Registar data notificação e data limite apresentação documentos (7) Celebrar contrato Recepcionar documentos de habilitação Executar contrato

Transcrição

1 Check list A check list depende essencialmente de três componentes, são eles o tipo de aquisição (bens móveis, serviços ou empreitadas), o tipo de procedimento (ajuste directo ou consulta a várias entidades) e o preço base. Estas indicações estarão disponíveis na ficha do projecto nos campos Tipo de aquisição, Tipo de procedimento e Preço base. Ao criar a check list deve ter-se essa informação para uma melhor adaptação ao projecto. No entanto, muitas das vezes essa informação ainda não é definida no início do projecto e como tal pode ser criado de raíz um modelo comum a todos os projectos e depois este ser complementado, pois apenas serão acrescentados alguns módulos. O modelo generalizado é ilustrado na Tabela 1. Notas:

2 1- Todas as alterações de estado devem ser registadas num log, com a data e utilizador. Os campos sem qualquer acção apenas necessitam deste registo. 2- Este campo deve actualizar o campo com o mesmo nome na ficha do projecto. 3- Este campo deve actualizar os campos Tipo de aquisição, Tipo de procedimento e Preço base na ficha de projecto, e adaptar a Check list aos novos dados inseridos. 4- Registar o nome e contacto da(s) entidade(s) 5- Deve aparecer um calendário para o utilizador indicar a data em que entregou ao Economato o processo (Não exclui o registo do ponto 1). No caso do campo seguinte ( Autorizar processo ou ou Minuta aprovada ou Receber guia imposto de selo ) não estar check, enviar aos STM de 5 em 5 dias. 6- Deve aparecer um calendário para o utilizador indicar a data em que foi aprovado o processo ou o PAD. Não exclui o registo do ponto Devem aparecer dois calendários, primeiro para registo da data de envio aos concorrentes, e segundo para data limite de entrega por parte do(s) concorrente(s). Deve também ser enviado automaticamente um a notificar a aproximação da data de entrega, e término dessa data, aos STM e aos concorrentes. 8- Após mudar o estado deve aparecer uma pergunta (Existiram rectificações?) à qual se deve responder Sim ou Não, em caso afirmativo deverá ser dada a indicação ao usuário para verificar se as versões disponíveis no QualiFEUP, já contêm essas modificações. 9- Enviar ao SEF com notificação de que a factura está conforme e autorizar o pagamento. 10- Após mudar o estado deve aparecer uma pergunta (Documentos conformes?) à qual se deve responder Sim ou Não, em caso negativo deverá ser dada a indicação de uma nova data e consequente notificação via do tipo ponto 6. Em caso afirmativo deve ser enviada uma confirmação via da recepção e conformidade dos documentos apresentados. 11- Relativamente às notificações de s o sistema deve criar textos automáticos, serão elaborados por Carlos Monteiro e Drª Paula Valente assim que possível. Modificações em caso de preenchimento de campos na ficha de projecto ou check list (os campos a acrescentar relativamente ao padrão têm cor amarela como fundo): Se o Tipo de aquisição for bens móveis ou serviços. Neste tipo de aquisição não existe qualquer alteração relativamente à check list padrão. Se o Tipo de aquisição for execução de empreitadas. Check list execução de empreitadas

3 Escolher entidade(s) convidada(s) Registar nome e (s) da(s) entidade(s) (4) Entregar Documentação Economato Registar data entrega e notificar via (5) Registar data entrega e notificar via (5) Elaborar auto-consignação (12) Recepcionar auto-consignação (12) Efectuar medições (12) Recepção provisória da obra (12) Corrigir defeitos detectados (12) Recepção definitiva da obra (12) 12- A parte de execução do contrato não é tratada no âmbito da dissertação, como tal fica apenas a aplicar-se nestas partes o ponto 1. Se o Tipo de procedimento for ajuste directo. Neste tipo de procedimento não existe qualquer alteração relativamente à check list padrão. Se o Tipo de procedimento for consulta a várias entidades. Check list consulta a várias entidades Definir júri de procedimento Registar nomes e s do júri (13)

4 Escolher entidade(s) convidada(s) Registar nome e (s) da(s) entidade(s) (4) Entregar Documentação Economato Registar data entrega e notificar via (5) Registar data entrega e notificar via (5) Agendar acto público Registar data, hora e local do acto público (14) (a) Acto público (a) Relatório final 13- Registar o nome e contacto dos elementos do júri. 14- Registar data, hora e o local. Em caso de não preenchimento de todos os campos, por exemplo a sala, deve ser possível introduzir posteriormente. Deve também ser enviado, aos STM e aos elementos do júri, automaticamente um a notificar o dia do acto público, outro a avisar a aproximação da data e por fim no próprio dia. a. Se o tipo de aquisição for empreitada e o valor for superior a ou se o tipo de aquisição for bens móveis ou de serviços e o valor for superior a , estes passos são obrigatórios, deve no entanto ser possível inserilos manualmente caso o usuário ache oportuno. Algumas variantes: Se existe caução

5 Recepcionar caução Libertar caução Se existe negociação (apenas disponível em consulta a várias entidades) Agendar primeira sessão Registar data da primeira sessão (15) Elaborar acta de sessão Registar data limite apresentação versões finais (16) Recepcionar versões finais

6 15- Registar data, hora e o local. Em caso de não preenchimento de todos os campos, por exemplo a sala, deve ser possível introduzir posteriormente. Deve também ser enviado, aos STM e aos concorrentes, automaticamente um a notificar o dia do da sessão de negociação, outro a avisar a aproximação da data e por fim no próprio dia. Se existe contrato escrito (se o tipo de aquisição for empreitada e o valor for superior a ou se o tipo de aquisição for bens móveis ou serviços e o valor for superior a , este módulo é obrigatório). Deve, no entanto, ser possível inserir este módulo manualmente caso o usuário ache oportuno. Elaborar minuta contrato Entregar minuta Economato(*) Registar data entrega e notificar via (5) Minuta aprovada pelo Director(*) Registar data de autorização (6)

7 Notificar concorrente Registar data para análise e aceitação, notificar via ou correio (16) Esclarecimentos e rectificações Existiram? (17) Emitir guia imposto de selo Registar data entrega e notificar via (5) Receber guia imposto de selo Agendar data para outorgar contrato Outorgar contrato Enviar contrato para o Economato Registar data para outorgar contrato, notificar via ou correio (16) 16- Deve aparecer um calendário para o utilizador escolher a data para o concorrente analisar a minuta. Posteriormente surge uma mensagem a questionar o utilizador se deseja notificar por ou correio. 17- Após mudar o estado deve aparecer uma pergunta (Existiram rectificações?) à qual se deve responder Sim ou Não, em caso afirmativo deverão ser desabilitadas (retirar o check nos pontos com (*))