Disciplina: Gerenciamento de Projetos Profº: João Carlos da Silva Junior

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1 Disciplina: Gerenciamento de Projetos Profº: João Carlos da Silva Junior

2 Conceitos Por que eu preciso deste curso? O que é um projeto? Exemplos de projetos? Muralha da China? Tempo: 1500 anos Projeto Manhattan? Custo: + 20 bilhões dólares História é rica em projetos conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 2

3 Antes de pensar em projeto... Conhecer o ambiente da organização Condicionantes Recursos Filosofia de Gestão Fatores Políticos % de influência dos condicionantes está diretamente ligada ao tamanho da organização conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 3

4 Conhecendo a sua organização Qual o tamanho da minha organização? Qual o meu papel nesta organização? Qual a filosofia de gestão? Quais são os recursos disponíveis? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 4

5 Quando falamos em projeto... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 5

6 Quando falamos em projeto... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 6

7 Quando falamos em projeto... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 7

8 Quando falamos em projeto... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 8

9 O que não lembramos? (Ou Esquecemos ou Não temos tempo) Conhecer / Pesquisar o negócio Conhecer / Envolver o cliente Planejar... Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicação Riscos Aquisição conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 9

10 [FILME] O Reino Perdido Lições aprendidas Será que uma orquestra pode tocar sem a presença de um maestro? Gerente de projeto = maestro Liderar equipes de forma a atingir um propósito comum; Missão: Desenvolver produto/serviço, no prazo, com qualidade e dentro do orçamento; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 10

11 É fácil conduzir projetos? Lidar com: Riscos Custos Aquisições / Contratações Prazos ESCOPO INTEGRAÇÃO conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 11

12 Gerente de Projetos Como equilibrar áreas interconectadas? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 12

13 Visão de Projeto Imagine: Criança de 3 anos; Apresenta: Febre, Tosse e Dor nas Costas; Tia Febre = Antitérmico Tosse = Xarope Dor nas Costas = Massagem Benzedeira para finalizar o tratamento conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 13

14 Visão de Projeto Pai Leva ao médico Médico Realiza exames e identifica uma pneumonia Moral da História: É preciso atacar as causas, e não os sintomas, para se resolver o problema. conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 14

15 Visão de Projeto Entender a dinâmica de projeto; Conseqüências das ações gerenciais; Projeto não é: Estrutura composta por áreas estanques Não basta gerenciar bem estas áreas para que tudo se resolva Deus dá o frio conforme o cobertor Adoniram Barbosa Cobertor é curto e o frio é intenso conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 15

16 Fazendo as perguntas certas Qual é a motivação? Que problema o projeto deve resolver? Quem é afetado pelo problema? Qual oportunidade deve aproveitar? Quem aproveitará a oportunidade? Qual deve ser a situação ao final do projeto? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 16

17 Ciclo de vida de um projeto Preparação Definir o objetivo Estruturação Detalhamento Desenvolvimento Colocar em prática Encerramento conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 17

18 Processo de Administração Planejamento Fazer antes Organização Dividir tarefas, responsabilidades e autoridade de decisões Execução Realização das atividades previstas Controle Comparar resultados alcançados com planejados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 18

19 Dificuldades do Gerente Técnico x Gerente Estruturar planos complexos que as pessoas não conseguem entender Dificuldade de relacionamento interpessoal NÃO consideração do FATOR HUMANO Síndrome de Gabriela Zona de Conforto... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 19

20 Lei de Murphy Se houver 4 maneiras erradas de fazer algo, e forem evitadas, surgirá uma 5 rapidamente. E será escolhida. Se você não explica, ninguém entende. Você explicando, também não. Se parece que tudo vai bem, é claro que você esqueceu de algo. conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 20

21 Lei de Murphy Se algo não puder ser esquecido, será As coisas são danificadas de maneira diretamente proporcional ao seu valor. Para saber quem é o especialista, procure quem disse que a tarefa demora mais tempo e custa mais caro. conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 21

22 Causas Importantes de Problemas em Projetos Necessidades e objetivos mal definidos; Condições de execução confusas; Falhas na execução; Organização de má reputação; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 22

