ÍNDICE. 1. Conhecimentos necessários para subsidiar a análise inicial... 2

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1 21. Triagem de processos a) Procedimentos Comuns ÍNDICE 1. Conhecimentos necessários para subsidiar a análise inicial Procedimentos iniciais Registros de Movimentação Interna do Processo - Providências (Sistema Corporativo) Ambiente de Registro de Providências Função Etapas Preenchimento dos Campos da Função Etapas Emitir ofício Preenchimento dos campos do espelho:... 3 Registrar a providência 902 Processo para oficiar Emitir Certificado de Trânsito em Julgado-CTJ Preenchimento da Folha de Encaminhamento-FE e da capa de processos Folha de Encaminhamento-FE Capa dos processos Situações a serem observadas na triagem Auxílio do Sistema Corporativo na triagem Pedido de cópia de processo Anexações Manifestações ou outros documentos encaminhados por fax ou ARTs originais e/ou Atestados Técnicos originais apresentados como ANEXAÇÃO Nestes casos, como se deve proceder?... 7 O que fazer com os originais e com as cópias? Autor, Contratante, Contratado e Proprietário nas ARTs Autuações Certificado de Trânsito em Julgado Arquivamento I. Como preencher o espelho de CTJ, de acordo com os campos marcados:... 9 II. Pós preenchimento do espelho de CTJ:... 9 III. Retorno da revisão: IV. Autuações arquivadas sem defesa: V. Autuações arquivadas com defesa: VI. Autuações arquivadas, com ou sem defesa, com determinação de reiniciar o procedimento fiscalizatório: Outras Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 1

2 1. Conhecimentos necessários para subsidiar a análise inicial A partir do conhecimento das competências das áreas do Crea-RS, especialmente a do Núcleo de Processos Julgados, o colaborador deverá verificar atentamente todas as peças que compõem o processo que está sendo triado para identificar qual a providência a ser cumprida e o procedimento a adotar. Os procedimentos a executar nos processos administrativos analisados pelas Câmaras Especializadas que competem ao Núcleo, os quais ensejam desdobramentos específicos, são os seguintes: Emitir ofício de acordo com as determinações expressas nos pareceres ou em encaminhamentos de câmaras; Certificar o trânsito em julgado em autuações com decisão de arquivamento ou pela procedência e multa mantida. Para tais procedimentos deve-se utilizar material impresso que auxiliará o colaborador ou a equipe enquanto o processo estiver na carga do Setor, o qual constitui-se de: Espelho para anotar dados para emitir ofício uso e preenchimento obrigatórios; Espelho para anotar dados para certificar o trânsito em julgado uso e preenchimento obrigatórios enquanto houver necessidade de a produção do colaborador passar por revisão; Placa de avisos uso obrigatório quando a situação exigir. 2. Procedimentos iniciais 2.1. REGISTROS DE MOVIMENTAÇÃO INTERNA DO PROCESSO - PROVIDÊNCIAS (SISTEMA CORPORATIVO). Cada ação praticada nos processos é registrada no Sistema Corporativo, com o fim de historiar o trâmite durante o tempo em que os mesmos permanecem sob a responsabilidade do. O registro destas ações deve ser efetuado tão logo elas ocorram, e elas são representadas no Sistema Corporativo como PROVIDÊNCIAS. Cada PROVIDÊNCIA registrada gera uma etapa, marcando a quantidade de movimentações que o mesmo sofreu enquanto lotado nas células. No Sistema Corporativo, as PROVIDÊNCIAS (ações) são registradas através do acesso à função ETAPAS, localizada no módulo PROTOCOLO. Veja a seguir a tela dessa função e o uso de cada campo. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 2

3 AMBIENTE DE REGISTRO DE PROVIDÊNCIAS FUNÇÃO ETAPAS 2.2. PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DA FUNÇÃO ETAPAS a) Processo preencher com o número de protocolo do processo que sofreu ou sofrerá a ação; b) Situação selecionar o status da ação entre Normal e Urgente ; c) Data Relato preencher com o dia em que a ação ocorreu; d) Providência preencher com o código numérico da providência que represente a ação ocorrida. A listagem poderá ser visualizada selecionando o atalho ; e) Departamento Gerador da Falha autoexplicativo. Não utilizado; f) Relator Número de matrícula do colaborador que executou a ação; g) Observação Campo de texto. Utilizado para complementar ou elucidar a providência registrada/ h) Incluir Etapa Botão que salva as informações inseridas ou selecionadas nos campos acima; i) Despachar Processo Botão de atalho para a Função Enviar; j) Incluir PDF Não utilizado EMITIR OFÍCIO. Preenchimento dos campos do espelho: a) Protocolo preencher com o número do processo cuja decisão deva ser cumprida por meio de ofício. Se mais de um processo gerar um único ofício, deverá ser acrescentado a quantidade pertinente. Exemplo: Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 3

