Treinamento de Correspondências

Transcrição

1

2 Treinamento de Correspondências Conceitos Básicos Cadastro de Correspondências Internas Cadastro de Correspondências Internas Circulares Cadastro de Solicitações Consulta de Correspondências Geração de Peças(Modelo Padrão de Correspondência e Solicitação) Autuação de Correspondências Arquivamento de Correspondências 2

3 Conceitos Básicos 3

4 Solicitação X Correspondência As Solicitações serão utilizadas para requerer benefícios funcionais e solicitar audiências, acesso a documentos, acesso ao campus em feriados, serviços (hospedagem, alimentação, passagens, serviços de cerimonial etc) não contemplados pelo sistema Sitiens - ALX, entre outros assuntos. As Correspondências serão utilizadas estritamente para transmissão de informações. Os conceitos de correspondência e comunicação interna são sinônimos. 4

5 Solicitação Solicita-se... 5

6 Correspondência Comunica-se 6

7 Comunicações Internas Comunicação Interna Aquela que se dá entre um setor e outro. Comunicação Interna Circular Aquela que se dá de um setor para vários setores com o mesmo conteúdo. 7

8 Comunicação Interna Setor X Setor Y Comunicação Interna Comunicação Interna 8

9 Comunicação Interna Circular Setor Y V1 Setor X Setor Z V2 Setor w... 9

10 Como fazer o Cadastro de Correspondências 10

11 Cadastro de Comunicação Interna Exemplo: O Assessor de Informática, Sr. Flávio Cerqueira, deseja comunicar à Subgerência de Pessoal que o servidor Machado de Assis retornou da licença sem vencimento. Cadastre a seguinte correspondência interna: Campo da tela Órgão: Correspondência: Tipo de Correspondência: Setor de abertura: Setor de origem: Interessado: Assunto: Detalhamento do assunto: Procedimento ou dado a informar UEFS. Interna. CI. Informe o seu setor Informe o setor que deu origem a CI Machado de Assis. Licença - Retorno às Atividades Informamos que o servidor Machado de Assis, matrícula: , lotado nesta unidade, retornou às suas atividades laborais em 01/12/

12 Cadastro de Comunicação Interna Tela para preenchimento dos dados etapa 1 de 3: Dica: Use o ícone da lupa para fazer busca dos dados a preencher Ao fim do preenchimento, clique Próximo 12 12

13 Cadastro de Comunicação Interna Tela para preenchimento dos dados etapa 2 de 3: Selecione o setor de destino Ao fim do preenchimento, clique Próximo 13

14 Cadastro de Comunicação Interna Tela para preenchimento dos dados etapa 2 de 3 Se for marcada a opção Encaminhar para usuário do mesmo setor o sistema bloqueará a opção preencher o Setor de Destino. Sendo obrigatório o preenchimento do campo Usuário. Ao fim do preenchimento clicar em Próximo Uma Observação: É recomendado que se envie ao setor e não a um usuário específico. 14

15 Cadastro de Comunicação Interna Tela para preenchimento dos dados etapa 3 de 3: Leia o aviso. Em seguida, clique em Concluir cadastro 15 15

16 Cadastro de Comunicação Interna Veja a partir do slide 35 como inserir arquivos (peças). O encaminhamento deve ser feito pela pessoa que assinaria a CI, caso ela fosse impressa. 16

17 Cadastro de Comunicação Interna Circular Tela para preenchimento dos dados etapa 1 de 2: Dica: Use o ícone da lupa para fazer busca dos dados a preencher Ao fim do preenchimento, clique Próximo 17 17

18 Cadastro de Comunicação Interna Circular Tela para preenchimento dos dados etapa 2 de 2: Leia o aviso. Em seguida, clique em Concluir cadastro 18

19 Cadastro de Comunicação Interna Circular A Distribuição deve ser feita pela pessoa que assinaria a Circular, caso ela fosse impressa. 19

20 Distribuição de Comunicação Interna Circular Ao acionar este campo, a correspondência será distribuída para todos os usuários do SITIENS - CPA. Ao acionar estes campos, a correspondência será distribuída para setores específicos ou grupos de usuários 20

21 Distribuição de Comunicação Interna Circular Pode-se distribuir para Setores, Grupos e/ou Usuários. Selecionados os usuários para distribuição, Clicar em Enviar 21

22 Distribuição de Comunicação Interna Circular 22

23 Distribuição de Comunicação Interna Circular Ao clicar no botão Próximo, aparecerá a tela de distribuição de correspondência circular (slide 20). 23

