SUPERVISÃO DE EQUIPES EXTERNAS: O GUIA PRÁTICO PARA TORNÁ-LA EFICAZ

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1 SUPERVISÃO DE EQUIPES EXTERNAS: O GUIA PRÁTICO PARA TORNÁ-LA EFICAZ

2 SUMÁRIO Introdução... 3 O gerenciamento de tarefas a distância... 5 Investimento na capacitação da equipe... 8 O uso de ferramentas tecnológicas Monitoramento e avaliação de resultados Quantidade X qualidade Pesquisa de satisfação do cliente Conclusão Sobre a SoftSite... 26

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Se gerenciar uma equipe que está todo o tempo ao seu lado já é um grande desafio, imagine fazer a gestão de um time que está longe de você. Pode parecer difícil, assustador até, mas a verdade é que, se você conhecer o caminho certo, as ferramentas adequadas e as estratégias corretas, não tem como errar. Neste e-book, trazemos uma série de dicas para ajudá-lo a se tornar um verdadeiro líder de vendas, capaz de supervisionar equipes mesmo a distância. Vamos lá? 4

5 O GERENCIAMENTO DE TAREFAS A DISTÂNCIA

6 O GERENCIAMENTO DE TAREFAS A DISTÂNCIA Ter todos os vendedores ao seu alcance, sob supervisão constante passa uma certa segurança, não é mesmo? Mas se você pretende escalar vendas, não dá para abrir mão de uma equipe externa, que vá até o cliente, reduza as distâncias e promova um atendimento mais personalizado. Entretanto, quando sua equipe está fora, começam a aparecer as dificuldades de comunicação e interação, tão essenciais para alinhar o discurso e agir de forma estratégica para garantir mais conversões. Além disso, parece que alguns custos aumentam, como o transporte, o reembolso do combustível e a alimentação. Para que você saiba o que se passou em cada reunião, é preciso esperar que o vendedor volte até a empresa ou entre em contato por telefone, para contar as novidades. O repasse de informações fica demorado e a capacidade de agir proativamente para fechar um contrato se perde em meio à burocracia. 6

7 O GERENCIAMENTO DE TAREFAS A DISTÂNCIA Em vez de aumentar o número de clientes atendidos por dia, a tendência é que se reduza conforme o trânsito fica mais caótico e a necessidade de deslocamentos constantes não se reduz. Para começar, o vendedor tem que comparecer na empresa no início e no final do dia, o que já consome boa parte da sua jornada de trabalho. Para você ter uma ideia, um a cada quatro paulistanos gasta cerca de duas horas para chegar ao trabalho. Imagine, então, ter que se deslocar durante todo o dia para realizar atendimentos? Monitoramento de resultados, então, dificílimo. Os relatórios demoram a chegar, os indicadores são vistos apenas no final do mês e o seu poder de ação se torna menor, uma vez que as oportunidades já passaram. A solução é tentar resolver o que deu errado e não repetir nos próximos contatos, contudo, muitos leads já foram perdidos pela falta de eficiência na gestão de tarefas simples e que deveriam contribuir para o sucesso das negociações. Identificou-se com este cenário? Pois, a partir de hoje, você vai esquecer de tudo isso. É possível otimizar a rotina da sua equipe externa com ferramentas simples e eficazes de gestão. Muitas delas estão a poucos cliques de você, basta uma atitude positiva da sua parte em querer mudar as coisas na sua empresa. 7

8 INVESTIMENTO NA CAPACITAÇÃO DA EQUIPE

9 INVESTIMENTO NA CAPACITAÇÃO DA EQUIPE Equipes de vendas devem estar sempre atualizadas em relação a dados do mercado, perfil de clientes, jornada de compra, funil de vendas e as ações de marketing desencadeadas pela empresa para atrair leads qualificados e gerar mais conversões. Também precisam de capacitação constante no que tange à competências que auxiliam no processo de vendas, como relacionamento interpessoal, técnicas de vendas, negociação, programação neurolinguística (PNL) entre outras. Ter uma equipe de vendas externas com o mesmo nível de conhecimento e competências em todas as vertentes possíveis nem sempre é muito fácil, afinal, o mercado valoriza os profissionais que estão constantemente em busca de qualificação e o custo das contratações se torna maior. 9

