UNIDADE VI - Planejamento e Controle de Projetos

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1 UNIDADE VI - Planejamento e Controle de Projetos Características do Planejamento e Controle Tarefas do Planejamento e Controle Processo de Planejamento e Controle de Projetos Técnicas e Ferramentas de Gerência de Projetos Introdução ao Planejamento e Controle de Projetos Início Projetos de Defesa e Construção Civil. Continuidade Métodos desenvolvidos no início por planejadores e engenheiros passaram a ser aplicados em outras áreas como: lançamento de novos produtos, projetos de pesquisa e produção teatrais. Importância: Em algum momento todos os gerentes estarão envolvidos com o gerenciamento de projetos. Podem ser relativamente pequenos - ex: gerente de RH planejando um treinamento para um grupo; ou relativamente maiores - Ex: contador fornecendo informações de custos para uma nova promoção de Marketing. Grandes ou pequenos, todos seguem princípios similares.

2 Introdução ao Planejamento e Controle de Projetos Projeto É um conjunto de atividades, que têm um ponto inicial e um estado final definidos, perseguem uma meta definida e usam um conjunto de recursos. Verificam-se as seguintes características na gerência de projetos de grande escala com tarefas complexas: Consomem grandes quantidades de recursos; Possuem duração longa; Envolvem interações entre diferentes partes da organização. Planejando e Controlando um Projeto Idealizar um modelo para descrever a complexidade do projeto; Projetar este modelo no tempo para assegurar o cumprimento das metas. O modelo do projeto (plano) pode ser utilizado para checar o progresso à medida que o projeto real ocorre (controle do projeto). Complexidade Unicidade Objetivo Elementos de um Projeto Incerteza Ciclo de de Vida Natureza Temporária Elementos em comum que ajudam a entender a natureza do projeto

3 Tipologia de Projetos Incerteza Afeta particularmente o planejamento do projeto; Projetos com alta incerteza são difíceis de estabelecer os objetivos realísticos, e devem ter um planejamento flexível para lidar com as conseqüências das mudanças; Inimiga do planejamento estável. Efeitos da Incerteza sobre o Planejamento de Projetos Aspectos de Planejamento de Projetos Alta Incerteza Baixa Objetivos de planejamento Em evolução Determinados Extensão do planejamento Mal definida Claro Delineamento do plano Vago Definido Tipologia de Projetos Complexidade Afeta particularmente o controle do projeto; Projetos com alta complexidade não são necessariamente difíceis de planejar, mas envolvem um esforço imenso para controlá-los; Muitas atividades e muitas pessoas envolvidas podem gerar desvios no plano; Atividades com alto grau de dependência entre elas e envolvendo recursos compartilhados geram conseqüêencias para o resto do projeto caso ocorra qualquer atraso em uma parte do projeto. Incerteza + Complexidade coloca à prova o mais dedicado e habilidoso gerente de projeto. Brincadeira emitida pela Sociedade Americana de Controle de Produção (págs )

4 Gerenciamento de Projeto de Sucesso Fatores importantes para atingir os objetivos de um projeto Fatores Metas claramente definidas Descrição comprometimento de todo o grupo de projeto Gerente de projeto competente habilidades interpessoais, técnicas e administrativas Apoio da administração superior comprometimento com o projeto Membros do grupo de projeto competentes habilidades necessárias para apoiar tecnicamente o projeto Alocação de recursos suficiente disponibilidade de recursos (dinheiro, pessoal, logística,...) Canais de comunicação adequado disponibilidade de informações Mecanismos de controle monitoramento dos eventos para perceber quando há desvios no plano Capacidades de retroalimentação capacidades para rever a situação do projeto, fazer sugestões e correções Respostas a clientes participação dos clientes mantendo-os atualizados sobre a situação do projeto Mecanismos de ataque de problemas rastreamento de problemas para poder resolvêlos Continuidade do pessoal de projeto ao longo do ciclo de vida do projeto evitar rotatividade de pessoal Gerentes de Projeto Muitas das atividades dos gerentes de projeto estão relacionadas com o gerenciamento de RH. O gerente de projeto precisa: Assumir responsabilidade pela comunicação eficaz; Preocupar-se com o suprimento de todos os recursos; Preocupar-se com o controle das incertezas, por meio de previsões, planejamento e solução dos problemas. Obter sucesso = qualidades técnicas + qualidades pessoais Características importantes para um gerente de projeto eficaz Conhecimento e experiência de acordo com as necessidades do projeto Esperiência estratégica e liderença Especialista na área do projeto Competência interpessoal e habilidades com as pessoas Habilidade gerencial em termos de histórico de realizações