24 Cadastro de Solicitações 24

25 Cadastro de Solicitações Para solicitações, inicie o cadastro no Menu acionando a opção Cadastro de Solicitação Digital (ou Física). Siga os demais passos da mesma maneira que indicado para as correspondências (slide 10). 25

26 Físico X Digital Em uma solicitação/processo físico existe um documento impresso. A solicitação tramita tanto fisicamente quanto pelo sistema. Por isso, tratando-se de solicitação/processo físico, deve-se aguardar o físico chegar ao setor para, só então, recebê-lo no sistema. Permitindo um melhor acompanhamento da solicitação/processo. Uma solicitação/processo digital não possui um documento físico. Ele tramita apenas no sistema Sitienssem necessidade de haver o papel. 26

27 Cadastro de Solicitações Serão cadastradas como solicitações/processos físicos no sistema aqueles exijam documento impresso, como por exemplo solicitações que geram empenho, pagamento e processos financeiros. Os demais assuntos serão cadastrados no sistema como solicitações/processos digitais. 27

28 Consulta de Correspondências 28

29 Consulta de Correspondências 1) Selecione uma das formas de consulta. 2) Informe os dados para a consulta. 3) Clique em Consultar. 29

30 Consulta de Correspondências Informações da correspondência 30 30

31 Consulta de Correspondências Informações das peças 31

32 Consulta de Correspondências Informações das tramitações 32

33 Consulta de Correspondências Marcando a opção Correspondência, o sistema trará somente as correspondências. A consulta por dados dos processos/solicitações oferece uma gama de possibilidades de filtros de busca. Informe os filtros de busca e clique Consultar. 33

34 Consulta de Correspondências Exemplo: Correspondências em determinado tempo, de um determinado setor de abertura. Informados os filtros de busca, clique Consultar. 34

35 Consulta de Correspondências Tela de exibição dos resultados da consulta: 35

36 Consulta de Correspondências Ao clicar aqui é exibido o texto do campo Detalhamento do Assunto da Correspondência selecionada. 36

37 Geração de Peças (Modelos de Correspondências e Solicitações) 37

38 Gerando Peças As correspondências eletrônicas no Sitiens, geram um PDF com o texto da comunicação desejada para um determinado assunto. As correspondências e solicitações físicas devem ser geradas no editor de texto do BrOffice, a partir de um modelo padrão. Peça: documento digital, cópia de documento escaneado, planta, ou qualquer outro tipo de informação inclusa como anexo de correspondência ou processo. 38

39 Gerando Peças Utilizando Modelos A peça pode ser gerada no momento do cadastro, antes de encaminhar a CI ou a solicitação. Esse passo está relacionado ao slide

40 Gerando Peças Utilizando Modelos A peça também pode ser gerada na consulta. Clicando no botão Anexo e Gerar Peça 40

41 Gerando Peças Utilizando Modelos Selecione o modelo e clique em gerar

42 Gerando Peças Utilizando Modelos Clique em Editar para visualizar e realizar possíveis alterações no arquivo gerado

43 Gerando Peças Utilizando Modelos 43 43

44 Gerando Peças Utilizando Modelos Esse é o nome que irá aparecer como título da peça na Pasta Digital. 44

45 Gerando Peças Utilizando Modelos 45 45

46 Autuação de Correspondência Interna 46

47 Autuação de Correspondência Interna 47

48 Autuação de Correspondência Interna 48

49 Autuação de Correspondência Interna ATENCÃO: Não se autua Correspondência Circular 49

50 Autuação de Correspondência Interna Quando uma correspondência é autuada é gerado um número de processo. 50

51 Arquivamento de Correspondências 51

52 Arquivamento de Correspondências Selecione um item da fila de trabalho. Por exemplo: Não recebidas. Marcar a correspondência e clique Receber. Na fila de trabalho Recebidas selecione a correspondência a ser arquivada. Após marcar a correspondência a ser arquivada, clique em Arquivar. 52

53 Arquivamento de Correspondências Não esqueça de selecionar a correspondência. E de inserir algum despacho. Ciente. A nota fiscal foi paga. Arquive-se. Para finalizar, clique em Arquivar 53

54 Arquivamento de Correspondências 54

55 Informações e Suporte ao Usuário Assessoria Especial de Informática sacsitiens@uefs.br Ramais: 8223/8080/8392 Emcasode mensagemde erro, enviar print screen da tela!!! 55