10 INVESTIMENTO NA CAPACITAÇÃO DA EQUIPE Neste sentido, o que você deve fazer é promover os treinamentos necessários para desenvolver tais competências na sua equipe, sempre avaliando as necessidades particulares de cada vendedor. Enquanto um tem mais facilidade de negociação, outro é excelente em captação de leads por meio de cold calls, por exemplo. Não é preciso investir tanto dinheiro em treinamentos para todos, é possível fazer com que um vendedor compartilhe suas técnicas e expertise com os demais, socializando o conhecimento. Se sua equipe viaja muito a outras cidades, procure treinamentos em cada localidade, faça com que o vendedor que está mais próximo realize a capacitação e, então, transmita os conhecimentos aos colegas. Outra opção é oferecer cursos online para que todos possam realizar as capacitações onde quer que estejam. Com essa facilidade, é possível até acompanhar o desempenho de cada vendedor, realizar avaliações e saber o nível de compreensão de cada um sobre o tema que está sendo abordado. Periodicamente, realize uma reciclagem em relação aos produtos e serviços oferecidos pela empresa. É importante que sua equipe externa tenha muito bem internalizados todos os atributos das soluções oferecidas, conheça o histórico do empreendimento, como os concorrentes estão se desempenhando no mercado e como é possível destacar as qualidades dos produtos e serviços diante do cliente sem falar mal dos concorrentes. 10

11 INVESTIMENTO NA CAPACITAÇÃO DA EQUIPE Uma equipe qualificada não só tem mais recursos para gerar vendas, como também se sente mais motivada a atingir as metas e objetivos propostos, pois vê que a empresa se preocupa com a formação profissional de todos os envolvidos. 11

12 O USO DE FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS

13 O USO DE FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS Supervisionar equipes externas não precisa ser um trabalho a mais no seu dia a dia. Com as ferramentas certas, é possível tornar este processo bem mais ágil e flexível, utilizando recursos que otimizam o tempo e a produtividade de todos. Com um sistema de gestão de equipes externas, por exemplo, você é capaz de criar todas as tarefas a serem realizadas dentro de um determinado período e então distribuí-las entre a equipe, determinando prazos, horários e fluxos de atividades. As metas ficam mais claras para todos os envolvidos e é possível trocar informações em tempo real, otimizando a comunicação e interatividade entre os vendedores e a empresa. O acompanhamento de cada atendimento também se torna bem mais fácil, pois você pode saber exatamente onde cada profissional está, quanto tempo ficou com o cliente e obter o feedback rapidamente dos progressos de cada negociação. 13

14 O USO DE FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS Os relatórios analíticos podem ser consultados a qualquer hora, contribuindo para sua análise e planejamento das políticas comerciais e de vendas. Os dados dos clientes são atualizados constantemente e é possível acompanhar a evolução do comportamento dos consumidores, das empresas e do mercado com muito mais agilidade. Além disso, ao ter acesso aos dados de cada cliente, é possível determinar com maior precisão qual é o perfil do cliente ideal da sua empresa, contribuindo para a personalização das ações de vendas e também para a captação de leads mais qualificados, o que favorece não só seu ciclo de vendas, como o relacionamento de longo prazo. Com o fluxo de informações mais ágil e eficiente, sua empresa não depende da presença dos vendedores para alimentar o CRM ou ERP, pois uma boa ferramenta de gestão de equipes externas oferece a possibilidade de integração entre sistemas. Como consequência, você reduz os deslocamentos - e os custos - e ainda torna sua gestão mais transparente e eficaz. 14

15 MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS

16 MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS Uma das dificuldades de quem lidera uma equipe externa é acompanhar o desempenho dos vendedores, analisar os dados e ajudá-los a otimizar a rotina de modo a gerar mais negócios e atingir as metas. Esse monitoramento pode se tornar bem mais fácil se você tiver ao seu lado uma ferramenta de acompanhamento que permita formular objetivos, metas e indicadores e segui-los diariamente para saber como está a performance da equipe. Não basta acompanhar apenas a quantidade de visitas realizadas no mês. O mais importante é saber a taxa de leads qualificados atraídos e a quantidade de conversões obtidas, afinal, seu objetivo central é gerar vendas e aumentar o faturamento. 16

17 MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS Outro indicador que deve ser acompanhado é a taxa de retenção de clientes, já que clientes fiéis custam menos para a empresa e geram mais valor ao longo do tempo. Para saber como anda a performance do seu time no relacionamento, analise o lifetime value e o seu ciclo de vendas. O dinheiro investido em marketing deve ser comparado aos resultados de vendas para que você entenda quanto cada lead e cliente custa para sua empresa durante o processo de negociação. Caso o custo seja mais elevado do que o ticket médio gasto por cliente, é preciso rever suas estratégias para melhorar os resultados finais. Indicadores de gestão de pessoas também podem ser monitorados a fim de que você compreenda quais são os vendedores que mais contribuem para o faturamento do negócio: atrasos, absenteísmo, queda de produtividade, comprometimento, entre outros fatores podem ser analisados de forma que você tenha um conhecimento aprofundado sobre sua equipe e possa utilizar essas informações para motivar os vendedores e fazer com que eles realmente vistam a camisa da empresa. 17

