OFÍCIOS DESTINADOS AO CREA-RS PROVENIENTES DO PODER JUDICIÁRIO, DOS MPS E DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, E SEUS ÓRGÃOS INTERNOS

Transcrição

1 OFÍCIOS DESTINADOS AO CREA-RS PROVENIENTES DO PODER JUDICIÁRIO, DOS MPS E DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, E SEUS ÓRGÃOS INTERNOS I. OBJETIVO Alcançar a necessária eficácia da fiscalização do Conselho, desde a sua origem, independentemente do enfoque tratado: consulta, denúncia, solicitação de indicação de profissionais habilitados para realizar determinado serviço; constatação de irregularidades através da mídia, etc., até o efetivo cumprimento de sua deliberação, visando atender a demanda de tais órgãos de forma célere. Para se alcançar a desejada eficácia, faz-se necessário tratar este tipo de documentação com distinção e celeridade em todas as instâncias do Crea-RS, desde seu ingresso no Conselho até sua conclusão. Para contribuir com tal objetivo, criou-se um expediente para representar exclusivamente estes casos, denominado Poder Judiciário/MP/Adm. Pública, bem como optouse pela adoção de capa com cor distinta para destacar tais processos dos demais, na qual já venha discriminada sua denominação, além de outros quesitos que serão apontados no decorrer desta prática administrativa. II. DA CONDUÇÃO NAS ÁREAS DE ATENDIMENTO 1. RECEBIMENTO/TRIAGEM Todo o documento que der ingresso no Crea-RS deve ser triado para se estabelecer se ele constituirá um novo processo ou se possui vínculo com algum expediente já cadastrado, independentemente de estar em andamento ou arquivado. 2. ENQUADRAMENTO DA DEMANDA PÓS TRIAGEM Protocolizar/cadastrar/instaurar novo processo; ou Anexar a documentação em processo já constituído NOVO PROCESSO PROTOCOLIZAÇÃO/CADASTRO/INSTAURAÇÃO DESTAQUES: A área de menor hierarquia do órgão demandante é que figurará como interessado principal do processo, sendo que apenas as nomenclaturas Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 1

2 que designem as instituições máximas não devem ser utilizadas, pois são muito genéricas, ou seja, não especificam o demandante direto. a. Para exemplificar o nome que o expediente deve ter como interessado principal, digitalizamos alguns ofícios de órgãos públicos e nestes destacamos o nome da área demandante, os quais poderão ser visualizados no link abaixo: b. No mesmo sentido, digitalizamos a tela de alguns identificadores constantes do banco de dados do Sistema Corporativo cuja seleção deve ser evitada, a qual poderá ser visualizada clicando no link abaixo: No Sistema Corporativo, deverá ser selecionado o seguinte expediente: Poder Judiciário/MP/Adm.Pública (736) Os campos criados exclusivamente para este expediente devem ser OBRIGATORIAMENTE preenchidos. Veja abaixo a imagem da tela de cadastro de protocolo após o tipo de expediente ser selecionado: Campos desenvolvidos exclusivamente para este expediente Campos a serem preenchidos, de acordo com os dados expostos no documento oficial do órgão demandante: a. Número do ofício do órgão (obrigatório); b. Número do processo judicial; c. Número do Inquérito Civil ou Policial; d. Endereço de do órgão. Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 2

3 Conferir o endereço de do órgão Se estiver diferente ou não conter no cadastro, alterá-lo ou inseri-lo nesse campo. Se não estiver descrito no ofício, procurar na Internet ou efetuar contato telefônico com o órgão para obter a informação Outros: a. Os dados inseridos no momento do cadastro do expediente nos campos Número do ofício do órgão e Número do processo judicial ou do Inquérito Civil ou Policial poderão ser pesquisados futuramente na função Consultar, conforme demonstra a imagem abaixo: b. Já quanto ao campo destinado ao preenchimento de do órgão, e desde que contenha dados consistentes, imediatamente após o expediente ser cadastrado, faz com que o próprio órgão demandante e o colaborador do Crea-RS responsável por tal protocolização recebam uma mensagem eletrônica, inteiramente automática, informando-os que tal documento foi protocolizado no Crea e o número, bem como que o andamento poderá ser acompanhado pela Internet; c. Tal mensagem deverá ser impressa e juntada no processo que está sendo protocolizado, e acostado SEMPRE após os documentos enviados pelo órgão, antes da Folha de Encaminhamento; d. Se não estiver especificado no documento do órgão, o colaborador/atendente deverá promover tentativas de obtenção dessa informação, seja por contato telefônico ou por pesquisa na Internet; e. Esgotadas todas as possibilidades de contato para obtê-lo, ao ser selecionada a opção Não foi possível obter do órgão, o Sistema abrirá uma janela de texto para que seja descrito o motivo da ausência de tal informação MONTAGEM DO PROCESSO Capa: Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 3