23 Necessidades e objetivos mal definidos A necessidade não foi ententida claramente; Houve pressa em iniciar o projeto sem clareza quanto ao objetivo a ser atingido; Durante a realização do projeto, as expectativas do cliente mudam; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 23

24 Condições de execução confusas As estruturas de tempo e custo representam desejos e intenções, quando deveriam basear-se em dados e fatos; O planejamento baseia-se em dados e observações insuficientes; Autoridade e responsabilidade são indefinidas; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 24

25 Falhas na execução Não se treinam as pessoas para executar as funções chaves; Faltam pessoas na equipe com a maturidade necessária para o sucesso do projeto; Condições importantes são desconsideradas pela equipe, porque contrariam suas convicções, crenças e valores; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 25

26 Organização de má reputação Interrupção injustificada ou descontinuidade de projetos previamente aprovados, causando perda dos valores investidos; Incapacidade de administrar os recursos do projeto; Revisão de recursos; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 26

27 A prática de implementação de projetos Project Charter (Termo de abertura do projeto) WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto) conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 27

28 A prática de implementação de projetos Por onde começar? Quais etapas preciso identificar e responder? Consigo responder as questões sozinho? Quem são meus parceiros? Tenho apoio? Quais os riscos? Como posso contribuir neste projeto? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 28

29 Dividir para conquistar Não tente atacar o problema como um todo; Dividindo o problema em partes menores, temos maior possibilidade de gerenciamento; Estabeleça categorias para as tarefas com base nas expectativas do cliente; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 29

30 Feedback, Acompanhamento e Avaliação de Projetos Quais habilidades? Ferramentas? Feedback Cliente Time Parceiros Como eu trabalho o resultado do feedback? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 30

31 O que é avaliar projetos? Estabelecer os critérios Critérios do projeto x Critérios do cliente Divulgar Como medir? Com que freqüência? Quem? Divulgar os resultados Aplicar as lições aprendidas conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 31

32 Estratégia conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 32

33 Estratégia Sei o que estou fazendo? Sei comunicar? Tenho parceiros?? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 33

34 Estratégia Uma boa gestão de projetos não pode salvar uma empresa de uma estratégia mal concebida, uma gestão de projetos ineficiente pode prejudicar uma boa estratégia O foco do profissional deve ser o resultado do negócio, e não a metodologia ou ferramenta que utiliza. conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 34

35 Por que planejar? Preparar para o futuro Criar um futuro desejável Coordenar os recursos com eficiência? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 35

36 Como é o planejamento? Assumir cenários e tendências Estabelecer objetivos Elaborar alternativas Estabelecer ESTRATÉGIAS conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 36

37 Qual o conteúdo? Por que? (Justificativas) Para onde? (Diretrizes) O que? (Objetivo) Como? (Ações) Quanto? Quando? (Metas) conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 37

38 Alguns dados De cada 100 projetos falham ou são BASTANTE modificados De cada 100 projetos fracassados... Fracassado = Fora do prazo, orçamento estourado, qualidade ruim, etc. 85 falham por problemas de COMUNICAÇÃO conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 38

39 Os 10 principais motivos das falhas Subestimação da complexidade do projeto; Falta de Planejamento; Requerimentos incompletos; Falta de envolvimento do usuário; Falta de recursos; Expectativas não-realistas; Falta de apoio executivo; Mudança nas especificações/requerimentos; Produto não é mais necessário; Ausência de acompanhamento executivo; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 39

40 Alguns desafios 26% dos projetos tem sucesso; 46% dos projetos tem alterações; 28% dos projetos falham; Média de 89% acima do custo; Média de 122% acima do cronograma; 45% das solicitações não são utilizadas; Fonte : Standish Group conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 40

41 Pausa para reflexão O que é gerenciar projetos? Qual a relação do planejamento estratégico com a gestão de projetos? Se conhecemos os erros em projetos, por que falhamos? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 41

42 Início do Projeto O Project Charter é o anúncio único que autoriza formalmente o projeto. Deve conter: As necessidades de negócio que o projeto deve endereçar; Descrição do produto do projeto; Designação do Gerente de Projeto e sua autoridade formal; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 42

