PROCESSO: EXPEDIENTE GERAL. Aprovado por:

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1 PROCESSO: 1 de Aprovado por: Data: / / Assinatura:

2 2 de 1. ALTERAÇÕES À VERSÃO ANTERIOR Não aplicável. Primeira edição do documento. 2. OBJECTIVO Este Procedimento tem por objectivo, descrever e regulamentar o funcionamento do Expediente Geral da Câmara Municipal da Trofa, bem como estabelecer uma metodologia para o despacho de documentos externos de entrada e de saída. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Este Procedimento aplica-se a todos os documentos de entrada e de saída da Câmara Municipal da Trofa. 4. SIGLAS E DEFINIÇÕES Documento de Entrada São considerados documentos de entrada: - Administrativo; - Financeiro; - Jurídico. Documento de Saída São considerados documentos de saída: - Administrativo; - Financeiro; - Jurídico. Documentos de Atendimento São considerados documentos de atendimento: - Requerimentos submetidos On-line; - Requerimentos apresentados no Atendimento. Registo O registo de um documento consiste na sua codificação, de forma a que seja possível que o mesmo possa ser facilmente identificado no sistema, bem como assegurar a possibilidade de seguir o seu caminho, aplicação e localização.

3 3 de O registo é feito automaticamente pelo sistema e tem a seguinte forma: Sendo: CÓDIGO/N/ANO - CÓDIGO - Consoante o tipo de documento assim é atribuído um código: TIPO DE DOCUMENTO Documento de Entrada Documento de Saída Atendimento CÓDIGO E S A - N tem associada uma numeração sequencial crescente e automática realizada pelo próprio sistema. A contagem começa em 1 e recomeça quando há mudança de ano. - ANO corresponde ao ano em que o documento deu entrada. 5. REFERÊNCIAS Manual da Qualidade Regulamento Arquivístico / Classificador CPA - Código do Procedimento Administrativo 6. EXECUÇÃO

4 4 de 6.1. FLUXOGRAMA 1 DOCUMENTOS DE ENTRADA No que diz respeito à entrada de documentos externos, o Procedimento segue de acordo com o seguinte fluxograma: Registado Anulado Anular Decisão? Em Despacho Enviar para Serviço Em Análise pelo Serviço Reenviar para Despacho Incluir em Processo Decisão? Incluído em Processo Elaborar Resposta A Aguardar Envio de Resposta Concluir Incluir em Processo Decisão? Concluir Concluído Arquivo no Serviço Estado Inicia / Final Estado intermédio Estado de Transição

5 5 de 6.2. DESCRIÇÃO E MATRIZ DE RESPONSABILIDADES - FLUXOGRAMA 1 Fluxograma 1 Documentos de Entrada Estado / Acção Responsabilidade Descrição Registado Anulado Em Despacho Em Análise pelo Serviço Expediente Geral / Atendimento Expediente Geral / Atendimento Pessoa com competência delegada Sempre que um documento dá entrada é efectuado o seu registo no sistema e o mesmo é digitalizado. Após inserção do documento, este deve ser enviado para despacho. Caso seja detectada alguma anomalia, o registo do documento é anulado. A Pessoa com competência delegada analisa e envia o documento para os Serviços Competentes respectivos. Quando o Responsável pelo Serviço recebe o documento deve, caso assim o entenda, encaminhá-lo ao Trabalhador responsavel. O Trabalhador, por sua vez, ao recepcionar o documento, deve sempre associá-lo ao documento de saída correspondente no caso da sua existência (ou seja, caso o documento de entrada seja uma resposta a um documento anterior de saída), fazendo referência ao mesmo. Dependendo do tipo de documento que é recepcionado, pode ser necessário: Incluir num processo já existente; Reenviar para despacho; Elaborar uma resposta; Concluir, para posterior arquivo do documento. Incluído em Processo Caso o documento seja incluído em processo poderá ser requisitado para posteriores consultas. A Aguardar Envio de Resposta Se justificável, é elaborada uma resposta ao documento que deu entrada. Após o envio da resposta, o Serviço pode decidir uma das seguintes opções: Concluir o documento;

6 6 de Fluxograma 1 Documentos de Entrada Estado / Acção Responsabilidade Descrição Incluir em processo. Concluído O documento é concluído. Arquivo do Serviço O documento é arquivado no Serviço que o tratou, de acordo com o Regulamento Arquivístico Municipal/Classificador.

7 7 de 6.3. FLUXOGRAMA 2 DOCUMENTOS DE SAÍDA Para o encaminhamento de um documento de saída, deve ser seguido o seguinte fluxograma: Em Elaboração Anulado Anular Decisão? Assinar Assinado Enviar para o Serviço Estado inicial / final Em Serviço Estado intermédio Estado de Transição Enviado Incluir em Processo Decisão? Concluir Pendente de Resposta Pendente Incluído em Processo Incluir em Processo Decisão? Concluir Concluído Para Arquivar Arquivado no Serviço

8 de 6.4. DESCRIÇÃO E MATRIZ DE RESPONSABILIDADES - FLUXOGRAMA 2 Fluxograma 2 Documentos de Saída Estado / Acção Responsabilidade Descrição Sempre que haja necessidade, é elaborado um Documento de Saída e é registado no sistema. Após o registo, o Serviço pode: Em Elaboração Assinado Anulado Em Serviço Enviado Pendente Pessoa com competência delegada Anular o documento; Enviar o documento para a pessoa com competência delegada para assiná-lo. O documento é assinado, digitalizado e devolvido ao Serviço Competente sempre para o Responsável desse Serviço / Divisão. O registo do documento é anulado caso seja detectada qualquer anomalia após efectuado o seu registo. O faz o tratamento adequado à expedição do documento e o encaminha para serviço de expediente geral. No caso de fax, o documento de saída é remetido para o exterior pela pessoa responsável pelo expediente desse Serviço. Após o envio do documento, o Serviço deve decidir entre: Incluir o documento de saída num processo; Colocar o documento no estado pendente de resposta; Concluir. O documento fica no estado Pendente se ficar a aguardar resposta por parte do destinatário. Após a recepção da resposta, esta deve ser associada ao documento de saída, e o Trabalhador deve passá-lo para o estado Concluído ou Incluído em Processo. Incluído em Processo O documento pode ser incluído em processo. Concluído O documento pode ser concluído. Arquivado no Serviço O Serviço procede ao arquivo do documento na sua unidade.