TUTORIAL DO SISTEMA. O aplicativo funciona em REDE LOCAL, podendo ser instalado em várias estações de trabalho.

Transcrição

1 Apresentação: O SISBORDA versão 2.0 contempla o sistema de gerenciamento de empresas de bordados prestadoras de serviços, no entanto é plenamente ajustável as empresas que queiram controlar seu serviços de bordados em sua fábrica, mesmo que estes sejam apenas para uso de sua própria produção, não sendo terceirizados. O aplicativo funciona em REDE LOCAL, podendo ser instalado em várias estações de trabalho. O tutorial que se seguirá dará uma visão geral do sistema, desde o cadastramento geral de suas tabelas, passando pela construção das ordens de serviços, emissão de notas de serviço, lançamentos do controle de estoque de matéria prima, os diversos sistemas de agendamentos internos das ordens de serviço e finalmente a criação de backups e inclusão usuários no sistema de permissão ao Sisborda. Objetivo do Sistema: O Sisborda foi e está sendo desenvolvido, a partir da necessidade das empresas bordadeiras de gerenciarem os serviços que dão entrada nas empresas. Por se tratar de um segmento muito complexo, onde as necessidades são diversificadas, o Sisborda não vai, nem tem o objetivo de atender a todas essas necessidades, entretanto, por ter sido desenvolvido desde 2004, e vindo a ser aprimorado desde então, hoje ele consegue atender de forma simplificada e objetiva, grande parte do mercado de bordadores. Seu principal objetivo é dar ao bordador, controle dos serviços na orientação do andamento dos mesmos durante o processo de produção. Ordens de serviço elaboradas com os principais dados necessários a execução do serviço, para diminuir a incidência de erros no processo de produção, onde por vezes, falta uma clara comunicação da parte coletora do serviço e da parte que irá executá-lo. Nesse instante o Sisborda se torna uma ferramenta indispensável para todo o sistema produtivo.

2 Atalhos de acesso ao tutorial: 1 Cadastro Geral de Tabelas 1.1 Clientes 1.2 Fornecedores 1.3 Categoria de Produtos 1.4 Funcionários 1.5 Empresas 1.6 Vendedor 1.7 Produtos 1.8 Desenhos 1.9 Ficha Técnica de Bordados 1.10 Máquinas Bordadeiras 2 Ordens de Serviço 2.1 Incluir / Alterar 2.2 Consulta Ordem de Serviço 3 Criação 3.1 Incluir / Alterar 4 Agendas 4.1 Agendas

3 5 Estoque 5.1 Lançamentos 5.2 Consulta Lançamentos 5.3 Consulta Estoque por Categoria 5.4 Reposição por Categoria 5.5 Movimentação do estoque por Categoria 6 Nota de Serviço 6.1 Emitir Nota 6.2 Consultar Nota 6.3 Nota Parcial 6.4 Consultar Nota Parcial 6.5 Vendas Geral (detalhado) 6.6 Vendas Geral (por Cliente) 6.7 Vendas Mensal (por data) 6.8 Comissão Vendedor 7 Backup do Sistema 7.1 Backup 8 Cadastrar Usuários 8.1 Cadastrar Usuários 8.2 Permissões dos Usuários 9- Considerações Finais

4 1 - CADASTRO GERAL TUTORIAL DO SISTEMA 1.1 Clientes O cadastro de clientes consiste na tabela inicial e principal do sistema, pois sem ele não será possível construir uma ordem de serviço e, por conseguinte emitir a nota de serviço de bordado. Como seguem abaixo as imagens, iremos detalhando os procedimentos. Esta é a interface dos menus do sistema onde se encontra no botão GERAL > Cadastros contendo as tabelas: Cliente Fornecedores Categoria de Fornecedor Funcionários Empresas - Vendedor Produtos Desenhos Ficha Técnica de Bordados Máquinas Bordadeiras

5 A imagem acima detalha os dados da primeira tela a serem preenchidos para o cadastro de clientes, onde pode ser facilmente ser preenchida com os dados principais. Cabe informar que não há campos obrigatórios, com exceção do nome do mesmo. Para incluir um novo cliente basta clicar no botão NOVO. Esta primeira tela é acompanhada de uma aba de tela: Complemento Na aba complemento temos as opções de cadastro das condições de preços praticados para o cliente. Nela encontramos as seguintes opções: - Bordados: Preço praticado a cada mil pontos, preço mínimo praticado por bordado e ainda se o cliente possui uma opção de preço mínino de serviço ou nota.

6 Na segunda opção de bordados ainda pode-se cadastrar uma condição especial para uma quantidade específica e novamente esses valores podem ser armazenados. - Criação: Estipula-se aqui o preço a ser cobrado do cliente para os casos em que os prestadores de serviços cobram pela criação. -Edição e Lettering : Da mesma forma que o anterior, estipulam-se valores para edição de criação já pronta, modificação, alteração. - Nomes Edição e Bordado: Edição de nomes para bordar, igualmente para os casos e que estes serviços são cobrados. Observações: Todos estes campos servem para orientação dos preços praticados para os clientes, sabendo-se que há casos diferenciados. Nenhum desses campos torna-se obrigatórios de serem preenchidos, ou podem-se utilizar apenas aqueles que se fazem necessários para as empresas. Na tela seguinte do cadastro de clientes temos: Situação de Crédito

7 Na tela de situação de crédito temos campos para deixar registrado as condições de liberação de crédito ao cliente, assim sendo e dúvida quanto à forma de liberação do mesmo, ou até como o serviço deverá ser cobrado, nestes campos coloca-se todas as informações e histórico do cliente sempre que necessário se fizer tais anotações. 1.2 Fornecedores O cadastro de fornecedores está ligado apenas ao controle de estoque de matéria prima, que iremos abordar mais a frente. As telas de cadastro são básicas e servem para orientar o fornecedor quando da criação do produto no sistema. A primeira tela que surge contempla os dados principais do fornecedor e apenas o nome do mesmo é obrigatório. Vejamos a seguir:

8 Na imagem acima vemos o quão simples é este preenchimento e o bordador terá registrado todos os seus fornecedores de matéria prima. Para o cadastramento de um novo fornecedor, basta clicar no botão NOVO e todos os campos estarão disponíveis para serem inseridos os dados. Na tela seguinte do cadastro de fornecedor temos a aba Complemento. Outras observações referente ao fornecedor pode ser deixado registrado neste campo.

