ANEXOS: I. Termo de Abertura de Processo; II. Termo de Juntada de Documentos; III. Termo de Encerramento de Volume de Processo;

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1 ANEXOS: I. Termo de Abertura de Processo; II. Termo de Juntada de Documentos; III. Termo de Encerramento de Volume de Processo; IV. Manual de Instrução; V. Guia de Tramitação de Processo; VI. Controle de Documentos Recebidos; VII. Controle de Remessa de Malote; VIII. Controle de Documentos Recebidos no Malote; IX. Relatório de Acompanhamento de Desempenho; X. Fluxograma 1

2 ANEXO I TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO/VOLUME Em de de 20, nesta (nome da Unidade Solicitante), procedeu-se a abertura do Processo e/ou Volume de nº / Com este fim e para constar, eu, lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Porto Velho, de de Assinatura do responsável pela abertura 2

3 ANEXO II TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS Ao(s) dias do mês de /20, procedi à juntada aos autos deste Processo Nº /20, o(s) documento(s) em seguida, anotado(s) como de fls. Para constar, lavrei o presente termo e é o que me cumpre certificar. Local, de de 20. Assinatura 3

4 ANEXO III TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO Ao(s) dias do mês de 20, lavrei o presente termo de encerramento deste volume ( ) do Processo nº /, que tem como primeira folha a de nº. e como última a de nº., que corresponde a este termo. Local, de de 20. Assinatura requerente 4

5 MANUALDE INSTRUÇÃO Instrução Normativa de Protocolo Nº /2014 ANEXO IV Figura 1. Tela de Acesso ao Sistema de Protocolo Esta é a tela de acesso ao Sistema Informatizado Pirâmide e será de competência da Divisão de Informática o cadastro e a definição de perfil de acesso de cada ao usuário e a senha será definida pelo próprio usuário. Figura 2. Tela de Abertura do Sistema Protocolo 5

6 Figura 3 - Tela de Incluir/Receber/Enviar/Consultar/Excluir/Arquivar Protocolo Esta função permitirá a inclusão e manutenção do cadastro do protocolo. Além disto, o usuário poderá executar as funções de envio, recebimento e arquivamento, bem como consultar as movimentações e cancelar o arquivamento. Filial Ent. Filial Atual Prédio Entrada Prédio Atual Permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela de dados a partir da seleção da filial de entrada docadastro de protocolo. Trata-se da filial a partir da qual o protocolo foi cadastrado permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela de dados a partir da seleção da filial entrada do cadastro de protocolo. Trata-se da filial a partir da qual o protocolo foi cadastrado. Permite restringir as informações a serem apresentadas na tabela de dados a partir seleção a filial atual onde se encontra o protocolo. Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de prédios de entradas. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de prédios atuais (prédio onde o protocolo 6

7 se encontra naquela data). Poderá ser utilizada a ajuda de contexto Protocolo Documento Depto Entrada Depto Destino Entrada Nr. Malote Assunto Nº da AR Tipo de Pessoa Tipo Protocolo Status do Protocolo Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de número dos protocolos. Permite realizar consulta dos protocolos a partir do número do Documento. Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de departamento de entradas. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. Permite restringir os protocolos a serem apresentados na tabela de dados a partir do intervalo do código do departamento de destino do protocolo. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de códigos de datas de entradas. Permite restringir as informações a serem consultadas a partir de um intervalo de número de malotes. Permite restringir as informações a serem exibidas na tabela de dados a partir de um assunto dos protocolos. Este campo comporta até 1000 caracteres. Permite restringir os dados de acordo com o número do Aviso de Recebimento do órgão responsável pela entrega do protocolo. Poderão ser consultados os protocolos de acordo com o tipo de pessoa informado no cadastro dos mesmos. O usuário poderá restringir de acordo com pessoa física ou jurídica. Também poderá informar o CPF ou CNPJ do responsável e assim consultar de forma mais específica o protocolo desejado. Permite definir o Tipo de Protocolo que será exibido na tabela de dados: Interno ou Externo. Para exibir as duas opções, o usuário poderá deixá-las sem marcação ou selecionar ambas. Permite restringir as informações que serão exibidas na tabela de dados a partir do status do Protocolo: Arquivado, Em tramitação e Pendente de Recebimento. O usuário poderá selecionar um ou 7