18 QUANTIDADE X QUALIDADE

19 QUANTIDADE X QUALIDADE Viver sempre focado em metas de aumento da carteira de clientes é a realidade de muitos vendedores. Ampliar o campo de atuação, atender a várias regiões geográficas, mostrar sua capacidade de atuação em um amplo mercado. No entanto, nem sempre a quantidade de leads prospectados reflete o sucesso de uma venda. Na maioria das vezes, quem sai ganhando é aquele vendedor que foca o relacionamento de longo prazo, que escolhe a dedo seus clientes pensando no valor gerado durante um lifetime value mais extenso. Isso acontece porque, quando você converte o cliente certo, ele não compra apenas uma vez. Ele retorna várias e várias vezes, recomenda sua empresa para outras pessoas, faz questão de falar bem sobre seus produtos e serviços. 19

20 QUANTIDADE X QUALIDADE Um cliente fiel deixa de exigir tantos esforços de marketing e vendas porque ele já confia na sua marca, portanto, é uma questão de oferecer uma nova solução que sirva exatamente para o momento que ele está passando. Além disso, quem confia, não duvida no momento de gastar mais ou de aprofundar o relacionamento. O cliente sabe que sua empresa é capaz de oferecer o que ele mais precisa e vai direto até você, sem se importar em pagar um pouco mais ou esperar um prazo maior para receber o que espera. Por outro lado, quando você se concentra apenas na quantidade, faz crescerem seus esforços sem a garantia de que todos os leads atraídos se tornarão clientes. E pior: não sabe se um cliente convertido quer mesmo se relacionar com a sua empresa ou apenas resolver um pequeno problema momentâneo sem nenhum comprometimento. É fato que não podemos dispensar os clientes pontuais, entretanto, os clientes recorrentes é que mantêm seu empreendimento em pleno funcionamento. Portanto, ensine sua equipe a desenvolver relacionamentos, as vendas serão uma consequência. 20

21 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE

22 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE A percepção que seu time de vendas externas passa para os clientes afeta diretamente a imagem da sua empresa no mercado. É por isso que ressaltamos a importância de uma equipe qualificada e pronta para atender às necessidades do seu público. Para saber se o seu time está se saindo bem nesta missão, é fundamental que você esteja atento à pesquisa de satisfação do cliente. No momento de perguntar sobre produtos e serviços, aproveite para inserir perguntas que revelem como o cliente se sente em relação ao profissional que fez o atendimento. Pergunte como o cliente se sentiu durante o atendimento, se sentiu falta de alguma informação, se recomendaria sua empresa para outras pessoas e como está sua satisfação geral com a empresa e o relacionamento. Seja direto e dê abertura para que os clientes se expressem. Dessa maneira, você poderá extrair muitos insights importantes para melhorar a personalização dos treinamentos da sua força de vendas e também conhecerá melhor o perfil de cada cliente, podendo adequar estratégias de vendas e aumentar a efetividade de cada contato. 22

23 PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE Faça a pesquisa no pós-venda, como forma de avaliar a performance da empresa. No momento de dar feedback aos vendedores, fale com cada um pessoalmente, especialmente se houver qualquer tipo de crítica. O verdadeiro líder orienta, ensina e está ao lado do seu time para melhorar continuamente com ele. 23

24 CONCLUSÃO

25 CONCLUSÃO Supervisionar uma equipe de vendas externas está se tornando cada vez mais fácil. Tudo o que você precisa é montar seu time, mantê-lo capacitado e evoluir junto com os vendedores no uso das facilidades que o mercado, a tecnologia e o conhecimento podem trazer. Explore as ferramentas de gestão de vendas externas disponíveis, conheça aplicativos, técnicas e estratégias, esteja atento às novidades do mercado. Seja proativo ao adquirir competências que você possa repassar ao seu time e não deixe de acompanhar o nosso blog, que está sempre com novidades para você aprimorar suas habilidades como gestor. 25

26 SOBRE A SOFTSITE A SoftSite é uma empresa de TI brasileira reconhecida pela excelência de seus serviços e sólida credibilidade. Atuamos nacionalmente oferecendo softwares de mobilidade para indústrias, atacadistas e distribuidores. Nossas soluções promovem a maximização do desempenho operacional de nossos clientes, oferecendo visão estratégica de ações e levando agilidade ao processo de vendas. Para uma gestão eficaz das vendas, desenvolvemos soluções de automação de força de vendas para equipes externas! Completas e customizáveis, nossas soluções coletam informações precisas e indispensáveis para melhorar a comunicação, o controle, o planejamento e a supervisão das ações das equipes por meio da praticidade de aplicações mobile e portais de gestão. Hoje, contamos com um dos mais completos portais de gestão do país.