9 1.3 Categoria de Produtos Na imagem abaixo temos a tela de cadastro da Categoria de Produtos. Este item de categoria é utilizado quando no cadastro de produtos, para identificar a qual categoria pertence o produto, uma vez que se pode ter mais de um produto na mesma categoria. Para INCLUIR uma nova CATEGORIA, basta preencher o campo DESCRIÇÂO e depois clicar no botão GRAVAR (ícone de um disquete). Imediatamente aparecerá a nova categoria listada abaixo. Para se EXCLUIR uma categoria, incluída indevidamente ou que já não há mais necessidade, basta clicar no nome na lista CADASTRADA e apagar apertando o botão delete no teclado.

10 1.4 Funcionários O cadastro geral de funcionários funciona apenas como uns bancos de dados para armazenar informações dos funcionários da empresa como podem ver na imagem abaixo. Os dados são apenas para consulta: DADOS DO FUNCIONÁRIO Aba do cadastro de funcionários: DADOS DA ADMISSÃO

11 1.5 Empresas A tabela de cadastro de empresas destina-se ao controle de emissão de faturamento, quando da emissão da nota de serviço. Podem-se cadastrar várias empresas, a partir do momento em que se têm faturamentos diferenciados. Por padrão deve-se ao menos cadastrar uma empresa. A imagem abaixo demonstra como cadastrar a empresa, bastando apenas digitar o nome no campo descrição e em seguida clicar em gravar. (ícone de um disquete) Imediatamente o nome da empresa aparecerá na lista de Cadastradas. Para excluir uma empresa cadastrada indevidamente, basta clicar no nome da empresa na lista e apertar o botão DELETE no teclado.

12 1.6 Vendedor O Sisborda permite que ao se emitir uma nota de serviço, direcionar comissão para vendedores ou atendentes previamente cadastrados. Para as empresas que possuem este tipo de profissional remunerado por comissão, pode-se cadastrar diversos vendedores / atendentes e estipular percentuais diferenciados para cada um deles. No momento da emissão da nota de serviço, informar-se qual o vendedor / atendente pertence à venda do serviço e posteriormente veremos o relatório gerado para as vendas de cada um deles, já apurados as devidas comissões a serem pagas. Na imagem que segue, vemos a tela de cadastramento dos vendedores / atendentes e o percentual de comissão. Para efetivar um novo cadastro basta digitar o nome no campo NOME, em seguida informar o percentual de comissão e clicar no botão GRAVAR (ícone de um disquete) Para se EXCLUIR um vendedor, basta clicar no nome que aparece na lista de Cadastrados e apertar o botão DELETE do teclado. OBS.: Ao se excluir um vendedor que tenha faturamento em notas de serviço, o relatório de comissões para esse vendedor deixará de existir, portanto é necessário cuidado ao fazer essa exclusão.

13 1.7 Produtos O cadastro de produtos está relacionado ao estoque de matéria prima e ao cadastro de fornecedores. Vejamos a imagem da tela de cadastro de produtos: Os dados a serem preenchidos são de fácil identificação. Porém para se incluir um novo produto, deve-se ter cadastrado a CATEGORIA e o FORNECEDOR do mesmo. No campo categoria escolhe-se a qual o produto se encaixa e caso a mesma não esteja na lista, pode ser incluída clicando-se no botão tela de cadastro de categorias. ao lado do campo. Irá se abrir a Nenhum dos campos do cadastro é obrigatórios, porém alguns relatórios são facilitados, principalmente o controle de estoque mínimo, onde nas opções de

14 relatórios (veremos mais a frente) pode-se verificar os produtos que estão com estoque abaixo do mínimo indicado no cadastro. Outra opção importante é quanto ao PREÇO UNITÁRIO, onde igualmente teremos um relatório QUE NOS DÁ UMA POSIÇÃO DO VALOR DO ESTOQUE EM REAIS, quanto à empresa tem investido em estoque. O campo de imagem do produto só se faz necessária se houver a necessidade de verificação de cores e modelos, sendo dispensável na maioria das vezes. Essas imagens devem estar armazenadas no PC em lugar que não possam ser removidas para serem lidas pelo sistema toda vez que o produto for acessado. OBS.: O código do produto é de livre digitação, porém sugerimos que para o caso do estoque de linhas, utilizem os códigos originais das linhas. Exemplo: 7020 (Código da linha Corrente) ou de outras fábricas que utilizam códigos numéricos para suas cores.

