Filtro Formal Etapas de triagem do material. Triagem do material em desacordo com as normas de postagem.

Transcrição

1 Triagem do material em desacordo com as normas de postagem. Envelopes com etiqueta vermelha. Conferir se realmente todos estão fora das normas não foram entregue por correio foram postados fora do prazo. Cópias dos papéis abaixo assinalados em negrito. Etiquetas-padrão. Caixas para os formulários identificada com Fomulários/Envelopes vermelho. Abrir com cuidado o envelope e tirar um formulário. Colar uma etiqueta-protocolo no quadro protocolo do formulário. Preencher uma Folha de registro de saída do Formulário e colocá-la no envelope. Verificar se há, pelo menos, mais uma cópia de Formulário. Não havendo, xerocar a cópia retirada e colocar o xerox no envelope. Verificar no Formulário se a bolsa é para Mestrado (M) ou Doutorado (D) Pegar uma Ficha de Acompanhamento formal e (Mestrado ou doutorado conforme o caso) Preencher itens 1 ou 2 da Ficha de Acompanhamento formal e. Preencher um Relatório de Encaminhamento dos Formulários em desacordo com as normas de postagem Tirar cópia do Relatório. Entregar os formulários e a cópia do relatório para o digitador e pedir que ele assine o relatório original. Guardar o Relatório original. Arquivar as caixas com os envelopes. O digitador deverá digitar: os itens A, B D, H e J do Formulário; a expressão em desacordo com as normas de postagem num campo motivo da recusa. 1

2 Triagem do material em desacordo com as normas de postagem. II. Envelopes com etiqueta preta 1ª Fase: Papéis indicados em negrito. Etiquetas-padrão. Caixas para os formulários identificadas com Formulários/Envelopes Preto Cartas Envelopes Etiquetas de endereçamento Abrir com cuidado o envelope e tirar um formulário. Colar uma etiqueta-protocolo no quadro protocolo do formulário. Preencher uma Folha de registro de saída do Formulário e colocá-la no envelope. Verificar se há, pelo menos, mais uma cópia de Formulário. Não havendo, xerocar a cópia retirada e colocar o xerox no envelope. Verificar no Formulário se a bolsa é para Mestrado (M) ou Doutorado (D) Pegar uma Ficha de Acompanhamento formal e (Mestrado ou doutorado conforme o caso) Preencher itens 1 ou 2 da Ficha de Acompanhamento formal e. Ao final, preencher um Relatório de Encaminhamento dos Formulários com data de postagem ilegível Tirar cópia do Relatório. Entregar os formulários e a cópia do relatório para o digitador e pedir que ele assine o relatório original. Guardar o Relatório original. Arquivar as caixas com os envelopes. O digitador deverá digitar: os itens A, B D, H e J do Formulário. a expressão data de postagem ilegível num campo motivo da recusa. Deverá ser impresso: Carta 1 data ilegível Etiqueta de endereçamento. Tarefas posteriores: Etiquetar os envelopes 2

3 Envelopar as cartas. Ticar no Relatório de Encaminhamento dos Formulários com data de postagem ilegível, preenchido anteriormente, os nomes dos destinatários de cada uma das cartas endereçadas. Remeter as cartas registradas para serem enviadas ao correio. Conforme forem chegando os comprovantes, passar para outra caixa os respectivos envelopes (Identificar as caixas com comprovação de postagem ). 3

4 Triagem do material em desacordo com as normas de postagem. II. Envelopes com etiqueta preta 2ª Fase: Sem comprovação de data de postagem passado o prazo de comprovação Papéis assinalados abaixo em negrito. Etiquetas vermelhas. Preencher o Relatório de Encaminhamento dos nomes dos candidatos com envelopes sem comprovante de data de postagem. Tirar cópia do Relatório. Entregar a cópia do relatório para o digitador e pedir que ele assine o relatório original. Guardar o Relatório original. Substituir a etiqueta preta por vermelha. Arquivar as caixas com os envelopes. O digitador deverá; substituir o motivo na coluna devida: sem comprovação de data de postagem. Deverá ser impresso: Carta 1C Etiquetas de endereçamento Tarefas posteriores: Etiquetar os envelopes Envelopar as cartas. Ticar no Relatório de Encaminhamento dos nomes dos candidatos com envelopes sem comprovante de data de postagem os nomes dos destinatários de cada uma das cartas endereçadas. Remeter as cartas registradas para serem enviadas ao correio. 4

