Índice. Gerência Executiva das Câmaras Especializadas Núcleo de Processos Julgados Expedição de Ofícios Via Correio

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1 Índice Introdução... 2 Da Geração de Imagens do Aviso de Recebimento-AR Personalizado e Listagem de Expedição Da Localização no Sistema Corporativo... 2 Acesso à Expedição de Ofícios... 2 Menu de Expedição de Ofícios Da Geração das Imagens Como proceder: Exclusivo via Sedex:... 3 Do Envelopamento do Ofício Envelope Janela : Envelope Ouro - Armas da República (Tamanho A 4): Básico: Exclusivo Sedex:... 5 Frente e Verso do Envelope A 4:... 5

2 INTRODUÇÃO Gerência Executiva das Câmaras Especializadas Os ofícios a serem entregues pela ECT são coletados pela mesma junto à área de triagem do Crea-RS. Estes documentos devem ser agrupados em lotes de acordo com os tipos de expedição e entregues na área pertinente. A Listagem de Expedição é utilizada apenas para o ofício expedido via Sedex. Da Geração de Imagens do Aviso de Recebimento-AR Personalizado e Listagem de Expedição 1. DA LOCALIZAÇÃO NO SISTEMA CORPORATIVO ACESSO À EXPEDIÇÃO DE OFÍCIOS MENU DE EXPEDIÇÃO DE OFÍCIOS

3 2. DA GERAÇÃO DAS IMAGENS Lembre-se de que são 3 os tipos de expedição via Correio. São eles: Carta Simples; AR Simples; e AR Mão Própria. Por padrão, o campo Pelo Correio aparece com a letra S; Para acionar qualquer um dos botões Gera lista/ar; Emite AR ou Emite Listagem, o campo Data da postagem SEMPRE deve ser previamente preenchido. Caso o ofício a ser expedido não apareça na grade após o preenchimento dos campos necessários para isso, ou o mesmo foi gerado com tipo de expedição diferente da pré-seleção ou ele consta com o status realizado Como proceder: a) Selecionar a opção no campo TIPO POSTAGEM que corresponda ao do ofício a ser expedido acionar o botão Buscar para que o Sistema exiba os resultados pertinentes; b) Marcar o quadro do ofício que deseja expedir. Caso houver outro ofício nessa tela que deseje expedir no mesmo dia, cada um deverá ter o quadro correspondente marcado antes do próximo passo. c) Preencher o campo DATA DA POSTAGEM e acionar o botão Gera Lista/AR para que os dados dos ofícios marcados sejam apropriados. Se houver ofícios do mesmo tipo a serem expedidos e seus dados estejam em outras telas, o colaborador deverá acionar a figura de transpor telas e repetir os procedimentos dos itens B e C, acima, antes do próximo passo. d) Preencher o campo DATA DA POSTAGEM com o mesmo dia utilizado para o item anterior e clicar no botão EMITE AR; e) Imprimir 1 via na folha serrilhada; f) No AR Mão Própria deve ser aferido o carimbo Mão Própria próximo aos dados de endereçamento do destinatário Exclusivo via Sedex: a) Proceder de acordo com os itens A, B, e C, relacionados supra; b) Preencher o campo DATA DA POSTAGEM novamente e clicar no botão EMITE LISTAGEM; c) Imprimir 1 via em folha A 4 e efetuar as seguintes modificações de forma manual: No cabeçalho, a informação SEM AR deve ser ocultada e acrescentada a informação VIA SEDEX C/ AR, conforme exemplo abaixo:

4 d) O AR para Sedex deve ser preenchido manualmente, contendo o nome do destinatário; o número do ofício e do processo e ser impresso na folha serrilhada, conforme exemplo abaixo: Local utilizado para colagem da etiqueta numérica de controle fornecida pela ECT Do Envelopamento do Ofício 1. ENVELOPE JANELA : a) Dobrar o ofício em 2 locais de modo que fique em 3 partes iguais, sendo que a face onde constam os dados do destinatário deve permanecer visível. A 2ª via deve ser mantida na frente da capa do processo pertinente; b) Quando houver, os documentos a serem enviados juntamente com o ofício deverão ser dobrados na mesma formatação e encaixados atrás do mesmo; c) C/AR A etiqueta contendo os dados do destinatário com código de barras, o ofício (e anexos se houver) serão inseridos no janela de modo que tal etiqueta fique visível sob o plástico translúcido; d) Sem AR (Carta Simples) O ofício (e anexos se houver) será(ão) inserido(s) no janela com a parte do destinatário no ofício voltada a sua frente, de modo que fique o nome e endereçamento fiquem visíveis sob o plástico translúcido; e) Usar cola bastão para lacrar o envelope na marcação apropriada, cuidando para que esta não seja ultrapassada para evitar-se que a folha do ofício ou do anexo também fique colado; f) No verso do envelope, O AR deve ser alinhado horizontalmente à margem esquerda e suas extremidades verticais coladas no mesmo. Atente para não ultrapassar a linha serrilhada do AR com cola, para evitar que o mesmo rasgue ao ser separado do envelope. 2. ENVELOPE OURO - ARMAS DA REPÚBLICA (TAMANHO A 4): 2.1. Básico: a) Não efetuar dobras nos documentos a serem inseridos no envelope; b) Organizar a via do ofício destinada ao interessado à frente dos documentos anexos e inseri-los nesta ordem dentro do envelope; c) Usar cola bastão no verso do envelope para lacrá-lo; d) C/AR eletrônico O espelho contendo os dados do destinatário com código de barras deverá ser colado na frente do envelope, centralizando-o entre o timbre e a margem inferior;

5 e) Via Sedex Colar os dados do destinatário na frente do envelope, próximo ao timbre, centralizando-o verticalmente, produzindo a identificação como segue: Abrir o arquivo de texto do ofício selecionar toda a parte do destinatário imprimir seleção recortar o campo do destinatário imitando uma etiqueta; OU Fazer cópia do ofício já assinado recortar o campo do destinatário imitando uma etiqueta de endereçamento. f) Quando for o caso, o carimbo Mão Própria deve ser aferido na frente do envelope, próximo à identificação do destinatário, sem ocultar informações; g) No verso do envelope, O AR deverá ser alinhado e colado horizontalmente no encontro das margens esquerda e superior. Atente para não ultrapassar a linha serrilhada do AR com cola, para evitar que o mesmo rasgue ao ser separado do envelope Exclusivo Sedex: a) Executar os mesmos procedimentos acima; b) Fixar a etiqueta numérica de controle larga, fornecida pela ECT, na parte frontal do envelope, centralizando-a entre o destinatário e a margem inferior do envelope; c) Acostar com clips a Listagem de Expedição respectiva. FRENTE E VERSO DO ENVELOPE A 4: - FIM -