15 1.8 Desenhos O cadastro de desenhos é um dos principais elementos na construção das ordens de serviço. Nas imagens a seguir vamos demonstrar os passos para cadastrar o desenho de bordado no sistema. O cadastro de desenhos de bordado está dividido em três partes; Dados do Bordado Tabela de Preços Método e Material Utilizado Dados do Bordado: A primeira tela que vemos acima nos mostra os dados básicos do desenho. Vamos entendê-los:

16 Cliente: Definimos aqui a quem pertence o arquivo de bordado. Pasta: Por definição este campo destina-se a apontar para o bordador em que local (físico) ele armazena os dados desse desenho do cliente. Entendamos como local físico uma pasta de plótteres, ou amostras ou outro qualquer onde o bordador vai buscar a informação do bordado quando cliente solicita o serviço do desenho. Descrição: Campo destinado para a descrição do arquivo de desenho. Este campo deverá sempre ter um preenchimento, pois ele estará sendo utilizado na emissão da nota de serviço, identificando o bordado que será cobrado. (Será demonstrado mais a frente) Label: Este campo apenas alguns bordadores o utilizam. O Label é um número que em alguns programas de criação aparece na impressão do plotter. Como ele é um número único, alguns bordadores o utilizam para localizar o arquivo nas pastas de plótteres ou nos arquivos no PC. Seu preenchimento é dispensável para quem não o utiliza. Arquivo: Este campo é imprescindível na construção das ordens de serviço, pois a partir dele todos os dados do desenho são carregados para a ordem de serviço. Este campo está programado para seguir uma orientação não muito extensa em relação ao nome utilizado. Recomendamos que sejam utilizados valores numéricos que identifiquem o arquivo de bordado, pois quando se usa nomes ou descrições longas corre-se o risco de duplicar esses valores, causando duvida na hora de se construir a ordem de serviço, porém isto é apenas uma sugestão, podendo o bordador usar da melhor forma possível dentro dos dígitos disponíveis no sistema para este campo. Número de Cores, Número de Pontos, Bastidor: São os valores do desenho e igualmente importantes na construção das ordens de serviços e no cálculo do preço do bordado (que veremos na próxima tela) principalmente o Número de Pontos. Dimensão - Largura, Dimensão - Altura: Nestes campos e também com base no plotter do desenho, cadastramos as dimensões do desenho. Opções de Tecido: Campo não obrigatório, porém importante para se definir com que base de programação o desenho foi construído, já que temos programações diferentes, se a diferença de tecidos ou materiais for grande. Tipos de Linhas: Assim como a opção de tecido, o tipo de linha utilizada nesse arquivo de bordado, pode também variar. Neste campo coloque o tipo de linha mais utilizado para este arquivo de desenho.

17 Selecionar Imagem: Neste campo pode-se selecionar a imagem do desenho de bordado. Para isso, essa imagem deverá ser gerada no programa de criação (a maioria dos programas de criação geram imagem do bordado em JPG, BMP ou outro formato). Essa imagem deverá ser salva no PC em lugar específico, como numa pasta, ou de preferência no mesmo lugar onde se encontra o arquivo do bordado. Feito isso basta clicar no botão Selecionar Imagem e buscá-la no local onde foi salva. Depois de inserida a imagem não mude a mesma de pasta ou remova, pois assim fazendo o sistema perderá o caminho para encontrá-la. Tabela de Preços Veremos agora o cadastro do preço do bordado na tabela de desenhos, mudemos para a aba Tabela de Preços.

18 Na aba da tabela de preços temos as condições que podem ser estipuladas para os preços a serem praticados. O Sisborda trabalha com preços diretamente ligados aos arquivos de desenhos o que facilita a confecção da ordem de serviço, uma vez que este preço ou as variações de preços dentro dos limites estipulados (conforme imagem acima) serão utilizados quando o desenho for selecionado dentro da ordem de serviço. Temos então a possibilidade de serem cadastradas até 4 variações de preços, de acordo com a necessidade. Esta tabela é orientada pela quantidade de peças e, por conseguinte o preço avaliado por mil pontos. Caso o bordador trabalhe com preço fixo, basta achar nesse preço fixo o valor de 1000 pontos, para se ter o preço unitário do bordado. Ex: Se um determinado bordado custa R$ 2,50, independente do número de pontos (ex pontos), então, divide-se o valor de R$ 2,50 pelo número de pontos do bordado e multiplica-se por Cálculo: R$ 2,50: 3000 x 1000 = R$ 0,83 /MP No campo R$ / 1000 pts coloca-se o valor de R$ 0,83. Caso o bordado não tenha variações de preços em relação a quantidades, basta repetir o valor dado ao primeiro parâmetro nos demais campos. A aplicação desta tabela de preços será melhor entendida quando da confecção da ordem de serviço, porém cabe salientar que é importante a sua utilização, porém não determinante, uma vez que o preço poderá ser modificado junto à ordem de serviço. Método e Material Utilizado: Nesta aba colocam-se informações relativas ao bordado, principalmente especificações diferenciadas que podem comprometer a qualidade do mesmo. Vejamos abaixo a imagem e os campos a serem utilizados.

19 No campo Método Utilizado, faz-se descrição livre de condições especiais da produção do bordado para que fique registrado. No campo material utilizado, a mesma situação para os materiais que devem ser usados nas mesmas condições especiais. Estes campos são apenas opcionais.

20 1.9 Ficha Técnica de Bordados O cadastro de ficha técnica de bordados destina-se ao arquivamento no sistema dos desenhos de bordados que pertencem ao mostruário próprio do bordador, ou seja, não foi solicitado criação por nenhum cliente e sim bordados desenvolvidos pelo bordador. Vejamos os dados que podem ser armazenados nas imagens que se seguem: Dados do Bordado Todos os dados dos campos desta tela referem-se aos dados constantes da criação do desenho, obtidos no plotter, assim como da amostra, onde teremos o tipo de entretela, tipo de tecido, tipo de linhas. Na oportunidade desse cadastramento aproveita-se para inserir a imagem do mesmo, seguindo a mesma orientação já descrita no cadastro de DESENHO, onde a imagem deve estará armazenada no PC em pasta ou local onde não seja removida. No campo LOCAL, teremos a identificação do caminho da mesma.