5 Triagem do material em desacordo com as normas de postagem. II. Envelopes com etiqueta preta 3ª Fase: Com comprovação de data de postagem Cópias do papel indicado abaixo em negrito Etiquetas verde. Anular anotação do item 3 da Ficha de Acompanhamento formal e. Preencher o item 1 da Ficha de Acompanhamento formal e. Grampear o comprovante postal no envelope original. Preencher o Relatório de Encaminhamento dos nomes dos candidatos com envelopes com comprovante de data de postagem. Tirar cópia do Relatório. Entregar a cópia do relatório para o digitador e pedir que ele assine o relatório original. Guardar o Relatório original. Trocar a etiqueta preta do envelope pela etiqueta verde Trocar a identificação da caixa (Envelopes Verdes). Encaminhar os envelopes para a etapa seguinte. O digitador deverá; Deletar o motivo da recusa 5

6 Triagem do material de acordo com as normas de postagem. Documentos registrados em negrito Sacos plástico de tamanho maior Etiquetas de tamanho normal de cor branca Etiquetas-protocolo Caixas para formulários a serem entregue ao digitador e aos verificadores da. Separar um saco plástico de maior tamanho. Abrir o envelope com cuidado para não danificá-lo. Verificar a quantidade de cópias de Formulário Verificar no Formulário se a bolsa é para Mestrado (M) ou Doutorado (D) Pegar uma Ficha de Acompanhamento formal e (Mestrado ou doutorado conforme o caso) Preencher o item 4 da Ficha de seleção formal e. Retirar uma das cópias do Formulário Colar a etiqueta-protocolo no campo protocolo. Separar a 1ª via do Formulário. Preencher uma Folha de registro de saída do Formulário e colocá-la no envelope. Retirar uma segunda cópia do Formulário. Colar a etiqueta-protocolo no campo protocolo. Preencher uma Folha de registro de saída do Formulário e colocá-la no envelope. Não havendo uma segunda cópia do formulário, xerocar a cópia retirada e colocar o xerox no envelope. Separar numa outra pilha essa segunda cópia. Preencher uma Folha de registro de saída do Formulário e colocá-la no envelope. Verificar num dos Formulários o tipo de bolsa (mestrado ou doutorado) que está sendo solicitada. Etiquetar o saco plástico de maior tamanho com uma etiqueta branca de tamanho normal no canto inferior direito. Registrar nessa etiqueta M ou D, conforme o caso. Colocar o envelope do correio com toda documentação restante nesse saco plástico e fechá-lo com uma etiqueta-protocolo. Registrar no Relatório de Encaminhamento dos Formulários os dados nele solicitado. Tirar cópia xerox deste relatório Escrever, num deles, Para o Digitador abaixo do título. Escrever, no outro, Para Verificação da Elegibilidade abaixo do título. Tirar uma cópia de cada um dos Relatórios. 6

7 Encaminhar para o digitador os Formulários e o respectivo Relatório. Solicitar ao digitador que assine e date a cópia do Relatório que será entregue na secretaria. Encaminhar os Formulários e o respectivo Relatório para os verificadores da. Solicitar que o responsável assine e date a cópia do Relatório que será entregue na secretaria. Deixar os envelopes divididos em M e D e organizados numericamente no local determinado. O digitador deverá digitar: os itens A, B D, H e J do formulário. Deverá ser impresso: etiqueta de endereçamento Tarefa posterior: Etiquetar o Cartão-Protocolo. 7

8 Triagem do material quanto aos critérios de. Documentos registrados em negrito. Caixas determinadas (M D Correto, D Já tem doutorado, D Mestrado não reconhecido, MD diploma no exterior, M D domiciliado no exterior, M D norte-americano) Separar os formulários em M e D. Uma pessoa ou um grupo verifica os formulários M e outro grupo verifica os formulários D. Verificar a nacionalidade (p2. Campo 3): encontrando nacionalidade norte-americana, escrever em cima norte-americano/a Mestrado: Preencher o item 18 da Ficha de Acompanhamento formal e Doutorado: Preencher o item 21 da da Ficha de Acompanhamento formal e Separar o formulário (tanto M como D) em caixas determinadas. Verificar o endereço residencial (p.1) encontrando endereço em outro país, escrever em cima residente no exterior e separar o Formulário. Mestrado: Preencher o item 19 da Ficha de Acompanhamento formal e Doutorado: Preencher o item 22 da Ficha de Acompanhamento formal e Separar o formulário (tanto M como D) numa caixa determinada. Verificar o local de estudo: (p. 9) no item D) Estudos atuais, campo 2 se o endereço é de outro país Sendo de outro país, verificar no item anterior se está assinalado a alternativa está cursando pós-graduação. Em caso afirmativo, escrever em cima domiciliado no exterior. Mestrado: Preencher o item 20 da Ficha de Acompanhamento formal e Doutorado: Preencher o item 23 da Ficha de Acompanhamento formal e Separar o formulário (tanto M como D) em caixas determinadas. Verificar no item C) Trajetória escolar, campos 4 e 5 se a(s) instituição(ões) é(são) estrangeira(s) 8

