prof. Elmer Sens Administração em Sistemas de Informação

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1 prof. Elmer Sens Administração em Sistemas de Informação

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO TECNOLOGIAS Hardware Resumo do Capítulo Atividades Propostas SOFTWARE Introdução a Sistemas de Informação Funções de um Sistema de Informação Tipos de Sistemas de Informação Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) Sistemas de Informação Gerenciais (SIGs) Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Principais Características dos Sistemas de Informação Relacionamento entre Sistemas de Informação Sistema Descentralizado Sistema Integrado Resumo do Capítulo Atividades Propostas FATORES CRÍTICOS E DE SUCESSO Produtividade Vantagem Competitiva Papel do Administrador de Sistemas Gerenciamento de Sistemas de Informação Conceito de Gerenciamento de Projetos Ciclo de Vida do Projeto Treinamento dos Usuários em ERP Resumo do Capítulo Atividades Propostas...30 RESPOSTAS COMENTADAS DAS ATIVIDADES PROPOSTAS REFERÊNCIAS... 33

3 IntroDUção O objetivo geral do curso é oferecer-lhe subsídios para um estudo crítico sobre o papel dos Administradores em Sistemas de Informação. A disciplina Administração em Sistemas de Informação contribui para a formação de um profissional capaz de estabelecer um elo entre as diversas tecnologias oferecidas e a administração de sistemas integrados. Esta apostila e a disciplina, como um todo, buscam uma definição dos conceitos de Hardwares, Softwares e dos diversos tipos de Sistemas de Informação e têm o objetivo de formar profissionais capacitados a Administrar Sistemas de Informação nos mais diferentes tipos de organização. Dentro dessa perspectiva, o conteúdo está organizado de forma a promover sempre um debate sobre a evolução dos processos históricos tecnológicos, bem como a capacitação do Administrador para trabalhar com esses recursos tecnológicos. Administração em Sistemas de Informação significa preparar o profissional para atuar em prol da implantação e coordenação de Sistemas Integrados. A presença do coordenador de projetos ou Administrador de Sistemas com uma nova visão torna- -se imprescindível e fundamental, pois é preciso que o saber seja extensivo a todos da equipe, só assim a coordenação será promissora. O Coordenador de Projetos/Administrador de Sistemas deve ser um facilitador e fornecedor de elementos para que a equipe de apoio e os usuários que receberão treinamento se apropriem do conhecimento de forma tranquila. A proposta de uma disciplina que abarque esse tema deve-se ao fato de que, cada vez mais, empresas buscam bacharéis em Administração de Empresas para contratação. Finalizando, buscamos, também, destacar nesta disciplina as inúmeras possibilidades de trabalho que o futuro Administrador de Empresas terá ao término do curso. Será um prazer acompanhá-los(las) ao longo desse trajeto. Prof. Elmer Sens 5

4 S tecnologias Neste capítulo, vamos iniciar a discussão sobre as tecnologias e sua utilização na área da administração. Embora muitos profissionais desconheçam a possibilidade de unir a tecnologia à área de administração, tornando-se, então, um administrador de sistemas, pode-se afirmar que essa possibilidade é mais que uma tendência de mercado, é uma necessidade imediata. Com base nessas novas tendências, o profissional pode pleitear um emprego na área da tecnologia de informação, visando, como resultado principal, aos benefícios reais que essa área proporciona. Vamos conhecer um pouco mais dessa área. Segundo Stair (2008), os componentes de todos os sistemas de informação, como dispositivos de hardware, pessoas e procedimentos, são interdependentes. Como o desempenho de um sistema afeta os outros, todos esses sistemas devem ser medidos segundo os mesmos padrões de eficácia e eficiência, dadas as restrições de custos, controle e complexidade. ser centralizadas nas tecnologias existentes e que podem ser utilizadas. Mas, para o funcionamento de toda a infraestrutura de sistemas de informação, é interessante analisar como é o funcionamento do computador e o tratamento das informações, como veremos a seguir. A tecnologia e os sistemas de informação são algumas das muitas ferramentas que vários colaboradores das organizações, independentemente de seus cargos, utilizam para resolver suas tarefas e mudanças do dia a dia. Porém, antes de iniciarmos o assunto, iremos entender alguns conceitos que irão nortear o estudo a que este material se propõe e que, independentemente da sua área de atuação profissional, podem auxiliar no entendimento dessa área tão importante no mundo corporativo. Curiosidade Para que tais procedimentos possam de fato trazer benefícios, cabe ressaltar que as aplicações existentes de sistemas sofreram, e muito, com relação à evolução tecnológica. Também a tecnologia da informação tem se tornado a ferramenta pela qual as definições do modelo comercial de toda a organização podem 7