21 Posteriormente para localização destes arquivos dentro do sistema, podemos utilizar o nome do ARQUIVO ou LABEL (se for utilizado), registros estes que ficam impressos nos plótteres de criação. Cores Utilizadas: Na tela a seguir temos a sequência de cores padrão do desenho, que deve ser cadastrada. Logicamente, de acordo com a cor do tecido a mesa será modificada, desde que não seja uma logomarca. Novamente vemos que as cores seguem o padrão dos códigos de linhas das fábricas.

22 Método e Material Utilizado: Na aba Método e Material Utilizado, podem-se armazenar informações relevantes a construção do bordado ou na confecção da peça na máquina de bordar. Como mostramos abaixo os campos são de fácil utilização, deixando assim gravados as informações importantes referente ao bordado.

23 1.10 Máquinas Bordadeiras Conforme observa-se na imagem abaixo, para se cadastrar as máquinas bordadeiras, basta inserir o nome da máquina no campo NOME e clicar no botão GRAVAR ( formato de disquete ). Em seguida a máquina aparecerá na lista de Máquinas Bordadeiras. Para EXCLUIR uma máquina da lista de bordadeiras, basta clicar na lista Máquinas Bordadeiras e clicar no botão DELETE do teclado. Este cadastro é utilizado nas Ordens de Serviço a fim de se direcionar os serviços para as máquinas disponíveis.

24 2 ORDENS DE SERVIÇO No menu principal temos a opção de Ordem de Serviço e em seus sub-menus as opções: Incluir / Alterar, Consulta de Ordem de Serviço e Agendamentos. Veremos então estas opções detalhadamente. 2.1 Incluir / Alterar Neste pequeno menu vamos tratar as duas opções ao mesmo tempo, uma vez que pouca diferença se faz. Quando se for Incluir uma nova OS, os campos estarão em branco e para Localizar e Alterar encontraremos os registros preenchidos.

25 Na tela a seguir vamos seguir o passo-a-passo para a construção da Ordem de Serviço. Vejamos a primeira tela: DADOS DO CLIENTE: Nome do Cliente: Na lista que se segue, procura-se o cliente já previamente cadastrado, ou pode-se apenas começa a digitar o nome e o sistema irá localizá-lo, estando o mesmo cadastrado. Atendente: Pessoa que recebeu e/ou recepcionou o serviço passado pelo cliente. Data de Entrada e Número da OS: O sistema irá gerar esses valores automaticamente. Na tela abaixo vamos dar destaque para 1 botão importante, já que os demais são de fácil compreensão. Trata-se do botão DUPLICAR OS:

26 DUPLICAR ORDEM DE SERVIÇO: Sempre que houver necessidade de se repetir uma ordem de serviço, localiza-se a ordem de serviço anterior e com a mesma na tela clicamos em DUPLICAR OS. O sistema irá duplicar a OS dando a ela um novo número. Utiliza-se então a mesma, alterando os dados que se façam necessários, como por exemplo: Quantidades, datas de agendamentos, situação da ordem de serviço, ou seja, navegamos pela OS e verificamos quais dados precisam ser alterados. O Importante é que a parte que cabe ao serviço, como observações, dados do desenho permanecem, evitando erros de interpretação, já que o serviço foi anteriormente executado corretamente, além de poupar tempo na confecção de uma nova OS.

27 DADOS DA PEÇA Na tela de Dados da Peça termos os seguintes campos: Tipo de Peça: Modelo de peça como, frente de camisa, bolso, perna de calça, camiseta fechada, frente de vestido, entre outras. Quantidade: Quantidade total de peças enviadas para o bordado, independente das cores, pois é com essa quantidade que a ordem de serviço irá gerar a nota de orçamento. Caso não possua a quantidade correta, e, face de contagem das mesmas, pode-se estipular um valor aproximado, porém não se esquecendo de alterá-lo quando da emissão da nota de orçamento. Cor da Peça: O sistema poderá controlar com uma única ordem de serviço, até 4 cores diferentes para o mesmo bordado. Nestes campos descrevemos as cores.

28 Modelo da Peça: Pode-se utilizar como referência uma imagem do modelo de peça a ser bordada. Esta imagem deverá ser gerada pelo bordador, porém o sistema possui algumas dessas imagens (pasta: c:/sisborda/modelos). Um melhor aproveitamento da utilização dessas imagens na ordem de serviço se dá especialmente no que se refere às marcações e localização do bordado na peça, a fim de não comprometer ou gerar dúvidas para o operador quanto a sua exata localização. Uma imagem com marcações padrões facilita a confecção da ordem de serviço. Estas imagens podem ficar armazenadas no PC para serem inseridas no Sisborda, porém cabe lembrar que se após a inclusão no sistema, forem movidas ou excluídas, s Sisborda perde a sua referência de caminho e as mesmas não mais aparecerão nas ordens de serviço até que sejam novamente localizadas no PC. BORDADO COR 1 Nesta tela chegamos ao local onde determinaremos qual o arquivo de bordado será utilizado na ordem de serviço. Vamos então aos campos:

29 Apenas 03 campos serão editáveis nesta tela. Arquivo: Nesta opção vamos relembrar o CADASTRO DE DESENHO onde foram gravados os arquivos de bordados no sistema, pois é com base no campo arquivo no Cadastro de Desenho que iremos localizar o mesmo para a ordem de serviço. Vejamos abaixo onde cadastramos este campo no DESENHO. Vale relembrar que este campo no cadastro do desenho é imprescindível para a construção da Ordem de Serviço. Feito isso, localiza-se na caixa de listagem do campo o nome do arquivo de bordado ou digita-se o mesmo, que o sistema irá localizá-lo dentro do cadastro de desenho. Uma vez selecionado ou digitado o mesmo, os demais campos referente ao arquivo serão preenchidos automaticamente pelo sistema, e são eles: Descrição, Pasta, Número de Pontos, Label, Largura, Altura, Bastidor, Número de cores e Imagem do desenho. Localização: Digita-se aqui a localização do bordado específica para esta Ordem de Serviço.

