Secretaria Municipal de Educação - SEMED Assessoria Técnica ATEC. MANUAL e-doc

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1 Secretaria Municipal de Educação - SEMED Assessoria Técnica ATEC MANUAL e-doc Campo Grande MS

2 INDÍCE COMO ACESSAR O E-DOC....pg. 3 ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS...pg. 4 ELABORAÇÃO DE RASCUNHOS...pg. 12 DESPACHO...pg. 13 GERENCIAMENTO...pg. 15 PESQUISA DE DOCUMENTOS...pg. 17 PARA RECEBER DOCUMENTOS...pg. 19 URGENTE, PENDENTE OU COM PRAZO...pg. 20 RECADOS...pg. 21 TROCAR SENHA...pg. 22 2

3 COMO ACESSAR O e-doc 1) Site da prefeitura, -> Mais -> INTRANET. LOGIN e SENHA 3

4 Lembramos que apenas os usuários que possuem senha podem acessar o e-doc, sendo proibido utilizar a senha de outra pessoa. 2) BEM-VINDO AO e-doc (acessar) 2.1) Elaboração de documentos Para elaborar um documento siga os passos abaixo: Observação: Os setores elaboram apenas Comunicação Interna (simples), e as escolas não elaboram Ofício quando são destinados à SEMED, apenas CI s. Veja a definição dos botões: Botão Definição INCLUIR SALVAR APAGAR LIMPAR PESQUISAR IMPRIMIR SAIR 4

5 2.2 Documentos -> PMCG -> Elaboração: Abrirá a seguinte tela: Começamos pela identificação: 5

6 2.2.2 Preencha os campos conforme exemplo: Não preencha o NÚMERO E O ANO, pois serão gerados automaticamente. O SETOR DE EXPEDIÇÃO E SOLICITANTE sempre serão os mesmos, por exemplo, será o nome da escola em ambos. O EXPEDIDO POR, se refere a quem irá assinar o documento (chefia do setor ou a direção da escola). O TEXTO DE ABERTURA: É o corpo do seu documento, caso haja tabelas devem ser colocadas como anexo. 6

7 2.2.3 Após o preenchimento siga para o DESTINATÁRIO: Toda CI de escola destinada a algum setor da SEMED, deve ser encaminhada ao código 60, conforme está acima, já os setores podem trocar CI entre si. Após encontrar o destinatário não se esqueça de clicar na seta azul. 7

8 2.2.4 O próximo passo é o arquivo anexo, caso você tenha: ARQUIVO ANEXO Se refere a um arquivo salvo em seu computador, por exemplo, a sua CI está encaminhando uma tabela que você elaborou e salvou em Meus Documentos. Então você clicará em escolher arquivo e pesquisará na memória do computador: Após selecionar o arquivo, clique em Enviar: Seu arquivo descerá para o campo Anexos: 8

9 2.2.5 ANEXAR DOCUMENTO refere-se a um documento que está no sistema, por exemplo você está respondendo uma CI e precisa mandá-la anexa: Escolha a sua CI e então clique em Anexar. Após concluir esses passos você irá enviar sua CI, caso não seja a chefia que está elaborando o documento, e a mesma deseje visualizar a CI antes do envio siga os passos abaixo: 9

10 2.2.7 Clique em INCLUIR: Aparecerá a seguinte mensagem: 10

11 Então você irá clicar no NÃO, a CI ficará retida em seu setor e a chefia poderá visualizar e enviar, caso não precise opte pelo SIM. Observe que terá uma lupa para visualização e uma cartinha com a seta azul para enviar. Ao visualizar pode ser encontrado algum erro e você precisará CORRIGIR sua CI, caso isso ocorra você deve proceder da seguinte forma: 1) A CI poderá ser corrigida apenas antes de enviada. 1.1 Como se fosse elaborar uma CI, entre novamente em Documentos -> PMCG -> Elaboração: 11

12 Abrirá a seguinte tela: Então clique na lupa maior. Procure a CI que você elaborou. 12

13 Selecione e abrirá novamente, então as alterações poderão ser realizadas e salvas. 3) ELABORAÇÃO DE RASCUNHO Os documentos que serão assinados pela Secretária Municipal de Educação deverão passar por revisão e devem ser enviados à Assessoria Técnica, por meio de rascunho. Para elaboração do rascunho siga os passos a seguir: 13