8 mais status. Para exibir todas as opções, o usuário poderá deixálas sem marcação ou selecionar todas. Ordenação Permite definir a ordenação das informações na tabelade dados por: Protocolo, Depto Entrada e Depto Atual Permite restringir os protocolos a serem exibidas nata bela de dados a partir da identificação do Remetente. Serão disponibilizados os tipos: Remetente 0-Não Informado; 1- Informado Manualmente; 2- Cliente; 3- Fornecedor; 4-Colaborador; por Código e Nome. Neste campo também podem ser utilizados para limitar a consulta o preenchimento do código e/ou nome do remetente. O botão OK permite o preenchimento das informações natabela de dados de acordo com os filtros informados. TIPO DE DADOS Protocolo Filial Ent. Filial Atual Depto Atual Prédio Ent. Prédio Atual UsuárioAtual Corresponde ao número do protocolo cadastrado. Corresponde ao código da filial de entrada do protocolo. Corresponde ao código da filial onde o protocolo seencontra. Corresponde ao código do departamento onde o protocolo se encontra na data da consulta. Corresponde ao código do prédio a partir do qual foi realizado o cadastro de entrada do protocolo. Corresponde ao código do prédio onde o protocolo se encontra na data em que a consulta está sendo realizada. Corresponde ao usuário que está em poder no protocolo na data da consulta. È o usuário atual, ou seja, com quem o protocolo se encontra nesta data. 8

9 ST. Corresponde à posição em que o protocolo se encontra no sistema, que pode ser: Arquivado, Em Tramitação e Pendente de Rec.. Entrada Corresponde a data em que o protocolo foi cadastrado no sistema. TipoProtocolo Malote Tipo Código Número da AR Corresponde ao tipo de Protocolo cadastrado no sistema, que pode ser Interno ou Externo. Corresponde ao código do malote enviado. Ressaltado,que o malote será utilizado quando o departamento para o qual o protocolo será enviado estiver localizado em área física diferente da área que está enviado. Permite realizar a consulta dos protocolos a partir dotipo do remetente. O usuário poderá selecionar dentre as opções: 0 - Não Informado, 1- InformadoManualmente, 2 - Cliente, 3 - Fornecedor, 4 - Empregado. A seleção destas opções poderá ser realizada através da digitação do código do tipo de remetente. Por exemplo: Se digitado o número 3 no campo será exibida a opção Fornecedor. Permite realizar consulta dos protocolos a partir do código de remetente. Quando o campo Tipo for selecionado a opção 2 - Cliente, o usuário deverá preencher o código do cliente responsável pelo enviodo protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto. Quando o campo Tipo for selecionado a opção 3 - Fornecedor, o usuário deverá preencher o código do fornecedor responsável pelo envio do protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto. Quando o campo Tipo for selecionado a opção 4-Colaborador, o usuário deverá preencher o código do colaborador responsável pelo envio do protocolo, sendo permitido utilizar a ajuda de contexto. Permite realizar consulta dos protocolos a partir do número do aviso de recebimento - AR do órgão responsável pela entrega do protocolo. Por exemplo: Correios. 9

10 AÇÕES Botão Incluir Possibilita a inclusão do protocolo. Quando acionado será exibida a tela Inclusão de Protocolo. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil INCLUIR_PRT. Botão Alterar Permite realizar alteração no protocolo cadastrado. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil ALTERAR_PRT. O sistema não permitirá efetuar alteração em um protocolo que possua movimentação, ou seja, que já tenha sido enviado para o próximo departamento do fluxo. O sistema exibirá a seguinte mensagem. Caso o usuário acione a opção Sim, o sistema exibirá a tela de Alteração de Protocolo apresentado. Botão Gravar Desabilitado, a tela será exibida apenas paravisualizar as informações. Botão Movimento Permitirá visualizar as Movimentações realizadas no Protocolo. Será disponibilizada a Tela Movimentações do Protocolo que possibilitará consultar as movimentações realizadas. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil MOVIMENTAR_PRT. Botão Enviar Botão Receber Botão Arquivar O botão ENVIAR permite realizar o envio de protocolo para o departamento de acordo com o fluxo vinculado ao protocolo. Ao acionar este botão, será exibida a tela Envio de Protocolo. Este botão somente apresentará habilitado quando o status estiver Em Tramitação. O botão ENVIAR se apresentará habilitado para todos os protocolos recebidos pelo próprio usuário e pelos usuários que estejam vinculados ao mesmo nível hierárquico, ou seja, subordinados ao mesmo supervisor. Permite realizar o recebimento de protocolo interno. O sistema apresentará a tela de Recebimento de Protocolo. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil RECEBER_PRT. Permite realizar o arquivamento do protocolo. Deverá ser acionado quando do término da tramitação do documento. Ao acionar este botão, será exibida a seguinte mensagem Deseja arquivar o(s)protocolo(s) selecionado(s). Este botão somente ficará habilitado 10