30 Cores: Nesta opção temos 24 campos disponíveis onde será informada a sequência de cores do BORDADO COR 1 que é identificado no campo COR 1. Lembrando que estes campos possuem dígitos limitados a códigos que devem ser usados de forma a identificar as cores, o que usualmente utilizam-se os códigos das fábricas de linhas que são numéricos, entretanto podem-se utilizar outros, dentro da capacidade do campo. BORDADO COR 2 Nesta tela a única alteração a ser feita refere-se às sequências de cores do bordado para a cor específica de tecido. Todos os demais campos já estão definidos quando da escolha do arquivo de bordado. BORDADO COR 3 BORDADO COR 4 Idem Bordado Cor 2 OBSERVAÇÕES Nesta tela vamos colocar todas as informações relevantes a produção do bordado e mesmo ao seu arremate. Os operadores de máquinas e arrematadores devem estar atentos as estas informações específicas para uma determinada produção.

31 AGENDA Na tela de AGENDA o bordador terá a possibilidade de criar as condições de gerenciamento e acompanhamento do serviço, desde a sua entrada, passando pelos processos de produção, indo até a expedição e entrega. Temos aqui o campo da Situação da OS, onde no decorrer de todo o processo vai-se alterando essa condição. As previsões para que os setores cumpram o prazo de entrega, gerará agendas personalizadas a cada um deles. A indicação de qual máquina ira executar o serviço, já orienta a produção. O botões logo abaixo ajudam a conferir as diversas agendas de serviços, a fim de que as previsões para a OS que está sendo criada possa ser executada dentro da realidade produtiva do bordador. A consulta dessas agendas serão abordadas em AGENDAMENTOS.

32 PREÇO Finalizando o preenchimento da ORDEM DE SERVIÇO temos a tela de PREÇO. Ao ter selecionado o ARQUIVO na tela DADOS DA PEÇA, as informações constantes do preço que foram inseridas na tabela DESENHOS ficarão a disposição nesta tela para consulta e/ou utilização. Vejamos a imagem abaixo: Opção de Preço: Nas opções podemos utilizar o Preço da Tabela clicando na caixa ou então Alterar o Preço de acordo com a necessidade. Este preço sendo alterado não altera o preço cadastrado para o desenho, ou seja, fica restrito a esta ordem de serviço. Mostrar Preço na Impressão da OS: Ao marcar esta caixa o preço a ser cobrado será impresso na Ordem de Serviço.

33 Valor da Criação: Caso o desenho de bordado tenha de ser cobrado à criação do desenho, este campo fará com que o pessoa que for emitir a Nota de Serviço se lembre de cobrá-lo e incluir na nota. Impressão da OS: Após a conclusão da Ordem de Serviço, podemos imprimi-la voltando à tela inicial (Dados do Cliente) clicando no botão IMPRIMIR. Teremos então a Ordem de Serviço montada e pronta para dar seguimento junto com peças para a produção.

34 2.1 Consulta Ordem de Serviço Havendo a necessidade de se localizar uma Ordem de Serviço, temos então a opção de localizar através do nome do cliente todas as suas ordens de serviço, inclusive verificando o seu status atual. Vejamos a tela de pesquisa: Selecione um Cliente: Na caixa de combinação, selecione ou digite o nome do cliente que queira pesquisar. Como vemos na figura abaixo aparecerão às ordens de serviços do cliente selecionado.

35 Ao selecionar o cliente que deseja consultar as informações básicas das ordens de serviço aparecem em ordem decrescente pela data de entrada do serviço. Necessitando consultar diretamente uma ordem de serviço, basta clicar em um de seus campos (apenas marcando) e em seguida no botão Abrir Ordem de Serviço, e o formulário da ordem de serviço se abrirá sobre a pesquisa. Se já houverem muitas ordens de serviço, uma específica pode ser Localizada, igualmente clicando no botão Localizar, e dependendo do campo que foi selecionado para a pesquisa, digita-se os dados que farão a pesquisa.

36 3 - CRIAÇÃO 3.1 Incluir / Alterar: Para o bordador que presta serviços de criação de bordados a opção do menu de Criação dá a possibilidade de se criar agendamentos dos serviços de criação. Vejamos a tela de agendamento:

37 Detalhes da Criação Número: Automático gerado pelo sistema. Execução: Data prevista em que o programador irá iniciar o trabalho de criação. Entrega: Data prevista para conclusão do trabalho de criação. Atendente: Pessoa que recebeu do cliente as orientações do serviço. Nome do Cliente: Com o mesmo já cadastrado no sistema seleciona-se na caixa ou digita-se o nome. Situação: Inicialmente a situação do status da criação será Agendado. Porém à medida que o mesmo for se desenvolvendo, o programador deverá alterá-lo. Criação ou Edição: Marca-se em qual situação o serviço foi aceito. Preço: Digita-se o preço acordado a ser cobrado do cliente ou localiza-se (botão Localizar Preço) no cadastro do mesmo o preço de criação já negociado anteriormente para estes serviços. Cor do Tecido: Informa-se em qual cor de tecido será feito a amostra ou em qual cor será efetivamente bordado. Tipo de Tecido: Informa-se em qual tipo de tecido o desenho será bordado (cabe lembrar que a criação do mesmo pode se diferenciar muito caso o tipo de tecido não for devidamente informado). Tamanho: Informa-se o tamanho a qual o cliente deseja que seja criado o desenho, ou seja, altura e largura do mesmo. Local: Inicialmente deve-se estabelecer um local no PC onde a imagem trazida pelo cliente para a criação do mesmo seja arquivada. Uma vez arquivada, localiza-se a mesma para inserir no agendamento. O Programador terá acesso a informação de onde ela se encontra, visualizando o caminho logo abaixo da imagem inserida.