5 1.1 Hardware Hardware refere-se a todos os componentes físicos de um computador. Ele inclui todos os dispositivos de entrada, processamento, armazenamento e saída. Teclado, mouse, placa-mãe, monitor, disco rígido, cabos e impressora são exemplos de hardware. Figura 1 Dispositivos de entrada, processamento e saída. Os periféricos podem ser usados para fornecer entrada para um computador e, também, para obter a saída desejada. Exemplo: O usuário precisa saber quanto é (15*2)/3. Atenção Os dispositivos de Entrada e Saída (E/S) ou Input/Output (I/O) são também denominados periféricos. Eles permitem a interação do processador com o homem, possibilitando a entrada e/ou a saída de dados. Utilizaremos, então, os periféricos de entrada para fazer o input dos dados no sistema, via teclado, isto é, digitar (15*2)/3. Em seguida, o computador levará esses dados para os dispositivos de processamento, aqui conhecidos como Unidades Lógicas Aritméticas (ULAs), responsáveis pela realização do cálculo. O próximo passo é apresentar os resultados a partir dos periféricos de saída. São eles: monitor, impressora ou caixa de som. 8

6 Figura 2 Execução dos dispositivos de entrada, processamento e saída. O teclado e o mouse são usados para fornecer entrada e para selecionar e executar programas. Você pode visualizar a saída em um monitor, que é parecido com um aparelho de televisão, ou usar a impressora para visualizar a saída em um papel. Além de dispositivos de entrada e saída, um computador usa dispositivos de processamento para trabalhar os dados de entrada e gerar a saída desejada. O dispositivo de processamento mais importante é a unidade de processamento central (Central Processing Unit CPU). Saiba mais Saiba mais Você sabia que a CPU é considerada o A ULA processa a entrada de dados para executar cálculos e apresentar a saída. Conceitos básicos de: cérebro do computador? Rede: liga dois ou mais computadores, para compartilhar dados ou recursos, como, por exemplo, uma impressora. Será destinado um tópico específico neste trabalho para explorar este item; Figura 3 Redes. Memória RAM: conhecida também como memória de acesso aleatório, porque acessa qualquer localização escolhida aleatoriamente, na mesma quantidade de tempo. Usada para armazenagem de curto período; desligado o equipamento, todas as informações se apagam; Memória ROM: memória somente de leitura. São chips (pequenas lascas de silício), que vêm do fabricante com seus programas devidamente gravados; Tecnologia de Armazenagem: abrange os meios físicos de armazenamento de dados (discos magnéticos ou óticos), nos quais os dados ficam guardados. Saiba mais tecnologia da Informação: uma das muitas ferramentas utilizadas Saiba mais pelas organizações e seus colaboradores para enfrentar as inúmeras mudanças decorrentes no dia a dia. 9

7 Pretende-se, neste material, nortear todo o entendimento e aproveitamento do conhecimento do profissional, independentemente de sua área de atuação profissional. Segundo Laudon e Jane (2004), um computador é composto de alguns itens, tais como: CPU; armazenamento primário e secundário; dispositivos de entrada, saída e de comunicação. O conjunto desses componentes é conhecido como equipamento físico: Computador: é usado para as atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação; CPU: é a parte do computador em que ocorre a manipulação de símbolos, números e letras e que controla as outras partes do sistema de computador; tudo isso embasado em sinais elétricos e digitais. A seguir, as definições de cada componente conforme Laudon e Jane (2004): CPU: responsável pela manipulação dos dados e pelo controle das outras partes do sistema; Armazenamento Secundário: guarda dados e instruções quando não estão sendo usados no processamento; Figura 4 Dispositivos de entrada. Dispositivos de Entrada: convertem dados e instruções para o processamento no computador; Figura 5 Dispositivos de saída. Dispositivos de Saída: apresentam os dados em uma forma que as pessoas podem entender; Dispositivos de Comunicação: controlam a passagem de informação de redes e para as redes de comunicação. Outro detalhe importante a se observar é que os computadores utilizados também possuem suas classificações. As definições, segundo Laudon e Jane (2004), são as seguintes: 10

8 Mainframe: computador de grande porte, uma máquina poderosa com grande capacidade de memória e processamento de informações; Figura 6 Mainframe. Computador Pessoal (Personal Computer PC): também chamado microcomputador, é um computador que utilizamos em nossas residências, como também em nosso trabalho; Figura 8 Computador pessoal. Fonte: BR&um=1&ie=UTF&biw=1600&bih=693 Servidor: computadores otimizados especificamente para apoiar uma rede de computadores, permitindo que os usuários compartilhem arquivos, softwares, impressoras etc.; Fonte: category/tecnlogia/computadores/. Notebook/Laptop: computadores portáteis, que possuem as mesmas características de um PC. Figura 9 Notebook/laptop. Figura 7 Servidor. Fonte: br&q=mainframe&rlz=1w1adfa_pt- umpc-laptop/china-umpc-laptopmanufacturer/laptop-umpc02.html. Fonte: br/servidores.html. 11