14 Documentos -> Rascunhos -> Elaboração de Rascunhos Abrirá a seguinte tela, que deve ser preenchida, conforme exemplo: TIPO DE DOCUMENTO: Opções de tipos de documentos a serem criados. ASSUNTO: Assuntos cadastrados no sistema (Pesquisa na lupa ). SETOR DESTINO: Setor que irá criar o Documento (Pesquisa na lupa ). FUNCIONÁRIO DESTINO: Funcionário responsável pela elaboração de documentos (pesquisa na lupa ). TEXTO: Onde será digitado o texto do Documento (Não esquecer de colocar <p> sempre que for iniciar um parágrafo). TIPO DE SOLICITAÇÃO: Escolher uma das opções: Autorizar, Corrigir ou Elaborar. OBSERVAÇÃO: Nesse campo deve-se informar o destinatário do documento, para onde enviar e para quem. RESPOSTA e JUSTIFICATIVA: Esses campos em cinza não estão habilitados para ser preenchido, esses campos serão preenchidos quando o Setor de destino elaborar o documento e encaminhar a resposta. - Preencher todos os campos e em seguida clique no botão Salvar. - O rascunho aparecerá na parte inferior da tela. - Localize seu rascunho, dê dois cliques na linha do documento e o texto será preenchido na tela. - Será habilitada a tela Anexos. 14

15 - Caso o documento não possua nenhum anexo clique no botão Enviar para encaminhar o rascunho. 4) DESPACHO: DOCUMENTOS-> PMCG -> DESPACHO Para despachar um documento que foi recebido em seu setor ou escola, siga os seguintes passos: Abrirá a seguinte tela. 15

16 Clique no documento que você irá despachar e proceda da seguinte forma: 1) Selecione a opção despacho, conforme a seta indica acima e preencha os campos conforme exemplo abaixo: Em seu texto deve conter o despacho, após tudo preenchido clique em salvar: Pronto seu documento foi enviado. 16

17 4) GERENCIAMENTO os documentos que você já tomou providências devem ser finalizados para não ficar na tela de retidos, para FINALIZAR, siga os passos abaixo: Selecione o documento a ser finalizado, vá a gerenciamento, conforme indicado pela seta: 17

18 Troque o status de aberto para FINALIZADO, e preencha os campos: A observação se refere à providência que foi tomada. Após preencher salve. 5) PESQUISA DE DOCUMENTOS CONSULTA-> EXTRATO DE DOCUMENTOS: 18

19 Abrirá a seguinte tela: Clique na lupa para abrir a tela de pesquisa. Caso você tenha o número digite-o e clique na lupa maior. Se não tiver preencha o tipo de documento, o setor solicitante, no caso o nome do seu setor ou escola para facilitar pode digitar uma palavra chave que tenha no texto, lembre-se de pesquisar tanto com status aberto como com finalizado. 19

20 Veja o exemplo: Então anote os números dos documentos e volte a pesquisar um a um. Após encontrar o documento é só verificar o trâmite e você verá onde seu documento está e caso esteja finalizado qual foi a providência tomada. Clique no + e você verá qual o despacho em cada trâmite. 20

21 6) PARA RECEBER DOCUMENTOS: Clique no quadrinho ao lado da cartinha com a seta e posteriormente na cartinha: Confirme o recebimento e os documentos descerão para a tela de retidos: Para visualizar esses documentos clique na lupa, caso haja anexo, clique duas vezes em cima do documento. 21

22 7) Para marcar como URGENTE, PENDENTE OU COM PRAZO: Clique na cartinha com seta verde e mude o status: 22

23 8) RECADOS: Recados são comunicações informais de um setor para o outro Preencha os campos e envie sua mensagem, podendo ser apenas para uma pessoa ou para grupo da SEMED. Quando você tiver um recado aparecerá da seguinte forma: É só clicar na carta maior. 23

24 9) ACESSOS ** ACESSOS ALTERAR SENHA - Colocar a senha nova e clicar em Salvar. Qualquer dúvida entrar em contato no 3842, com Adriana, Sandra ou Vanuza. Elaborado por Vanuza dos Santos Lima 24

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