38 Observações Este é um campo livre para informações relevantes com respeito a criação do desenho. Após a confecção da Ordem De Criação a mesma poderá ser impressa e cuja finalidade seria ter a assinatura do cliente a fim de dirimir quaisquer dúvidas que por ventura venham a ser apuradas após a criação. Servirá também para orientar ao programador quanto ao agendamento. Vejamos a tela de impressão:

39 4 AGENDAS 4.1 Agendas Na imagem abaixo vemos a tela do menu de Agendas. Os procedimentos para visualização das Agendas (Separação Produção Arremate Entrega Criação de Desenhos) são os mesmos, o que irá variar de uma para a outra é apenas baseado nas datas agendadas para cada um dos setores. Estas datas foram agendadas na Ordem de Serviço / Agenda ou em Criação. As Agendas de Serviços servem para o bordador se orientar quanto ao andamento do serviço dentro da fábrica e no cumprimento de prazos acordados com o cliente. Vejamos a seguir como visualizar as agendas e as informações contidas nelas.

40 Ao clicar no menu acima em uma das agendas a tela para determinar o período que desejamos aparecerá como segue abaixo: Conforme podemos ver acima, adicionamos o período e clicamos em seguida no botão LOCALIZAR Surgirá então com base na pesquisa a tela da Agenda a qual selecionamos.

41 As principais informações da Ordem de Serviço estarão nesta tela, destinada a cada um dos setores, em seus agendamentos de serviços. Nestas mesmas telas, após a conclusão do serviço endereçado a cada um dos setores, pode-se alterar o STATUS da Ordem de Serviço, sem necessidade de ir até ao cadastramento da OS. Para isto, basta clicar no campo SITUAÇÃO DA OS e alterar o STATUS do serviço. Observe sempre também o campo AGENDADO, pois ele foi determinado pelo período selecionado anteriormente e dependendo do tipo de agenda estará em ordem crescente ou decrescente. Para a entrega dos serviços estará crescente, pois os mais atrasados aparecerão primeiro na lista. IMPRESSÃO: Havendo necessidade de impressão da Agenda conforme se apresenta na tela, basta clicar em Imprimir.

42 A única agenda diferenciada trata do STATUS da Ordem de Serviço. Esta agenda irá relacionar todos os serviços de todos os clientes de acordo com o STATUS de momento da Ordem de Serviço e relacionará em ordem dos mais atrasados pelo agendamento em primeiro.

43 5 ESTOQUE O Sisborda apresenta dentro de seu sistema um controle de estoque simplificado para o bordador, onde apenas as questões básicas que envolvem o controle de estoque são importantes, ou seja, cadastro de fornecedores, produtos, classificação de produtos por categoria, lançamentos de entrada e saída de estoque, relatórios de totalização e de reposição de produtos. O menu do estoque abaixo, já demonstra essa simplicidade, visando atender apenas as necessidades básicas, que são, saber quais produtos se tem em estoque, a quantidade, e o que isso representa em termos de valores estocados e orientar a compra baseando-se na reposição programada. Vamos então detalhar as informações:

44 5.1 Lançamentos Na imagem abaixo identificamos os campos: Código do Produto: Este código é representado pelo código cadastrado no produto, e é baseado nele que os lançamentos são efetivados, portanto, tem que se ter em mãos os códigos desses produtos. Como a maior parte dos bordadores irão controlar apenas o estoque de linhas, esses códigos já são familiares, pois utilizamos os códigos originais das linhas, fornecido pelo fabricante. Após a inserção do código, os demais dados do produto serão listados na Descrição do Produto. Data Lançamento: Automaticamente o sistema utiliza a data do PC, para registrar. Lançamento (Entrada e Saída): Nestes campos basta escolher se iremos dar entrada ou saída nos produtos e colocar a quantidade, observando a unidade

45 cadastrada ( pç, cone, metro, etc.), ou seja, a forma como se está controlando o estoque. Em seguida basta clicar no botão SALVAR (ícone de um disquete) ou então em CANCELAR, para apagar, corrigir o dados. Havendo necessidade de se consultar o cadastro do produto selecionado temos o botão PRODUTO, que abrirá o castro do produto. Após o lançamento de ENTRADA ou SAIDA, o sistema retorna condição de NOVO LANÇAMENTO, e não havendo mais nada a ser lançado basta clicar em SAIR. 5.2 Consulta Lançamentos No menu principal temos a segunda opção que nos leva a CONSULTA LANÇAMENTOS. Esta consulta serve para se verificar os lançamentos efetuados no estoque, para isso ta inserir o período que deseja pesquisar e lidar no botão LOCALIZAR, como podemos ver na figura abaixo.

