Ministério da Educação Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - Reitoria

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1 Núcleo de Protocolo e Gestão de Arquivo da Reitoria ORIENTAÇÕES PARA CONVERSÃO DE PROCESSOS EM MEIO FÍSICO PARA O FORMATO ELETRÔNICO Orientações destinadas às unidades protocolizadoras Julho de 2017

2 1. ORIENTAÇÕES INICIAIS Inicialmente, a conversão de processos em meio físico para o formato eletrônico será facultativa. Posteriormente, o Reitor fixará data a partir da qual será obrigatória a digitalização dos processos físicos em trâmite na Instituição. Nesse sentido, a decisão pela digitalização ou não doprocesso deve partir da Gestão, levando-se em conta as prioridades do Campus, a infraestrutura de TI (scanners) e o contigente de recursos humanos (lembramos que a opção pela conversão facultativa de processos teve como objetivo não sobrecarregar as unidades de Protocolo). Recomendamos que seja dado prioridade de conversão a processos em meio físico que foram criados recentemente e que possuam pouca quantidade de folhas. O processo de digitalização de processo em formato físico será realizado pela unidade protocolizadora. Processos restritos e sigilosos poderão ser digitalizados e inseridos no SEI diretamente pela unidade responsável por sua guarda, cabendo à unidade protocolizadora, nesse caso, a orientação quantos aos procedimentos necessários. No caso de processos que apresentem uma quantidade volumosa de folhas, o processo de digitalização e inclusão no SEI poderá ser realizado conjuntamente pela unidade demandade e pela unidade protocolizadora, cabendo a essa supervisionar e orientar a execução dos procedimentos necessários. Nesse caso, o Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico poderá ser assinado por servidores das duas unidades (Assinatura em Bloco) 2. REQUSITOS PARA CONVERSÃO Apresentação de despacho solicitando a digitalização, conforme modelo disponível no final deste documento. O processo físico, objeto da digitalização, deverá estar autuado e organizado em conformidade com as normas que regulam o processo em meio físico. Deverá atentar-se se o processo está numerado corretamente e se os versos de folhas não utilizadas constam o carimbo EM BRANCO. Caso seja necessário adequações e correções de numeração, estas deverão ser feitas pelo Setor Demandante. Observação: A correção de numeração deverá ser registrada em despacho. Instruções para digitalização: 3. FASE DE DIGITALIZAÇÃO Os processos a serem digitalizados deverão, obrigatoriamente, passar por um processo de análise rigorosa de sua estrutura física, de seu estado de conservação, bem como pela retirada de sujidades e objetos como clipes, grampos, fitas adesivas e assemelhados.

3 Com o fim de permitir que documentos possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e, também, para garantir melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, os documentos digitalizados deverão atender aos seguintes parâmetros: Possuir Formato PDF; Possuir funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) ; Possuir resolução mínima de 300 dpi. Observação: Solicite ao técnico de TI do Campus a configuração do scanner da unidade de acordo os parâmetros acima. Solicitar também ao técnico de TI as instruções necessárias para utilização do scanner. Cada volume do processo deve ter a primeira imagem correspondente à sua capa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas; As folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo Em Branco, por não apresentar conteúdo; Se possível, cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas. Caso não seja possível a criação de um único arquivo digital para cada Volume do Processo, em razão do limite de upload imposto pelo sistema, os arquivos digitais do respectivo processo deverão ser separados em Partes. Em processos públicos, as folhas com contéudo restrito ou sigiloso serão digitalizadas separadamente. Nesse caso, deverá ser inserido no arquivo digital do processo folha remissiva nas lacunas relativas às folhas sigilosas ou de acesso restrito (vide Modelo no Final deste Documento), indicando o número da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório de sigilo que trata do respectivo intervalo (As informações sobre as folhas com restrição de acesso deverão constar no Despacho relativo à Solicitação de Digitalização emitido pela unidade demandande). As folhas submetidas à restrição de acesso não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e capturados para o SEI em arquivos apartados, separados em arquivo individual para cada conjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal de sigilo e for sujeito a acesso pelo mesmo interessado; Caso o processo possua mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com folha remissiva na folha relativa à mídia, referenciando-a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato padrão ZIP e capturado para o SEI 4. FASE DE INCLUSÃO DO PROCESSO DIGITALIZADO NO SEI Abertura de processo: A abertura do processo se dará em "Iniciar Processo", onde deverá ser escolhido o tipo de processo adequado. Na tela "Iniciar Processo" escolha o tipo de processo desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta. Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone [ + Exibir todos os tipos] ao lado de "Escolha o Tipo de Processo".

