REFERÊNCIAS. 1. KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas; tradução Lene Belon Ribeiro 2ª Ed. Porto Alegre: Bookman, p.

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1 REFERÊNCIAS 1. KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas; tradução Lene Belon Ribeiro 2ª Ed. Porto Alegre: Bookman, p. 2. LAKATOS, Eva Maria e MARCONI, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projeto e relatório, publicações e trabalhos científicos. 4ª Ed. São Paulo: Atlas, MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, , Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, MOURA, D. G. e BARBOSA, E. F. Trabalhando com projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais. São Paulo: Ed. Vozes, NATURA. Modelo de Inovação. (Online) Disponível em: < net/ Web/Br/ForYou/HotSites/Campus/src/index.asp>. Acesso em 30 set PMI v 1.0. Tradução livre em Português. Disponível em: < Acesso em: 10 nov RABECHINI Júnior, Roque e CARVALHO, Marly Monteiro de (organizadores). Gerenciamento de projetos na prática: casos brasileiros. São Paulo: Atlas, TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA. Planejamento Estratégico do PJSC, Santa Catarina, VALERIANO, Dalton L. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. São Paulo: Makron Book, VARGAS, Ricardo V. Manual Prático do Plano de Projeto. Rio de Janeiro: Brasport, 2003.

2 ANEXO I Formulários de saída da iniciação de projetos APRESENTAÇAO DO PROJETO Nome do Projeto: Gerente do Projeto: C. Custo: CONTEXTO DO PROJETO Apresente o resumo das condições que indicam a necessidade do projeto, ou seja, a motivação para a realização do projeto. Autor: Aprovação: Versão:

3 49 TERMO DE ABERTURA Nome do Projeto: Gerente do Projeto: C. Custo: DEFINIÇÃO PRELIMINAR DO ESCOPO Resumo das condições do projeto: Objetivo: Metas: Premissas: Restrições: Prazos: Estimativa de custo: Principais riscos: Partes envolvidas (stakeholders): Observações adicionais: Autor: Aprovação: Versão:

4 50 DECLARAÇÃO DE ESCOPO Nome do Projeto: Gerente do Projeto: C. Custo: PRINCIPAIS DEFINIÇÕES Time do projeto: Internos: Externos: Descrição do projeto: Objetivo do projeto: Justificativa do projeto: Produto do projeto: Expectativa das partes envolvidas: Premissas: Restrições:

5 51 PRINCIPAIS FASES, ENTREGAS, PRAZOS E CUSTOS DO PROJETO Fase Entrega Prazo Custo Total: OBSERVAÇÕES: 1 Os prazos correm concomitantemente; 2 Consideramos a implantação somente no Fórum da Capital. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Modificado por Descrição da mudança Autor: Aprovação: Versão:

6 52 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Nome do Projeto: Gerente do Projeto: C. Custo: ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Autor: Aprovação: Versão:

7 ANEXO II Modelo de proposta de proposta de projeto: Gerência de Cobrança de Custas Finais APRESENTAÇAO DO PROJETO Nome do Projeto: Gerência de Cobrança de Custas Finais Gerente do Projeto: José Luciano Terhorst Assessor de Custas C. Custo: CONTEXTO DO PROJETO A Corregedoria-Geral da Justiça - CGJ durante algumas inspeções realizadas no ano de 2005 constatou que muitas varas (unidades judiciais) arquivavam os processos sem atender às determinações constantes do art. 26 do Regimento de Custas do Estado - RCE, ou seja, promover a cobrança das custas processuais ou a inscrição em dívida ativa dos inadimplentes. Constatou também que muitas vezes os processos julgados que aguardavam a realização dessa atividade ficavam por muito tempo (por vezes até anos) sem que nada fosse feito, em prejuízo ao erário público e às demais atividades judiciárias. Nas unidades em que a atividade é realizada não há obediência a padrões (rotinas) nessa execução. Isso também redunda em elevadas despesas conforme o procedimento adotado pela unidade. Diante dessa situação, elaborou-se um estudo que objetivou identificar as rotinas da atividade de cobrança das custas finais, selecionando-se as melhores práticas que conduzem a um atendimento eficiente do comando legal (ou seja, utilização dos meios necessários com menor custo e com maior probabilidade de êxito e, em caso de não cobrança, uma ágil inscrição em dívida ativa). De posse do estudo realizado, pretende-se que as rotinas sejam executadas de um modo concentrado (centralizado) por um mínimo de pessoas (preferencialmente por uma única pessoa em cada Comarca) e com o uso de recursos tecnológicos que automatizem o máximo possível o procedimento. Como já mencionado, o estudo mapeou todas as micro-atividades necessárias para o desenvolvimento da atividade macro (cobrança das custas finais ou inscrição em dívida ativa), o que possibilita o desenvolvimento de um software (módulo do software já adotado pela instituição SAJ/PG e SAJ/CTS). Para tal deverá contar com os serviços da empresa que presta a manutenção e desenvolvimento, bem como, pela cooperação de diversos setores da instituição (Diretoria de Informática, CGJ, Contadores e Escrivães). Com o projeto, pretende-se atender ao RCE e fazê-lo de um modo eficiente (ágil e com economia), podendo haver um deslocamento das pessoas que exercitariam a atividade de cobrança de custas finais (grande parte dos funcionários de cada unidade) para o desenvolvimento de rotinas voltadas à atividade fim do Poder Judiciário. Isso traria evidentes ganhos para a sociedade (no aspecto celeridade processual) além de uma eventual melhora na arrecadação, embora o aspecto principal seja a redução de custos (humanos e materiais). Apresente o resumo das condições que indicam a necessidade do projeto, ou seja, a motivação para a realização do