46 Teremos então o seguinte Relatório: Observação importante é que com estas informações verifica-se se os lançamentos foram feitos de forma correta e havendo necessidade de correção, clica-se no item a ser corrigido e em seguida em ABRIR REGISTRO. O mesmo abrirá a tela onde foi feito o registro. Na oportunidade clica-se em EXCLUIR o lançamento e em seguida executa-se um NOVO lançamento para a correção. 5.3 Consulta Estoque por Categoria Nesta consulta temos a opção de visualizar e imprimir a posição do estoque de acordo com a categoria do produto, ou seja, linha, entretela, agulhas, etc. Vejamos a tela da consulta, como segue abaixo:

47 Selecione a Categoria: Informe na seleção a categoria do produto.

48 Teremos então listados todos os produtos da categoria, neste exemplo Linhas. Além das informações de valores e quantidades por produto, temos também os totais de valores e quantidades geral. Podendo ser impresso o relatório, como podemos ver na imagem abaixo 5.4 Reposição por Categoria Quando no cadastro do produto foi determinado o controle por quantidade de Estoque Mínimo, podemos a partir dessa informação gerenciar a reposição de matéria prima a partir desta consulta. O relatório é gerado com base nas entradas e saídas no estoque e todas as vezes que apresentar estoque real inferior a quantidade mínima cadastrada para o produto, irão ser apresentados todos os produtos constantes nesta faixa. Este controle facilita a compra de matéria prima, não permitindo que seja desperdiçado, com compras sem necessidades imediatas.

49 Vejamos a imagem: Selecionamos a CATEGORIA e em seguida clicamos no botão IMPRIMIR. Todas as linhas cadastradas no sistema que estejam com ESTOQUE MINIMO abaixo do estipulado aparecerão na listagem.

50 5.5 Movimentação do Estoque por Categoria Nesta opção de relatório temos uma simples exposição da movimentação geral dos produtos de uma determinada categoria, que dará a principio dados comparativos de entrada e de saída dos produtos. Esta opção facilita na hora de se efetuar uma compra, pois se tem a movimentação de forma generalizada, o que dá melhor noção dos produtos mais consumidos. A tela acima mostra as opções: - Categoria: Selecionamos um das categorias de produtos. - Data Inicial e Data Final: Informamos qual o período se quer o relatório. Em seguida clicamos em LOCALIZAR.

51 6 NOTA DE SERVIÇO O sistema de emissão de nota de serviço tem como objetivo criar uma nota (não fiscal) dos serviços de bordados e ou criação, que poderá servir de espelho para emissão de nota fiscal. Não é objetivo do Sisborda criar condições financeiras, como controle de contas a pagar e receber, pois o mesmo se reporta apenas ao controle administrativo da produção no que se diz respeito a entrada e saída de serviços. 6.1 Emitir Nota Na opção de EMITIR NOTA temos então o formulário que segue abaixo. Todos os seus campos estão vinculados as tabelas de clientes, empresa, vendedor, e produto (que aqui vamos identificar com os números das Ordem de Serviço). Os demais campos são opcionais, como prazo, observações. Cabe informar que no campo produto, ao ser selecionado uma Ordem de Serviço, automaticamente os dados constantes na ordem de serviço, como descrição, preço unitário e quantidade, serão os informados na OS, quando confeccionada, entretanto, todos esses campos são editáveis, no momento da emissão da nota e

52 não alterarão os valores da Ordem de serviço. Vejamos a imagem do formulário da nota. Vejamos os campos de preenchimento do formulário: - Empresa: Selecione a empresa (Caso seja apenas uma ela já aparecerá como principal). Este campo destina-se aos bordadores que possuem ou querem controlar de forma independente, ou separar o faturamento e as notas provenientes das ordens de serviço. Assim ela poderá ter o controle separado do faturamento, comissão de vendedores (quando for o caso) - Cliente: Selecione o cliente na lista ou digite o nome do mesmo para que a busca se faça automaticamente. Os demais campos com os dados do cliente serão preenchidos abaixo. - Vendedor: Para os casos em que o bordador tenha vendedores ou funcionários comissionados, basta selecionar o mesmo. O percentual de comissão se apresentará

53 conforme o cadastro do vendedor, porém, pode ser alterado para a nota em questão caso haja uma negociação específica. - Produto: O que temos neste campo são as Ordens de Serviço criadas e disponíveis para emissão da nota de serviço. Digita-se número da OS ou procura-se na listagem. Os campos descrição, quantidade e valor unitário, serão preenchidos de acordo com o que foi definido na OS, porém estes valores podem ser alterados no momento da emissão, corrigindo assim principalmente a quantidade, para os casos em que por algum motivo, peças não foram bordadas, dispensando assim o cliente deste pagamento. Estas alterações não irão afetar o cadastro da OS, e sim apenas a emissão da nota. Os demais campos são relacionados ao parcelamento e observações. Com relação ao parcelamento, algumas situações de prazo e juros, estão pré-definidos, mas assim como no produto, podem ser livremente editados. - Impressão da Nota: Depois de tudo definido, basta clicar em IMPRIMIR.

54 6.2 Consultar Nota Na opção do menu de Consultar Nota veremos que a tela é a mesma que se apresenta na inclusão. A diferença é que teremos aqui todas as notas ou registros. Vejamos como consultar e localizar uma nota. São várias as opções, pois podemos localizar uma nota pelo Número do Pedido, Data de Emissão, Nome do Cliente, Vendedor, basta que tenhamos apenas um desses dados para efetuar a pesquisa. Selecionamos um dos itens marcados pelo círculo vermelho (apenas um), bastando clicar no campo. Na tela que vai se abrir Localizar e Substituir preencha no campo Localizar, com o valor que deseja buscar. No campo Coincidir sempre coloque a opção Qualquer parte do campo, depois basta clicar em Localizar. O campo selecionado ficará marcado com uma tarja PRETA. Caso a localização não seja a desejada, basta continuar clicando no botão Localizar. Para uma busca imediata, precisamos saber o valor exato do campo. Ex.: Número do Pedido.

