PROCEDIMENTO DO TRATAMENTO DA CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA E EXPEDIDA

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1 PROCEDIMENTO DO TRATAMENTO DA CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA E EXPEDIDA Código: PRO.PROGE 001/05 Folhas: 07 Revisão: 06 Data: Elaborado por: Horione Cândido Mani Verificado por: Berilo Gonçalves de Oliveira Aprovado por: Dra. Gisele Fleury Charmillot Germano de Lemos

2 1. Objetivo Definir a sistemática de tratamento dos documentos recebidos e expedidos pela OAB SP. 2. Referências Norma NBR ISO 9001:2015; Norma NBR ISO 9004:2010; Resolução nº 003/2002, da Diretoria da Secional; Portaria 009/2004 da Secretaria-Geral da Secional. 3. Áreas envolvidas Secional e Subseções da OAB SP. 4. Definições a) Correspondência: conjunto de cartas e/ou documentos recebidos ou expedidos. b) Documento: qualquer registro gráfico. c) Tratamento da correspondência: ações que padronizam a entrada, a movimentação e a expedição dos documentos recebidos e expedidos pela OAB SP. d) Entrada de documento: meio pelo qual as Áreas da OAB SP recepcionam os documentos a elas endereçados. e) Movimentação de documentos: ações que regulam a identificação, triagem e distribuição de documentos nas Áreas da OAB SP. f) Expedição de documentos: meio pelo qual as Áreas da OAB SP efetuam o encaminhamento de documentos aos respectivos destinatários. g) Correspondência interna: mensagem recebida e/ou expedida no âmbito da OAB SP. h) Correio eletrônico: serviço que possibilita a troca de mensagens e de arquivos por meio de redes de computadores. i) PGI Protocolo Geral Integrado: controle de correspondência efetuado na Secional, por meio do Sistema Informatizado de Registro e Acompanhamento de Documentos. Obs.: Atualmente disponível somente na Secional. j) Protocolo Virtual: Aviso de Recebimento via PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 2

3 5. Descrição 5.1 Entrada de correspondência As correspondências são recepcionadas pela OAB SP de 4 (quatro) formas: por meio de entrega pessoal, motoboy, correio ou meio eletrônico. Observação: Proibida a remessa de cópias de documentos para realização e devolução de protocolos Identificação da correspondência Após a correspondência ser recepcionada é devidamente identificada, analisada e classificada Registro da correspondência Recebida pela Secional É realizado sistemicamente, via Intranet o cadastro da entrada das correspondências no Protocolo Geral Integrado PGI. Os locais que dispõem de etiquetas com código de barras apropriadas, são: (Departamento Jurídico, Direitos, Prerrogativas, ESA, Financeiro, Secretaria das Comissões, Secretaria do Conselho, Cadastro, Comissão de Obras e Patrimônio, Controladoria, Cultura e Eventos, Departamento de Recursos Humanos, Exame de Ordem, Gabinete da Secretaria Geral, Gabinete da Secretaria Geral Adjunta, Gabinete da Vice Presidência, Gabinete do Diretor Tesoureiro, Serviço de Informação aos Advogados SINAD, Informática, Inscrições, Ouvidoria, Protocolo Geral,, Secretaria da Presidência, Serviços Gerais, Sociedade de Advogados, Subseção, Suprimentos, Tráfego, Turmas Disciplinares, Ted Gabinete, Corregedoria, Protocolo do TED e Secretaria das Câmaras). Para as Áreas que não possuem Cadastro no PGI, o documento é remetido direto para o destinatário sem rastreabilidade, com exceção do Financeiro que é feito por intermédio do Protocolo da Intranet. Os locais que não dispõe de etiquetas com código de barras apropriadas, são: Assessoria de Imprensa, Casa do Advogado Sé/João Mendes, Casa do Advogado TRT/Barra Funda, Comissão Processante Arquivo, Biblioteca, e Serviço de Informação aos Advogados SINAD. Nota: No caso das Áreas integradas no Sistema PGI, o Protocolo Geral, recebe os documentos, analisa a remessa com o descrito na Planilha de remessa de Correspondência (Anexo 01), remete via aviso de Recebimento ao remetente, classificar por Área, registra no Sistema PGI e encaminha ao destino as correspondências com relatório para conhecimento, rubrica e devolução (protocolo). PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 3

