NOÇÕES BÁSICAS DE ALMOXARIFADO. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Aula 7 Prof. Rafael Roesler

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1 NOÇÕES BÁSICAS DE ALMOXARIFADO Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Aula 7 Prof. Rafael Roesler

2 Sumário Introdução O Almoxarifado conceito Organização do Almoxarifado: Recebimento Armazenagem Distribuição Requisição de Materiais Depósito Conclusão

3 Introdução As necessidades de materiais nem sempre são imediatas e quase nunca são constantes. A variação é tremenda. Enquanto os materiais não são necessários ao processo produtivo, eles precisam ser armazenados. No momento oportuno em que são necessários, os materiais devem estar imediatamente disponíveis para a utilização no processo produtivo. O armazenamento de materiais funciona como um bolsão capaz de suprir as necessidades da produção. Por outro lado, o armazenamento de produtos acabados também funciona como um bolsão que supre às necessidades de vendas da empresa. Ambos, armazenamento de materiais e armazenamento de produtos acabados, servem para amortecer as incertezas quanto às entradas de insumos e as incertezas quanto às saídas de produtos acabados.

4 Almoxarifado e Depósito Almoxarifado e depósito constituem os dois extremos do processo produtivo. O primeiro proporciona os insumos - as matérias-primas necessárias à produção -, enquanto o segundo recebe os resultados do processo produtivo - os produtos acabados e os disponibiliza rumo aos clientes. Em outras palavras, o almoxarifado cuida das matériasprimas no início da produção, enquanto o depósito cuida dos produtos acabados no final da produção.

5 O Almoxarifado O almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, predominantemente matérias-primas, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da organização.

6 Alguns objetivos da existência dos almoxarifados: Impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza; Criar condições para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estará no local certo, quando necessário, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com a normas adequadas; Resguardar as quantidades exatas e preservar a qualidade dos materiais.

7 Almoxarifado Para cumprir a sua finalidade, o almoxarifado deverá possuir instalações adequadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente. Rotinas rigorosas para a retirada dos produtos no almoxarifado preservarão os materiais armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdícios. A autoridade para a retirada do estoque deverá estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa atribuição.

8 Diagrama conceitual do Almoxarifado (Viana, 2006)

9 Para um almoxarifado ser eficiente é necessário: A redução das distâncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento das viagens de ida e volta; O aumento do tamanho médio das unidades armazenadas; A melhor utilização de sua capacidade volumétrica.

10 Almoxarifado Recebimento Armazenagem Distribuição Descarga Guarda Programação Conferência Quantitativa Preservação Entrega Conferência Qualitativa Separação Regularização Liberação para entrega Venda de inservíveis ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO

11 Da análise do organograma anterior pode-se deduzir as principais atribuições do almoxarifado: Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela organização; Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários; Manter atualizados os registros necessários.

12 Recebimento As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques e compreendem os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

13 Recebimento A função recebimento faz parte de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte e caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

14 O recebimento compreende 4 fases: 1. Entrada de materiais 2. Conferência quantitativa 3. Conferência qualitativa 4. Regularização

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16 Armazenagem Cuidados especiais devem ser tomados quanto à disposição dos materiais no almoxarifado, o qual pode conter produtos perecíveis, inflamáveis, tóxicos e outros, que somados à variedade total, definirão os meios de armazenamento. A guarda obedece critérios definidos no sistema instalação adotado e no layout, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, de conformidade com o plano de armazenagem, objetivando-se a ocupação plena do edifício, bem como a ordenação da arrumação. A melhor forma de guardar é aquela que maximiza o espaço disponível, levando-se em consideração as três dimensões do prédio (altura, largura e comprimento). A conservação, por sua vez, exige conhecimentos sobre o comportamento de cada material, seus pesos, tipos, formas físicas, etc.

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18 A armazenagem compreende 5 fases: 1. Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem; 2. Identificação dos materiais; 3. Guarda na localização adequada; 4. Informação da localização física de guarda no controle; 5. Verificação periódica das condições de guarda e armazenamento; 6. Separação para distribuição.

19 Distribuição As funções já relacionadas, receber e guardar, ficarão superadas se a distribuição ao usuário e/ou cliente não se concretizar. Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

20 A Requisição de Materiais Muitos são os documentos utilizados para o atendimento das diversas rotinas de trabalho no almoxarifado: ficha de controle de estoque, ficha de localização, ficha de assinatura credenciada, comunicação de irregularidades, relatório técnico de inspeção, devolução de material, etc. Porém, um documento se sobressai pela sua importância: a requisição de materiais.

21 A Requisição de Materiais Os materiais que estão armazenados no almoxarifado são requisitados pelas diversas seções da organização através da requisição de materiais. A RM atende a três finalidades: Autorizar a saída de materiais do almoxarifado; Proceder ao respectivo lançamento de saída de material na ficha de estoque; Contribuir para o cálculo do custo de produção.

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25 Requisição de materiais Além de funcionar como uma ordem para retirar material do almoxarifado, a RM deve proporcionar meios de controlar as saídas do material do almoxarifado. Diária ou periodicamente as RMs são recebidas pelo almoxarifado. Primeiramente, elas são transferidas para as FEs por meio do arquivo de FEs ou do terminal do computador. A quantidade de material requisitado é registrada como saída da FE, com a data e o número da RM, bem como da seção requisitante. A seguir, são atendidas pelo pessoal do almoxarifado e devidamente arquivadas ou encaminhadas para a contabilidade geral ou contabilidade de custos, conforme a empresa.

26 Depósito Depósito é o setor que guarda e armazena os produtos acabados da organização. O depósito recebe os produtos acabados após todo o seu processamento pelas seções produtivas da empresa e sua liberação pelo setor de CQ. À medida que os PAs chegam ao depósito, vão sendo imediatamente armazenados e estocados para futura entrega. Os pedidos dos clientes constituem as ordens através das quais os PAs são requisitados ao depósito pelo setor de vendas. As entradas e saídas de PAs são registradas no terminal de computador ou em outro meio utilizado para tal.

27 Fluxo dos PAs no depósito

28 Conclusão Nas empresas industriais mais bem-sucedidas, o almoxarifado tradicional virou simplesmente uma peça de museu. Algo que ficou no passado da Era Industrial. Nas fábricas enxutas em que vigora o just-in-time (JIT) não há lugar para o almoxarifado devido ao fato de que os materiais e matérias-primas são entregues diretamente pelos fornecedores ao processo produtivo no momento necessário. Também não há lugar para a inspeção de qualidade no recebimento da matéria-prima, porque o fornecedor tem um contrato de qualidade assegurada que garante total aderência às especificações solicitadas pela empresa. Também não há lugar para a Requisição de Materiais (RM) porque toda entrega de materiais está antecipadamente programada, sem necessidade de solicitações burocráticas. (Chiavenato, 2005)

29 Conclusão Dizem que o conceito de almoxarifado está ultrapassado. Para muitos especialistas, o tamanho do almoxarifado representa fisicamente o tamanho da incompetência da empresa. O almoxarifado nada agrega de valor aos produtos da empresa. Na maioria das empresas modernas, o almoxarifado foi simplesmente eliminado. Contudo, existem negócios em que o almoxarifado é imprescindível, como nas grandes redes varejistas, grupos supermercadistas e setores altamente competitivos. Não há como evitá-los. Mesmo as empresas virtuais - como Submarino e lojas virtuais encontram desafios na hora de entregar produtos vendidos aos clientes e tropeçam em problemas logísticos, principalmente em depósitos de PAs. (Chiavenato, 2005)

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