8 54 projeto. Autor: Luiz Henrique Martins Portelinha Juiz Corregedor Aprovação: 15/04/2006 Versão:

9 55 TERMO DE ABERTURA Nome do Projeto: Gerência de Cobrança de Custas Finais Gerente do Projeto: José Luciano Terhorst Assessor de Custas C. Custo: DEFINIÇÃO PRELIMINAR DO ESCOPO Resumo das condições do projeto: Propiciar meios mais eficientes para o atendimento do art. 26 do Regimento de Custas do Estado. Objetivo: Automatizar as rotinas de cobrança das custas finais dos processos judiciais. Metas: Reduzir despesas em recursos humanos (+ de 90%) e materiais (+/- 20%); Agilizar o procedimento de inscrição em dívida ativa dos inadimplentes (reduzir para uma média de 3 meses); Diminuir o tempo para recebimento das custas finais. Premissas: - Redução de custos - Agilização dos procedimentos Prazos: - 1 ano para entrega Restrições: - relação custo/benefício Estimativa de custo: R$ ,00 Principais riscos: Aumento da despesa e redução da arrecadação. Partes envolvidas (stakeholders): Empresa de software; correios; contadores judiciais; escrivães e técnicos judiciários auxiliares; devedores de custas Observações adicionais: Autor: Luiz Henrique Martins Portelinha Juiz Corregedor Aprovação: 15/04/2006 Versão:

10 56 DECLARAÇÃO DE ESCOPO Nome do Projeto: Gerente do Projeto: Gerência de Cobrança de Custas Finais José Luciano Terhorst Assessor de Custas C. Custo: PRINCIPAIS DEFINIÇÕES Time do projeto: Internos: CGJ Dinart Francisco Machado (Juiz Corregedor), José Luciano Terhorst (Assessor de Custas), Gilson Luis Nórcio (Assessor de Informática Jurídica) e Sérgio Zitta (Assessor Correicional); DI João Luís Zanatta (Assessor Técnico da CGInfo); Externos: Softplan - Lisângela Humbert (Analista de Sistemas) e Alexandre (Analista de Sistemas) Descrição do projeto: Será realizado estudo das rotinas utilizadas na cobrança de custas finais, propondo a adoção das mais eficientes e, a partir dessa proposta, será desenvolvido um software. Objetivo do projeto: Automatizar as rotinas de cobrança das custas finais dos processos judiciais. Justificativa do projeto: Muitas unidades judiciais não cumprem com o disposto no art. 26 do Regimento de Custas do Estado. As que cumprem o fazem com elevado dispêndio de recursos materiais, pessoais e de tempo. Produto do projeto: Um software com as rotinas de cobrança de custas finais automatizadas e centralizadas em um único setor de cada comarca. Expectativa das partes envolvidas: Redução significativa na quantidade de pessoas envolvidas para realização da atividade, grande redução de despesas (emissão de papéis) e incremento na arrecadação. Premissas: - Redução de custos (humanos e materiais) - Agilização dos procedimentos Restrições: - Relação custo/benefício PRINCIPAIS FASES, ENTREGAS, PRAZOS E CUSTOS DO PROJETO