11 quando o status do protocolo estiver Em Tramitação. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil ARQUIVAR_PRT. Obs.: Será de competência da Divisão de Contabilidade o tramite do processo físico para o Arquivo Geral da Empresa. Será de competência do Arquivo Geral da Empresa efetuar o arquivamento do processo físico no sistema. Permite realizar a exclusão de um protocolo cadastrado no sistema. O usuário deverá selecionar a linha do cadastro e efetuar com o mouse a marcação de (X) exclusão. Será apresentada a seguinte mensagem: Botão Excluir Deseja excluir o(s) protocolo(s) selecionado(s)?. Quando o protocolo estiver com movimentações pendentes, não poderá ser excluído. Este botão somente apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil EXCLUIR_PRT. Botão Detalhar Permite detalhar os protocolos cadastrados. Permite cancelar o arquivamentodo protocolo, ou seja, o protocolo retornará ao status tramitado. Este botão somente apresentará Botão Cancelar habilitado para os protocolos que estiverem com o status Arquivamento arquivado. Obs: As SUREG S receberão os processo no sistema pela filial que o enviou e tramitará pela sua filial. Figura 4. Tela de Inclusão de Protocolo 11

12 Botão Incluir Da(Fig. 3) Através desta função, o usuário poderá realizar o cadastro do Protocolo, ou seja, incluir os documentos a serem protocolados e enviados para uma área, conforme Figura 4. PREENCHIMENTO DOS CAMPOS (Obrigatórios) Número de Protocolo Informar o código do protocolo a ser cadastrado com até 12 caracteres numéricos. Caso o usuário informe um código para o qual já possua um protocolo associado, o sistema não irá permitir a continuidade do processo de inclusão e apagará o código informado até que o seja informado um número/código que não tenha sido cadastrado. Obs. O número do protocolo deverá ser o mesmo que consta no numerador do processo físico. Interessado O usuário deverá assinalar o tipo de usuário vinculado aos documentos a serem protocolados. Caso o documento tenha sido gerado internamente, deverá ser selecionada a opção Usuário e neste caso, o tipo de protocolo será Interno. Caso o documento vinculado ao protocolo seja de terceiros, deverá ser assinalada a opção Reclamante, neste caso, o tipo de protocolo será externo. O campo Nome tem preenchimento livre e deverá ser informado o nome do interessado vinculado ao protocolo. Deverá ser indicado se o interessado é uma pessoa física (P. Física) ou jurídica (P. Jurídica) e ainda, informar no campo CPF/CNPJ, o CPF ou CNPJ do interessado. Assunto Depto Dest. Neste campo o usuário deverá registrar o assunto referente ao Protocolo. Obs.: Este campo deverá ser preenchido com os dados que constam na etiqueta do processo físico. Informar o departamento destino do protocolo. Desta forma o usuário associará o protocolo ao seu departamento de destino. Caso seja informado um departamento inativo, o sistema apresentará a mensagem departamento não está ativo na filial Informada. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. 12

13 Figura 5. Aba Dados de Entrada PREENCHIMENTO DOS CAMPOS(Obrigatórios) Filial Data Depto Selecionar a filial vinculada ao protocolo a ser cadastrada, ou seja, a filial de entrada do protocolo. Informar a data e horário de entrada do protocolo. O sistema sugere como data de entrada a data corrente, no formato DD/MM/AAA acrescentada do horário no formato HH/MM/SS. Estas informações somente poderão ser alteradas quando o usuário possuir o direito de perfil ALTERAR_DAT_ENTRADA_PRT. Neste campo deverá ser informado o departamento com até 13 caracteres que está dando entrada no protocolo. Caso seja informado um departamento inativo, o sistema apresentará a mensagem Departamento não está ativo na filialinformada. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. 13

14 Figura 6. Aba DadosAtual - Protocolo PREENCHIMENTO DOS CAMPOS * Todos os campos desta Aba (Figura 6) são de preenchimento automático. Figura 7. Documentos Associados ao Cadastro de Protocolo Selecionar o fluxo de atividades a ser vinculado ao protocolo e que determinará a tramitação do mesmo. Fluxo O usuário deverá informar os documentos que compõem o protocolo. Para isto deverá acionar o botão INCLUIR, o sistema disponibilizará uma linha para que o usuário digite as informações. 14