9 1.2 Resumo do Capítulo Caro(a) aluno(a), neste capítulo, estudamos os Conceitos de Hardwares, bem como os diversos tipos de periféricos e suas utilizações. Segundo Laudon e Laudon (1996), os principais componentes de hardware de um sistema de computador contemporâneo são a CPU, o Armazenamento principal, os Dispositivos de Armazenamento Secundário, os Dispositivos de Entrada, os Dispositivos de Saída e os Dispositivos de Comunicações; Os principais dispositivos de entrada são: os teclados, as telas de toque (touchscreens), os mouses, os scanners digitais, a entrada por caneta, o reconhecimento de caracteres magnéticos e óticos, a entrada por voz e os sensores; Os principais dispositivos de saída são: as impressoras, os plotters, os terminais de vídeo, microfilme e microfichas e os dispositivos de saída de áudio. 1.3 Atividades Propostas Vamos, agora, avaliar a sua aprendizagem. 1. Cite 3 tipos de periféricos de entrada (input) de dados no sistema. 2. Cite 3 tipos de periféricos de saída (output) de dados no sistema. 3. Quando solicitamos ao computador que ele resolva uma equação de 1º grau ou uma simples operação de subtração, adição, divisão ou multiplicação, podemos afirmar que fica a cargo da: 12

10 2 SOFTWARE Caro(a) aluno(a), neste capítulo, trataremos dos Softwares e seus diversos tipos. Destacaremos aqui os benefícios de um sistema integrado (Enterprise Resource Planning ERP) e, em paralelo, as desvantagens de um sistema descentralizado. Para que o computador funcione, é necessário muito mais do que a própria energia elétrica e, também, os componentes descritos anteriormente, como o hardware. Pressman (1995, p. 12) conceitua o software como (1) Instruções (programas de computador) que, quando executadas, produzem a função e o desempenho desejados; (2) Estruturas de dados que possibilitam que os programas manipulem adequadamente a informação; (3) Documentos que descrevem a operação e o uso dos programas. Existem dois tipos de softwares, segundo Laudon e Jane (2004): Softwares de Sistema: conjunto de programas generalizados que gerenciam os Saiba mais Todo computador deve possuir um software, uma espécie de combustível, que é um programa responsável por todas as funções do hardware, bem como pelas funções que os usuários Saiba possam mais fazer, sendo responsável pela interface, na qual ocorre a interação com o usuário. recursos do computador, como o processador central, conexões de comunicação e dispositivos como: impressoras, mouses etc. Por exemplo: o sistema operacional Windows XP, Windows Vista etc.; Softwares Aplicativos: programas que são construídos para ou pelos usuários para designar uma tarefa específica ao computador. Por exemplo: um programa de gerenciamento de pedidos, gerenciamento de folha de pagamento. 2.1 Introdução a Sistemas de Informação A Teoria Geral de Sistemas ou TGS, como é conhecida, é uma área de conhecimento de Sistemas de Informação. A definição da palavra sistema não deve ser mencionada puramente como substantivo ou qualquer outra definição de linguagem ou semântica. Segundo Stair (2008, p. 11), um sistema de informação é um tipo especializado de sistema e pode ser definido de inúmeros modos. Nesse propósito, um sistema de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam 13

11 e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. Segundo Rosini (2006, p. 3), atualmente palavra sistema é mal empregada, usada de forma indiscriminada e sem qualquer critério, originando, em especial nos meios empresariais, a confusão de usá-la como definição. Ou ainda, é usada para expressar determinadas situações dentro de um software. Quando o assunto é sistemas de informação, alguns profissionais, dentro de suas respectivas áreas, imaginam um computador fazendo todo o trabalho de modo automático. O assunto sistemas de informação sofreu, como praticamente todos os meios e métodos computacionais, grandiosas e profundas evoluções com o passar do tempo. Com isso, o processamento de informações se tornou uma das atividades mais difundidas e fundamentais, tanto para pessoas quanto para as organizações. Num mundo cada vez mais globalizado e interconectado, isso proporciona uma orientação para a obtenção de lucros, custo-benefício etc. Tudo isso porque as organizações tendem a coletar dados e informações para referências futuras e nas operações do dia a dia, utilizando os sistemas de informação. Mas, antes de formar uma opinião e ter um consenso sobre sistemas de informação, é necessário entendermos dois conceitos fundamentais para esses sistemas, que, conforme Stair (2008), são: Dados: são fatos básicos, como o nome e a quantidade de horas trabalhadas em uma semana de um funcionário, números de peças em estoque ou pedidos. Quando esses fatos são organizados ou arranjados de maneira significativa, eles se transformam em informações. Informação: é o conjunto de fatos organizados de modo a terem valor adicional, além do valor dos fatos propriamente ditos. Nakagawa (apud PADOVEZE, 1997, p. 43) evidencia que a informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas. Agora que você já sabe diferenciar dados de informação, vamos visualizar a entrada desses dados no sistema, o processamento e a saída no formato de informação. Exemplo: Figura 10 Dados e informação. 14