5 Processo de Planejamento e Controle de Projetos Estágio 1 Compreensão do ambiente do projeto Ambiente do Projeto Estágio 2 Definição do projeto Mudanças Estágio 3 Planejamento do projeto Ações corretivas Estágio 4 Execução técnica Controle do projeto Estágio 5 Compreensão do Ambiente de Projeto Compreensão de todos os fatores que podem afetar o projeto durante o seu ciclo de vida. Determina o cenário e as circustâncias nas quais o projeto é executado. Importância do Estágio: O ambiente é que infuenciará a forma em que o projeto será executado. O ambiente é o principal determinante das incertezas. Ex: situação financeira de fornecedores, questões políticas,...

6 Compreensão do Ambiente de Projeto Consumidores Governo Usuários Recursos Economia Projeto Concorrentes Cultura nacional Outros projetos Subcontratados Geografia Estratégia Fornecedores Definição do Projeto Elementos necessários para definição de um projeto: Objetivos Escopo Estratégia Estado final a ser atingido. Hierarquia de objetivos. Objetivos claros, mensuráveis e quantificáveis. Objetivos avaliados em termos de desempenho. Fronteira de responsabilidades. Ajuda a diminuir a complexidade. Necessário para todas as partes do projeto. Importante para gerenciar contratados. Formalizado na especificação do projeto. Especificação alterada por mudanças internas ou externas. Maneira utilizada para atingir os objetivos e os níveis de desempenho. Divisão em fases e estabelecimento de marcos.

7 Objetivos do Projeto Método para esclarecer objetivos Categorias Exemplo: "Melhorar o processo X" Propósito Resultado final Critérios de sucesso Evitar que a produção não atinja as metas previstas de nível de produção. Um relatório que identifique as causas da produção perdida recomendando como podem ser atingidas as metas de níveis de produção. O relatório deve estar completo na data "x", deve atingir pelo menos "y" toneladas/ano e os custo não devem exceder "z " unidades monetárias. Custo Tempo Qualidade Objetivos do Gerenciamento de Projetos Recurso financeiro é flexível, mas o custo global do projeto é estabelecido no início. A tarefa é controlar os recursos alocados para evitar que os custos não sejam excedidos. O tempo é inflexível, pois não se pode voltar atrás. Pode-se diminuir os tempos das atividades, mas a data para terminar o projeto só pode ser mudada por meio de uma redefinição de seus objetivos. A saída do projeto deve funcionar como o estabelecido. A qualidade inclui a conformidade do que foi especificado (a especificação original ou a adequação da especificação ao longo do projeto). Estratégia do Projeto Projeto de Desenvolvimento de Software Fase de Especificação Requisitos do consumidor são especificados e as especificações são modeladas. Fase de Projeto Especificações de projeto de sistemas e subsistemas são determinadas. Fase de Implementação Especificação dos módulos projetados. Fase de Teste Subsistemas e o sistema completo são testados. Fase de Entrega Sistema é entregue ao cliente.

8 Relacionamento entre os Elementos de Definição do Projeto Fase 3 Escopo do Projeto Fase 1 Fase 2 Fase 4 Objetivo do Projeto Marco Marco Marco Marco Marco Marco