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1 A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) Autor: Ivan Luizio R. G. Magalhães Um perigo previsto está metade evitado. Thomas Fuller Introdução Há muitos anos atrás, um bom gerente de projetos poderia se dar ao luxo de não ser um bom comunicador. Os clientes certamente não gostariam dele, mas ao longo do projeto, com a entrega de bons produtos, os clientes acabariam por aceitar a situação. Nos dias atuais, em que se vive um novo mundo advindo do avanço da Tecnologia da Informação (TI), entretanto, os projetos de TI necessitam ser desenvolvidos em parceria com às áreas de negócio de uma organização, e esta parceria requer primordialmente um bom e sólido processo de comunicação. De fato, muitos dos problemas que aparecem em um projeto de TI são atualmente resultado de falhas no processo de comunicação. Assim sendo, para ser um eficaz gerente de projetos é necessário saber como evitar e remediar eventuais problemas no processo de comunicação. A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 1 de 6

2 Áreas a serem observadas A partir da monitoração do processo de comunicação, o gerente de projetos poderá acompanhar o sucesso do projeto sob sua responsabilidade. Para tanto, ele deverá estar atento ao surgimento de problemas nas seguintes áreas: Diferenças nas expectativas O gerente de projetos necessita estar atento para assegurar que todos os envolvidos no projeto compartilhem de um mesmo conjunto de expectativas em termos do que será entregue, quando e a que custo. O lugar para inicialmente garantir que todos os envolvidos tenham as mesmas expectativas em relação ao projeto é o documento de definição do projeto. Entretanto, muitos gerentes de projetos não atualizam os principais interessados ( stakeholders ) no projeto sobre alterações que possam afetar as expectativas sobre o projeto. Pessoas tomam decisões baseadas na melhor informação que elas têm no momento, e se o gerente de projetos não mantém todos os interessados ( stakeholders ) nivelados em relação as suas expectativas, decisões começam a ocorrer fora de sincronismo rapidamente, tumultuando o bom andamento do projeto. Pessoas são surpreendidas Se as pessoas não são mantidas informadas, elas serão surpreendidas quando as mudanças ocorrerem. Por exemplo, caso o gerente de projetos saiba que a data de finalização de determinada tarefa do cronograma não será cumprida, ele deverá estar certo de que todos os interessados A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 2 de 6

3 ( stakeholders ) no projeto não ficarão sabendo disso apenas pelo relatório de acompanhamento do projeto. Um processo de comunicação proativo significa que assim que houver a detecção da possibilidade de não cumprimento da data prevista de alguma tarefa do cronograma, isto deverá ser comunicado como um possível risco para o projeto, devendo os interessados ( stakeholders ) no projeto serem mantidos informados da evolução das ações que estiverem sendo tomadas para garantir o cumprimento da tarefa na data prevista. Se o gerente de projetos declara que não será possível o cumprimento da data prevista, os demais envolvidos poderão se preparar para contornar a situação ou mesmo ajudar para que o atraso seja o mínimo possível. As pessoas ficam contrariadas e frustadas quando elas recebem más notícias no último minuto, quando não há mais possibilidade delas alterarem a situação. Ninguém conhece o status do projeto Em algumas situações, os interessados ( stakeholders ) no projeto, não estão realmente certos sobre o atual status do projeto. As pessoas não podem tomar as melhores decisões se não tiverem as melhores informações. Se elas não estão certas sobre o andamento do projeto, elas despenderão tempo extra na procura de informações que as atualize. De fato, o gerente de projetos deve manter atualizados todos os interessados ( stakeholders ) no projeto, e se eles continuamente solicitarem mais informações a respeito do andamento do projeto, é sinal de que o processo de comunicação não está sendo eficaz. A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 3 de 6