12 2.2 Funções de um Sistema de Informação As três atividades básicas entrada, processamento e saída produzem as informações de que as organizações necessitam. Feedback é a saída que volta a determinadas pessoas e atividades da organização para análise, avaliação, refino e correção da entrada. Segundo Laudon e Jane (2004), Entrada: captura ou coleta de dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo; Processamento: converte esses dados brutos em uma forma mais significativa; Saída: transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas. Os sistemas de informação computadorizados captam dados de fora ou de dentro de uma organização através de formulários em papel, que os registram e os colocam diretamente em um sistema de computadores, através de um teclado ou outro dispositivo. As atividades de entrada, como registro, codificação, classificação e edição, se preocupam em assegurar que os dados necessários são corretos e completos. Durante o processamento, os dados são organizados, analisados e manipulados através de cálculos, comparações, resumos e classificações, objetivando uma forma de disposição mais significativa e útil. As atividades de saída transmitem os resultados do processamento a locais onde serão usados para tomada de decisões, projeto, inovação, coordenação ou controle. A saída dos sistemas de informação toma várias formas: relatórios impressos, apresentações gráficas, vídeos, som ou dados a serem enviados a outros sistemas de informação. Os sistemas de informação também devem armazenar dados e informações de uma forma organizada, de modo a serem facilmente acessíveis para processamento ou saída. Curiosidade Você sabia que os sistemas de informação computadorizados são essenciais no ambiente de trabalho de hoje, pois permitem às pessoas: analisar problemas, visualizar assuntos complexos, criar novos produtos, comunicar, tomar decisões, coordenar, entre outros? Figura 11 Atividades dos sistemas de informação: entrada, processamento e saída. Ambiente 15

13 2.3 Tipos de Sistemas de Informação Segundo Laudon e Jane (2004), os principais tipos de sistemas de informação são os Sistemas de Processamento de Transações (SPTs), os Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) e os Sistemas de Apoio à Decisão (SADs). Esses sistemas são responsáveis pelo processo decisório de uma organização e podem se apresentar das seguintes formas: não estruturado: não sendo rotineiras, não existe procedimentos estabelecidos. O tomador de decisão deve usar o bom-senso, a capacidade de avaliação e a perspicácia para a definição do problema; estruturado: rotinas repetitivas e rotineiras que envolvem procedimentos previamente definidos. A seguir, a Figura 12 mostra os diferentes tipos de sistemas de informação, nos vários níveis da organização, que dão suporte aos diferentes tipos de decisão. Figura 12 Nível organizacional dos sistemas. 2.4 Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) 16 Os SPTs são, basicamente, as fontes mais importantes de dados para todos os outros sistemas das organizações. São um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, base de dados e dispositivos usados para registrar transações completas de procedimentos no dia a dia das organizações. São os sistemas administrativos considerados básicos e que atendem a todos os níveis operacionais das organizações; esses sistemas registram

14 todas as transações rotineiras e necessárias ao funcionamento da organização; quando é necessário inserir toda e qualquer informação no sistema, o procedimento é feito por um SPT. Figura 13 Tipos de SPTs. 2.5 Sistemas de Informação Gerenciais (SIGs) Os SIGs também podem ser designados uma categoria específica de sistemas de informação que dão suporte às funções do nível gerencial. Os SIGs atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros de desempenho corrente e ao histórico da organização; apoiam as funções de planejamento, controle e decisão no nível gerencial; e, geralmente, dependem dos SPTs subjacentes para a aquisição de dados. Os SIGs, usualmente, atendem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais e anuais e não em atividades diárias. Em geral, dão respostas a perguntas rotineiras que foram especificadas anteriormente e cujo procedimento de obtenção de respostas é predefinido. A maior parte dos SIGs usa rotina simples, como resumos e comparações, em vez de sofisticados modelos matemáticos ou técnicas estatísticas. Os SIGs, por definição, servem também como base para as funções de planejamento, controle e tomada de decisões em níveis gerenciais das organizações. Normalmente, são orientados quase exclusivamente aos eventos internos e não aos eventos ambientais ou externos da organização. A seguir, a Figura 14 ilustra, por meio de diagrama, três SPTs que fornecem dados resumidos de transações aos sistemas de relatórios do SIG. No fim de um período de tempo determinado, os gerentes têm acesso aos dados organizacionais por meio do SIG, que lhe disponibiliza relatórios adequados. 17

15 Figura 14 SPTs armazenando dados para os SIGs. 2.6 Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Os SADs atendem ao nível gerencial de uma organização e ajudam os gerentes a tomarem decisões não usuais, que se alteram com rapidez e que não são facilmente especificadas com antecedência. Abordam problemas cujo procedimento, para chegar a uma solução, pode não ter sido totalmente predefinido. Mas, para que funcionem de maneira adequada, os SADs necessitam de informações de outros tipos de sistemas, como os SPTs e os SIGs. Os SADs são construídos expressamente com uma variedade de modelos para analisar dados ou, então, agrupam grandes quantidades de dados sob uma forma que pode ser analisada por quem toma as decisões na organização. Uma das principais características dos SADs é ajudar a alta gerência das empresas no processo de tomada de decisão. Figura 15 SADs. 18