4 5.4 Expedição da correspondência das Subseções para Secional De acordo com a Portaria 009/2004, as Subseções deverão remeter suas correspondências uma ou duas vezes por semana, facilitando a triagem e minimizando o custo. Salvo os casos considerados urgentes (*) e ou previstos em Procedimentos específicos. As remessas de Correspondências pelas Subseções deverão fazer uso do (Anexo 01), preenchendo todos os campos da planilha e devendo incluir a numeração que deverá ser sequencial, o prefixo da Subseção e o ano. Exemplo: Numeração: É imprescritível esse preenchimento, visto que o Departamento de Protocolo Geral utilizará essa numeração para realizar o A.R Eletrônico, que é o aviso via e- mail do recebimento dos documentos na Secional. Todos os Colaboradores de uma Subseção deverão disponibilizar as Correspondências em um local definido sem envelopar e antes do horário de expedição, deverão realizar o preenchimento de uma única Planilha (Anexo 01), e incluir todas as correspondências em um único envelope, evitando desperdícios de envelopes, folhas e postagens. Observações: Nº Sequencial Prefixo da Subseção Ano da Remessa Proibido a remessa de cópia de documentos para devolução como Protocolos e ou controles paralelos, visto que o Protocolo de recebimento será executado via pelo Departamento de Protocolo Geral, economizando Recursos Financeiros, Humanos e materiais. 2. As Subseções deverão analisar a possibilidade de remeter preferencialmente por meios eletrônicos economizando os recursos e o tipo de postagem, sempre visando à economia. 3. (*)1) As urgências deverão ser analisadas pelos Líderes e ou Diretores e poderão ser auditadas sob a ótica dessa necessidade. 2) Remessas por Sedex e ou Carta Registradas estão autorizadas somente para cumprimento de prazos jurídicos ou legais. 5.5 Expedição da correspondência das Áreas da Secional para as Subseções De acordo com a Portaria 009/2004, as Áreas deverão remeter suas correspondências uma ou duas vezes por semana, facilitando a triagem e PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 4

5 minimizando o custo. Salvo os casos considerados urgentes (*) e ou previstos em Procedimentos específicos. Os Departamentos deverão remeter os documentos, utilizando o envelope plástico de circulação interna (vai e vem), sem grampear, respeitando os campos, remetente (A própria Área) e destinatário (Protocolo Geral). Deverão sempre analisar também, a possibilidade de remeter a correspondência preferencialmente por meios eletrônicos. Remessas de documentos em duas vias para protocolo estão permitidas apenas para coleta de assinatura em casos legais, visando economizar Recursos Financeiros, Humanos e Materiais. Observação: Os documentos considerados sigilosos deverão ser remetidos ao Protocolo Geral, em envelopes individuais e fechados. (*) 1) As urgências deverão ser analisadas pelos Gestores e poderão ser auditadas sob a ótica dessa necessidade. 2) Remessas por Sedex e ou Carta Registradas estão autorizadas somente para cumprimento de prazos jurídicos ou legais Trâmite das correspondências nas Áreas da Secional Todas as Áreas que utilizam Sistema PGI, devem dar o tratamento de recepção e andamento interno. 5.6 Expedição de correspondências internas Determinar a todos os servidores da Secional e recomendar aos Gabinetes, Conselheiros, Secretarias, Presidentes de Subseções e de suas Comissões, que as correspondências internas de qualquer natureza, tais como, pedidos, convites, avisos e agendamentos, sejam formalizados eletronicamente, via . Nos casos de necessidade de remessas físicas deverão ser elaborados em correspondências simples restringindo-se o uso de ofícios para o caso de remessa externa e para atividades constituídas 5.7 Expedição de correspondências externas via motoboy Determina o envio e recebimento de documentos externos, solicitados via e- mail pelos os departamentos para a retirada ou entrega de processos aos relatores que prestam serviço a OAB. Considerando assim a urgência ou o itinerário das viagens dos motoboys. PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 5

6 6. Indicadores de desempenho Não aplicável. 7. Anexos Anexo 01 Planilha de Remessa de Correspondência PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 6

7 Anexo 01 Planilhas de Remessa de Correspondências PRO.PROGE 001/05 Revisão 06 7