4 Observações: Caso possua dúvida sobre qual tipo de processo cadastrado no SEI é o adequado à demanda apresentada, entre em contacto com a unidade responsável pelo processamento do seu pedido ou, em eventual impossibilidade, com o Núcleo de Protocolo da Reitoria. Na hipótese de a demanda apresentada ainda não ter sido tipificada como processo na base do SEI, solicite ao Núcleo de Protocolo da Reitoria a inclusão de novo tipo de processo no ambiente do Sistema. O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do processo: No caso de processos físicos digitalizados, deverá ser selecionada a opção de Protocolo Informado. O processo eletrônico deve ser cadastrado com o mesmo Número do processo físico já existente, mesma Data de autuação e Mesmo Interessado. No campo relativo à Especificação digite os dados relativos ao assunto processual (objeto) constante na etiqueta e/ou no termo de abertura do processo. O campo "Classificação por Assuntos" é automaticamente preenchido pelo Sistema e não deve ser alterado sem que o fato seja informado ao Núcleo de Protocolo e Gestão de Arquivo da Reitoria. Observações desta unidade é um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

5 Seleção do Nível de Acesso é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone disponível na tela do processo. O nível de acesso deve ser informado pelo solicitante, no despacho de solicitação de digitalização do processo. Com exceção dos campos Protocolo e Data de Autuação, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente pelas unidades na qual o processo estiver aberto, por meio do ícone Processo. na tela do processo, inclusive o Tipo de 4.2 Inclusão do Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico Após a criação do processo, o próximo passo será a inclusão de documento do Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico Digitalizado no Processo. Este Termo deverá constar como primeiro documento do processo eletrônico e último documento do processo em papel. Para incluir o Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico Digitalizado no Processo, selecione a opção Incluir Documento e procure pelo Documento nomeado Termo de Encerramento de Trâmite Físico Preencha os dados de criação do Termo de Encerramento de Trâmite Físico. Recomendamos Editar o conteúdo do Termo e assiná-lo, após a inclusão do arquivo digitalizado do processo.

6 4.3 Inclusão dos arquivos digitalizados do processo. Na tela Gerar Documento escolha o primeiro tipo de documento Externo. Preencha os dados de Registro do Documento Externo, selecione o arquivo do processo digitalizado no local indicado e clique em Confirmar Dados : Instruções de preenchimento do Registro de Volume de Processo ou Apartado Sigiloso: No Campo Tipo de Documento selecione a opção Volume de Processo (ou Apartado Sigiloso, se for o caso) No Campo Data do Documento informe a data de Abertura do volume do processo No Campo Número/Nome da Árvore, informe o número do volume do processo. Caso não seja possível a criação de um único arquivo digital para cada Volume do Processo, em razão do limite de upload imposto pelo sistema, os arquivos digitais do respectivo processo deverão ser separados em Partes e nomeados da seguinte forma: Volume de Processo nº. x Parte y, sendo x a