16 2.7 Principais Características dos Sistemas de Informação Focalizam a decisão e ajudam a alta gerência das empresas no processo de tomada de decisão; Enfatizam a flexibilidade, a adaptabilidade e respostas rápidas; Permitem que os usuários inicializem e controlem os inputs (entradas) e outputs (saídas) no sistema; Dão suporte a estilos individuais de tomada de decisão dos gerentes que com eles trabalhem; Usam sofisticados modelos de análise e modelagem de dados; Muitas organizações podem necessitar de sistemas que integrem informações e processos de negócios de diversas áreas funcionais. Ampliar horizontes e filosofia da administração: muitos administradores são treinados para gerenciar uma linha de produtos, uma divisão ou um escritório; raramente, porém, são treinados para otimizar o desempenho da organização como um todo e, frequentemente, não conseguem os meios para fazê-lo. Mas sistemas integrados e redes setoriais exigem dos administradores visão mais ampla do modo de agir, incluindo outros produtos, divisões, serviços, departamentos e, até mesmo, empresas externas. Sistemas integrados requerem enormes investimentos, seu desenvolvimento leva longo tempo e precisam ser orientados por uma visão compartilhada de objetivos. Cabe aos sistemas de informação organizar as informações, mesmo estando em diversas situações de significativas mudanças organizacionais e administrativas, que invariavelmente suscitam alguns desafios às organizações. Segundo Laudon e Jane (2004), Integração: embora seja necessário projetar sistemas diferentes para atender aos diferentes níveis e funções da empresa, um número cada vez maior de organizações está descobrindo vantagens na integração. Entretanto, integrar sistemas de diferentes níveis e funções organizacionais, para poder trocar informações livremente, pode ser tecnologicamente difícil e dispendioso. Existe a necessidade de os administradores determinarem que nível de integração de sistema é necessário e o quanto isso irá custar à organização; 19

17 2.8 Relacionamento entre Sistemas de Informação ERP Figura 16 Principais ERPs. O planejamento de recursos empresariais ou ERP é um sistema integrado que possibilita um fluxo de informações contínuo e consistente por todos os departamentos de uma organização, em uma mesma base de dados. Tem como objetivo melhorar processos de negócios, como produção, compras ou distribuição, tendo para verificação informações on-line e em tempo real. O ERP utiliza a tecnologia cliente/ servidor, na qual o usuário acessa as informações diretamente em uma base de dados única (servidor), que interage com todos os aplicativos do sistema. O Sistema apresentado na Figura 17, a seguir, é um sistema de informação totalmente descentralizado, fazendo, então, com que os procedimentos internos da organização tornem-se muito mais lentos. As necessidades para implantar um sistema ERP são: falta de integridade das informações; atrasos na obtenção de resultados; falta de padronização de procedimentos; morosidade; comprometimento dos dados. Veja que o sistema a seguir não compartilha dados com os demais departamentos, ou seja, cada um por si. Temos então, nesse exemplo, oito sistemas atuando de forma descentralizada na empresa. 20

18 2.9 Sistema Descentralizado Figura 17 Sistema não integrado. Note que, na Figura 17, todos os departamentos, com relação ao sistema de informação, estão totalmente separados e para cada departamento existe a necessidade de se manter um banco de dados, tornando a administração muito complexa. Mas, com a implantação de um sistema ERP, pode-se perceber uma mudança produtiva com relação a essa integração. A informação torna-se centralizada e os dados, que antes eram mantidos em bancos separados, passam a ter um único banco para acomodação das informações, gerando então: integridade das informações; agilidade na obtenção de resultados; padronização de procedimentos. 21

19 2.10 Sistema Integrado Figura 18 Sistema integrado ERP. Quanto aos relatórios fornecidos pelo Sistema Integrado ou ERP, podemos dizer que o responsável pela sua emissão é os departamentos que buscam dados ou informações no banco de dados central e os apresentam na forma impressa, como mostra a Figura 19. Exemplo: Cadastro de Produtos, Busca por Clientes, Relatório de Faturamento, Ordem de Pagamento, Pedido de Compra, entre outros. Sistemas Integrados e Relatórios Figura 19 Sistema integrado Cadastro e consulta. 22