9 Encontrando alguma instituição estrangeira, escrever em cima diploma obtido no exterior. Mestrado: Preencher o item 21 da Ficha de Acompanhamento formal e Doutorado: Preencher o item 24 na 21 da Ficha de Acompanhamento formal e Separar o formulário (mantendo a separação M / D) em caixas determinadas. Entregar esta caixa de formulários para uma pessoa especializada examinar Orientação para a pessoa que examinará os formulários com registro de diploma obtido no exterior : Formulários M: Verificar se o diploma de graduação foi obtido no exterior. Registrar, abaixo de diploma no exterior. Localizar os envelopes. Localizar, em cada envelope, o diploma obtido no exterior. Verificar se foi reconhecido por alguma universidade brasileira. Em caso afirmativo, escrever correto abaixo de diploma obtido no exterior. Em caso negativo, escrever não validado logo abaixo de diploma obtido no exterior. Preencher o item 22 da Ficha de Acompanhamento formal e. Separar o formulário em caixa determinada. Formulário D: Verificar se o diploma de graduação e/ou o de mestrado foram obtidos no exterior. Registrar, abaixo de diploma no exterior se é o de graduação e/ou de mestrado. Localizar os envelopes. Localizar, em cada envelope, o(s) diploma(s) obtido(s) no exterior. Verificar se foi/foram reconhecido(s) por alguma universidade brasileira. Em caso afirmativo, escrever correto abaixo de diploma obtido no exterior. Em caso negativo, escrever não validado abaixo de diploma obtido no exterior. Preencher o item 22 da Ficha de Acompanhamento formal e. Separar o formulário em caixa determinada. Orientação para a pessoa que examinará os formulários para verificar se o mestrado foi concluído em programa reconhecido pela CAPES: Pegar a pilha de formulários D. Verificar no item C 5 do formulário em que instituição e curso fez o mestrado Verificar se o curso consta da lista de cursos reconhecidos pela CAPES. Em caso negativo escrever no alto do formulário Mestrado não reconhecido. Preencher o item 28 da Ficha de Acompanhamento formal e. Separar o formulário em caixa determinada. 9

10 Verificar no item C 5 do formulário se já tem doutorado concluído. Em caso positivo escrever no alto do formulário Já tem doutorado. Preencher o item 29 da Ficha de Acompanhamento formal e. Separar o formulário em caixa determinada. Repassar com alguém da coordenação/secretaria todos os casos considerados irregulares, ao final da verificação. Preencher o Relatório dos Formulários de Candidatos Não-Elegíveis. Tirar cópia do Relatório. Entregar a cópia do relatório para o digitador e pedir que ele assine o relatório original. Guardar o Relatório original. Depois da verificação, trocar a etiqueta verde do envelope pela etiqueta vermelha dos casos confirmados como irregulares. Repassar os formulários sem problema para a etapa seguinte separados em M e D. O digitador deverá; - digitar, na coluna devida, o motivo da exclusão. 10

11 Verificação da documentação dos candidatos - Mestrado Retirar toda documentação do envelope. Conferir a existência de 3 saquinhos plásticos contendo, cada um, uma via da documentação. Caso a documentação não esteja separada em saquinhos plásticos, formar um conjunto de cada via da documentação e colocar cada conjunto dentro de um saquinho. Colocar uma etiqueta-protocolo em cada saquinho. Dobrar o envelope do correio e colocar no saquinho de onde saiu o formulário para digitação. Preencher o cabeçalho da Ficha de seleção formal e Mestrado. Conferir a documentação de cada saquinho de acordo com a listagem constante na Ficha de Acompanhamento formal e Mestrado. Manter a documentação no saquinho na ordem da Ficha. Separar a Ficha (posteriormente elas serão levadas para o xerox para serem tiradas duas cópias). Registrar os dados no Relatório de Encaminhamento das Folhas Mestrado para o digitador. Na coluna Documentação assinalar C ( = completa) ou I ( = incompleta). Recolocar os saquinhos no saco plástico maior e colar no canto inferior direito, na etiqueta onde existe o M, uma etiqueta verde naqueles com documentação completa e etiqueta vermelha com documentação incompleta. Os casos duvidosos devem ser etiquetados com preto, colocados numa caixa determinada para serem encaminhadas posteriormente para a secretaria. Manter as pilhas em ordem numérica até as Fichas retornarem do xerox e serem colocadas em cada saquinho plástico. Encaminhar a caixa M verde para a fase seguinte. Encaminhar a caixa M preta para a secretaria. Arquivar a caixa M vermelho. Encaminhar o referido Relatório para o digitador. Solicitar ao digitador que assine e date a cópia do Relatório que será entregue na secretaria. 11