11 57 Fase Entrega Prazo Custo Estrutura física 15/01/ meses R$ ,00 Adequar sistemas 15/03/ meses R$ ,00 Recursos humanos 15/02/ mês R$ 5.000,00 Regulamentação 15/03/ mês R$ 1.000,00 Implantação na Capital 15/03/ mês R$ ,00 Encerramento 15/04/ ano R$ 0,00 Total: R$ ,00 OBSERVAÇÕES: 1 Os prazos correm concomitantemente; 2 Consideramos a implantação somente no Fórum da Capital. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Modificado por Descrição da mudança Autor: Luiz Henrique Martins Portelinha Juiz Corregedor Aprovação: 15/04/2006 Versão:

12 58 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Nome do Projeto: Gerente do Projeto: Gerência de Cobrança de Custas Finais José Luciano Terhorst Assessor de Custas C. Custo: ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO 1. Estrutura Física Viabilizar local para instalação; 1.2. Elaborar Layout; 1.3. Adequar espaço físico; 1.4. Efetuar levantamento de necessidade de móveis; 1.5. Requisitar móveis; 1.6. Instalar móveis; 1.7. Efetuar levantamento de equipamentos de informática necessários; 1.8. Requisitar equipamentos de informática; 1.9. Instalar equipamentos de informática; 2. Adequar sistemas: 2.1. Adequar sistemas SAJ/PG e SAJ/Custas; 2.2. Testar adequações do sistema; 2.3. Validar adequação; 2.4. Implantar adequação; 3. Recursos Humanos: 3.1. Quantificar o número necessário de servidores; 3.2. Selecionar os servidores; 3.3. Treinar os servidores; 4. Regulamentação: 4.1. Elaborar minuta de normatização; 4.2. Aprovar minuta; 4.3. Publicar norma; 5. Implantação do sistema na Comarca da Capital 5.1. Efetuar levantamento dos processos; 5.2. Elaborar lista dos processos; 5.3. Separar os processos; 5.4. Instalar a Gerência de Cobrança de Custas Finais (em modo especial);

13 Iniciar os procedimentos (especiais processos acumulados); 5.6. Concluir os procedimentos (especiais processos acumulados); 5.7. Repassar a Gerência de Cobrança de Custas Finais ao setor definitivo; 6. Encerrar o Projeto. Autor: Luiz Henrique Martins Portelinha Juiz Corregedor Aprovação: 15/04/2006 Versão:

14 ANEXO III Dez passos para preparação da proposta de projeto Os dez passos necessários para preparar uma proposta de projeto (MAXIMIANO, 2007, pp. 237/238): 1- Comece esclarecendo qual é o problema Explique qual o problema que você (ou o cliente) quer resolver. Pode ser uma oportunidade, como um nicho de mercado que ainda não foi explorado ou um novo produto que promete algum retorno. Pode ser o interesse provocado por sua curiosidade de pesquisador. Certifique-se de que o cliente esteja de acordo com sua interpretação do problema. 2- Explique porque é importante resolver o problema Justifique a escolha do problema. Mesmo que seja ou pareça óbvio para você, procure explicar. O cliente está de acordo com sua interpretação ou explicação? 3- Defina o resultado esperado do projeto Explique qual o produto será fornecido pelo projeto: trata-se de um produto físico, um conceito ou um evento? Explique a que ponto você quer chegar. Faça uma descrição sucinta do produto. Defina as especificações de desempenho que o produto deverá apresentar. 4- Desenhe uma estrutura analítica Especifique todos os componentes do produto que deverão ser fornecidos durante ou ao final do projeto. Use substantivos. 5- Defina o ciclo de vida do projeto Nesta parte da proposta, coloque as grandes fases do projeto e os resultados de cada uma, quando houver. 6- Faça uma lista de tarefas Faça uma lista das atividades ou tarefas necessárias para realizar o projeto, identificando as precedências e o tempo de duração de cada uma. Use verbos. 7- Prepare um diagrama de precedências

15 61 Defina em que seqüência as atividades ocorrerão. 8- Prepare um cronograma Faça a distribuição das atividades no tempo. 9- Identifique os recursos necessários para realizar as atividades Especifique todos os tipos de recursos necessários para realizar o projeto. Pessoas, instalações, escritórios, computadores, material de consumo, aquisições, transportes, seguros, tudo deve ser relacionado. Faça uma estimativa dos custos. 10- Prepare o orçamento Faça o orçamento global dos recursos necessários.