7 informação relativa ao número de volume do processo e y o número da parte do arquivo digital corrrespondente ao respectivo volume. No Campo Formato, selecione a opção Digitalizado nesta unidade e em Tipo de Conferência Documento Original No Campo Remetente informe o nome da unidade ou do servidor que solicitou a abertura do processo e/ou do Volume No Campo Interessado, informe o nome da unidade ou do servidor, conforme o caso O Campo Assunto não deverá ser preenchido, pois o documento externo a ser incluido assumirá automaticamente a mesma classificação do processo. Em Nível de Acesso, selecione a opção de acordo com as informações constantes no Despacho de Solicitação de Digitalização. Em Anexar Arquivo, selecione o arquivo em formato pdf, ocr, 300 dpi. Caso não ocorra o upload, verifique o formato e o tamanho do documento (limite de upload) Em seguida, confirme os dados Autenticação do Documento Digitalizado do Processo Será necessário realizar a Autenticação dos documentos digitalizados do Processo Físico por meio do uso de certificação digital, utilizando o ícone Autenticar Documento. * Observações: * O processo de autenticação de documentos digitalizados deverá ser realizado com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, nos termos do Art. 3º da Lei 12682/12. * Caso não possua certificado digital, solicitar aqusição do mesmo ao Diretor-Geral do Campus. * Caso não consigua assinar com o certificado digital no SEI, solicitar assistência técnica do servidor de TI * No caso da indisponibilidade do certificado digital, assinar provisoriamente com a senha cadastrada no Sistema.

8 4.5 Efetuar baixa do processo físico no SIGA-ADM É necessário registrar no SIGA-ADM o processo de conversão eletrônica do processo físico conforme instruções a seguir: No Campo de Busca de Processos digite o segundo e o terceiro grupo de número do processo físico e adicione o dígito identificador do Campus no SIGA-ADM (não confundir com o digíto verificador do processo). Exemplo: Para o processo nº / , anotamos o seguinte número / Marque apenas a caixa Acompanhar processos. (Não marcar a opção filtrar processos). Não é necessário informar a data. Possivelmente, o registro do processo ainda estará aberto na unidade de protocolo, visto que a maioria das unidades não registram o recebimento do mesmo no SIGA-ADM. Sendo assim, clique no número do processo e selecione a opção Alterar e insira as seguintes informações : PROCESSO CONVERTIDO PARA O FORMATO ELETRÔNICO EM. PROCESSO FÍSICO ARQUIVADO NA UNIDADE Caso a unidade de destino tenha efetuado o registro do recebimento do processo no SIGA, será necessário solicitar à unidade que dê a saída do processo para o Setor de Protocolo. Nesse caso, utilize a opção Decisão ao invés da opção Alterar. Veja o exemplo a seguir:

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10 4.6 Preenchimento e Assinatura do Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico Preencha os dados do Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico, conforme exemplo a seguir.. No caso de processos digitalizados com auxílio de outra unidade, o Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico poderá ser assinado por servidores das duas unidades (Assinatura em Bloco)

11 4.7. Impressão do Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico e inclusão do mesmo no Processo em Papel físico. Após assinatura do Termo, é necessário imprimí-lo e incluí-lo como última folha do processo operação Anotação da Operação na Capa do Processo Faça o registro da operação de conversão na capa do processo físico com a indicação da data da Arquivamento do Processo físico recebido: Após o procedimento de conversão do processo físico para o formato eletrônico, a tramitação e a juntada de novos documentos dar-se-ão exclusivamente pelo SEI. O processo físico será devolvido à unidade de origem, para guarda e arquivo.

12 DESPACHO Assunto: Solicitação de digitalização de processo Ao(s)... dia(s) do mês de... do ano de..., solicitamos a digitalização do processso nº..., contendo folhas e. volume(s), de acordo com as seguintes informações: Nível de Acesso do Processo: ( ) Público ( ) Restrito Hipótese Legal:. ( ) Sigiloso Hipótese Legal:... Constituição de Documento Apartado Restrito ou Sigiloso: ( ) Sim ( ) Não Em caso afirmativo, informe a seguir o intervalo de folhas restritas ou sigilosas, o nível de acesso dos documentos e a respectiva hipótese legal: Das folhas...a.., acesso., com a seguinte hipótese legal: Assinatura do servidor Matrícula:...

13 FOLHA REMISSIVA Folha Remissiva referente às folhas de nº. à nº. do Processo Nº., em virtude de conteúdo [restrito ou sigiloso, conforme o caso], conforme informado no Despacho constante na folha nº. do referido Processo. As folhas suprimidas estão disponíveis em Documento Apartado constante no respectivo Processo Eletrônico mantido no SEI. Assinatura Matrícula