4 b) Mês de recebimento deverá ser preenchido com o mês que o processo foi recebido efetivamente no Sistema (não com o mês que ele está sendo analisado). c) O que deve ser realizado descrever sucintamente o que deve ser contemplado no ofício, citando o número das páginas dos pareceres respectivos. Eventualmente um processo poderá conter parecer de duas ou mais câmaras na mesma fase, os quais poderão ser reproduzidos (ou não) no ofício a ser gerado. Dependerá do teor do conteúdo desses pareceres. d) Destinatário preencher com o nome completo de quem será oficiado. Se profissional, antes do nome colocar seu título abreviado e) Modelo caso não tenha conhecimento amplo dos modelos disponíveis, consultar antecipadamente no Sistema a relação dos modelos, para preencher corretamente este campo. Se o assunto do processo se enquadrar parcialmente em um modelo, colocar os símbolos ± na frente. Neste caso, o modelo no qual o ofício deverá ser registrado no Sistema é o Mod00. Nota: Não deverá ser emitido ofício para profissional com o status FALECIDO. f) Ofício n. SEMPRE preencher este campo após a fase II. g) Enviar anexo ao(s) quando for o caso ou o modelo exigir, descrever que tipo de documento será encaminhado como anexo; providenciar a disponibilização do(s) documento(s) a ser(em) enviado(s); grampear a placa que sinaliza a existência de anexos, e, na fase II, preencher com o número do ofício a ele pertinente. h) Expedir com preenchimento importantíssimo, tanto para quem elaborará o ofício quanto para quem executará a expedição. Destacamos os seguintes tipos: AR/MP (Aviso de Recebimento em Mãos Próprias ) Via Postal ou Agente Fiscal-AF: Utilizado exclusivamente para pessoas físicas leigas e profissionais que são partes interessadas em processos de denúncia ética OU quando especificado pelas câmaras em seus pareces em qualquer tipo de processo; AR Simples (Aviso de Recebimento a ser entregue a qualquer pessoa no endereço de destino) Via Postal ou AF: qualquer parte interessada que figurar nos processos, havendo necessidade de que a entrega seja efetivamente realizada; Carta Simples (chamada carta comercial pelos Correios, sem acompanhamento do AR): Qualquer tipo de pessoa física e jurídica leigas ou registradas. Exemplos de situações: arquivamento de Auto de Infração; indeferimento de Res ou de Visto em Atestado (sem possibilidade de reversão); Sedex com AR: Deverá ser utilizado para qualquer parte interessada cujo volume de folhas a ser remetido ultrapasse a 100, de acordo com o regramento dos Correios. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 4

5 Nota: O AR Mão Própria em nome de Pessoa Jurídica não existe para os Correios, é tratado como AR Simples. Registrar a providência 902 Processo para oficiar. Após a instrução estar concluída, inclusive revisada, se for o caso, se o assunto for considerado URGENTE, o ofício pertinente deve ser imediatamente elaborado. Caso negativo, o processo deverá ser guardado em local apropriado. 3. Emitir Certificado de Trânsito em Julgado-CTJ. Pesquisar a forma de preenchimento no material afeto às Autuações. 4. Preenchimento da Folha de Encaminhamento-FE e da capa de processos FOLHA DE ENCAMINHAMENTO-FE Acesse-a aqui. a) Preencher o quadro com os dados solicitados nos campos situados à esquerda da tabela. O nome do destino deve ser preenchido de acordo com o adotado pelo organograma vigente; b) Marcar a(s) opção(ões) pertinente(s) e/ou elaborada(s). As demais que não forem marcadas deverão ser deletadas/suprimidas e não devem aparecer na impressão; c) A FE deverá conter a identificação do colaborador que a assinará, podendo ser utilizado o carimbo identificador para tal aferição ou os dados digitados na própria folha em layout equivalente ao carimbo; d) Imprimir 1 via da FE já preenchida e assiná-la; e) Anexar por último a via preenchida e assinada da FE no processo; f) Paginar todas as folhas do processo, sendo que o carimbo paginador deverá ser alinhado à direita da borda superior CAPA DOS PROCESSOS Quando o processo for seguir seu trâmite a outra área, SEMPRE preencher as colunas do quadro ANDAMENTO, localizada na parte externa frontal da capa. 5. Situações a serem observadas na triagem AUXÍLIO DO SISTEMA CORPORATIVO NA TRIAGEM. Com relação às determinações que versam sobre a obrigatoriedade de efetuar registro de empresa, cadastro de empresa; para uma ART ser registrada pela Res ; etc., o colaborador deverá, previamente ao preenchimento do espelho para oficiar, realizar pesquisa junto ao Sistema Corporativo em busca da existência de tais informações. Se a pesquisa resultar positiva, deverá ser gerado o relatório pertinente e inserido no processo, o qual deverá seguir seu trâmite, pois parte-se do princípio que não haverá necessidade de solicitar providências aos interessados cujas informações estejam disponíveis dentro do próprio Crea. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 5