43 Plano O gerente de projetos deve entender CLARAMENTE... O QUE DEVE SER FEITO NO PROJETO conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 43

44 WORK BREAKDOWN STRUCTURE É um organograma utilizado em projetos para definir o trabalho a ser realizado em termos de ENTREGÁVEIS (deliverables) conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 44

45 WBS tem 2 objetivos Assegurar que o projeto inclui TODO o trabalho necessário; Assegurar que o projeto NÃO INCLUI ALÉM DO necessário; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 45

46 Exemplo de WBS conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 46

47 Níveis da WBS Níveis superiores identificam os pacotes entregáveis ; Níveis inferiores identificam as tarefas necessárias para cumprir os pacotes entregáveis ; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 47

48 WBS Como fazer? 1 Identifique os produtos finais do projeto; 2 Defina os principais ENTREGÁVEIS do produto; 3 Decomponha os ENTREGÁVEIS principais em um nível de detalhe apropriado para o gerenciamento e o controle integrado; 4 Revise e refine a EAP até que os envolvidos concordem com o apresentado; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 48

49 Controle O ÚNICO bem que não pode ser recuperado... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 49

50 Como não perder mais tempo? Planeje suas atividades, não perca seu foco; Delegue funções, não seja centralizador; Selecione o que é prioridade, não perca tempo com o que não é importante; Faça reuniões com objetivos; Seja conciso em telefonemas e na Internet; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 50

51 Quais são os principais processos? Descrição das Atividades Seqüenciamento das Atividades Estimativa de duração das Atividades conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 51

52 Descrição das Atividades Atividades são descritas nos níveis mais baixos da WBS; Compõem os pacotes entregáveis; Não devem ser atividades com mais de 80 horas ; Lembre-se: Dividir para conquistar conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 52

53 Seqüenciamento das Atividades Ordenar as atividades de forma a completar o trabalho especificado: da melhor forma possível; dentro do prazo; com a qualidade acordada entre as partes; gastando o combinado com cliente; conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 53

54 Estimativas de Duração Por semelhança a outras atividades Por dados históricos Por consulta a especialistas PERT Program Evaluation and Review Technique conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 54

55 Por semelhança a outras atividades Com freqüência, encontra-se em um mesmo projeto, atividades que tem caráter semelhante: Exemplos Processos de compra Autorização da diretoria conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 55

56 Por dados históricos BEM DOCUMENTADOS servem de base para estimativas em projetos semelhantes conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 56

57 Por consulta a especialistas Atividades específicas e/ou técnicas muitas vezes requerem a análise e opinião de profissionais especializados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 57

58 PERT conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 58

59 Como elaborar o cronograma? É resultado: Da descrição das atividades Do seqüenciamento das atividades Da estimativa de tempo Observações: Ferramentas de Gerenciamento de Projetos realizam boa parte dos processos de forma automática conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 59

60 Risco conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 60

61 Definição de Risco Evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto (tempo, escopo, custo, qualidade...). conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 61

62 Quais os tipos de riscos? Coisas que você sabe... Coisas que você sabe que não sabe... Coisas que você NÃO sabe... Coisas que você NÃO sabe que NÃO sabe! conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 62

63 Quais os elementos de um risco? Evento: O que pode acontecer Probabilidade: Possibilidade do evento ocorrer Impacto: O ganho ou o estrago que o evento faz se ocorrer... conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 63

64 Um risco pode representar... Ameaça Oportunidade conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 64

65 O papel do gerente... Identificar e entender os riscos Planejar como lidar com os riscos Incorporar o Gerenciamento dos Riscos no Plano do Projeto Manter informado os envolvidos conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 65

66 Controle, Execução e Fim O que controlamos? Como controlamos? conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 66

67 Quero falar sobre... Gerenciamento de Recursos Humanos Lições Aprendidas conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 67

68 Gerenciamento de Projetos conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 68

69 Onde buscar informação? ex.php Blogs Twitter ( conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 69

70 Obrigado Contato: "Eu certamente não sou um daqueles que precisam ser estimulados. Na realidade, eu sou o estímulo." Sir Winston Churchill conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 70