SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA UFSC SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos Caderno de Exemplos e Exercícios Módulo Solicitações

2 CADASTRO DE SOLICITAÇÃO Faça o login com a mesma senha utilizada em outros sistemas utilizados na UFSC (tais como o CAGR). 1) Você percebeu que existem algumas tarefas no seu setor que poderiam ser automatizadas. Então você irá solicitar a SeTIC o desenvolvimento de um novo software. a) Baixe o arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-novosoftware.doc que está localizado em Preencha os campos. Salve o documento. b) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo: Acesse o menu Cadastro de Solicitação Digital. Órgão: Setor de abertura Setor de Origem: Interessado: Grupo de Assunto: Assunto: Detalhamento do assunto: Município/campus: UFSC Solicitação Informe o número do seu CPF Treinamento - SPA Novo Software Solicito o desenvolvimento de um novo software Florianópolis Lembre-se, usamos o grupo de assunto Treinamento SPA Apenas neste curso Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do documento. Guarde o número de registro deste documento:. c) Você deverá incluir o documento preenchido. Na tela Confirmação de Cadastro, acione o botão Peças Acione o botão para Inserir peça. Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo: Nome Arquivo Documento Técnico Documento de oficialização de demandas de novo software SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-denovo-software.doc Acione o botão Próximo Acione Mais ações e Encaminhar. Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 2

3 d) Na Tela de encaminhamento. Motivo tramitação: Encaminhamento: Destino: Para Análise e Manifestação. Solicito análise da solicitação. DSI/SETIC Acione o botão encaminhar. PASTA DIGITAL 2) Consulte a solicitação digital cadastrada no exercício 1.b e visualize as peças da solicitação para se certificar de que a solicitação foi corretamente inserida. a) Acesse o menu Consulta de processos/solicitações e informe os filtros abaixo: Número: Selecione Solicitação. Nos campos seguintes informe: Solicitação, número da solicitação gerada no exercício nº 1.b, e ano da solicitação. Acione o botão Consultar. b) Qual o setor atual da solicitação? c) A solicitação já foi recebida pelo setor atual? d) Consulte as tramitações do processo acessando, no alto da tela, o menu de contexto Tramitações. e) Visualize as peças do processo pela Pasta Digital : Acesse o menu de contexto Peças no alto da tela para visualizar a Pasta Digital. Clique sobre a solicitação gerada no exercício anterior para visualizá-la FILA DE TRABALHO Orientação para o instrutor: Verificar se todos enviaram a solicitação. 3) O instrutor irá RECUSAR as solicitações. 4) Realize as seguintes operações na fila de trabalho: a) Existe alguma solicitação que esteja somente na sua fila (tramitação interpessoal)? b) Consulte todas as solicitações não recebidas que estão na sua fila. Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 3

4 c) Consulte todas as solicitações do grupo de assunto Desenvolvimento de Software. d) Consulte os dados detalhados da solicitação que está na sua fila de trabalho. e) Efetue o recebimento da solicitação que retornou para a sua fila de trabalho. No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Desenvolvimento de software. Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento. Acione o botão Receber. f) Efetue o arquivamento da solicitação recebida no item anterior. Ainda na fila de trabalho, selecione a solicitação que você recebeu no item anterior e acione o botão Mais opções > Arquivar. Despacho: Arquivado até segunda ordem. Estante: 0 Prateleira: 0 Acione o botão Confirmar. Acione o botão Arquivar para finalizar o procedimento. 5) Você percebeu que software que você utiliza no dia-a-dia pode ter uma função a mais que pode auxiliá-lo a realizar melhor o seu trabalho. Então você irá solicitar a SeTIC a alteração do software. a) Baixe o arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-alteracaosoftware.doc que está localizado em Preencha os campos. Salve o documento. b) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo: Acesse o menu Cadastro de Solicitação Digital. Órgão: UFSC Solicitação Setor de abertura Setor de Origem: Interessado: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Desenvolvimento de software Assunto: Treinamento - SPA Detalhamento do assunto: Solicito a alteração do software X. Município/campus: Florianópolis Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 4

5 Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do documento. Guarde o número de registro deste documento:. c) Você deverá incluir o documento preenchido. Na tela Confirmação de Cadastro, acione o botão Peças Acione o botão para Inserir peça. Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo: Nome Arquivo Documento Técnico. Documento de oficialização de demandas de alteração de software. SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-dealteracao-software.doc Acione o botão Próximo Acione o botão Mais ações e encaminhar. d) Na Tela de encaminhamento. Motivo tramitação: Encaminhamento: Destino: Para Análise e Manifestação Solicito análise da solicitação. DSI/SETIC Acione o botão encaminhar. 6) Consulte a solicitação digital cadastrada no exercício 5.b e visualize as peças da solicitação para se certificar de que a solicitação foi corretamente inserida. Orientação para o instrutor: Verificar se todos enviaram a solicitação. 7) O instrutor irá RECEBER e ENCAMINHAR as solicitações. 8) Realize as seguintes operações na fila de trabalho: a) Consulte todas as solicitações do grupo de assunto Desenvolvimento de Software. b) Consulte os dados detalhados da solicitação que está na sua fila de trabalho. c) Efetue o recebimento da solicitação que retornou para a sua fila de trabalho. No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Desenvolvimento de software. Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento. Acione o botão Receber. Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 5