6 Se negativa, bastará inserir tal informação no espelho de minuta e a data em que a pesquisa foi realizada PEDIDO DE CÓPIA DE PROCESSO. As instruções para obtenção de cópia estão dispostas no POP Rito Processual, Capítulo 13. Destaque-se que não poderá ser fornecida cópia sem o pedido formalizado pela parte interessada e os comprovantes de vínculos, quando necessários ANEXAÇÕES. Em regra, toda documentação apresentada ao Crea-RS que tenha vínculo com processo já instaurado, esteja ele em andamento ou arquivado, é chamada de ANEXAÇÃO. Para ter-se conhecimento de sua existência e, até mesmo sua movimentação enquanto não é acostada no processo pertinente, tal documentação deve ter seu ingresso registrado no Sistema Corporativo. O colaborador que a recepcionou, independentemente do modo de envio físico ou virtual e do local de entrega, deverá efetuar tal registro. No ato, o Sistema Corporativo converte a informação em uma determinada providência com os dados funcionais de quem a cadastrou. A providência em questão é representada pelo n. 57 Anexação Incluída. Esta anexação deve ser encaminhada à área onde o processo encontra-se em carga exceto na Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral) ver POP Rito Processual, capítulo 7, alínea f - NOTA), cujo destinatário deverá, também, cadastrar sua entrada na área. O colaborador deverá aferir o carimbo com as inscrições de recebimento; preenchê-lo com os dados necessários e inserir a etapa 58 Anexação Recebida com a data em que tal documento ingressou, e, dentro do possível, especificar no campo Observações do que se trata. Nota : O Processo que contiver as providências 57 Anexação Incluída e 58 Anexação Recebida registradas para tantos ofícios quantos tiveram manifestações apresentadas não deve ter a providência 933 Houve resposta para o ofício registrada, pois caracterizará duplicidade de informação MANIFESTAÇÕES OU OUTROS DOCUMENTOS ENCAMINHADOS POR FAX OU . É permitido receber defesas; respostas; etc., por fax ou correio eletrônico neste caso, escaneadas no entanto, o interessado deverá ser orientado para que relacione sempre a identificação do número de protocolo na documentação e encaminhe os originais ao Crea-RS em cinco dias corridos. Além disso, o colaborador da área que o imprimiu deverá executar as seguintes ações: a) Cadastrar no Sistema Corporativo o ingresso de tal documento, módulo Protocolo (selecionar permissão/célula) Anexação (preencher a lacuna com o número do protocolo do processo pertinente) e especificar no campo de texto a que ele se refere; b) Registrar na opção Etapas a providência 58 Anexação recebida; e c) Entregar a anexação ao colaborador responsável pela célula em que o processo correspondente se encontre. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 6

7 5.5. ARTS ORIGINAIS E/OU ATESTADOS TÉCNICOS ORIGINAIS APRESENTADOS COMO ANEXAÇÃO. Estes documentos não devem ser carimbados, tampouco inseridos nos processos, pois a ART original fará parte do Acervo Técnico Profissional guardado pelo Crea-RS e o Atestado original provavelmente será devolvido ao interessado visado. Nestes casos, como se deve proceder? Tais documentos deverão ser copiados (frente e verso se houver necessidade de verso). A face da cópia que contenha dados, inscrição ou imagem, será aferida com o carimbo Confere com o original e os campos pertinentes preenchidos. Este carimbo não se afere em folha em branco, sem nenhuma inscrição ou imagem. O que fazer com os originais e com as cópias? a) A cópia vai substituir a via original quando da anexação dos documentos nos respectivos autos. b) Em processos de Vistos em Atestados ou Resolução 1.050, as vias originais devem ser acondicionadas em saco plástico e ele grampeado na contracapa do Processo. c) Nos demais tipos, a via original da ART deve ser entregue no SART, que a guardará no Acervo do autor, e a via original do atestado deverá ser colocado dentro de um saco plástico e grampeado na contracapa do processo pertinente AUTOR, CONTRATANTE, CONTRATADO E PROPRIETÁRIO NAS ARTS. Observe a figura abaixo: É importante ter conhecimento dos campos destacados na ART, para poder identificar quem deve ser oficiado quando a câmara determinar que o profissional (autor), a empresa contratada e o contratante devem ser comunicados da anulação da ART e seus motivos. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 7