4 Pessoas são envolvidas no projeto no último instante Nesta situação, o gerente de projetos não está se comunicando de forma proativa com as demais pessoas envolvidas no projeto sobre as tarefas que terão impacto sobre elas. Quando a comunicação ocorre, é no último minuto e tudo se faz urgente. Um exemplo deste problema é quando o gerente de projetos não conversa com os gerentes dos recursos que farão parte do time do projeto até o dia em que estes recursos sejam necessários. Outro exemplo é quando o gerente de projetos sabe três meses antes da necessidade de um especialista em determinado assunto, mas apenas comunica esta necessidade para o especialista na semana que antecede a sua participação no projeto. Em cada um dos casos, a outra parte não tem tempo adequado para preparar-se para a situação. Membros da equipe não sabem o que é esperado deles No pior caso, os problemas no processo de comunicação ocorrem entre os integrantes da equipe e os demais interessados ( stakeholders ) no projeto. Entretanto, falhas na comunicação podem ocorrer entre os próprios integrantes da equipe. Alguns gerentes de projetos fazem um péssimo trabalho ao comunicarem aos integrantes de sua própria equipe de trabalho o que é esperado que eles façam. Algumas vezes, o gerente de projetos não é claro sobre quando as tarefas devem estar concluídas. Outras vezes, o gerente de projetos tem uma visão sobre qual o produto esperado, mas não comunica esta visão para as pessoas responsáveis A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 4 de 6

5 pela execução das tarefas até que ocorra a primeira entrega do produto incorreto. Há também situações em que o gerente de projetos não é claro em sua comunicação e os integrantes da equipe perdem tempo de trabalho no projeto na tentativa de descobrirem o que realmente é necessário fazer. O resultado de tudo isto é trabalho extra e frustração, tanto por parte do gerente de projetos quanto dos integrantes de sua equipe. Qual é a solução? Alguns gerentes de projetos apresentam problemas em seu processo de comunicação apenas no começo dos projetos. Caso o gerente de projetos pense estar neste grupo, ele deve procurar por treinamento específico ou oportunidades de ser tutelado por profissionais com mais experiência, objetivando melhorar suas habilidades de comunicação. Entretanto, em muitos casos, os problemas com o processo de comunicação não são decorrentes da falta de habilidades específicas do gerente de projetos, mas sim da sua falta de foco. Muitos gerentes de projetos colocam a comunicação proativa na parte de baixo de suas listas de prioridades. Quando eles se comunicam, a tendência é serem breves e abordarem somente as atualizações críticas do projeto, como se eles tentassem realizar a comunicação com o mínimo de esforço possível. A chave para a comunicação ser eficaz está em transformar o receptor e não o emissor no ponto focal. Deve-se pensar sobre o que os receptores da comunicação necessitam e quais informações serão mais úteis para eles. Se o gerente de projetos está criando um relatório de acompanhamento, deve colocar A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 5 de 6

6 nele todas as informações necessárias para que o futuro leitor possa entender a verdadeira situação em que se encontra o projeto, incluindo os acordos feitos, os riscos envolvidos, as mudanças de escopo, etc. Se o gerente de projetos necessitará de um recurso no futuro, ele deve comunicar-se proativamente com o gerente deste recurso o mais cedo possível, dando-lhe tempo para que possa elaborar uma forma de atendimento. Na maioria das vezes, se o gerente de projetos surpreende alguém, isto é sinal de que ele não está se comunicando de forma eficiente (a única exceção é quando ele próprio também é surpreendido). O gerente de projetos também deve ser claro com a sua equipe. Se ele encontrar pessoas confusas sobre as datas de término de suas atividades ou se elas não estiverem trabalhando naquilo que é necessário, o gerente de projetos deve refletir sobre a sua forma de comunicação com elas, de modo a minimizar possíveis dúvidas. Muitos projetos tem problemas. Falhas no processo de comunicação podem causar muitos desses problemas e ainda agravar outros. Por outro lado, a comunicação proativa pode contribuir em muito para o sucesso de um projeto. O gerente de projetos não deve considerar a comunicação como um mal necessário. Deve utilizá-la como uma vantagem para ajudá-lo a conduzir o projeto de forma mais tranqüila e com menos frustrações, incertezas e surpresas. A importância da comunicação em projetos de Tecnologia da Informação (TI) 6 de 6

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