55 6.3 Nota Parcial Nesta opção de emissão de nota de serviço parcial, temos a mesmo formulário na nota anterior. O que diferencia é que está nota não gera faturamento e serve apenas para controle de entregas de serviços parciais, onde o cliente envia uma determinada quantidade e vai retirando o serviço aos poucos. Nesta opção depois de concluído todas as entregas parciais, o bordador deverá emitir com base nas notas parciais (cópia em seu poder) a nota total ao qual terá controle sob o relatório de faturamento. 6.4 Consultar Nota Parcial Segue-se neste caso o mesmo procedimento da consulta anterior (ver item Consultar Nota).

56 Relatórios das Notas de Serviço 6.5 Vendas Geral (Detalhado) A partir da emissão das notas de serviços, podemos acompanhar os relatórios de faturamento. Na primeira opção temos Vendas Geral, que nos dá uma visão com base no período informado, das vendas efetuadas nota por nota. Vejamos as imagens: Selecione o período que deseja e clique no botão Localizar : Temos então o relatório abaixo discriminado pelas notas emitidas.

57 6.6 Vendas Geral (por Cliente) Esta opção de relatório dará ao bordador a posição de faturamento de cada cliente. Muito utilizado para clientes que ao longo do mês ou período vão tendo seus faturamentos acumulados para ao final do fechamento terem os valores relacionados para pagamentos. O bordador terá a posição correta a ser cobrado, nota por nota e valores totais. Vejas as imagens abaixo: Seleciona-se o cliente conforme mostrado acima, ou digita-se o código. Em seguida clicando no botão Localizar teremos o relatório.

58 6.7 Vendas Mensal (por Data) Nesta opção o bordador terá um resumo de vendas pelo período informado. Esse resumo aglomera os faturamentos por data. Vejamos: Igualmente como os anteriores, colocamos as datas do período e clicamos em Localizar. O relatório apresentará os dados acumulados por dia.

59 6.8 Comissão Vendedor Este relatório aponta a partir das notas de serviço valores de comissões apuradas para os vendedores, dentro do período apontado. Vamos às imagens: Após determinar o período a ser apurado, selecionamos a Empresa e o Vendedor, e termos então o seguinte relatório.

60 7 BACKUP DO SISTEMA 7.1 Backup De pouco adianta se ter um sistema de controle, dados, se você perder isso por uma falha técnica ou de hardware. Faça backup de seus dados periodicamente e de preferência mantenha esses backups fora da máquina principal onde o Sisborda esteja instalado, assim caso você perca, por exemplo, o seu HD, todos os seus dados estarão resguardados, bastando reinstalar o sistema e retornar com o backup, e assim tudo estará de novo como antes. O Sisborda apresenta o seu backup próprio como vemos nas figuras abaixo: No menu principal do Sisborda clique em BACKUP, a janela acima se abrirá. Em Destino o sistema mostra onde será gravado o Backup, porém pode ser modificado este caminho clicando em Selecionar novo destino, em seguida é só clicar em Iniciar o Backup e aguardar a finalização. Pronto! Seus dados estão protegidos.

61 8 CADASTRAR USUÁRIOS 8.1 Cadastrar Usuário No menu principal no item Segurança clique em Cadastrar Usuários. A tela irá se apresentar como acima e é bem simples e intuitiva. Para Alterar um usuário, como a senha ou nome, bastar dar dois cliques sobre o nome do mesmo. Então, apenas altere os dados que irão aparecer a direita. Para Excluir, igualmente marque com um clique o usuário e clique em seguida no botão Excluir. Para Criar um Novo, clique no botão Limpar / Novo, dê um nome de acesso e uma senha, depois clique em Salvar. OBS.: Após a criação de um usuário é preciso delegar permissões para o mesmo, uma vez que o sistema, no ato da criação, deixa todas as permissões liberadas para todos os acessos do sistema. Abaixo iremos tratar de como dar ou retirar essas permissões.

62 8.2 Permissões de Usuários Depois de cadastrar o usuário vá até Permissões de Usuários para definir em que área o usuário terá acesso. Como mostra a figura, marque com um clique o usuário, à direita irão apareceras funções do sistema que podem ser configuradas. Ao clicar em uma delas, aparecerá abaixo a opção para Bloquear acesso. Marcando a caixa define-se como bloqueado. Ao tentar entrar nesta área o usuário receberá uma informação Acesso Bloqueado e em seguida ao clicar no botão OK ele irá se deslogar do sistema. Faça isso para cada um dos itens das funções do usuário, pois no ato de criação do mesmo, todos os itens estão desbloqueados, permitindo acesso total ao sistema. Após configurar o que deseja, basta clicar no X no canto da tela e os dados serão automaticamente gravados. Em seguida faça um teste para verificar se tudo como deseja.

63 9 CONSIDERAÇÕES FINAIS Como já mencionado anteriormente, o SISBORDA é um aplicativo destinado a dar melhor eficiência ao controle da produção de bordados, seja para prestadores de serviços ou empresas que possuem setor de bordado, para produção própria. Temos ciência das diversidades de empresas de bordados e das suas mais variadas formas de controles e necessidades, sabemos que não atenderemos a todas, porém, no desenvolvimento deste projeto, vamos ampliando a faixa de atuação à medida que os conceitos puderem ser utilizados por uma maioria. Algum bordador nos tem solicitado a implantação de sistema financeiro, incorporado ao SISBORDA, como contas a pagar e receber, caixa, fluxo de caixa e outros, porém este não é o objetivo do aplicativo. Tal demanda deixaria nosso aplicativo sobrecarregado de funções e aumentaria o custo da licença para todos os clientes, e com certeza a grande maioria já tem implantado seu sistema financeiro. Finalmente, a nossa posição é de ampliar a forma e facilitar estes controles internos da produção, sempre em busca de soluções que atendam a essa maioria. Colocamos-nos sempre abertos a sugestões. ===================================================================