8 Destaque-se que o profissional e a empresa contratada possuem registro no Crea-RS e, com isso, informações no banco de dados sobre seus domicílios. Já o contratante e o proprietário, caso não estejam no banco de dados, o endereçamento a ser utilizado nos ofícios será os que aparecem na ART abaixo de seus nomes AUTUAÇÕES. Conforme alteração do Fluxo Geral das Autuações - FGA, adotada em 06/03/2012 aprovada pela Diretoria do Crea-RS em agosto/2011 a cobrança da multa dos autos de infrações somente será efetuada pela Gerência Financeira após o trânsito em julgado das decisões, o qual encontra previsão no Art. 14 da Res. 1008, ou seja, quando não couber mais recurso seja por decisão de última instância julgadora, no caso o Confea, seja pela perda do prazo legal para interpor o recurso à instância superior (fase de concessão de prazo para recorrer ao Plenário ou ao Confea). Salienta-se que o autuado revel em primeira instância (câmara especializada) tem direito a recorrer à segunda instância - Plenário do Crea - porque, de cada decisão, ainda que seja julgamento à revelia, obrigatoriamente o mesmo deve ser cientificado e a partir deste momento é que começa a fluir o prazo recursal para a próxima instância. Esgotado o prazo recursal desta última instância sem interposição de recurso estará Transitada em Julgado a Decisão. Coube, a partir da data da alteração do fluxo, a este Núcleo, através de suas Células, dar conhecimento ao autuado da decisão de procedência e manutenção de multa dos autos de infrações provenientes de julgamento da 1ª instância. Para este caso, a exemplo de outros tantos, foram criados modelos de ofícios para uso exclusivo desta fase, intitulados Mod084 (utilizado para transcrever parte da decisão) e Mod085 (utilizado para fornecer cópia do extrato da decisão). Todo o procedimento posterior ao término de prazo está contemplado no Capítulo intitulado Controle de ARs e Prazos. Eventualmente as câmaras emitem parecer requerendo esclarecimentos, confirmações, ou apresentação de documentos, com vistas a lhes assegurar a manutenção de multa ou arquivamento futuros. Por óbvio, estes casos não se enquadram nos modelos antes citados, pela simples razão de que o julgamento da multa ainda não foi realizado. Além disso, cabe a este Núcleo certificar o trânsito em julgados das autuações com decisão de arquivamento. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 8

9 Certificado de Trânsito em Julgado Arquivamento. Para que se possa emitir o Certificado do Trânsito em Julgado-CTJ junto ao Sistema Corporativo, o colaborador, em fase de treinamento, deverá utilizar o formulário específico preenchendo os dados para emissão do mesmo, o qual está disponível na pasta de modelos da área, no formato Excel, denominado espelho de CTJ, cuja imagem encontra-se abaixo: Registrar o trânsito em julgado a) Célula: b) Protocolo n.: c) Instância: ( x ) Câmara ( ) Plenário ( ) Confea ( ) Improcedente ( ) Irrelevante ( ) Não Regularizado ( ) Prescrito d) Situação do Ilícito: ( ) Regularização ( ) Regularizado inviável ( ) Suspenso por liminar ( ) Vício de Origem e) Trânsito em Julgado: ( ) Sim - Manutenção da multa ( ) Sim - Arquivamento f) Data do Trânsito em Julgado: g) Resp. pelas informações: h) Resp. pela digitação: i) Após, encaminhar o AI para: ( ) 1º Departamento de Fiscalização e 2º Departamento Financeiro ( ) Arquivo Geral ( ) Oficiar ( ) Somente Departamento de Fiscalização ( ) Somente ao Departamento Financeiro I. Como preencher o espelho de CTJ, de acordo com os campos marcados: a) Número ou nome da célula em que a Autuação está lotada; b) Número do protocolo principal + quantidade de apensados (quando houver apensados); c) Instância: Sempre será câmara, pois as Autuações que passam pela área são julgadas pelas câmaras; d) As opções são as mesmas existentes no Sistema, devendo ser selecionada aquela que represente melhor o voto do parecer de arquivamento; e) Se a multa foi perdoada pela câmara, o processo transitou por arquivamento, logo deve-se selecionar a opção SIM, ARQUIVAMENTO. Se o processo transitou porque foi pago e regularizado na fase da câmara, deverá ser selecionada a opção SIM, MANUTENÇÃO DE MULTA; f) O processo transita em julgado no dia da reunião de câmara, para estes casos; g) Matrícula de quem preencheu os dados no espelho; h) Matrícula de quem registrará os dados no Sistema; i) Selecionar previamente o destino do processo. Nota : Poderão ser 3 os destinos: a) Auto de Infração sem defesa: Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral); b) Auto de Infração com defesa: oficiar e posteriormente arquivar na Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral) Para este caso deverá ser preenchido também o espelho de minuta; c) Auto de infração com ou sem defesa cujo voto determine que, além de arquivar, o procedimento de fiscalização deverá ser reiniciado de acordo com a Resolução do Confea n : Gerência de Fiscalização Para este caso deverá ser preenchida também a Folha de Encaminhamento, com a data de envio em branco. II. Pós preenchimento do espelho de CTJ: Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 9