20 2.11 Resumo do Capítulo Caro(a) aluno(a), neste capítulo, estudamos os Conceitos de Software de Sistema, Software de aplicativo, Sistemas e Tipos de Sistemas, tais como: SIGs, SADs, SPTs, Sistema Descentralizado e Sistema Integrado. Existem dois tipos principais de software: de Sistemas e Aplicativos. O Software de Sistemas consiste em programas genéricos para gerenciar os recursos do computador e fazer a intermediação entre o software aplicativo e o hardware de computadores. O Software aplicativo compõe-se de programas projetados para fazer o computador solucionar um determinado problema, como um problema comercial; Um sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação para facilitar a coordenação, o controle, a análise, a visualização e o processo decisório; Os Sistemas de Informação podem ser usados para obter uma vantagem estratégica competitiva sobre empresas rivais e para desenvolver novos nichos de mercado, prender clientes e fornecedores, diferenciar produtos e serviços e diminuir custos operacionais; Os SIGs são sistemas de relatórios rotineiros empregados para monitorar e controlar empresas. Atendem ao nível Gerencial; Os SPTs são sistemas empresariais básicos, que controlam as transações necessárias para conduzir um negócio e as utilizam para atualizar os registros da empresa. Atendem ao nível operacional; Os SADs são sistemas que permitem apoio ao nível gerencial em uma decisão dentro da organização; Entrada, processamento e saída são as três atividades básicas de um sistema de informação; através dessas atividades, dados originais são transformados em informação útil; A finalidade de construir sistemas de informação é resolver uma variedade de problemas organizacionais; Um sistema de informação consiste em três entidades, que se ajustam mutuamente: pessoas, organizações e tecnologia; A dimensão pessoas dos sistemas de informação envolve assuntos como treinamento, atitudes no emprego, ergonomia e interface com o usuário; A dimensão tecnológica dos sistemas de informação consiste em Hardware e Software de computador e tecnologia de armazenamento de dados e comunicações; A dimensão organizações dos sistemas de informação envolve assuntos como hierarquia das organizações, especialidades funcionais, procedimentos empresariais, cultura e grupos de interesses políticos; O conhecimento em sistemas de informação envolve a compreensão das dimensões pessoas e organizações dos sistemas de informação, além da tecnologia da informação; Conhecimento, informação e dados são diferentes. A informação é criada a partir de fluxos de dados, através da aplicação de conhecimento. O objetivo dos sistemas de informação é criar e distribuir informação e conhecimento útil de uma maneira projetada, para resolver algum problema organizacional. 23

21 2.12 Atividades Propostas Vamos, agora, avaliar a sua aprendizagem. 1. Qual a diferença entre Sistema Modular e Sistema Integrado? 2. Imaginem uma empresa em que o faturamento mensal é de 2 milhões de reais; no mês seguinte, sem nenhum motivo aparente, o faturamento cai para 1 milhão. Qual tipo de sistema servirá como recurso para apoiar a ação dos Gerentes/Diretores da organização? 24

22 3 FAtores CrÍtICos e De sucesso Caro(a) aluno(a), neste capítulo, destacaremos os fatores críticos e de sucesso na implantação de ERP, conhecido também como Sistema Integrado. Em seguida, abordaremos o Papel do administrador de Sistemas de Informação. Percebam, através da Figura 19, que existem vários benefícios para as organizações, tais como: toda informação que o usuário preenche é feita somente uma vez; as tarefas dos departamentos são automatizadas; há confiabilidade das informações. Fatores críticos Segundo Laudon, a tecnologia de hardware está mudando muito rapidamente; muito mais rápido do que a do software ou as pessoas, e a produtividade ainda não respondeu aos enormes investimentos feitos em tecnologia da informação. As organizações não mudam facilmente, embora devessem, para fazer um uso otimizado da nova tecnologia. E as pessoas, muitas vezes, devem trabalhar com sistemas pouco práticos, sob pressão, em situações que não haviam sido previstas ou testadas pelos projetistas do sistema, ou precisam de orientações mais claras do ponto de vista ético. 3.1 Produtividade Quanto ao resultado do investimento em um sistema ERP, pode-se dizer que é garantido e, quanto ao lucro, pode ser elevado. A análise de quanto será a lucratividade e em quanto tempo ela acontecerá é relativa a cada empresa e depende dos seguintes fatores: dimensão da organização; área de negócio da organização; tempo para ser implantado. Com a evolução da tecnologia, em face do desenvolvimento de soluções, a geração de informações deixou de ser, de forma geral, um problema significativo. A grande questão é a definição das informações que devem ser geradas e, principalmente, a forma que elas podem ser integradas e utilizadas para as tomadas de decisão necessárias dentro de uma organização. É necessário, atualmente, que as organizações tenham diferentes tipos de sistemas de informação para apoiar essas tomadas de decisão e, também, com relação às atividades de trabalho nos vários níveis e funções organizacionais. Os vários tipos de sistemas das organizações possuem interdependências, o que é facilmente compreensível se pararmos e analisarmos o seguinte: os dados e informações de todos os departamentos estão intrinsecamente ligados, trocando informações entre si. 25