12 Verificação da documentação dos candidatos - Doutorado Cópias do Relatório de Encaminhamento das Folhas Doutorado para o digitador Saquinhos plásticos Etiquetas brancas de tamanho normal Etiqueta-protocolo Etiquetas de cor verde Etiquetas de cor vermelha Etiquetas de cor preta Caixas para depósito, ao final, dos sacos plásticos maiores identificadas com M vermelho, M verde, M preto. Retirar toda documentação do envelope. Conferir a existência de 3 saquinhos plásticos contendo, cada um, uma via da documentação. Caso a documentação não esteja separada em saquinhos plásticos, formar um conjunto de cada via da documentação e colocar cada conjunto dentro de um saquinho. Colocar uma etiqueta branca de tamanho normal em cada saquinho. Anote (1º) numa das etiquetas. Cole uma etiqueta protocolo. Dobre o envelope e coloque no 1º saquinho. Anote (2º) na outra. Cole uma etiqueta protocolo. Anote (3º) na etiqueta do último. Cole uma etiqueta protocolo. Conferir a documentação de cada saquinho de acordo com a listagem constante na Ficha de Acompanhamento formal e Doutorado. Ao final da conferência tirar duas cópias da Ficha e coloque cada uma em um saquinho como primeiro documento. Manter a documentação no saquinho na ordem da Ficha. Registre os dados no Relatório de Encaminhamento das Folhas Doutorado para o digitador. Na coluna Documentação assinalar C ( = completa) ou I ( = incompleta). Recolocar os saquinhos no saco plástico maior e colar no canto inferior direito, na etiqueta onde existe o D, uma etiqueta verde naqueles com documentação completa e etiqueta vermelha com documentação incompleta. Encaminhar a caixa D verde para a fase seguinte. Arquivar a caixa D vermelho. Colocar os sacos plásticos maiores em caixas determinados, conforme a cor da etiqueta. 12

13 Os casos duvidosos devem ser etiquetados com preto, colocados na caixa D preto e encaminhados à secretaria. Encaminhar o referido Relatório para o digitador. Solicitar ao digitador que assine e date a cópia do Relatório que será entregue na secretaria. 13

14 Arquivamento da documentação em pastas (Mestrado). Pastas verde claro e verde escuro Etiquetas brancas pequenas formatadas com M P1, M P2, M P3 Pegar uma pasta verde claro e duas verdes escuras para cada envelope. Etiquetar as pastas com a etiqueta pequena na seguinte ordem: M P1 = pasta verde claro, P2 e P3 pastas verdes escuro. Cada uma dessas pastas receberá, posteriormente, uma etiqueta branca grande com n.º, nome, mestrado ou doutorado. A pasta verde claro receberá uma outra etiqueta com os dados postais, telefônicos e eletrônico. Registrar na etiqueta o n.º do/a candidato/a. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (1º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas M P1. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 1º saquinho na pasta verde claro. Esta pasta ficará arquivada na FCC. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (2º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas M P2. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 2º saquinho na pasta verde escuro. Esta pasta será destinada à circulação. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (3º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas M P3. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 3º saquinho na pasta verde escuro. Esta pasta será destinada à circulação. Guardar as pastas nas prateleiras separadas em M P1, M P2, M P3 e ordenadas pelo nº do/a candidato/ª 14

15 Arquivamento da documentação em pastas (Doutorado). Pastas rosa e vermelha Etiquetas brancas pequenas formatadas com D P1, D P2, D P3 Pegar uma pasta rosa e duas vermelhas para cada envelope. Etiquetar as pastas com a etiqueta pequena na seguinte ordem: D P1 = pasta rosa, D P2 e D P3 pastas vermelhas. Cada uma dessas pastas receberá, posteriormente, uma etiqueta branca grande com n.º, nome, mestrado ou doutorado. A pasta rosa receberá uma outra etiqueta com os dados postais, telefônicos e eletrônico. Registrar na etiqueta o n.º do/a candidato/a. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (1º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas D P1. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 1º saquinho na pasta rosa. Esta pasta ficará arquivada na FCC. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (2º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas D P2. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 2º saquinho na pasta vermelha. Esta pasta será destinada à circulação. Todos os documentos do saquinho plástico etiquetado como (3º) serão etiquetados com etiquetas brancas pequenas D P3. Registrar em todas elas o n.º do/a candidato/a. Arquivar todos os documentos do 3º saquinho na pasta vermelha. Esta pasta será destinada à circulação. Guardar as pastas nas prateleiras separadas em D P1, D P2, D P3 e ordenadas pelo nº do/a candidato/ª 15