15 Com. Tipo Documento Informar o tipo do documento que está vinculado ao protocolo. Poderá utilizar a ajuda de contexto. Caso seja informado um tipo de documento diferente do tipo informado no fluxo de atividade selecionado, no momento da gravação, o sistema exibirá uma mensagem de alerta: O tipo de documento informado não é o mesmo tipo de documento do fluxo XX. Deseja mesmo assim gravar o protocolo?. Isto não impedirá que o protocolo seja gravado. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. O usuário deverá informar a numeração ou identificação do documento vinculado ao protocolo, com até 25 caracteres. Por exemplo, caso seja um recibo, poderá ser informado neste campo, o seu respectivo número. Quando um fluxo estiver associado a um tipo de documento, este campo será preenchido automaticamente pelo sistema. Poderá ser utilizada a ajuda de contexto. O preenchimento do código, a coluna Nome Remetente será atualizada automaticamente com o nome/razão social do cliente. Quando selecionada a opção 3 - Fornecedor, indicará que o remetente será o fornecedor da empresa. Assim, no preenchimento da coluna Código Remetente, o usuário poderá utilizar a ajuda de contexto, e após o preenchimento do código, a coluna Nome Remetente será atualizada automaticamente com o nome/razão social do fornecedor. Quando selecionada a opção 4 - Colaborador, indicará que o remetente será o colaborador. Assim, no preenchimento da coluna Código Remetente, o usuário poderá utilizar a ajuda de Selecionar o tipo de remetente responsável pelo envio do protocolo. O usuário poderá selecionar dentre as opções: Tipo Remetente 0 -Não Informado, 1-InformadoManualmente, 2 - Cliente, 3 -Fornecedor, 4 - Colaborador. Quando selecionada a opção: 0-Não Informado, as colunas Código Remetente e Nome Remetente não serão habilitados, desta formanão poderá ser 15

16 informada nenhuma informação referente ao remetente. Quando selecionada a opção: 1 - Informado Manualmente, indicará que o preenchimento das colunas Código Remetente e Nome Remetente deverá ser preenchido manualmente. Quando selecionada a opção: 2- Cliente indicará que o remetente será o cliente da empresa. Assim, no preenchimento da coluna Código Remetente, o usuário poderá utilizar a ajuda de contexto, e após contexto, e após o preenchimento. Código Remetente Nome Remetente Número AR Gravar Informar o código do remetente. Este campo será habitado de acordo com o preenchimento do campo Tipo Remetente. Ver detalhes no campo Tipo de Remetente. Informar o nome do remetente. Este campo será habilitado de acordo com o preenchimento do campo Tipo Remetente. Ver detalhes no campo Tipo de Remetente. Informar o número do Aviso de Recebimento (AR) associado ao protocolo. Esta numeração é fornecida por empresas responsáveis pela entrega dos protocolos, por exemplo: Correios. Para concluir a operação, o usuário deverá clicar no botão. O sistema exibirá uma mensagem informando o número gerado para o protocolo e questionando se o usuário deseja emitir a Guiade Registro do Protocolo. 16

17 Figura 8. Visualização da Movimentação de Documentos Esta função é acessada a partir do botão da tela de Cadastro de Protocolo e permitirá a visualização da movimentação realizada num determinado protocolo. Para habilitar este botão, o usuário deverá selecionar uma linha referente a um protocolo cadastrado e em seguida acioná-lo. Figuras 9. Janela de Movimentação de Processo 1ª parte. Corresponde ao número do protocolo selecionado para consulta. Num. Protocolo Obs.: Para a consulta deverá informar apenas o número do protocolo como demonstra o figura. 17

18 Figuras10. Janela de Movimentação de Processo 2ª parte. ENVIO DE PROTOCOLO Figuras11. Janela de Envio de Protocolo 1ª parte. 18

19 Figuras12. Janela de Envio de Protocolo 2ª parte. Enviar Esta opção é acessada a partir do botão da tela de cadastro de protocolo, onde será permitido realizar o envio do protocolo para outro(s) departamento(s) ou filial (is). Para habilitar este botão, o usuário deverá selecionar uma linha referente a um protocolo cadastrado e em seguida acioná-lo. Obs.: Marcar todos os usuários habilitados do departamento para recebimento do protocolo. Figuras13. Janela de Recebimento de Protocolo. 19

20 GUIA DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSO ANEXO V ITEM PROCESSOS ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA CONTROLE EMITIDO PELOSETOR DE PROTOCOLO DATA: RESPONSÁVEL 20

21 CONTROLE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS ANEXO VI ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA CONTROLE EMITIDO PELO SETOR DE PROTOCOLO DATA: RESPONSÁVEL: 21

22 CONTROLE DE REMESSA DE MALOTE ANEXOVII MALOTE: DATA: ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO RUBRICA DATA: RESPONSÁVEL: 22

23 CONTROLE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO MALOTE ANEXO VIII ITEM DOC. Nº ORIGEM DESTINO DATA RUBRICA DATA: RESPONSÁVEL: 23

24 RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DE DESEMPENHO ANEXO IX Atividade: Setor de Protocolo Geral Item de Controle: Permanência de documento no protocolo (dias) Padrão: Zero permanência dias úteis Meta: 100% distribuição efetuada dias úteis. Início do Processo: Primeiro dia do mês Medição: Emissão de relatório mensal, pontuando nº de documentos recebidos e expedidos diariamente. Ações de Gestão: Diariamente 24

25 FLUXOGRAMA 25