23 3.2 Vantagem Competitiva As vantagens na aquisição de um sistema de informação são: maior competitividade; melhores negócios; número maior de clientes; agilidade nos processos. Quanto mais integrado for o sistema, mais eficaz ele será; no entanto, é importante destacar alguns pontos complexos, tais como: dificuldade de implantação; altos investimentos em tecnologia; necessidade de hardwares potentes. 3.3 Papel do Administrador de Sistemas Atualmente, um administrador de sistemas deve ter como premissa o conhecimento dos diversos tipos de sistemas de informação existentes nas organizações. Na década de 1990, a função de administrar sistemas de informação era destinada ao pessoal da área de Tecnologia, Processamento de Dados, Sistemas de Informação; no entanto, com a virada do século, essa visão começou a sofrer algumas mudanças. O desafio era capacitar administradores, fornecendo-lhes uma visão muito mais ampla para gerenciar equipes e sistemas. Curiosidade Você sabia que esses sistemas são responsáveis por auxiliar na tomada de decisão dos diversos níveis dentro da empresa, seja ele gerencial, estratégico ou, até mesmo, operacional? 3.4 Gerenciamento de Sistemas de Informação Segundo Laudon e Laudon (1996), o desafio gerencial mais importante dos anos 1990 é o uso da Tecnologia da Informação para reestruturar os negócios e as organizações, garantindo uma crescente eficiência e eficácia. Para que esse desafio seja vencido, se faz necessário o amplo conhecimento dos fatores que influenciam o gerenciamento dos sistemas de informação. Coordenador(a)/Administrador(a) em Sistemas de Informação O(A) Coordenador(a) ou Administrador(a) de Sistemas de Informação tem como função principal administrar um sistema e gerenciar uma equipe multifuncional. É de sua responsabilidade: gerenciar recursos financeiros; 26

24 definir prioridades na hora do atendimento; compreender as atividades e processos profissionais; apontar as necessidades de seus clientes, com base no levantamento de dados. 3.5 Conceito de Gerenciamento de Projetos O gerenciamento pode ser considerado um conjunto de habilidades e técnicas aplicadas a processos realizados, para administrar e coordenar o trabalho de construção do serviço ou produto. Para que você possa associar o conceito de gerenciamento de um projeto e também o ciclo de vida, vamos ver, agora, um exemplo muito simples. Figura 20 Projeto de iniciação. O projeto inicial é fazer um bolo de morango; no entanto, é necessário cumprir algumas exigências, tais como: iniciação; planejamento; execução; monitoramento/controle; encerramento. Sem esses passos, não será possível a realização do projeto inicial. Na organização, não é diferente; precisamos seguir à risca todos os passos e lembrar que existe um tempo ou ciclo de vida para a realização desse projeto. Para iniciar a implantação de um projeto de sistemas, é necessário conhecer o que a organização realmente precisa. Gerenciar um projeto inclui: identificar as necessidades; estabelecer objetivos claros e alcançáveis; balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo; adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas. É importante dizer, também, que todo projeto tem um tempo de vida, que visa a resultados únicos e exclusivos, com início e fim preestabelecidos. 27

25 3.6 Ciclo de Vida do Projeto Figura 21 Ciclo de vida do projeto. Vale lembrar que o trabalho em grupo é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Curiosidade Há alguns anos, o cargo de coordenador de projetos de Sistemas ou Administrador de Sistemas de Informação era atribuído apenas ao pessoal de áreas técnicas, como: Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação, entre outras. Percebeu-se, então, que era inviável deixar os graduandos ou graduados em Administração de Empresas fora dessa categoria. se fazer todos os projetos ou pode haver alteração nas prioridades, haja vista que a implantação de um projeto, como um todo, requer um altíssimo investimento. Durante o processo inicial, toda e qualquer solicitação por parte do cliente deve ser avaliada. É necessário identificar suas reais necessidades e o que realmente motiva a existência do projeto. É necessário estabelecer os objetivos e o que deve ser feito para atender à necessidade do cliente, lembrando sempre que o possível será feito, o impossível não. O próximo passo é nomear o responsável pela condução do projeto, ou seja, o gerente/coordenador de projeto. Processos de Planejamento 28 Por quê? O Administrador tem uma visão muito mais profunda da empresa; portanto, capacitá-lo na área de Projetos de Sistemas seria um ganho para as organizações. Criou-se, então, o cargo de gerente ou líder de projeto (denominação adotada por algumas empresas). Como tudo tem começo, meio e fim, vamos começar pelo processo de iniciação: Processos de Iniciação Os projetos podem passar por um processo de seleção, pois nem sempre existem recursos para Agora que o gerente/coordenador de projeto já foi nomeado, é necessário unir a equipe de apoio ou equipe de planejamento, para checar as necessidades do cliente e adaptá-las à realidade do projeto. Processos de Execução Como o próprio nome diz, é hora de executar e, claro, torcer para dar tudo certo. Lembre-se de que houve um planejamento inicial, o levantamento das informações e, agora, é hora de executar o processo conforme planejado. O papel do gerente/coordenador, nesse momento, é autorizar e orientar o trabalho da equipe, integrando todos os envolvidos. Aqui, o foco é o gerenciamento das pessoas e a elaboração do produto do projeto.