4 Cor Cinza (Cód 2013); Destaques para o preenchimento dos principais campos da capa: a. Nome. Preencher de acordo com o nome do interessado principal; b. Assunto. Preencher com os dados mais importantes do ofício do órgão demandante: número do ofício do órgão; número do processo judicial; ou do inquérito policial; ou outra informação pertinente; prazo para atendimento, quando for estipulado ao Crea-RS; etc. c. Destino, data, rubrica (grade de tramitação). Preencher com o nome da área de acordo com o tramitado no Sistema e preenchido na Folha de Encaminhamento, data da tramitação e rubrica do funcionário responsável pela tramitação Organização dos documentos: a. Ofício do órgão; b. Demais documentos fornecidos em anexo ao ofício se houver Relatórios instrutivos: a. Se citar ART, gerar, imprimir e anexar o relatório correlato e o RPF respectivo; b. Se citar PF ou PJ registrados no ofício principal ou na documentação anexa: gerar, imprimir e anexar o Relatório de Pessoa Jurídica/RPJ e/ou o Relatório de Pessoa Física/RPF; c. Se referir-se à conduta de profissional registrado no Crea-RS, deverá ser acrescentado o relatório de processos existentes em nome do mesmo, através da função Consultar no Módulo Protocolo, clicando no nome do profissional (em azul - 3ª coluna, da esquerda para a direita); Observação: Se a anexação de qualquer tipo de relatório extraído do Sistema Corporativo for inserida no processo que está sendo montado por iniciativa do funcionário, decorrente de eventual pesquisa, este fato deverá ser informado por escrito no próprio relatório Paginação: a. Aferir o carimbo paginador na parte superior à direita da face frontal da folha, evitando-se ocultar informações do documento, conforme estabelece o Rito Processual; Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 4

5 b. Preencher as lacunas pertinentes do carimbo, sendo que todas as folhas do processo, desde o ofício até a Folha de Encaminhamento devem ser NUMERADAS de forma sequencial e individual, rubricadas e datadas Identificação do destino: Dirigir o novo processo diretamente à área responsável pela deliberação do assunto, preenchendo o nome da mesma na Folha de Encaminhamento padrão e o motivo, cujo modelo está disponível no POP da GECE ANEXAÇÃO Carimbo de anexação. O atendente deve aferir o carimbo no ofício emitido pelo órgão de modo a não ocultar dados e não interferir no local destinado à paginação, preenchendo as lacunas pertinentes com letra legível. São elas: data, nome do atendente, matrícula, local de ingresso do documento, assinatura do atendente, etc. Observação: Na hipótese de o modelo de carimbo utilizado para fins de anexação não conter todas as lacunas citadas acima, o atendente deverá, também, além de aferir o carimbo de anexação que tenha à disposição, o seu próprio de identificação para caracterizar o local de ingresso e o responsável pelas informações O ofício do órgão refere-se a mais de um protocolo do Crea. O atendente deverá reproduzir a quantidade de cópias relativas à mesma quantidade de protocolos que devem receber a anexação Definição do destino. Encaminhar ao destino onde se encontra o processo, EXCETO aqueles arquivados na área responsável pela guarda documental, conforme estabelece o POP Rito Processual, Capítulo 5, item 5.2, alíneas a e b. III. DA CONDUÇÃO NAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS EXCETO CÂMARA Este expediente deverá ser tratado SEMPRE com a máxima prioridade por qualquer área em que o mesmo tramitar, seja com o fim de montá-lo; instrui-lo ou elaborar ofício. Após a instrução efetiva, tais processos devem ser destinados e tramitados à área que detenha competência sobre o assunto para formalizar a resposta ao órgão. IV. DA CONDUÇÃO NAS CÂMARAS ESPECIALIZADAS Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 5

6 1. ESFERA OPERACIONAL Adotará, quando do recebimento do expediente, as rotinas de praxe para aqueles que são tratados como casos urgentes nas câmaras, cadastrando as providências pertinentes no Sistema Corporativo e o repassará ao analista para conhecimento do processo. Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 6

7 2. CÂMARA/ESFERA TÉCNICA Analisará a demanda do órgão, exarando deliberação, de acordo com as diretrizes definidas por cada Câmara (ad referendum ou relato em reunião ordinária), a qual será cumprida pela área que detenha competência para tanto. 3. CLASSIFICAÇÃO DOS ASSUNTOS Quanto aos objetos das demandas noticiadas pelos diversos órgãos, teoricamente eles podem ser classificados em 2 situações: 1ª - O objeto diz respeito, por exemplo: a pedido de indicação de profissionais para determinadas atividades periciais; esclarecimento sobre habilitação de profissional; etc, ou seja, solicitações de informações diversas; 2ª - O objeto diz respeito a possível conduta inadequada de profissional registrado. O deslinde destas situações são efetivadas de formas distintas, como a seguir relacionado: 3.1. Objeto refere-se a solicitações diversas. a. Após análise e deliberação, o processo será encaminhado à área que detenha competência para executar a decisão aprovada Objeto refere-se a possível infringência ao Código de Ética. Neste caso, o relator do processo está convicto de que a demanda trata-se ou enquadra-se em denúncia contra conduta de profissional do Sistema Confea/Creas. A deliberação deverá prever os seguintes desdobramentos mínimos necessários: a. Encaminhamento do expediente ao Núcleo de Protocolo para convertê-lo em processo de denúncia contra PF; b. Citação do nome do profissional que deverá figurar como interessado principal; c. Identificação do denunciante - dependendo dos termos expressos na demanda inicial, essa titularidade poderá ser conferida ao órgão ou à própria Câmara Especializada (De Ofício); d. Encaminhamento de comunicação ao órgão dos atos determinados pela Câmara; e. Indicação de outras ações a serem executadas após a conversão do expediente em denúncia, visando à sua celeridade. Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 7