10 a) Registrar no Sistema Corporativo a providência 16 Transitado em julgado emitir CTJ; b) Repassar a autuação com o espelho na capa frontal ao revisor. III. Retorno da revisão: a) Tomar ciência dos apontamentos efetuados e corrigir o que for necessário; b) Emitir o CTJ no Sistema Corporativo, selecionar: função Protocolo CÉLULA onde o AI se encontra Detalhamento Trânsito em Julgado para registro individual ou Trânsito em Julgado em Lote; c) Imprimir e assinar o CTJ; d) Anexar e paginar o CTJ no AI pertinente; IV. Autuações arquivadas sem defesa: a) Aferir o carimbo Arquive-se à esquerda da parte de cima da capa frontal e no verso da folha do CTJ; b) Registrar as seguintes PROVIDÊNCIAS: 278 CTJ emitido; 1018 Arquivar por determinação; e 908 Processo tramitado. c) Enviar o processo à Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral). V. Autuações arquivadas com defesa: a) Registrar as seguintes PROVIDÊNCIAS: 278 CTJ emitido; 902 Para oficiar; 903 Processo oficiado; 923 Documento para assinatura da gerência; 282 Ofício expedido via postal - carta simples; 1018 Arquivar por determinação; 908 Processo tramitado. b) Enviar o processo à Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral). VI. Autuações arquivadas, com ou sem defesa, com determinação de reiniciar o procedimento fiscalizatório: a) Registrar as seguintes PROVIDÊNCIAS: 278 CTJ emitido; 1032 Encaminhamento para outro setor cumprir diligência; 908 Processo tramitado. b) Enviar o processo ao Setor de Processos da Gerência de Fiscalização. Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 10

11 5.8. OUTRAS. É comum que uma câmara determine, além de prever a necessidade de se emitir ofícios, que o processo seja encaminhado a outra Especializada para ciência e relato, entretanto, não é uma regra que este processo seja obrigatoriamente tramitado diretamente à câmara designada antes do Setor. O colaborador deverá avaliar se, para cumprimento do 1º parecer haverá necessidade de, antes, conhecer o da outra câmara. Nesse sentido, haverá duas possibilidades de definição na triagem: a) Não há necessidade de antecipar o encaminhamento à outra câmara. Neste caso, ele dará prosseguimento ao exame do processo e o instruirá com o procedimento adequado ao cumprimento do que lhe compete (oficiar ou emitir CTJ); b) Há necessidade de antecipar o encaminhamento à outra câmara. Neste caso, o colaborador preencherá o formulário denominado Folha de Encaminhamento-FE, conforme orientações para o preenchimento neste material. Providências a serem registradas: 309 análise da câmara; 908 processo tramitado. Também, que uma câmara determine, além de prever a necessidade de se emitir ofícios, que o processo seja encaminhado a outra área administrativa para cumprir procedimento afeto a ela. A diferença se dará na opção a ser marcada na FE e na ação a ser registrada no Sistema quanto à etapa. Providências a serem registradas: 1032 Providência para outro setor cumprir diligência; 908 processo tramitado. Quando forem apresentadas respostas, manifestações, defesas ou recursos, e caso a documentação faça menção a nomes de empresas; de outros profissionais; a números de ARTs ou a outros protocolos; etc, e o processo em questão ainda não possua tais relatórios, os mesmos deverão ser gerados e anexados como material instrutivo. - FIM - Triagem Procedimentos comuns. Criado em 15/08/2016 Adriana Santos 11