6 d) Efetue o arquivamento da solicitação recebida no item anterior. Ainda na fila de trabalho, selecione a solicitação que você recebeu no item anterior e acione o botão Mais opções > Arquivar. Despacho: Arquivado até segunda ordem. Estante: 0 Prateleira: 0 Acione o botão Confirmar. Acione o botão Arquivar para finalizar o procedimento. 9) O Sr. Juscelino Amaral entregou no Protocolo Geral um catálogo da sua nova linha de produtos de informática para ser entregue ao gerente da informática. a) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo: Acesse o menu Cadastro de Solicitação Digital. Órgão: Setor de abertura Setor de Origem: Interessado: Grupo de Assunto: Assunto: Detalhamento do assunto: Município/campus: UFSC Solicitação Informe o número do seu CPF Treinamento - SPA Comunicado Catálogo de produtos para análise da gerência de informática. Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do documento. Guarde o número de registro deste documento:. b) Simule a digitalização do catálogo recebido: Na tela de Confirmação de Cadastro, acione o botão Peças e clique no botão de inserção de arquivo. Escolha a opção Digitalizar um documento pelo scanner para simular a digitalização do catálogo recebido. c) Encaminhe este documento para o setor indicado abaixo: Selecione Mais ações e Encaminhar. Preencha as seguintes informações para efetuar o encaminhamento da solicitação: Destino: Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 6

7 com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do documento para o setor escolhido. d) Acesse o menu Fila de Trabalho e visualize a fila de processos pelo item Não recebidos. Acesse o menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Processos Administrativos e Documentos e o item Não recebidos. Selecione a solicitação que foi encaminhada para o seu setor no exercício 9.a pelo colega ao seu lado, clicando na caixa de seleção. A solicitação que você receberá foi cadastrada pelo participante que está sentado ao seu lado no treinamento. Se necessário, confirme com ele o número da solicitação gerada. Acione o botão Receber. Anote o número do documento recebido:. AUTUAÇÃO DE SOLICITAÇÃO 10) Ao receber o catálogo, o gerente de informática ficou muito interessado no produto e solicitou novas informações ao fornecedor. Tendo em vista que a empresa encaminhou diversos documentos sobre o assunto (especificações técnicas, planilhas, etc.), faça a autuação do documento transformando-o em processo. a) Efetue a autuação da solicitação: Acesse a opção Autuação de solicitação no menu principal do sistema. Insira o número do documento recebido no exercício anterior e acione o botão Próximo. Tipo de processo: Tipo de cadastro: Administrativo Processo Acione o botão Salvar. Anote o número do processo autuado: b) Faça a consulta ao processo autuado no exercício anterior. Acesse o menu Consulta de Processos/Solicitações. Processo: (insira o número do processo autuado no exercício anterior) Acione o botão Consultar. Note que o tipo desse registro é Processo digital. Acesse também o menu de contexto Peças, no alto da tela de consulta, e visualize todos os arquivos da Pasta digital. Verifique que a primeira peça refere-se ao documento e a última peça refere-se à autuação do processo. OUTRAS SOLICITAÇÕES Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 7

8 11) Existem outros tipos de solicitações que podem ser recebidos pelos departamentos. Seguem exemplos: a. Serviços Gerais Formulários em b. Manutenção de Computadores (NUMA) c. Empenho d. Progressão e. Afastamento EXERCÍCIOS Para a execução dos exercícios é importante a formação de duplas ou trios para que cada um possa receber as solicitações. Verifique se você está no ambiente de treinamento antes de prosseguir. Para todos os cadastrados utilizem o grupo de assunto Treinamento - SPA I) Faça uma solicitação digital para o colega. a. Na solicitação, informe a necessidade da aquisição de cadeiras para o seu setor. b. Receba a solicitação que o colega te enviou. c. Materialize a solicitação completa e salve em seu computador. d. Encaminhe para o setor remetente. e. Receba e Arquive a solicitação que retornou para você. (é a mesma que você criou). II) Faça uma segunda solicitação digital para o colega. a. Na solicitação, informe a necessidade da aquisição de mesas para o seu setor. b. Recuse a solicitação. c. Receba e encaminhe para o instrutor a solicitação (que foi recusada pelo colega) que retornou para você. (é a mesma que você criou). d. Verifique se o instrutor recebeu sua solicitação. III) Fila de trabalho. a. Arquive todas as solicitações digitais que estejam na sua fila de trabalho. IV) Consulte: a. Todas as solicitações feitas hoje. b. Todas as solicitações que você cadastrou. c. Verifique as tramitações de cada uma das solicitações que você cadastrou. V) Faça uma solicitação Digital para encaminhar para colega. Na solicitação diga para o colega fazer um relatório com todas as solicitações criadas pelo colega desde o inicio do curso. No relatório deve constar o número da solicitação, o assunto, o interessado e o detalhamento. E informar também total de solicitações desde o inicio do curso. VI) Receba a solicitação encaminhada pelo colega e faça o relatório e encaminhe para o colega que te solicitou. (Dica: use um dos relatórios disponíveis no menu Relatórios.) VII) Olhe a resposta da solicitação e verifique se o relatório está de acordo com o solicitado. Caso esteja de acordo encaminhe para instrutor. Caso não esteja, recuse indicando o motivo. Observação: Verifique se a sua resposta foi recusada no item VII, se foi refaça a resposta conforme o item VI. Poligraph Sistemas e Representações Ltda. 8