26 Processos de Monitoramento e Controle Para que o projeto possa ser conduzido e monitorado, é necessário ter como base os padrões que foram estabelecidos no Plano de Projeto. Isso não significa que o projeto não poderá sofrer mudanças; ao contrário, as mudanças podem ocorrer e, como consequência, alterar os objetivos iniciais, afetando os objetivos de escopo, prazo e custo. Atenção Um controle sobre as alterações é necessário, para evitar que o projeto seja desviado de seu propósito. Processos de Encerramento Chegamos ao fim de mais uma etapa, então, podemos dizer que o resultado do projeto foi alcançado. Precisamos, a partir de agora, formalizar o aceite por parte da organização e o encerramento do projeto. Todo o levantamento resultou em uma documentação, que deverá ser arquivada, para que, futuramente, venha a contribuir em projetos similares. A partir de agora, a responsabilidade do resultado é transferida para o cliente que fará uso dele. 3.7 Treinamento dos Usuários em ERP Após a implantação do sistema integrado na organização, é hora de treinar o usuário e prepará- -lo para ser um multiplicador de informações. É importante ressaltar que, em quase todos os casos de implantação e treinamento, o usuário fica com medo do novo e o resultado é a resistência a mudanças, sendo esse, então, o maior risco na implantação do ERP. Para que a implantação do sistema integrado seja um sucesso, o Administrador(a) de Sistemas de Informação deve capacitar muito bem a sua equipe. Alguns aspectos fundamentais: no início da implantação, a empresa prestadora de serviço não deverá, em hipótese alguma, abandonar o cliente e sim fornecer reuniões periódicas para esclarecimentos de possíveis dúvidas; o(a) administrador(a) e a equipe de treinamento devem fazer o papel de motivador, mostrando aos usuários os benefícios que terão com o novo sistema. comprometimento da equipe com o usuário em treinamento; comprometimento de todos os funcionários onde o Sistema está sendo implantado, principalmente dos cargos de níveis Gerenciais, a fim de garantir o sucesso da implantação; 29

27 3.8 Resumo do Capítulo Caro(a) aluno(a), neste capítulo, estudamos os Conceitos de Gerenciamento de projetos, vantagens e desvantagens na aquisição de um sistema integrado, fatores de risco, lucratividade, tipos de processos etc. Podemos citar como vantagens na aquisição de um sistema de informação a maior competitividade, os melhores negócios, número maior de clientes e agilidade nos processos; Fatores de lucratividade na organização: Dimensão da organização; Área de negócio da organização; Tempo para ser implantado; No ciclo de vida dos projetos, é necessário levantar as necessidades da organização, propor soluções, construir soluções e, para finalizar, é necessário implantar o projeto; Tipos de processos estudados: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento, Controle e Encerramento; Para que a implantação do sistema integrado seja um sucesso, o Administrador(a) de Sistemas de Informação deve capacitar muito bem a sua equipe. 3.9 Atividades Propostas Vamos, agora, avaliar a sua aprendizagem. 1. Cite 2 vantagens na aquisição de um Sistema Integrado. 2. Qual a principal característica de sucesso na Implantação de um projeto? 30

28 respostas CoMentADAs DAs AtIVIDADes propostas CAPíTUlO 1 1. Teclado, Mouse, Scanner. A partir dos periféricos de entrada, os dados entram no sistema. 2. Impressora, Monitor, Caixa de Som. Para saber quando uma solicitação é feita ao computador, utilizamos os periféricos de entrada; no entanto, a devolutiva do solicitado dá-se pelos periféricos de saída. 3. Unidade Lógica Aritmética (ULA) é responsável por calcular/processar os cálculos matemáticos. CAPíTUlO 2 1. Sistema modular é um sistema não integrado. Ele é usado separadamente. Por exemplo: um sistema é instalado no departamento de compras, outro no financeiro, no faturamento, no estoque. Cada um tem o seu banco de dados próprio. Já no sistema integrado, todos os departamentos compartilham informações entre si e utilizam um único banco de dados. 2. Sistema de Apoio à Decisão (SAD). Esse sistema é capaz de apoiar a decisão dos gestores, em nível estratégico, para a tomada de decisão adequada. CAPíTUlO 3 1. Agilidade no processo e confiabilidade nos dados. 2. Treinar bem sua equipe, para que seja capaz de implantar o projeto e treinar os usuários adequadamente. 31

29 referências BTM COMPANY LIMITED. Mini laptop UMPC Disponível em: < umpc-laptop/china-umpc-laptop-manufacturer/laptop-umpc02.html>. Acesso em: jun IVANOV, P. IBM AS400 mainframe with console. Fotolia, Disponível em: < id/ >. Acesso em: jun LAUDON, K. C. S.; LAUDON, J. P. Management of information systems: a contemporary perspective. [S.l.]: MacMillan, LAUDON, K. C. S.; JANE, P. Sistemas de informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, PADOVEZE, C. L. Contabilidade gerencial: um enfoque e sistemas de informação contábil. São Paulo: Atlas, PRESSMAN, R. S. Engenharia de software. São Paulo: Makron Books, ROSSINI, A. M. Administração de sistemas de informação e a gestão do conhecimento. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, STAIR, R. M. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. São Paulo: Cengage Learning, TANENBAUM, A. S. Redes de computadores. 3. ed. Rio de Janeiro: Campus,