8 V. RESUMO DA CONVERSÃO DO EXPEDIENTE PODER JUDICIÁRIO/MP/ADM. PÚBLICA EM DENÚNCIA CONTRA PF 1. Fase 1 - Câmara/esfera operacional a. Câmara aprova relato deliberando sobre a necessidade de converter o expediente em denúncia contra PF, direcionando-o ao Núcleo de Protocolo para executar a ação; b. Funcionário do apoio operacional registrará as providências da deliberação aprovada, utilizando o código 284 (converter o expediente para denúncia contra PF) e o tramitará ao referido Núcleo via Sistema Corporativo. 2. Fase 2 Núcleo de Protocolo 2.1. Conversão do expediente para denúncia, junto ao Sistema Corporativo: a. Via SGS, registrará solicitação para que seja: Alterado o interessado principal para o nome do denunciado, fornecendo o número da carteira do Crea-RS; Alterado o expediente para o código DENÚNCIA CONTRA PF, sem perda do histórico das movimentações do protocolo; Incluído o órgão como denunciante, descrevendo o nome completo, caso a Câmara assim tenha determinado. b. Registrará as providências correlatas na função Etapas, e, após a conversão em denúncia no Sistema Corporativo, a 1072 (expediente convertido em denúncia), para fins de controle futuro Instauração da denúncia: Substituição de capa: todos os documentos, inclusive a capa cinza originária (sem a contracapa), serão acondicionados sob uma nova, de cor amarela (Cód. 2006); a. A cinza não será paginada, entretanto, deve ter seu encerramento e substituição anotados na própria face frontal, no quadro ANDAMENTO, e deverá ser alocada imediatamente após a nova; Instruções com relatórios corporativos: gerar, imprimir os Relatórios de Pessoa Física - RPF e de processos existentes em nome do profissional denunciado e anexá-los na sequência das folhas que já fazem parte do processo, para fins de atualização; Destinação: a. Se estiver previsto no relato aprovado ação que deva ser atendida por meio de ofício, o processo convertido deve ser tramitado à Célula de Processos Especiais do Núcleo de Processos Julgados-NPRJ/GECE; Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 8

9 b. Se estiver previsto no relato qualquer outro tipo de ação exceto a citada no item anterior os processos devem ser tramitados à área responsável pela execução das mesmas; c. Se não estiver previsto no relato nenhuma outra ação além a da CONVERSÃO do processo em denúncia, o mesmo deve ser tramitado à câmara de origem, para conhecimento das providências adotadas e nova análise. d. Preencher a Folha de Encaminhamento designada como PADRÃO, disponível também no acesso aos POPs da GECE, com os dados pertinentes ao novo processo de denúncia, anexá-la no mesmo e paginá-la, ao concluir sua montagem. A partir deste momento, o processo de denúncia será conduzido sob as diretrizes estabelecidas nas Resoluções do Confea n /2003, que adota o Regulamento para a Condução do Processo Ético Disciplinar, e n /2002, que adota o Código de Ética Profissional. FIM Alteração aprovada pelo Presidente do Crea-RS em 01/06/2016, sob o Memorando n. 003/2016-GECE. 9

10 FLUXOGRAMA SIMPLIFICADO PARA CONDUÇÃO DE OFÍCIOS PROVENIENTES DO PODER JUDICIÁRIOS, MINISTÉRIOS PÚBLICOS E ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA Sede Setor de Triagem/NPRO/GRAT Inspetorias Unidades de Inspetorias Anexação Triagem do assunto e definição da rotina Assunto novo Procede de acordo com as rotinas previstas para anexação e encaminha à área de destino, seguindo o disposto no Rito Processual Cadastra novo protocolo com expediente exclusivo para estes casos e usa capa também exclusiva Triagem do destino Instrução compete às áreas operacionais e/ou fins Instrução compete às Câmaras Área instrui o processo e emite resposta ao órgão e adota procedimentos de rotina pertinentes. Consulta/outros assuntos. Emite parecer e encaminha à área competente para cumprimento Triagem do assunto e definição da rotina Natureza ética. Determina conversão do expediente em denúncia e comunicação às partes do fato e/ou demais ações. Área cumpre o parecer no que lhe compete e adota procedimentos de rotina pertinentes. Núcleo de Protocolo converte o expediente em denúncia e o encaminha à área que compete à emissão de ofício Fluxo alterado em agosto/16, por Adriana R. Santos 10