Anais... Encontro Nacional de Engenharia de Produção, SILVA, Edna Lúcia da; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da pesquisa e elaboração de Dissertação. Florianópolis: LED, SILVA, Luciano G.; PESSOA, Marcelo Schneck de P. Uma visão dos sistemas ERP. Anais... VI SIMPEP Simpósio de Engenharia de Produção, nov SLACK, N. et al. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, VERGARA, Sylvia C. Projetos e relatórios de pesquisa em Administração. São Paulo: Atlas, BIBLIOGRAFIA BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, CASTELLS, Manuel. A sociedade em rede. 3. ed. São Paulo: Paz e Terra, CHING, Hong Yuh. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada - Supply Chain. São Paulo: Atlas, FLEURY, P. F. et al. Logística empresarial - A Perspectiva Brasileira. Coleção COPPEAD de Administração. São Paulo: Atlas, GASNIER, Daniel Georges. A dinâmica dos estoques: Guia prático para planejamento, gestão de materiais e logística. São Paulo: IMAM, MOREIRA, Daniel. Administração da produção e operações. São Paulo: Pioneira, TUBINO, Dálvio Ferrari. Manual de planejamento e controle de produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

27 27 VIANA, João J. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, WANKE, Peter. Gestão de estoques na cadeia de suprimento: decisões e modelos quantitativos. São Paulo: Atlas 2003.